Automation of Spare Part Lead Time Management for Valmet Flow Control

In the service business, managing working capital is crucial while meeting customer demands for faster lead times and better service. With global shortages of components, ensuring spare part availability for critical operations is pivotal. Customer satisfaction hinges on a robust spare parts supply chain. On-time-delivery is vital for profitability and customer satisfaction, as delays can have negative effect on customer satisfaction or in worst case drive clients to competitors. Maintaining short lead times require agile responses to demand fluctuations and dependable supplier relationship. Accurate lead times are essential for satisfying customers in this dynamic industry, where responsiveness and reliability are key to success. This thesis was conducted for a large Finnish company specializing in critical flow control solu- tions for process industries. The purpose of this research was to automate the current spare part lead time update process, hence improving management of quoted spare part lead times. Additionally, to ensure the proper functionality of the newly created update process, tools for measuring and controlling the automated spare part lead time update process were created. The thesis concentrated on creating two artefacts that together solved the research problem presented in the thesis. The research began by mapping out the current state of the process and recognizing the factors which needed rework and development by creating multiple process flowcharts. The semi-struc- tured interviews conducted with the right stakeholders aided in understanding the current re- strictions and parts of the current process that needed development. After mapping out the current state, the calculation logic for updating spare part lead time was reworked. After suc- cessful testing of the newly reworked calculation logic, a data integration between two data warehouses was built two ensure that the calculation always uses the most recent lead times in the ERP. These two artefacts, the new calculation logic and the data integration, form the new spare part lead time update process for the company. This thesis was completed successfully. This was enabled by choosing a proper research method along with tools from other methods to adequately gather and analyze the available data and map out the existing parts of the process which needed development. The end result is as good as it can be at the moment. The future plan is to expand the automated update process to other warehouses that also serves global customers.

Varaosaliiketoiminnassa käyttöpääoman hallinta sekä asiakkaiden vaatimusten täyttäminen on ratkaisevan tärkeää. Kun komponenteista on maailmanlaajuinen pula, varaosien saatavuuden varmistaminen kriittisiä toimintoja varten on yrityksille elintärkeää. Oikea-aikainen toimitus on merkittävää kannattavuuden ja asiakastyytyväisyyden kannalta. Toimitusviivästykset voivat heikentää asiakastyytyväisyyttä tai pahimmassa tapauksessa ajaa asiakkaat kilpailijoiden luo. Lyhyiden läpimenoaikojen ylläpitäminen edellyttää nopeaa reagointia kysynnän vaihteluihin ja toimivaa toimitusketjua. Tarkat läpimenoajat ovat tärkeitä tällä toimialalla, jossa reagointikyky ja luotettavuus ovat menestyksen avaintekijöitä. Tämä työ on tehty suurelle suomalaiselle yritykselle, joka on erikoistunut kriittisiin virtauksenohjausratkaisuihin eri prosessiteollisuuden aloille. Tutkimuksen tarkoituksena on ollut automatisoida nykyinen varaosien läpimenoaikojen päivitysprosessi ja siten parantaa varaosien läpimenoaikojen hallintaa. Lisäksi työssä luodun päivitysprosessin asianmukaisen toimivuuden varmistamiseksi luotiin erilaisia työkaluja varaosien automaattisen toimitusajan päivitysprosessin valvomikseksi. Työssä keskityttiin luomaan kaksi artefaktia, jotka yhdessä ratkaisivat työssä esitetyn tutkimusongelman. Tutkimus aloitettiin kartoittamalla nykyinen päivitysprosessi sekä tunnistamalla päivitystä ja kehitystä vaativat tekijät luomalla useita prosessikaavioita. Yrityksen sidosryhmien kanssa tehdyt haastattelut auttoivat ymmärtämään nykyisiä rajoituksia ja nykyisen päivitysprosessin kehityskohtia. Nykytilan kartoittamisen jälkeen varaosien läpimenoaikojen päivittämisen laskentalogiikkaa kehitettiin vastaamaan yrityksen tarpeita. Päivitetyn laskentalogiikan onnistuneen testauksen jälkeen rakennettiin kahden tietokannan välinen dataintegraatio, jolla varmistettiin, että laskennassa käytetään aina viimeisimpiä ERP-järjestelmässä olevia läpimenoaikoja. Nämä kaksi artefaktia, uusi laskentalogiikka ja tietokantojen dataintegraatio, muodostavat yrityksen uuden varaosien läpimenoaikojen päivitysprosessin. Tämä työ toteutettiin onnistuneesti. Tämän mahdollisti asianmukaisten tutkimusmenetelmien valinta, jotta dataa voitiin kerätä ja analysoida asianmukaisesti. Näin pystyttiin kartoittamaan ne prosessin osat, jotka vaativat kehittämistä. Tulevaisuuden suunnitelmana on laajentaa automatisoitu päivitysprosessi muihin varastoihin, jotka palvelevat myös maailmanlaajuisia asiakkaita.