Mapping the purchasing process for R&D purposes: Identifying key issues and opportunities for improvement ; A Case Study

In today's business environment, organisations emphasise innovation, operational excellence, and efficiency, which has resulted in the widespread adoption of Continuous Improvement activities to optimise processes and maintain their competitive edge. Moreover, various studies have recognised the importance of efficient procurement processes. This has led to growing interest in applying Business Process Improvement in supply chains, especially purchasing. This thesis is written as a case study for a company’s Research and Development (R&D) department. It aims to map a purchasing process and identify the critical challenges encountered when acquiring material for the R&D department. By conducting this study, the case company is able to improve its purchasing process in the R&D department, resulting in shorter product development times and eventually improved company competitiveness. The study uses a mixed-methods approach, combining qualitative and quantitative data from interviews, observations, company documents, and stakeholder validation. The purchasing process is mapped by using a cross-functional process map to achieve a comprehensive understanding of the current situation in the case company. After this, the purchasing process is analysed together with the help of purchasing data to identify key challenges and bottlenecks within the purchasing process. Next, a root cause analysis is conducted by combining the Ishikawa diagram together with the Five Whys analysis to detect underlying root causes and their relationships. Lastly, the key challenges and causes are discussed, and managerial implications are provided for the case company. Key issues in the current purchasing process include lack of standardisation, inefficient communication between departments, and insufficient purchasing performance measurement. In addition, missing and outdated instructions and lack of agreement in different matters were the causes of issues when acquiring material for the company’s R&D department. Future actions from the case company would be needed to further investigate the matter and create a plan to overcome these challenges. Furthermore, creating a to-be process chart would assist in developing separate process descriptions for different purchasing types, thereby speeding up the purchasing process.

Nykypäivän liiketoimintaympäristössä organisaatiot korostavat innovaatiota, toiminnan erinomaisuutta ja tehokkuutta, mikä on johtanut jatkuvan parantamisen toimintojen laajaan käyttöön prosessien optimoimiseksi ja kilpailuetunsa ylläpitämiseksi. Lisäksi useat tutkimukset ovat tunnustaneet tehokkaiden hankintaprosessesien merkityksen. Tämä on johtanut kasvavaan kiinnostukseen liiketoimintaprosessien kehittämisen soveltamiseen hankinnassa, erityisesti ostossa. Tämä opinnäytetyö on kirjoitettu tapaustutkimuksena yrityksen tutkimus- ja kehitysosastolle. Sen tavoitteena on kartoittaa ostoprosessi ja tunnistaa tärkeimmät haasteet ostaessa materiaalia T&K-osastolle. Tämän tutkimuksen avulla tapausyritys pystyy parantamaan ostoprosessiaan T&K-osastolla, mikä auttaa lyhentämään tuotekehitysaikoja ja lopulta parantaa yrityksen kilpailukykyä. Tutkimuksessa käytetään sekamenetelmien lähestymistapaa, jossa yhdistetään laadullinen ja määrällinen data haastatteluista, havainnoista, yritysasiakirjoista ja sidosryhmien validoinnista. Ostoprosessi kartoitetaan poikkitoiminnallisen prosessikartan avulla, jotta saavutetaan kattava käsitys tapausyrityksen nykytilanteesta. Tämän jälkeen ostoprosessia analysoidaan yhdessä ostotiedon avulla, jotta voidaan tunnistaa ostoprosessin keskeiset haasteet ja pullonkaulat. Seuraavaksi suoritetaan juurisyyanalyysi yhdistämällä Ishikawa-kaavio ja Five Whys -analyysi taustalla olevien perimmäisten syiden ja niiden välisten suhteiden havaitsemiseksi. Lopuksi käsitellään keskeisiä haasteita ja syitä sekä tarjotaan tapausyrityksen johdon vaikutuksia. Keskeisiä ongelmia nykyisessä ostoprosessissa ovat standardoinnin puute, puutteellinen kommunikaatio osastojen välillä ja riittämätön ostotoiminnan suorituksen mittaaminen. Lisäksi puuttuvat ja vanhentuneet ohjeistukset sekä yhteisymmärryksen puute erinäisissä asioissa aiheuttivat ongelmia hankittaessa materiaalia yhtiön T&K-osastolle. Tapausyhtiöltä tarvittaisiin jatkotoimenpiteitä asian selvittämiseksi ja suunnitelman luomiseksi näiden haasteiden voittamiseksi. Lisäksi tulevaisuuden tilan prosessikaavion luominen auttaisi kehittämään erillisiä prosessikuvauksia eri ostotyypeille ja nopeuttamaan siten hankintaprosessia.