Intrinsic investigation of sales and operations monitoring and planning in a challenging and complex project-based organization: A case study

Abstract

S&OP has gained extensive admiration from companies recently due to its potential benefits, such as reduced inventory levels, improved forecast accuracy, better resource utilization, and increased customer satisfaction. A S&OP process is one of the fundamental components for companies to survive and sustain a competitive edge in today’s challenging and complex business environment.

Considering the recent recognition of S&OP, this master’s thesis explores how an S&OP pro-cess can be designed and executed in a challenging and complex business environment. The objectives of the thesis were to map and describe how the case company currently performs its S&OP process, identify gained benefits, current process challenges, and the roles and re-sponsibilities of the process. Based on the key findings, suggested improvement proposals were developed, for the case company as remedies to take the process to the next level. A qualitative case study was conducted to answer the research questions and reach the goal and objectives of the thesis. Data was collected and analyzed through interviews, observa-tions, and secondary company material. Based on the findings and observations, a compari-son was made against existing literature, theories, and frameworks to find similarities and gaps.

The findings indicate that the case company follows a five-step S&OP process initially de-signed for high volumes businesses and not for companies characterized by high complexity, demand fluctuations, and weak forecasting precision. That can be one of the reasons why the case company struggles to acquire all expected benefits from S&OP. Related to this, an-other key finding was that there are no existing theories or frameworks available for S&OP in an engineer-to-order environment. Through S&OP, the case company has achieved many benefits like improved alignment, communication, teamwork, visibility, accountability, deci-sion-making capacity utilization, risk reduction, enabled bundling opportunities in project purchasing and logistics, and reduced inventory levels. Many S&OP-related challenges were also identified, through the empirical study. The main challenges identified are limited sup-plier collaboration, systems connectivity, missing performance management, and data avail-ability and accuracy. The study provides many managerial implications, and suggested im-provement areas in the case company’s S&OP process. All these recommendations are in-tended to support the case company and eventually, other companies to overcome typical challenges. The key enablers of S&OP in a complex and challenging project-based environ-ment are highlighted. Even though the findings generated from this study are based on the case company, other companies operating in a similar environment can acquire beneficial insights and guidelines that might be relevant to them. Finally, future research could investi-gate how an advanced planning system can support organizations operating in a challenging and complex project-based environment and investigate how to measure the performance of the overall S&OP process.

Försäljning och verksamhetsplanering har på senare tid fått ett ökat intresse från företag på grund av dess potentiella fördelar, såsom minskade lagernivåer, förbättrad prognosnoggrannhet, bättre resursanvändning och ökad kundnöjdhet. Processen är en av de grundläggande komponenterna för företag att överleva och upprätthålla sin konkurrenskraft i dagens utmanande och komplexa affärsmiljö.

Detta magisterarbete redogör för hur en sådan process kan utformas och tillämpas i en utmanande och komplex affärsmiljö. Uppsatsens mål var att kartlägga och beskriva hur det aktuella fallföretaget genomför sin S&OP-process, identifiera uppnådda fördelar, aktuella processutmaningar samt rollerna och ansvarsområden. Resultaten utvecklades på basen av förbättringsförslag för fallföretaget och åtgärder för att ta processen till nästa nivå. En kvalitativ fallstudie genomfördes för att besvara forskningsfrågorna och uppnå uppsatsens mål och syften. Data samlades in och analyserades genom intervjuer, observationer och sekundärt företagsmaterial. Baserat på resultaten gjordes en jämförelse mot befintlig litteratur, teorier och ramverk för att hitta likheter och möjliga luckor i existerande litteratur.

Resultaten visar att fallföretaget följer en femstegs S&OP-process som ursprungligen utformades för företag med höga volymer och inte för företag som kännetecknas av hög komplexitet, efterfrågefluktuationer och svag prognosprecision. Detta kan vara en av anledningarna till att fallföretaget kämpar med att uppnå alla förväntade fördelar. Ett annat nyckelfynd var att det inte finns några befintliga teorier eller ramverk tillgängliga för företag med skräddarsydda produkter och lösningar. Fallföretaget har uppnått många fördelar med processen såsom förbättrad samordning, kommunikation, synlighet, besparingar i logistik- och inköpskostnader samt minskade lagernivåer. Företaget har också flera utmaningar med processen, var de huvudsakliga utmaningarna är begränsat samarbete med leverantörer, systemanslutning, prestationsstyrning samt tillgänglighet och noggrannhet av data. Studien ger många ledningsmässiga implikationer och föreslagna förbättringsområden i fallföretagets S&OP-process. Alla dessa rekommendationer är avsedda att stödja fallföretaget och eventuellt även andra företag att övervinna dessa utmaningar. Även om resultaten från denna studie är baserade på fallföretaget kan andra företag som verkar i en liknande miljö erhålla gynnsamma insikter och riktlinjer som kan vara relevanta för dem. Slutligen kan framtida forskning undersöka hur ett avancerat planeringssystem kan stödja organisationer som verkar i en utmanande och komplex projektbaserad miljö samt undersöka hur man mäter prestandan för den övergripande S&OP-processen.