The benefits and challenges of integrating ERP and Business Intelligence

Abstract

Organizations have invested a significant amount of resources in the implementation of Business Intelligence (BI) and Enterprise Resource Planning (ERP) systems. In today’s competitive business environment, ERP and BI have become vital strategic tools, which impact directly on the success of any project implementation. The benefit of combining ERP and BI is that BI systems add intelligence into ERP data. The IT performance and decision-making capability inside the organization can be significantly improved by integrating ERP and BI systems. There has been given little attention to the integration of Enterprise Resource Planning and Business Intelligence (BIERP). Even though there have been studies which explain the integration of these systems, the literature is still classified as diversified and fragmented. This study attempts to review and evaluate articles which are related to the integration of BI and ERP. This study aims to examine how does the integration between ERP and BI systems affects businesses performance and what are the benefits and challenges of integrating these systems.

The thesis was carried out as an empirical, qualitative case study, and semi-structured interviews were used to collect data. Five interviews were conducted, four different companies and six people were interviewed from relevant departments for this topic. Observations and interviews indicate that the concept of direct integration between ERP and BI is quite outdated. In order to ensure that data is transferred and stored between the two programs effectively, different software has been introduced between ERP and BI today as a result of technological advancements.In the studied companies, the integration of ERP and BI does not always go smoothly, and companies have run into various issues in this area. For instance, maintaining the increased data volume, problems with data accuracy, and technical compatibility are challenges related to ERP BI integration. The empirical data also shows that ERP BI integration has many benefits. For example, it can enhance reporting, decision-making, and process efficiency because of its automation features. For instance, it can provide up-to-date reports on key performance indicators in real-time. Furthermore, because the company's figures now arrive automatically thanks to ERP BI integration, employees of the company now spend less time performing routine tasks, freeing them up to concentrate more on data analysis.

Organisaatiot ovat investoineet huomattavan paljon resursseja Business Intelligence (BI) - ja Enterprise Resource Planning (ERP) -järjestelmien käyttöönottoon. Nykyisessä kilpailullisessa liiketoimintaympäristössä ERP- ja BI-järjestelmistä on tullut elintärkeitä strategisia välineitä, jotka vaikuttavat suoraan minkä tahansa hankkeen toteutuksen onnistumiseen. ERP- ja BI-järjestelmien yhdistämisen etuna on, että BI-järjestelmät lisäävät ERP-tietoihin älykkyyttä. Organisaation sisäistä tietoteknistä suorituskykyä ja päätöksentekokykyä voidaan parantaa merkittävästi integroimalla ERP- ja BI-järjestelmät. Kirjallisuudessa yritysresurssien suunnitte-lun ja Business Intelligence -järjestelmien integrointiin on kiinnitetty vain vähän huomiota. Vaikka näiden järjestelmien integrointia selittäviä tutkimuksia on tehty, kirjallisuus on edel-leen luokiteltu hajanaiseksi. Tässä tutkimuksessa pyritään tarkastelemaan ja arvioimaan ar-tikkeleita, jotka liittyvät BI:n ja ERP:n integrointiin. Tutkimuksessa pyritään selvittämään, mi-ten ERP- ja BI-järjestelmien integrointi vaikuttaa yritysten suorituskykyyn ja mitkä ovat näi-den järjestelmien integroinnin hyödyt ja haasteet.

Tutkielma toteutettiin empiirisenä, laadullisena case-tutkimuksena, ja aineiston keräämiseen käytettiin puolistrukturoituja haastatteluita. Haastatteluja tehtiin viisi, neljää eri yritystä ja kuutta henkilöä haastateltiin tämän aiheen kannalta merkityksellisiltä osastoilta. Havainnot ja haastattelut osoittavat, että käsite ERP:n ja BI:n välisestä suorasta integroinnista on melko vanhentunut. Sen varmistamiseksi, että tiedot siirretään ja tallennetaan tehokkaasti näiden kahden ohjelman välillä, ERP- ja BI-ohjelmien välille on nykyään otettu käyttöön erilaisia oh-jelmistoja teknisen kehityksen ansiosta. Tutkituissa yrityksissä ERP:n ja BI:n integrointi ei aina suju ongelmitta, ja yritykset ovat törmänneet erilaisiin ongelmiin tällä alalla. Esimerkiksi li-sääntyneen tietomäärän ylläpitäminen, tietojen tarkkuuteen liittyvät ongelmat ja tekninen yhteensopivuus ovat ERP BI -integraatioon liittyviä haasteita. Empiiriset havainnot osoittavat myös, että ERP BI -integraatiolla on monia etuja. Se voi esimerkiksi parantaa raportointia, päätöksentekoa ja prosessien tehokkuutta automaatio-ominaisuuksiensa ansiosta. Se voi esimerkiksi tarjota ajantasaisia raportteja keskeisistä suorituskykyindikaattoreista reaaliajas-sa. Koska yrityksen luvut tulevat nyt automaattisesti ERP BI -integraation ansiosta, yrityksen työntekijät käyttävät vähemmän aikaa rutiinitehtävien suorittamiseen, jolloin he voivat kes-kittyä enemmän tietojen analysointiin.