Utilization of Digitalization in the Onboarding Process : Case study

Abstract

Remote work has increased in recent years due to digitalization and especially the COVID-19 pandemic, which is a time when remote work became a usual way of working for many employees worldwide. Due to this rapid change in working life, companies had to rethink their operating methods, affecting human resource management functions as well. With that, the onboarding processes were changed to a remote model. After the pandemic, remote and especially hybrid work has established its place in working life.

The onboarding process is a necessary, comprehensive, and time-consuming process, which aims to make the employee part of the work community and allow the employee to perform work tasks. The term onboarding is also called organizational socialization, which describes a process where an individual becomes part of the organization by acquiring the necessary social knowledge and skills. A successful onboarding has several positive effects on the employees and from the employer's point of view.

This study aimed to discover the digital possibilities of the onboarding process after the increase in remote and hybrid work in recent years. More information was needed on the topic at the time of this research. The research was mainly conducted as a qualitative case study, where the data was collected in two stages. The data for the first stage was collected from the case company's previous research, which mainly investigated satisfaction with the company's onboarding process. In the second phase, data from the survey conducted for this study was collected from the case company to deepen the understanding of the digital possibilities of the onboarding process through satisfaction.

The research results showed that the onboarding process can be partially digitized. The research findings showed that areas of the onboarding process that are separate from time and place are suitable for digital onboarding. However, from a social point of view, digital onboarding seems inappropriate in light of this research. In summary, digitality is essential to onboarding in today's digital world. However, digital solutions only partially replace face-to-face onboarding and instead act as a certain kind of enabler that can be used to implement a modern onboarding process.

Etätyö on lisääntynyt viime vuosina digitalisaation ja erityisesti COVID-19-pandemian myötä, jolloin etätyöstä tuli tavanomainen työskentelytapa monille työntekijöille maailmanlaajuisesti. Tämän nopean työelämän muutoksen vuoksi yrityksissä on jouduttu miettimään toimintatapoja uudelleen, mikä vaikutti myös henkilöstöjohtamisen toimintoihin. Sen myötä perehdytysprosessit muutettiin etämalliin. Pandemian jälkeen etätyö ja erityisesti hybridityö ovat vakiinnuttaneet paikkansa työelämässä.

Perehdytysprosessi on tarpeellinen, kattava ja aikaa vievä prosessi, jonka tavoitteena on saada työntekijä osaksi työyhteisöä ja mahdollistaa työntekijän työtehtävien suorittaminen. Termiä perehdytys käytetään myös organisaation sosiaalistamisessa, jota kuvataan prosessiksi, jossa yksilöstä tulee osa organisaatiota hankkimalla tarvittavat sosiaaliset tiedot ja taidot. Onnistuneella perehdyttämisellä on useita myönteisiä vaikutuksia niin työntekijän kuin työnantajankin näkökulmasta.

Tämän tutkimuksen tavoitteena oli selvittää perehdyttämisprosessin digitaalisia mahdollisuuksia viime vuosien etä- ja hybridityön lisääntymisen jälkeen. Aiheesta tarvittiin lisätietoa tämän tutkimuksen aikana. Tutkimus tehtiin pääosin kvalitatiivisena tapaustutkimuksena, jossa aineisto kerättiin kahdessa vaiheessa. Ensimmäisen vaiheen tiedot kerättiin tapausyhtiön aikaisemmasta tutkimuksesta, jossa selvitettiin pääasiassa tyytyväisyyttä yrityksen perehdytysprosessiin. Toisessa vaiheessa tätä tutkimusta varten tehdystä kyselystä kerättiin dataa tapausyritykseltä syventääkseen ymmärrystä perehdytysprosessin digitaalisista mahdollisuuksista tyytyväisyyden kautta.

Tutkimustulokset osoittivat, että perehdytysprosessi on osittain digitoitavissa. Tuloksista kävi ilmi, että ajasta ja paikasta riippumattomat perehdytysprosessin osa-alueet soveltuvat digitaaliseen perehtymiseen. Kuitenkin sosiaalisesta näkökulmasta digitaalinen perehdytys näyttää sopimattomalta tämän tutkimuksen valossa. Yhteenvetona voidaan todeta, että nykypäivän digitaalisessa maailmassa digitaalisuus on olennainen osa perehdyttämistä. Digitaaliset ratkaisut eivät kuitenkaan täysin korvaa kasvokkain tapahtuvaa perehtymistä vaan toimivat sen sijaan tietynlaisena mahdollistajana, jonka avulla voidaan toteuttaa moderni perehdytysprosessi.