Järjestelmäautomatiikan hyödyntäminen operatiivisen oston ostotilausprosessissa: automaattisesti ostettavien nimikkeiden ominaisuuksien arviointi

Abstract

Liiketoimintaprosessien hallinnassa hyödynnetään useissa yrityksissä automaatiota. Yritysten liiketoimintaprosessit liittyvät liiketoiminnan eri osa-alueisiin kuten myyntiin tai hankintaan. Tässä tutkimuksessa tarkastellaan ostotilausprosessin automaatiota. Ostotilausprosessi on mahdollista automatisoida hyödyntäen toiminnanohjausjärjestelmää tai ulkoisia työkaluja, kuten esimerkiksi ohjelmistorobotiikkaa. Automaatio mahdollistaa nopeamman ja tehokkaamman työskentelyn poistaen toistuvia manuaalisia työtehtäviä. Sen on todettu lisäävän työntekijöiden motivaatiota, vähentävän virheitä ja säästävän kustannuksia. Automaatio ei kuitenkaan toimi tyhjiössä, vaan se vaikuttaa mahdollisesti useiden sidosryhmien toimintaan, jolloin järjestelmätason toiminnan lisäksi tulee huomioida käytännön toiminta. Tämän vuoksi aihe on mielenkiintoinen tutkittavaksi, sillä vaikka järjestelmä toimisi moitteettomasti, voivat käyttäjälähtöiset tai prosesseihin liittyvät ongelmat estää automaation täyden potentiaalin hyödyntämisen. Nämä ongelmat tulisi kuitenkin huomioida erilaisia järjestelmiä suunnitellessa, jolloin niihin voidaan vaikuttaa. Tämä tutkimus on syntynyt kohdeyrityksen tarpeesta lisätä automaattisesti ostettavien nimikkeiden määrää. Yritys haluaa vapauttaa operatiivisten ostajien aikaa manuaalisista työtehtävistä lisäarvoa tuottaviin tehtäviin, kuten materiaalinhallintaan ja sitä kautta kustannustehokkaampaan toimintaan. Tämän tutkimuksen tavoitteena on selvittää mitkä nimikekohtaiset tekijät vaikuttavat nimikkeen ostotilausprosessin automatisointiin? Tutkimuksen tuloksia kuvataan vuokaaviolla, jota yrityksen operatiiviset ostajat voivat hyödyntää arvioidessaan nimikkeen automaattisesti ostettavuutta. Tutkimus suoritettiin hyödyntäen tietojärjestelmätieteelle suunnattua suunnittelutieteellistä tutkimusprosessia. Aineistonkeruuvaiheessa yrityksen hankinnassa mukana oleville henkilöille järjestettiin työpaja. Työpajasta saadun aineiston avulla luotiin vuokaavion ensimmäinen versio. Havainnollistamisvaiheessa yrityksen ostajat kokeilivat vuokaavion toimintaa käytännössä, ja tähän liittyvä aineisto kerättiin haastatteluilla. Haastattelujen pohjalta vuokaaviota parannettiin sen lopulliseen muotoon. Tutkimuksessa tunnistettiin sekä järjestelmälähtöisiä että käyttäjälähtöisiä ongelmia, jotka vaikuttavat ostotilausprosessin automatisointiin. Järjestelmätasolla ongelmat liittyivät tapaan, jolla ostotilaus muodostetaan, sekä tilausmäärien optimointiin. Käyttäjälähtöiset ongelmat liittyivät nimikkeiden ja ohjausarvojen hallintaan sekä toimittajien toimintaan. Haasteita tuottivat esimerkiksi automaattisesti ostettavien nimikkeiden vastaavuus toimittajan myyntinimikkeisiin sekä ohjausarvojen manuaalinen asettaminen. Myös toimittajien mahdollisuus vastaanottaa automatisoituja ostotilauksia ja vahvistaa niitä nousi esiin. Tutkimuksen tulokset tarjoavat konkreettisia esimerkkejä automatisoinnin haasteista ja mahdollisuuksista. Vaikka vuokaavio itsessään luotiin nimenomaan kohdeyrityksen käyttöön, voidaan tuloksia yleistää myös muiden yritysten hyödynnettäväksi.