Odotustenhallinta viestinnän avulla organsaation muutostilanteessa

Abstract

Muutoksen lähtökohtana on usein uuden tarpeen tunnistaminen tai virheen tai epäkohdan löytäminen, mihin halutaan tarttua. Muutoksia tarkastellaan mikro- ja makrotason näkökulmista ja niiden toteuttaminen sisältää erilaisia osavaiheita, joista jokainen vaatii erilaista viestintää, osallistumismahdollisuuksia ja tukitoimia. Organisaatiomuutoksessa tärkeää on huomioida, että eri ihmiset elävät eri muutoksen vaiheissa riippuen siitä, kuinka lähellä muutoksen toteuttamista he työskentelevät. Viestinnän rooli organisaatiomuutoksessa on merkittävä, ja tavoitteena on tukea muutoksen läpivientiä hyvin suunnitellulla ja yhdenmukaisella viestinnällä. Muutosviestinnän kautta toteutetaan myös odotustenhallintaa. Odotustenhallinta tarkoittaa organisaation kykyä ymmärtää ja analysoida siihen kohdistuvia odotuksia, ja se perustuu särkymättömälle viestinnälle, joka puolestaan edellyttää monikanavaista ja vuorovaikutuksellista viestintää.

Empiirinen tutkimus toteutettiin hyvinvointialueuudistuksen valmisteluun laadullisena tutkimuksena. Aineiston keruu toteutettiin teemahaastatteluilla haastatellen 10 viestinnän asiantuntijaa, jotka olivat mukana hyvinvointialueuudistuksen valmistelussa ennen siirtohetkeä. Aineisto analysoitiin teorialähtöisesti, jossa saatuja vastauksia peilattiin teoreettiseen viitekehykseen.

Tutkimustulosten myötä voidaan todeta näkyviksi kytkökset teorian ja käytännön välillä. Monikanavainen viestintä toimii avainasemassa toimivan organisaatioviestinnän ja muutosviestinnän toteuttamisessa. Monikanavaisuuden myötä tapahtuva vuorovaikutteisuus nousi myös tärkeäksi tekijäksi odotustenhallinnassa, minkä perusteella viestinnän rooli odotustenhallinnassa on merkittävä. Viestintä luo ne toimintapinnat, jotka mahdollistavat odotustenhallinnan. Muutostilanne saattaa muutoksesta riippuen tuoda odotustenhallintaan tiettyjä erityispiirteitä, jotka täytyy huomioida odotustenhallinnan toteuttamisessa. Muutoksen keskellä sidosryhmien odotustenhallinnan voidaan nähdä perustuvan vahvasti mikrotason muutoksiin kohdistuviin odotuksiin ja niiden hallintaan, jolloin muutostilanteen odotustenhallinnassa konkretia nostaa merkitystään. Teorian kanssa osin ristiriidassa oli kuitenkin informaation rooli odotustenhallinnassa, sillä tutkimustulosten myötä sen merkitys korostui muutostilanteessa.