Establishing Technical Management processes to support the surrounding organization
Syrjälä, Anniina (2022)
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi-fe2022061145898
https://urn.fi/URN:NBN:fi-fe2022061145898
Tiivistelmä
This thesis is written for a case company’s Research and Development organization. The aim of the thesis is to establish internal procedure charts for the case company’s technical support function and identify improvement areas in their internal processes.
Due to various Business Process Re-engineering activities in the case company during the last ten years, organization structure and responsibilities have been changed a lot. Technical Man-agement, as an internal department of the case company, hasn’t managed to update their in-ternal procedures charts accordingly, and therefore they lack procedure charts to illustrate their current responsibilities as part of the surrounding organization. Because Technical Manage-ment’s internal processes are not modelled, no one knows exactly which processes are in TM’s response or what even is their main role in the organization nowadays. This leads to inefficiency in business performance.
The methodology of this research study can be divided in two steps. The first step of the study is to model swim lane diagrams about the current situation (as-is) of Technical Management processes and the second step is to hold semi-structured interviews for Technical Management’s key stakeholders who are actively co-operating with Technical Management, to understand their expectations and improvement ideas. The interview results are analysed thematically and compared to as-is procedure charts to find out whether Technical Management’s processes can be improved to support the surrounding organization better or not.
Stakeholder interviews were successful because Technical Management received huge amount of significant feedback. The interview results justify the fact that internal procedure charts were necessary to model. The current role of Technical Management is not clear for most of the stake-holders, because their descriptions of Technical Management role and responsibilities are either incorrect or imperfect. On their own, the establishment of illustrated procedure charts doesn’t untangle all the stakeholders’ uncertainty towards Technical Management. Further actions would be needed to clarify Technical Management’s role also in other ways than in sub-process task level in procedure charts. In addition, Technical Management could conduct further to-be analysis to optimize their processes to produce the best benefit for the surrounding organiza-tion. Tämä diplomityö on tehty toimeksiantona erään teknologiasektorin yrityksen tuotekehitysorganisaatiolle. Tutkielman tavoitteena on luoda sisäiset prosessikaaviot kohdeyrityksen tekniselle tuotteenhallinnalle ja selvittää heidän sisäisten prosessien kehityskohdat.
Viimeaikaisten kohdeyrityksen liiketoimintaprosessien uudelleen muodostamisten johdosta yrityksen organisaatiorakenne ja sisäisten osastojen vastuualueet ovat muuttuneet paljon. Tekninen tuotehallinta on yksi kohdeyrityksen sisäisistä osastoista, joka ei ole onnistunut päivittämään omia proseduurikuvauksiaan vastaamaan heidän tämänhetkistä toimintaansa yrityksessä. Koska teknisellä tuotteenhallinnalla ei ole olemassa olevia proseduurikuvauksia kuvaamaan tämänhetkistä toimintaansa, heidän vastuualueet ja rooli nykyorganisaatiossa eivät ole yksiselitteiset.
Tämä tutkimus on jaettu kahteen eri osaan. Ensiksi tutkimuksessa määritetään teknisen tuotteenhallintaryhmän as-is proseduurikuvaukset kuvaamaan heidän tämänhetkistä toimintaa mahdollisimman tarkasti uimaratakaavioiden muodossa. Seuraavaksi teknisen tuotehallinan sidosryhmiä haastatellaan teemahaastatteluin, jotta saadaan selvitettyä heidän odotukset ja kehitysideat teknistä tuotteenhallintaa kohtaan. Haastattelutuloksia analysoidaan temaattisesti ja verrataan nykyisiä prosesseja kuvaaviin uimaratakaavioihin, jotta saadaan selville vastaavatko nykyiset toimintamallit kaikkien sidosryhmien odotuksia, vai tulisiko teknisen tuotehallinnan kehittää prosessejaan tukeakseen ympäröivää organisaatiota peremmin.
Sidosryhmien haastattelut olivat tuloksekkaita, sillä tekninen tuotehallinta sai suuren määrän palautetta koskien heidän prosessejaan. Haastattelujen tulokset osoittavat sen että proseduurien kuvaaminen on tarpeen, sillä useiden sidosryhmien kuvaukset teknisen tuotehallinnan roolista ja vastuualueista olivat joko virheellisiä tai vajavaisia. Kuvatut proseduurikaaviot ratkaisevat suurimman osan sidostyhmien epäselvyyksistä teknistä tuotehallintaa kohtaan, mutta niiden olemassa olo ei kuitenkaan yksinään riitä selvittämään kaikkia epäselvyyksiä. Jatkotoimenpiteenä teknisen tuotehallinnan tulisi selventää roliaan myös muilla tavoin, kuin ainoastaan aliprosessitasolla tehtäväkohtaisten proseduurikuvausten muodossa. Lisäksi teknisen tuotehallinnan olisi aiheellista jatkaa prosessien kehitystä to-be analyysin mukaisesti, jotta heidän prosessit sataisiin optimoitua ja sidosryhmien odotuksiin voitaisiin vastata paremmin.
Due to various Business Process Re-engineering activities in the case company during the last ten years, organization structure and responsibilities have been changed a lot. Technical Man-agement, as an internal department of the case company, hasn’t managed to update their in-ternal procedures charts accordingly, and therefore they lack procedure charts to illustrate their current responsibilities as part of the surrounding organization. Because Technical Manage-ment’s internal processes are not modelled, no one knows exactly which processes are in TM’s response or what even is their main role in the organization nowadays. This leads to inefficiency in business performance.
The methodology of this research study can be divided in two steps. The first step of the study is to model swim lane diagrams about the current situation (as-is) of Technical Management processes and the second step is to hold semi-structured interviews for Technical Management’s key stakeholders who are actively co-operating with Technical Management, to understand their expectations and improvement ideas. The interview results are analysed thematically and compared to as-is procedure charts to find out whether Technical Management’s processes can be improved to support the surrounding organization better or not.
Stakeholder interviews were successful because Technical Management received huge amount of significant feedback. The interview results justify the fact that internal procedure charts were necessary to model. The current role of Technical Management is not clear for most of the stake-holders, because their descriptions of Technical Management role and responsibilities are either incorrect or imperfect. On their own, the establishment of illustrated procedure charts doesn’t untangle all the stakeholders’ uncertainty towards Technical Management. Further actions would be needed to clarify Technical Management’s role also in other ways than in sub-process task level in procedure charts. In addition, Technical Management could conduct further to-be analysis to optimize their processes to produce the best benefit for the surrounding organiza-tion.
Viimeaikaisten kohdeyrityksen liiketoimintaprosessien uudelleen muodostamisten johdosta yrityksen organisaatiorakenne ja sisäisten osastojen vastuualueet ovat muuttuneet paljon. Tekninen tuotehallinta on yksi kohdeyrityksen sisäisistä osastoista, joka ei ole onnistunut päivittämään omia proseduurikuvauksiaan vastaamaan heidän tämänhetkistä toimintaansa yrityksessä. Koska teknisellä tuotteenhallinnalla ei ole olemassa olevia proseduurikuvauksia kuvaamaan tämänhetkistä toimintaansa, heidän vastuualueet ja rooli nykyorganisaatiossa eivät ole yksiselitteiset.
Tämä tutkimus on jaettu kahteen eri osaan. Ensiksi tutkimuksessa määritetään teknisen tuotteenhallintaryhmän as-is proseduurikuvaukset kuvaamaan heidän tämänhetkistä toimintaa mahdollisimman tarkasti uimaratakaavioiden muodossa. Seuraavaksi teknisen tuotehallinan sidosryhmiä haastatellaan teemahaastatteluin, jotta saadaan selvitettyä heidän odotukset ja kehitysideat teknistä tuotteenhallintaa kohtaan. Haastattelutuloksia analysoidaan temaattisesti ja verrataan nykyisiä prosesseja kuvaaviin uimaratakaavioihin, jotta saadaan selville vastaavatko nykyiset toimintamallit kaikkien sidosryhmien odotuksia, vai tulisiko teknisen tuotehallinnan kehittää prosessejaan tukeakseen ympäröivää organisaatiota peremmin.
Sidosryhmien haastattelut olivat tuloksekkaita, sillä tekninen tuotehallinta sai suuren määrän palautetta koskien heidän prosessejaan. Haastattelujen tulokset osoittavat sen että proseduurien kuvaaminen on tarpeen, sillä useiden sidosryhmien kuvaukset teknisen tuotehallinnan roolista ja vastuualueista olivat joko virheellisiä tai vajavaisia. Kuvatut proseduurikaaviot ratkaisevat suurimman osan sidostyhmien epäselvyyksistä teknistä tuotehallintaa kohtaan, mutta niiden olemassa olo ei kuitenkaan yksinään riitä selvittämään kaikkia epäselvyyksiä. Jatkotoimenpiteenä teknisen tuotehallinnan tulisi selventää roliaan myös muilla tavoin, kuin ainoastaan aliprosessitasolla tehtäväkohtaisten proseduurikuvausten muodossa. Lisäksi teknisen tuotehallinnan olisi aiheellista jatkaa prosessien kehitystä to-be analyysin mukaisesti, jotta heidän prosessit sataisiin optimoitua ja sidosryhmien odotuksiin voitaisiin vastata paremmin.