OPTIMIZING THE WAREHOUSE RECEPTION PROCESS LEAD TIME

Abstract

This research was done around the study aim of optimizing the material flow of goods in a healthcare and laboratory equipment distributor case company warehouse. Since the collec-tion and shipping phases were performing well at the case company warehouse and there was seen to be room of improvement in the reception and inspection phase, the focus was set out to optimize the reception process lead time. This study is limited to focus on the re-ception and inspection of goods to the point that they are ready at the collection point. The collection of the goods at the warehouse is left out of this study as it is not considered to be an issue inside the case company. The challenges of this study are how to identify points of improvement and what kind of actual changes can be made to tackle them? The research starts with a theoretical part at first, by analysing literature review regarding the subject. Af-ter this a more in depth look at the current warehouse operations is done by analysing the operating procedures at the case company warehouse. The data and methodology used in the empirical research consists of open-ended interviews with key personnel inside the case company for gathering qualitative information regarding the optimization and possible changes around the warehouse lead time. The key personnel interviewed were Supply chain manager, Warehouse manager, Quality manager, Logistics coordinator, Supply analyst, Warehouse supervisor and Warehouse inspection worker. Quantitative data is also analysed from the case company regarding the incoming shipments and possible changes to them, by taking a closer look at the item lines received at the warehouse in the year 2020 and how they divided to different days of the week and different months. These combined methods of information highlighted the factors of inefficiency and possible development ideas, which were carried out inside the case company and on to some of the suppliers of larger ship-ments. This study contributed to results in ways to optimize the inspection of goods and the reception of incoming shipments in a way to further prevent possible bottlenecks at an over-flown inspection area. Conclusions however include future research, that can still be done at the case company by analysing how these changes have affected the turnaround time and how to then optimize the material flow further.

Tämä tutkimus toteutettiin tavoitteena optimoida saapuvien tavaroiden materiaalivirtaa ter-veydenhuollon ja laboratoriolaitteiden jakelija case-yrityksessä. Painopiste oli vastaanotto prosessin läpimenoajan optimoinnissa, koska keräilyvaiheen katsottiin sujuvan hyvin case-yrityksen varastossa ja vastaanottovaiheessa nähtiin parantamisen varaa. Tästä syystä tutki-mus rajoittuu tavaroiden vastaanottoon ja tarkastukseen siihen pisteeseen asti, että ne ovat valmiita keräyspisteessä. Tavaran keräily ja lähettäminen on jätetty pois tutkimuksesta, koska sitä ei pidetä kehityskohteena. Tutkimuksen haasteina ovat, kuinka tunnistaa parannuskoh-teita ja millaisia muutoksia niissä voidaan saada aikaan. Tutkimus alkaa teoreettisella osuudel-la, jossa analysoidaan aiheeseen liittyvää kirjallista materiaalia. Tämän jälkeen tarkastellaan case-yrityksen varaston toimintaa tarkemmin analysoimalla nykyisiä toimintatapoja. Empiiri-sessä tutkimusosiossa käytetty data koostuu avoimista haastatteluista case-yrityksen avain-henkilöiden kanssa laadullisen tiedon keräämiseksi prosessien optimoinnista ja mahdollisista muutoksista varaston läpimenoajan ympärillä. Haastateltavat avainhenkilöt olivat Toimitus-ketjun johtaja, Varastopäällikkö, Laatupäällikkö, Logistiikkakoordinaattori, Tarjonnan analyy-tikko, Varastovalvoja ja varaston tarkastustyöntekijä. Case-yritykseltä analysoitiin myös kvan-titatiivista dataa saapuvista lähetyksistä ja mahdollisista muutoksista niissä tarkastelemalla tarkemmin varastoon vuonna 2020 saapuneita tuoterivejä ja niiden jakautumista eri viikon-päiviin ja kuukausiin. Nämä yhdistetyt tiedonlähteet nostivat esille tehottomuuden kohteita ja mahdollisia kehitysideoita, joita toteutettiin case-yrityksen sisällä ja myös joidenkin toimit-taja yritysten sisällä. Tämä tutkimus auttoi case-yritystä saamaan tuloksia tavoissa, joilla voi-daan optimoida tavaran tarkastusta ja vastaanottoa, sekä estämään mahdollisia pullonkauloja tarkastusalueella. Johtopäätöksissä mainitaan kuitenkin tapoja tulevaisuuden jatkotutkimuk-sille, joita yritys voi tehdä analysoimalla, miten nämä muutokset vaikuttavat läpimenoaikaan varastolla ja kuinka materiaalivirtaa voidaan siten optimoida edelleen.