The Process of Managing Change in Projects : Exploring how change management is organized in project structures
Niemelä, Emmi (2022-04-11)
Niemelä, Emmi
11.04.2022
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi-fe2022041027995
https://urn.fi/URN:NBN:fi-fe2022041027995
Tiivistelmä
The increasing amount and rapid pace of changes our world is going through right now are forcing even the more traditional and operational organizations to consider how to implement more reactive project-based initiatives into their functions. Projects are developed to endorse and favor the business strategy and are seen as value-adding development processes within an organization. However, projects must be managed. And that’s where the tricky part steps in. The poor success rates of projects today implicate that the current project management body of knowledge is lacking something. That something is the people’s perspective. Thus, this thesis argued that more change management that considers the people side of projects should be incorporated into project management.
Change management takes into consideration the individuals and their reactions towards the change and manipulates those in order to achieve success in change initiatives. Project management and change management have the same macro-level goals. Both aim for the achievement of specific, unique organizational goals, within time constraints. However, the techniques to achieve the goal differ. The aim of this thesis is to fill the gap of how the technical side of project management can be sequenced and aligned with the people side of change management and to define the degree to which extent the change discipline should contribute to the project activities. Thus, this study aims to give clearance on how change management could be embedded into projects. On top of that, the study intends to clarify the need, responsibility, and planning of change management in projects to achieve a better understanding of the ways to incorporate change management in projects. This is done by first providing a comprehensive literature review of the two management disciplines. From the synthesis of the two, a model for studying the process of change management in projects is established. The empirical research of the study is conducted through qualitative research where semi-structured interviews are used as the main source for data collection. The results of this study are formed by analyzing the interplay between existing literature and the findings of this study.
The findings of the study imply that change management takes a key role in supporting the behavioral change of the project. It's embedded in the leadership, its ownership is diversified, and it emerges through two-way communication. Change management practices are used simultaneously with the project process and those further facilitate a smooth change process. Yet, for this to happen project management has to initiate and enable change management. For theoretical contributions, this study seeks to provide academic guidance on incorporating the process of change management in projects and to provide managerial guidance by presenting a change management process model for projects. The findings subsidize the existing literature in many ways and add new perspectives to it. Maailmassamme tällä hetkellä tapahtuva muutosten lisääntyvä määrä ja nopea tahti pakottavat myös perinteisemmät ja operatiivisemmat organisaatiot pohtimaan, miten reaktiivisempia projekti lähtöisiä aloitteita voitaisiin viedä yritysten toimintoihin. Projektit ovat lähtökohtaisesti suunnattu tukemaan liiketoiminta strategiaa, ja ne voidaan nähdä lisäarvoa tuottavina kehitysprosesseina organisaatiossa. Projekteja pitää kuitenkin hallita. Ja tässä kohtaa organisaatiot usein kohtaava kompastuskiven. Projektien matalat onnistumis prosentit viittaavat siihen, että nykyinen projektinhallinnata ja sen praktiikat ovat jotakin vailla. Se jokin voidaan nähdä olevan ihmisten reaktioiden huomioon ottaminen projekteissa. Tämä opinnäytetyö väittää, että projektijohtamisen tulisi sisältää enemmän ihmisten näkökulmaa huomioivaa muutosjohtamista.
Muutosjohtaminen ottaa huomioon yksilöt ja niiden reaktiot muutokseen ja pyrkii manipuloimaan niitä saavuttaakseen menestystä. Projektijohtaminen ja muutosjohtaminen omaavat samat makrotason tavoitteet. Molemmat tähtäävät tiettyjen organisaation pää-määrien saavuttamiseen aikarajoitusten puitteissa. Olemassa oleva tutkimus kuitenkin toteaa, että tekniikat tavoitteen saavuttamiseksi ovat erilaiset. Niinpä tämän opinnäytetyön tavoitteena on tarjota lisätutkimusta ja kaventaa kuilua, siitä miten projektinhallinnan tekninen puoli voidaan yhdistää muutoksenhallinnan ihmispuolen kanssa. Lisäksi tämä tutkimus pyrkii selventämään muutosjohtamisen tarvetta, vastuuta ja suunnittelua projekteissa, jotta parempi käsitys tavoista, joilla muutosjohtaminen voidaan sisällyttää projekteihin, saavutettaisiin. Tämä tehdään antamalla kattava kirjallisuuskatsaus kahdesta edellä mainitusta johtamiskoulukunnasta. Tästä luodusta synteesistä muodostuu malli, jolla voidaan tutkia muutoshallinta prosessia, sen kehitystä, ja ilmenemistä projekteissa. Tutkimuksen empiirinen puoli tehdään kvalitatiivisella tutkimuksella, jossa tiedonkeruun päälähteenä käytetään puolistrukturoituja haastatteluja. Tämän tutkimuksen tulososio muodostuu analysoimalla olemassa olevan kirjallisuuden ja tämän tutkimuksen tulosten välistä vuorovaikutusta.
Muutosjohtamisen rooli projekteissa on tukea projektin käyttäytymismuutosta. Se on upotettu johtamiseen, sen omistus on hajautettu ja se näkyy kaksisuuntaisen viestinnän kautta. Muutosjohtamisen käytäntöjä hyödynnetään samanaikaisesti projektiprosessin etenemisen mukaisesti. Usein muutosjohtamisen käytännöt nähdään muutosprosessia positiivisesti fasilitoivina aktiviteetteina. On tärkeää muistaa, että projektijohdon tehtävänä on käynnistää ja mahdollistaa muutosjohtaminen. Tämä tutkimus pyrkii tarjoamaan alan tutkijoille uusia näkemyksiä muutoksenhallinnan prosessin sisällyttämisestä projekteihin. Lisäksi tämä tutkimus esittää muutoksenhallintamallin projekteille. Sen tarkoituksena on toimia ohjenuora alan harjoittajille. Tämän tutkimuksen tulokset tukevat olemassa olevaa kirjallisuutta ja tuovat siihen uusia näkökulmia.
Change management takes into consideration the individuals and their reactions towards the change and manipulates those in order to achieve success in change initiatives. Project management and change management have the same macro-level goals. Both aim for the achievement of specific, unique organizational goals, within time constraints. However, the techniques to achieve the goal differ. The aim of this thesis is to fill the gap of how the technical side of project management can be sequenced and aligned with the people side of change management and to define the degree to which extent the change discipline should contribute to the project activities. Thus, this study aims to give clearance on how change management could be embedded into projects. On top of that, the study intends to clarify the need, responsibility, and planning of change management in projects to achieve a better understanding of the ways to incorporate change management in projects. This is done by first providing a comprehensive literature review of the two management disciplines. From the synthesis of the two, a model for studying the process of change management in projects is established. The empirical research of the study is conducted through qualitative research where semi-structured interviews are used as the main source for data collection. The results of this study are formed by analyzing the interplay between existing literature and the findings of this study.
The findings of the study imply that change management takes a key role in supporting the behavioral change of the project. It's embedded in the leadership, its ownership is diversified, and it emerges through two-way communication. Change management practices are used simultaneously with the project process and those further facilitate a smooth change process. Yet, for this to happen project management has to initiate and enable change management. For theoretical contributions, this study seeks to provide academic guidance on incorporating the process of change management in projects and to provide managerial guidance by presenting a change management process model for projects. The findings subsidize the existing literature in many ways and add new perspectives to it.
Muutosjohtaminen ottaa huomioon yksilöt ja niiden reaktiot muutokseen ja pyrkii manipuloimaan niitä saavuttaakseen menestystä. Projektijohtaminen ja muutosjohtaminen omaavat samat makrotason tavoitteet. Molemmat tähtäävät tiettyjen organisaation pää-määrien saavuttamiseen aikarajoitusten puitteissa. Olemassa oleva tutkimus kuitenkin toteaa, että tekniikat tavoitteen saavuttamiseksi ovat erilaiset. Niinpä tämän opinnäytetyön tavoitteena on tarjota lisätutkimusta ja kaventaa kuilua, siitä miten projektinhallinnan tekninen puoli voidaan yhdistää muutoksenhallinnan ihmispuolen kanssa. Lisäksi tämä tutkimus pyrkii selventämään muutosjohtamisen tarvetta, vastuuta ja suunnittelua projekteissa, jotta parempi käsitys tavoista, joilla muutosjohtaminen voidaan sisällyttää projekteihin, saavutettaisiin. Tämä tehdään antamalla kattava kirjallisuuskatsaus kahdesta edellä mainitusta johtamiskoulukunnasta. Tästä luodusta synteesistä muodostuu malli, jolla voidaan tutkia muutoshallinta prosessia, sen kehitystä, ja ilmenemistä projekteissa. Tutkimuksen empiirinen puoli tehdään kvalitatiivisella tutkimuksella, jossa tiedonkeruun päälähteenä käytetään puolistrukturoituja haastatteluja. Tämän tutkimuksen tulososio muodostuu analysoimalla olemassa olevan kirjallisuuden ja tämän tutkimuksen tulosten välistä vuorovaikutusta.
Muutosjohtamisen rooli projekteissa on tukea projektin käyttäytymismuutosta. Se on upotettu johtamiseen, sen omistus on hajautettu ja se näkyy kaksisuuntaisen viestinnän kautta. Muutosjohtamisen käytäntöjä hyödynnetään samanaikaisesti projektiprosessin etenemisen mukaisesti. Usein muutosjohtamisen käytännöt nähdään muutosprosessia positiivisesti fasilitoivina aktiviteetteina. On tärkeää muistaa, että projektijohdon tehtävänä on käynnistää ja mahdollistaa muutosjohtaminen. Tämä tutkimus pyrkii tarjoamaan alan tutkijoille uusia näkemyksiä muutoksenhallinnan prosessin sisällyttämisestä projekteihin. Lisäksi tämä tutkimus esittää muutoksenhallintamallin projekteille. Sen tarkoituksena on toimia ohjenuora alan harjoittajille. Tämän tutkimuksen tulokset tukevat olemassa olevaa kirjallisuutta ja tuovat siihen uusia näkökulmia.