Tilaus-toimitusprosessin analysointi kehityskohteiden tunnistamiseksi
Skyttälä, Mari (2021-04-29)
Skyttälä, Mari
29.04.2021
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi-fe2021042927960
https://urn.fi/URN:NBN:fi-fe2021042927960
Tiivistelmä
Liiketoiminnan tuottavuus on elinehto ja menestymisen edellytyksenä on hyvin toimivat prosessit, jotka eivät tuota hukkaa. Tässä pro gradu -tutkielmassa analysoidaan yritys Alfan tilaus-toimitusprosessia sekä kartoitetaan, mitä tutkittavassa prosessissa oikeasti tapahtuu. Tutkimus on rajattu koskemaan yrityksen tulevaisuuden ja kannattavuuden kannalta merkittävän tuoteperheen tilaus-toimitusprosessia, jonka sujuva ja täsmällinen toiminta on tärkeää sekä yritykselle että asiakkaille. Tutkimuksen tarve pohjautuu yrityksen strategiseen tavoitteeseen parantaa toimintojen erinomaisuutta, jonka kautta saavutetaan tyytyväisemmät asiakkaat ja työntekijät sekä lisätään kannattavuutta. Tilaus-toimitusprosessin nykytilan kartoituksella ja analysoinnilla on tavoitteena löytää kipupisteet, jotka estävät prosessin suoraviivaisen kulun sekä tunnistaa kehitys- ja parannuskohteet. Tutkimus tuottaa kuvauksen prosessin nykytilasta, kuvaa analysoitavan prosessin kipupisteet ja esittää kehitysehdotuksia löydettyihin kipupisteisiin. Tutkimuksen tuotoksena ei ole tarkoitus luoda uutta prosessikaaviota.
Tutkimus suoritettiin kvalitatiivisena tapaustutkimuksena, jolla pyrittiin löytämään yksilöityä tietoa valitusta aihealueesta. Näkemys prosessin nykytilasta ja toimintatavasta hankittiin tutustumalla olemassa oleviin prosessikuvauksiin, työohjeisiin ja henkilöstön toimintatapoihin. Prosessissa työskenteleviä haastateltiin yksin ja ryhmässä. Tietoa prosessin todellisista tapahtumista saatiin havainnoimalla prosessin eri vaiheita todellisissa tilanteissa. Asiantuntemusta aiheeseen haettiin alan kirjallisuudesta sekä tieteellisistä artikkeleista. Prosessin kehittäminen on kokonaisvaltaista, mihin sisältyy myös kehitystarpeiden analysointi nykytilan selvittämiseksi. Tutkielman teoriaosuudessa käsitellään prosessia ja prosessin kehittämiseen liittyviä sidonnaisuuksia ja esitellään laadunhallintaan liittyviä kohdeyrityksessä käytettäviä nykyajan kehittämismenetelmiä. Lisäksi kirjallisuuskatsauksessa kartoitetaan erilaisia laadunhallinnan menetelmiä ja työkaluja prosessin analysointiin, joiden avulla tässä työssä löydetään prosessin kipupisteet.
Tutkittavan tilaus-toimitusprosessin kipupisteiksi analysoitiin puuttuvat tiedot eri prosessin vaiheissa, epätasainen kuormitus, erilaiset toimintatavat ja tietojen välittäminen eteenpäin. Juurisyiksi tunnistettiin puutteellinen ohjeistus ja määritys tarvittavista lähtötiedoista, suunnittelun kuormitus ja puutteet toiminnanohjausjärjestelmässä. Kehityskohteiksi suositellaan toiminnanohjausjärjestelmän ja prosessin kehittämistä toisiaan tukevaksi, prosessijohtamisen lisäämistä osastojohtamisen sijaan ja oikeiden prosessimittareiden määrittäminen toiminallisuuden mittaamiseksi ja ylläpitämiseksi. Prosessien nykytilan selvitys kartoittamalla ja analysoimalla on tärkeää todellisten syiden löytämiseksi. Lisäksi tulee kiinnittää huomiota prosessikokonaisuuteen, asiakaskokemukseen ja sitouttamaa koko organisaatio mukaan muutostyöhön.
Tutkimus suoritettiin kvalitatiivisena tapaustutkimuksena, jolla pyrittiin löytämään yksilöityä tietoa valitusta aihealueesta. Näkemys prosessin nykytilasta ja toimintatavasta hankittiin tutustumalla olemassa oleviin prosessikuvauksiin, työohjeisiin ja henkilöstön toimintatapoihin. Prosessissa työskenteleviä haastateltiin yksin ja ryhmässä. Tietoa prosessin todellisista tapahtumista saatiin havainnoimalla prosessin eri vaiheita todellisissa tilanteissa. Asiantuntemusta aiheeseen haettiin alan kirjallisuudesta sekä tieteellisistä artikkeleista. Prosessin kehittäminen on kokonaisvaltaista, mihin sisältyy myös kehitystarpeiden analysointi nykytilan selvittämiseksi. Tutkielman teoriaosuudessa käsitellään prosessia ja prosessin kehittämiseen liittyviä sidonnaisuuksia ja esitellään laadunhallintaan liittyviä kohdeyrityksessä käytettäviä nykyajan kehittämismenetelmiä. Lisäksi kirjallisuuskatsauksessa kartoitetaan erilaisia laadunhallinnan menetelmiä ja työkaluja prosessin analysointiin, joiden avulla tässä työssä löydetään prosessin kipupisteet.
Tutkittavan tilaus-toimitusprosessin kipupisteiksi analysoitiin puuttuvat tiedot eri prosessin vaiheissa, epätasainen kuormitus, erilaiset toimintatavat ja tietojen välittäminen eteenpäin. Juurisyiksi tunnistettiin puutteellinen ohjeistus ja määritys tarvittavista lähtötiedoista, suunnittelun kuormitus ja puutteet toiminnanohjausjärjestelmässä. Kehityskohteiksi suositellaan toiminnanohjausjärjestelmän ja prosessin kehittämistä toisiaan tukevaksi, prosessijohtamisen lisäämistä osastojohtamisen sijaan ja oikeiden prosessimittareiden määrittäminen toiminallisuuden mittaamiseksi ja ylläpitämiseksi. Prosessien nykytilan selvitys kartoittamalla ja analysoimalla on tärkeää todellisten syiden löytämiseksi. Lisäksi tulee kiinnittää huomiota prosessikokonaisuuteen, asiakaskokemukseen ja sitouttamaa koko organisaatio mukaan muutostyöhön.