XBRL and Disclosure Management System implementation and their effect in group reporting process. CASE: Company XXXX
Pajula, Mikko (2021-02-01)
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi-fe202102013443
https://urn.fi/URN:NBN:fi-fe202102013443
Tiivistelmä
The purpose of this study is to research how the single electronic reporting format in accordance with the European Single Electronic Format mandate affect the external reporting practices in publicly listed companies in the European region and what kind of changes the ESEF mandate causes in the Company XXXX. In addition to this, another significant goal of this research is to describe how the implementation of the Disclosure Management System affects Company XXXX’s external reporting process and what changes, risks and opportunities it creates for the reporting process. The study is highly topical, as according to the ESEF mandate all European publicly listed companies must report their financial statements and annual reports in a single electronic format from the 2020 financial statements onwards. The financial statements shall be prepared in XHTML format and the IFRS consolidated financial statements included in the XHTML document must be marked with XBRL tags based on ESEF taxonomy.
Theoretical background of this research is based on previous research material focusing on fi-nancial reporting, XBRL as well as what type of different approaches can be used within the implementation of XBRL. Theoretical sections also include previous literature on what type of changes, challenges as well as the opportunities XBRL reporting has caused in group reporting processes. Besides academical research material, the governmental sources as well as different accounting organizations such as IFRS foundation has been used as an information sources in this research. On the other hand, empirical material of this research is based on the participatory observation, internal documentation, project documentation and formal and informal discus-sion with the other project staff and key finance personnel in Company XXXX. The analysis and the results arising from the research material reflect to a significant extent the perceptions of Company XXXX’s project personnel as well as the researchers own observations.
As a result of the research, the European Single Electronic Format was seen to harmonize the financial reporting of publicly listed companies operating in Europe, thus improving the compa-rability between the companies. The most significant changes in the companies' reporting pro-cesses were related to the XBRL tagging of IFRS consolidated financial statements and delivery of annual financial statements in the XHTML format. The XBRL tagging was executed in Company XXXX as an in-house process by tagging the IFRS consolidated financial statements by using the implemented Disclosure Management System. Overall, the implementation Disclosure Manage-ment System and XBRL tagging caused significant changes in the group reporting process as it went through an extensive amount of changes. The most significant changes were related to the successful partial automation of the external reporting process as well as by shifting the work more in to in-house process. The research results were able to increase the theory of XBRL in Europe and emphasize the importance of automation in financial reporting. Tämän tutkimuksen tarkoituksena on tutkia, kuinka yhtenäinen sähköinen raportointimuoto (European Single Electronic Format) vaikuttaa ulkoiseen raportointiprosessiin julkisesti noteera-tuissa yrityksissä Euroopan alueella ja millaisia muutoksia ESEF:n käyttöönotto aiheuttaa Yritys XXXX:ssä. Tämän lisäksi tutkimuksen toinen merkittävä tavoite on kuvata, kuinka Disclosure Ma-nagement -järjestelmän käyttöönotto vaikuttaa Yritys XXXX: n ulkoiseen raportointiprosessiin ja mitä muutoksia, riskejä sekä mahdollisuuksia käyttöönotosta syntyy. Tutkimus on hyvin ajan-kohtainen, koska ESEF:n toimeksiannon mukaan kaikkien Eurooppalaisten pörssiyhtiöiden on raportoitava tilinpäätöksensä ja vuosikertomuksensa yhtenäisessä sähköisessä muodossa vuo-den 2020 tilinpäätöksestä lähtien. Tilinpäätös on laadittava XHTML-muodossa ja XHTML-asiakir-jaan sisältyvä IFRS-konsernitilinpäätös on merkittävä XBRL-tunnisteilla ESEF-taksonomian mu-kaisesti.
Tämän tutkimuksen teoreettinen tausta perustuu aikaisempaan tutkimusmateriaaliin, joka on keskittynyt taloudelliseen raportointiin, XBRL:ään sekä XBRL:n erilaisiin implementaatiotapoi-hin. Teoriaosuus sisältää myös aikaisempaa kirjallisuutta siitä, minkä tyyppisiä muutoksia, haas-teita ja mahdollisuuksia XBRL-raportointi on aiheuttanut konserniraportoinnissa. Akateemisen tutkimusmateriaalin lisäksi tutkimuksen tietolähteinä on käytetty viranomaislähteitä sekä las-kentatoimeen keskittyneitä säätiöiden materiaalia, kuten IFRS-säätiön. Tämän tutkimuksen em-piirinen aineisto perustuu osallistuvaan havaintoon, sisäiseen dokumentaatioon, projektidoku-mentaatioon sekä muodolliseen ja epäviralliseen keskusteluun yrityksen muiden projektihenki-löstön ja avainhenkilöiden kanssa. Tutkimusmateriaalin analyysi ja tulokset heijastavat merkit-tävissä määrin Company XXXX:n projektissa mukana olevan henkilöstön sekä tutkijan havaintoja.
Tutkimuksen tuloksina Eurooppalaisen sähköisen raportointimuodon nähtiin yhtenäistävän Eu-roopassa toimivien pörssiyhtiöiden taloudellista raportointia ja parantavan siten yritysten ver-tailtavuutta. Merkittävimmät muutokset yritysten raportointiprosesseissa liittyivät IFRS-konser-nitilinpäätösten XBRL-merkintään ja vuositilinpäätösten toimittamiseen XHTML-muodossa. XBRL tunnisteiden merkintä suoritettiin Yritys XXXX:n sisäisenä prosessina merkitsemällä IFRS-konsernitilinpäätöksen päälaskelmat käyttöönotetun Disclosure Management System -järjestel-män avulla. Disclosure Management -järjestelmä ja XBRL-merkinnät toivat mukanaan merkittä-viä muutoksia konsernin raportointiprosessiin. Merkittävimmät muutokset liittyivät ulkoisen ra-portointiprosessin onnistuneeseen osittaiseen automatisointiin sekä työvaiheiden keskittämi-seen yrityksen sisäiseksi prosessiksi. Tutkimustulokset pystyivät lisäämään XBRL-teoriaa Euroo-passa ja korostamaan automaation merkitystä taloudellisessa raportoinnissa.
Theoretical background of this research is based on previous research material focusing on fi-nancial reporting, XBRL as well as what type of different approaches can be used within the implementation of XBRL. Theoretical sections also include previous literature on what type of changes, challenges as well as the opportunities XBRL reporting has caused in group reporting processes. Besides academical research material, the governmental sources as well as different accounting organizations such as IFRS foundation has been used as an information sources in this research. On the other hand, empirical material of this research is based on the participatory observation, internal documentation, project documentation and formal and informal discus-sion with the other project staff and key finance personnel in Company XXXX. The analysis and the results arising from the research material reflect to a significant extent the perceptions of Company XXXX’s project personnel as well as the researchers own observations.
As a result of the research, the European Single Electronic Format was seen to harmonize the financial reporting of publicly listed companies operating in Europe, thus improving the compa-rability between the companies. The most significant changes in the companies' reporting pro-cesses were related to the XBRL tagging of IFRS consolidated financial statements and delivery of annual financial statements in the XHTML format. The XBRL tagging was executed in Company XXXX as an in-house process by tagging the IFRS consolidated financial statements by using the implemented Disclosure Management System. Overall, the implementation Disclosure Manage-ment System and XBRL tagging caused significant changes in the group reporting process as it went through an extensive amount of changes. The most significant changes were related to the successful partial automation of the external reporting process as well as by shifting the work more in to in-house process. The research results were able to increase the theory of XBRL in Europe and emphasize the importance of automation in financial reporting.
Tämän tutkimuksen teoreettinen tausta perustuu aikaisempaan tutkimusmateriaaliin, joka on keskittynyt taloudelliseen raportointiin, XBRL:ään sekä XBRL:n erilaisiin implementaatiotapoi-hin. Teoriaosuus sisältää myös aikaisempaa kirjallisuutta siitä, minkä tyyppisiä muutoksia, haas-teita ja mahdollisuuksia XBRL-raportointi on aiheuttanut konserniraportoinnissa. Akateemisen tutkimusmateriaalin lisäksi tutkimuksen tietolähteinä on käytetty viranomaislähteitä sekä las-kentatoimeen keskittyneitä säätiöiden materiaalia, kuten IFRS-säätiön. Tämän tutkimuksen em-piirinen aineisto perustuu osallistuvaan havaintoon, sisäiseen dokumentaatioon, projektidoku-mentaatioon sekä muodolliseen ja epäviralliseen keskusteluun yrityksen muiden projektihenki-löstön ja avainhenkilöiden kanssa. Tutkimusmateriaalin analyysi ja tulokset heijastavat merkit-tävissä määrin Company XXXX:n projektissa mukana olevan henkilöstön sekä tutkijan havaintoja.
Tutkimuksen tuloksina Eurooppalaisen sähköisen raportointimuodon nähtiin yhtenäistävän Eu-roopassa toimivien pörssiyhtiöiden taloudellista raportointia ja parantavan siten yritysten ver-tailtavuutta. Merkittävimmät muutokset yritysten raportointiprosesseissa liittyivät IFRS-konser-nitilinpäätösten XBRL-merkintään ja vuositilinpäätösten toimittamiseen XHTML-muodossa. XBRL tunnisteiden merkintä suoritettiin Yritys XXXX:n sisäisenä prosessina merkitsemällä IFRS-konsernitilinpäätöksen päälaskelmat käyttöönotetun Disclosure Management System -järjestel-män avulla. Disclosure Management -järjestelmä ja XBRL-merkinnät toivat mukanaan merkittä-viä muutoksia konsernin raportointiprosessiin. Merkittävimmät muutokset liittyivät ulkoisen ra-portointiprosessin onnistuneeseen osittaiseen automatisointiin sekä työvaiheiden keskittämi-seen yrityksen sisäiseksi prosessiksi. Tutkimustulokset pystyivät lisäämään XBRL-teoriaa Euroo-passa ja korostamaan automaation merkitystä taloudellisessa raportoinnissa.