Tietojärjestelmän vaatimusmäärittely julkisessa hankinnassa : Case: Asianhallintajärjestelmän vaatimusmäärittely

Abstract

Tämän pro gradu -tutkielman aiheena on asianhallinnan tietojärjestelmän vaatimusmäärittely julkisen sektorin organisaatiossa. Julkista hankintaa koskevat erilaiset lait, ohjeet, direktiivit ja suositukset, joiden keskellä julkinen hankinta voi tuntua monimutkaiselta prosessilta. Tämän tutkimuksen tavoitteena on selkeyttää tietojärjestelmähankinnan vaatimusmäärittelyn prosessia ja mallia sekä kuvata, millaisia dokumenttimallipohjia vaatimusmäärittely voisi sisältää. Pro gradu -tutkielma pitää sisällään kirjallisuuskatsauksen vaatimusmäärittelyteorioista. Tämän lisäksi tutkielmassa käytetään lähteinä muita ICT-hankintoja koskevia tutkimuksia ja tietojärjestelmähankintojen hyviä käytänteitä.

Tutkielmassa sovelletaan vaatimusmäärittelyteoriaa käytäntöön tapaustutkimuksen kautta. Tapaustutkimusta on kuvattu itsenäisenä metodisena ja metodologisena tieteellisenä lähestymistapana. Tutkimustapoina työssä ovat kirjalliseen materiaaliin perehtyminen, osallistuva havainnointi sekä empiirinen tiedonhankinta ja haastattelut.

Tapaustutkimuksen aiheena tutkimuksessa on julkisen sektorin organisaation asianhallinnan projekti ja asianhallintajärjestelmän uudistamisen vaatiman vaatimusmäärittelyn vaiheiden ja prosessin sekä dokumenttimallipohjien määrittely ja kuvaaminen julkisen hankinnan reunaehdot ja ominaisuudet sekä valittu projektimalli huomioiden. Tutkielmaa ohjaavat tutkimuskysymykset ovat: Mitä erityispiirteitä ja vaateita julkinen hankinta ja projektimalli asettavat tietojärjestelmähankinnalle? Mikä rooli vaatimusmäärittelyllä on tietojärjestelmähankinnassa? Miten asianhallinnan tietojärjestelmän vaatimusmäärittely kannattaa suorittaa ja millaiset mallipohjat voisivat sopia tietojärjestelmän vaatimusmäärittelyksi?

Tutkimuksen lopputuloksena voitaneen todeta, että julkista hankintaa koskevat lait, ohjeet ja suositukset ohjaavat osaltaan tietojärjestelmien hankintaa julkisella sektorilla. Myös käytetyllä projektimallilla on merkitystä vaatimusmäärittelyn sisältöön ja laajuuteen. Julkinen hankinta ja projektimalli yhdessä asettavat osaltaan reunaehtoja tehtävälle vaatimusmäärittelylle. Esiselvityksen ja vaatimusmäärittelyn rooli tietojärjestelmähankinnassa on merkittävä. Tietojärjestelmän toiminnallisten ja ei-toiminnallisten vaatimusten lisäksi on pystyttävä kuvaamaan ja määrittelemään muun muassa organisaation sidosryhmiä, käyttäjärooleja, käyttötapauksia ja laatuvaatimuksia.

Kolmantena tutkimuskysymyksenä oli, miten asianhallinnan tietojärjestelmän vaatimusmäärittelyn voisi suorittaa ja millaiset mallipohjat voisivat sopia julkiseen tietojärjestelmähankintaan. Tutkimuksessa luotiin malli, kuinka vaatimusmäärittely voidaan toteuttaa ja millaisia dokumenttimallipohjia vaatimusmäärittelyssä voidaan käyttää.