Scaling Up Robotic Process Automation Capabilities Organisation-Wide

Abstract

This research uses explanatory case study as the research strategy to examine how robotic process automation (RPA) operating models have evolved over time in RPA environment, how companies have approached internal capability building for robotic process automation, and what kind of roles are typically established in a cross-functional setting in a mature organisation. Research material was collected using semi-structured interviews and literature review. RPA is a type of service automation that aims to automate “swivel chair” processes – tasks where human takes data from a source and inputs the same or similar data into one or multiple systems. In RPA software agents are harnessed to do these rule-based manual tasks. On the basis of the data collected operating models was built for a cross-functional RPA implementation setting, as well as typical roles needed. Shifting focus on internal capability building in different stages of RPA maturity was observed and the preferred roles to concentrate when building this capability. Based on the literature review RPA center of excellence three capability stages are also introduced. Managerial implications on RPA internal capability building, organisational models, and internal information sharing are presented. Many of the observations follow findings of the existing literature. Nevertheless, these findings are positioned and expanded in the scope of mature RPA organisations.

Tässä tutkimuksessa käytetään selittävää tapaustutkimusta tutkimusstrategiana. Tutkimuksessa pyritään selvittämään kuinka ohjelmistorobotiikan toimintamallit ovat kehittyneet ajan myötä ohjelmistorobotiikassa, miten yritykset ovat lähestyneet ohjelmistorobotiikassa sisäisten valmiuksien kehittämistä ja millaiset roolit muodostuvat ristiin - toimintaympäristö kehittyneessä ohjelmistorobotiikka organisaatiossa. Tutkimusaineisto kerättiin käyttämällä osarakenteisia haastatteluja ja kirjallisuuskatsausta. Ohjelmistorobotiikka on eräänlainen palveluautomaatio, jonka tarkoituksena on automatisoida kääntötuoliprosessit - tehtävät, joissa ihminen ottaa tietoja lähteestä ja syöttää samat tai samanlaiset tiedot yhteen tai useampaan järjestelmään. Ohjelmistorobotiikka ohjelmistoagentteja käytetään näiden sääntöihin perustuvien manuaalisten tehtävien suorittamiseen. Kerättyjen tietojen perusteella rakennettiin roolit ja toimintamallit organisaatiorajat ylittävälle ohjelmistorobotiikka ympäristössä. Sisäisten valmiuksien kehittämisen merkitys havaittiin ohjelmistorobotiikan eri vaiheissa, sekä missä rooleissa näillä sisäisillä resursseilla olisi eniten hyötyä. Kirjallisuuskatsauksen perusteella esitellään myös kolme kyvykkyysvaihetta ohjelmistorobotiikan huippuosaamisen keskukselle. Tämän lisäksi esitellään johtajien vaikutuksia ohjelmistorobotiikan sisäiseen valmiuksien rakentamiseen, organisaatiomalleihin ja sisäiseen tiedon jakamiseen. Monet havainnot seuraavat olemassa olevan kirjallisuuden havaintoja. Tässä kyseisessä tutkimuksessa nämä havainnot on sijoitettu ja laajennettu kehittyneiden ohjelmistorobotiikka organisaatioiden piiriin.