Henkilöstötietojärjestelmän hankinnan päätöksentekoprosessi : Tietojärjestelmän ja järjestelmäkumppanin valintaan vaikuttavat tekijät

Abstract

Organisaatiot tekevät päätöksiä investoida tietojärjestelmiin hyvin säännöllisesti. Päätökset voivat syntyä nopeasti ongelman huomaamisesta ja vaihtoehtojen tutkimisesta suoraviivaiseen ratkaisun valintaan, tai päätöstä voivat edeltää laaja haku, seulonta, ratkaisun muotoilu sekä neuvottelut, jotka saattavat kestää vuosia. Tämän tutkimuksen tavoitteena oli selvittää, minkälaista päätöksentekoprosessia suomalaiset keskisuuret ja suuret organisaatiot käyttävät valitessaan henkilöstötietojärjestelmää. Tutkimuksessa kartoitetaan mitkä roolit osallistuvat päätöksentekoprosessiin ja miten hankinnan kriteerit määritellään. Tutkimus toteutettiin laadullisena tutkimuksena ja tutkimusaineisto kerättiin kasvotusten tai Skypen välityksellä teemahaastattelun avulla. Haastattelut etenivät etukäteen jäsennettyjen teemojen mukaisesti. Teemahaastattelun osallistujat edustivat suomalaisten keskisuurten ja suurten organisaatioita, joissa on lähivuosina tehty hankintapäätös henkilöstöjärjestelmästä. Haastateltavat ovat toimineet keskeisessä roolissa henkilöstöjärjestelmän hankinnan päätöksentekoprosessissa ja edustavat joko henkilöstö- tai IT-osastoa. Aineisto analysoitiin fenomenologisella tutkimusotteella, jonka mukaisesti aineistossa esille nousseet haastateltavien käsitykset esitettiin erilaisten luokitteluiden muodossa. Teemahaastattelun ja fenomenologisen tutkimusmenetelmän avulla pystyttiin tunnistamaan haastateltavien näkemyksiä siitä, mitkä henkilöstöjärjestelmän hankintaprosessin vaiheet, roolit ja kriteerit nousevat merkittävimmiksi tekijöiksi uutta henkilöstöjärjestelmää hankittaessa ja miten henkilöstöjärjestelmän hankinnassa päädyttiin tiettyyn järjestelmään ja järjestelmäkumppaniin. Tutkimuksessa henkilöstöjärjestelmän hankintaprosessin tärkeimmäksi vaiheeksi nousi liiketoimintatarpeen ja kriteeristön määrittely. Tutkimuksen kohteena olleissa organisaatioissa järjestelmäprosessit noudattivat pääpiirteittäin samoja vaiheita ja tiettyyn järjestelmään ja toimittajaan päädyttiin usean eri vaiheen ja karsinnan jälkeen. Tutkimuksen tulokset osoittavat, että yksittäisten hankintaorganisaatiossa mukana olevien ihmisten rooli ja heidän luottamuksensa järjestelmään sekä sen toimittajaan ovat tärkeitä tekijöitä henkilöstöjärjestelmän hankintapäätöksissä. Avainrooleissa hankintapäätöksenteossa ovat henkilöstöjärjestelmästä organisaation johdolle vastaavat henkilöt, organisaatiosta riippuen henkilöstöhallinnon tai IT-järjestelmien johtajat. Hankintaprosessissa käytetään päätöksenteon tukena kriteerejä, joiden avulla järjestelmä- ja toimittajakandidaatit pisteytetään ja näiden sopivuutta arvioidaan. Markkinoiden johtavat henkilöstöjärjestelmäratkaisut vastaavat asiakasorganisaatioiden vaatimuskriteeristöjä usein yhtä hyvin, jolloin lopullinen päätös on hankintaorganisaation preferenssin varassa. Tutkimuksen tulokset osoittavat, että järjestelmätoimittajien kannattaa keskittyä luomaan luottamuksellinen suhde hankintaorganisaation avainhenkilöiden kanssa.