Automating Material Request Handling in Research & Development Using Robotic Process Automation : Towards a More Efficient and Less Manual Workflow

Abstract

Viime vuosikymmeninä digitalisaatio ja automaatio ovat muovanneet organisaatioiden toimintaa, ohjaten yrityksiä virtaviivaistamaan prosesseja ja vähentämään manuaalista työtä hyödyntämällä kehittyviä teknologioita, kuten ohjelmistorobotiikkaa (RPA). RPA:lla voidaan automatisoida manuaalisia tehtäviä, mikä mahdollistaa henkilöstön keskittymisen monimutkaisempiin, arvoa tuottaviin tehtäviin. Tämä tutkielma tarkastelee RPA:n soveltuvuutta Wärtsilän tutkimus- ja kehitysyksikön (R&D) materiaalipyyntöprosessiin. Tutkimus on rajattu R&D-ympäristön hankintakontekstiin, jossa pyynnöt käsitellään Polarion-alustalla ja niihin liittyvät tilaukset luodaan SAP-järjestelmään. Tavoitteina on määrittää, miten prosessi tulisi automatisoida RPA:lla manuaalisen työn vähentämiseksi, mitkä prosessin vaiheet soveltuvat RPA:lle sekä mitkä ovat toteutuksen keskeiset vaatimukset.

Tutkimusmenetelmänä on suunnittelutieteellinen tutkimus, jossa kehitetään informaatioteknologia-artefakteja organisatoristen ongelmien käsittelemiseksi. Tutkimusprosessi alkaa kirjallisuuskatsauksella, jossa käsitellään RPA:ta, R&D-hankintaprosessien erityispiirteitä sekä älykästä prosessiautomaatiota. Artefaktien kehityksen tukiaineistona hyödynnetään muun muassa järjestelmädokumentaatioita ja keskusteluja sidosryhmien kanssa. Tutkimuksessa tuotetut artefaktit ovat prosessimalli RPA-avusteisesta materiaalipyyntöjen käsittelyprosessista sekä vaatimuslista, joka kokoaa tekniset, prosessiin liittyvät ja organisatoriset edellytykset mahdolliselle toteutukselle. Artefaktit vahvistavat kirjallisuuden tukemaa näkemystä RPA:lle sopivista tehtävistä: sääntöpohjaiset, strukturoiduilla syötteillä toimivat tehtävät soveltuvat automatisoitaviksi, kun taas kognitiivista harkintaa vaativat tehtävät jäisivät ainakin toteutuksen alkuvaiheessa manuaalisiksi. RPA-prosessin tulisi suosia ohjelmointirajapintoja käyttöliittymäautomaation sijaan, estää duplikaatit sekä ongelmatilanteissa ohjata prosessi ihmistyöntekijälle. Muita keskeisiä edellytyksiä RPA-toteutukselle ovat esimerkiksi syötedatan validointi ja muutoksenhallinta.

Yhdessä artefaktit muodostavat RPA-ratkaisukonseptin, joka tarjoaa mahdollisuuden manuaalityön vähentämiseen. Tulokset ovat linjassa aiemman kirjallisuuden kanssa ja niitä voidaan hyödyntää RPA-implementaation suunnittelussa. Tutkimuksella on myös rajoitteita, sillä toteutus on konseptuaalinen, joten johtopäätösten varmistaminen vaatisi empiiristä vahvistusta. Mahdollinen etenemistapa on siirtyä prototyypin kautta tuotantoimplementaatioon, kasvattaen automaation laajuutta vähitellen tulosten mukaan. Artefaktien esittämät periaatteet ovat rajoitetusti yleistettävissä, sillä artefaktit on mukautettu tutkimusympäristöön. Toisaalta, niiden suunnittelussa on hyödynnetty RPA-kirjallisuutta, mikä voi lisätä periaatteiden siirrettävyyttä samankaltaisiin prosesseihin, tapauskohtaista sovittamista edellyttäen.