Julkisen hankintaprosessin alkuvaiheet : hankintatoimen ja toimittajien välinen vuorovaikutus

Tutkimushankkeessa tarkasteltiin julkisten hankintojen valmisteluvaihetta ja lisäkysymysvaihetta kolmen kaupungin kuuden erilaisen kilpailutuksen osalta, sekä palvelun haltuunottovaihetta kolmen hankinnan osalta. Kaupunkien lisäksi tutkimukseen osallistui sekä valmisteluihin osallistuneita yrityksiä että yrityksiä, jotka eivät osallistuneet valmisteluihin eivätkä kilpailutukseen. Tutkimuksen ensisijaisena tavoitteena oli tutkia edellytyksiä hankintaprosessin vuorovaikutuksellisuuden kehittämiselle hankintasääntelyn rajoissa, ja erityisesti hankintaprosessin alkuvaiheissa. Kysymykset, joita asetimme, olivat: Mitä toimenpiteitä hankinnan tutkimuksen kohteena olevat kilpailutuksen vaiheet sisältävät? Miten näitä vaiheita voisi kehittää? Mitä oikeudellisia riskejä näihin vaiheisiin liittyy? Mallinsimme kaupunkien järjestämät vuorovaikutustilanteet ja esitimme niihin kehitysehdotuksia perustuen sekä yritysten että hankintatoimen ehdotuksiin, sekä havaitsemiimme puutteisiin. Totesimme, että vuorovaikutuksen onnistumisen edellytyksiä ovat huolelliset ennakkojärjestelyt, riittävän ajan varaaminen ja luottamuksellisen ilmapiirin luominen vuorovaikutustilanteissa. Potentiaalisten toimittajien yhdenmukaisen kohtelun vaatimus asettaa haasteita hankintatoimelle tiedon jakamisessa ja sen käyttämisessä. Vuorovaikutus tiivistyy ja yhteisymmärrys lisääntyy haltuunotossa, joka tehdään valitun toimittajan kanssa. Tutkimusraportti sisältää mallinnuksia ja useita esimerkkejä tutkimuksen kohteena olleista käytänteistä, joiden uskomme olevan avuksi sekä hankintatoimen edustajille että kilpailutuksiin osallistuville, tai sitä harkitseville yrityksille.