Palautteen antamisen vaikeus ja viisaus : Esihenkilöiden kokemuksia palautetilanteista

Palautteen antaminen on tärkeä työyhteisötaito erityisesti asiantuntijatyössä. Palautteen antamisella on tutkitusti vaikutusta työntekijöiden suoritukseen, oppimiseen, motivaatioon, työhyvinvointiin ja jopa innovatiivisuuteen. Tutkimassani yrityksessä oli tullut esille, että työntekijät eivät koe saavansa riittävästi palautetta. Tutkimuskysymykseni ovat miksi palautetta ei anneta riittävästi ja mikä tekee palautteen antamisesta vaikeaa. Palautteen tarkoitus on vahvistaa toivottua toimintaa ja toisaalta vähentää epätoivottua toimintaa. Palaute auttaa työntekijää ymmärtämään, miten muut kokevat hänen toimintansa ja edistää työntekijän itsetuntemusta, oppimista ja tarkoituksenmukaista tekemistä. Palaute on kahden henkilön välinen vuorovaikutusprosessi ja tämä vuorovaikutusprosessi onnistuu parhaiten psykologisesti turvallisessa ympäristössä. Tällaisessa ympäristössä ihmisten välillä vallitsee luottamus ja ihmiset uskaltavat ottaa riskejä ja tuoda esille myös vaikeita asioita eikä virheiden tekemistä ja myöntämistä pelätä. Tutkimuksessa tarkastellaan organisaatiota kokemuksellisena ilmiönä. Tässä tarkastelussa on olennaista, että ihminen ei ole pelkästään fyysinen olento, vaan hänellä on myös ns. aineettomia puolia kuten tunteet ja ajatukset. Kokemuksellinen organisaatio muodostuu organisaation jäsenten kokemuksissa ja vuorovaikutuksessa epävirallisten arkihavaintojen kautta. Tutkimuksen teoreettinen tausta perustuu aikaisemmin tehtyihin palautetutkimuksiin. Tutkimuksessa käytetään laadullista menetelmää ja hyödynnetään eksploratiivista tutkimusotetta, jossa data kerätään ennen varsinaisen teorian rakentamista. Tässä käytetään Grounded theory -pohjaista Gioia-menetelmää. Aineisto koostuu kymmenen case-yrityksen esihenkilön haastattelusta. Gioia-menetelmän mukaisesti analyysi muodostaa datarakennemallin, jossa palautteen antamisen päädimensiot ovat ihmis- ja itseymmärrys sekä toimintaympäristö. Palautteen antaminen on ihmisten välillä tapahtuva vuorovaikutustilanne ja siinä on tärkeää ymmärtää ihmisten erilaisuutta. Lisäksi esihenkilön on tunnistettava omat vuorovaikutustapansa. Erilaiset tunteet saavat esihenkilöt viivyttelemään tai välttelemään palautteen antamista. Palautteen antamisen kompleksisuuteen vaikuttaa se, että palaute tulisi antaa oikeaan aikaan, muotoilla oikein ja miettiä perustelut. Lisääntynyt etätyö on lisännyt palautetilanteiden haasteellisuutta. Esihenkilöt joutuvat sukkuloimaan näiden tekijöiden välillä ja monella heistä on isoja tiimejä ja kiireinen työtilanne. Esihenkilöiden ja tiimien välillä esiintyi selkeitä eroja sen osalta, kuinka paljon palautetta annetaan ja kuinka psykologisesti turvallinen ympäristö tiimissä on. Esihenkilöitä on tärkeää tukea palautetilanteissa ja tarjota mahdollisuus käsitellä tilanteita esimerkiksi HR:n tai esihenkilökollegoidensa kanssa. Myös muiden kuin esihenkilöiden palautetaitoja tulee tukea ja kehittää.