Managing a virtual team through change

Abstract

Change and the necessity for it are fundamental aspects of organisational performance and success in an evolving environment. A change in an organisation´s operations or structure needs consistent change management to be successful, supporting and guiding the organisation in its goals and purpose. Change management as a management discipline has been widely explored. This study focuses on change management in virtual environments, identifying the steps the change management process should include and the practices that change management requires from managers. A successful change management process is respectful, participative, and listening to the organisation´s personnel so that the organisation can perceive change management as more appealing. In addition, the engagement of the various participants in the organisation will streamline the process of implementing the changes in the organisation´s practices.

This study was conducted qualitatively, and the research questions were analysed from the perspective of the phenomenon under study. The data was collected through an anonymous questionnaire, and the target group was limited to individuals who represent an organisation that has been involved in a change process in an organisation operating in a virtual environment over the past year. The questionnaire was used to determine how individuals perceived the change management process in their organisation and how it could be improved. Individual experiences are mirrored in the outcomes of the study concerning known change management processes, and the thematic analysis method of qualitative research has identified the most critical issues in terms of the research questions of this study.

The review of the findings identified three main criteria for successful change management in a virtual environment. The three key findings are establishing and maintaining a continuous two-way communication relationship, involving different parts of the organisation in the planning and implementing change, and fostering trust and transparency through the various phases of the change process.

The discussion chapter combines previous change management models with an overall impression of the change management process in a virtual environment based on the target group's experience and preferences. Using a comprehensive overview, this study formulated a change management process adapted to the virtual environment, reflecting the specific circumstances and characteristics of the virtual environment that were identified. The change management process created in the study considers the limitations of previous change management models.

Muutos ja sen välttämättömyys on olennainen osa organisaation toimintaa sekä menestystä jatkuvasti kehittyvässä ympäristössä. Muutos organisaation toiminnassa tai rakenteessa tarvitsee onnistuakseen johdonmukaista muutosjohtamista, joka tukee ja ohjeistaa organisaatiota muutoksen tavoitteissa ja tarkoituksessa. Muutosjohtaminen johtamisen alana on laajasti tutkittu, mutta sen näkökulmaa virtuaalisessa toimintaympäristössä toimittaessa ei olla laaja-alaisesti tutkittu. Tämä pro gradu -tutkielma keskittyy muutosjohtamiseen virtuaalisissa toimintaympäristöissä, kartoittaen millaisia vaiheita muutosjohtamisprosessin tulisi sisältää ja millasia toimintatapoja muutosjohtaminen vaatii johtajilta. Onnistunut muutosjohtamisprosessi on organisaation henkilöstöä kunnioittava, osallistuttava ja kuunteleva, jolloin muutosmielteisyys organisaation keskuudessa voidaan kokea miellyttävämpänä. Tämän lisäksi organisaation eri tahojen osallistuttamisella muutosprosessiin voidaan sujuvammin impelentoida muutoksen myötä muuttuneet toimintatavat organisaation toimintaan.

Tutkimuksen taustana on käytetty aikaisempia muutosjohtamismalleja, ja niiden soveltuvuutta virtuaaliseen toimintaympäristöön tarkastellaan tämän tutkimuksen näkökulmasta. Tämä tutkimus on toteutettu laadullisena, eli kvalitatiivisenä tutkimuksena ja tutkimuksen tutkimuskysymyksiä on tarkasteltu tutkittavan ilmiön näkökulmasta. Tutkimuksen data on kerätty anonyymilla kyselyllä, ja sen kohderyhmä on rajattu yksilöihin, joiden edustamassa virtuaalisessa toimintaympäristössä toimivassa organisaatiossa on viimeisen vuoden aikana toteutettu muutosprosessi. Kyselyn avulla selvitettiin, millaisena yksilöt muutosjohtamisprosessin organisaatiossaan kokivat, ja miten sitä voitaisiin tulevaisuudessa kehittää. Yksilöiden kokemuksia peilataan työn tuloksissa tunnettuihin aikaisempiin muutosjohtamismalleihin ja laadullisen tutkimuksen teemoittelu analyysimenetelmän avulla on havaittu tämän tutkimuksen tutkimuskysymyksien näkökulmasta kriittisimmät aiheet.

Tutkimustuloksien läpikäynnissä tunnistettiin neljä tärkeimpää onnistuneen muutosjohtamisen kriteeriä virtuaalisessa toimintaympäristössä toimittaessa. Nämä neljä keskeistä havaintoa ovat jatkuvan kaksisuuntaisen kommunikaatioyhteyden luominen ja ylläpito, organisaation eri osien osallistuttaminen muutoksen suunnittelussa ja implementoinnissa, luottamusta edistävä läpinäkyvyyttä vaaliva toiminta läpi muutosprosessin eri vaiheiden sekä riittävän ajan allokointi muutosprosessiin. Aiempia muutosjohtamismalleja yhdistetään kohderyhmän kokemuksiin perustuvaan tietoon luomalla kokonaisukuvan siitä, millainen virtuaalisen toimintaympäristön tarpeille soveltuva muutosjohtamisprosessi olisi. Luodun kokonaiskuvan havainnoinnin ja analysoinnin avulla tässä tutkimuksessa määritellään organisaation virtuaaliseen toimintaympäristön toimintaan soveltuva muutosjohtamisprosessi, joka huomioi esille tulleet virtuaalisen toimintaympäristön erityispiirteet. Tutkimuksessa luotu muutosjohtamisprosessi huomioi aikaisempien muutosjohtamismallien puutteet.