How to expect the unexpected? : Boundaries of rational planning in projects - Eskola, Arttu (My University, 2020)
Projekti on organisaatiorakenne, joka on muodostettu jonkin määritellyn tavoitteen saavuttamiseksi. Perinteisten projektinhallintamenetelmien voidaan nähdä painottuvan ennakoivaan suunnitteluun, jossa kerätyn aineiston perusteella muodostetaan tarkka työsuunnitelma. Tätä suunnitelmaa noudatetaan tavoitteeseen pääsemiseksi, ja sitä hyödynnetään myös arvioitaessa projektin onnistuneisuutta. Koska yksittäinen projekti on aina tietyllä tavalla ainutlaatuinen, projekti sisältää epävarmuustekijöitä. Mikäli halutaan saavuttaa jotakin uutta, eivät kaikki keinot tämän tavoitteen saavuttamiseksi ole välttämättä tiedossa. Epävarmuustekijät törmäävät rationaalisuuden mallin kanssa, koska kaikki tieto ei ole saatavilla tai käsiteltävissä siinä vaiheessa, kun työsuunnitelmaa muodostetaan. Rationaalisuuden malli ymmärretään tässä tutkielmassa siten, että tavoitteen saavuttamiseksi käytettävät toimintamenetelmät arvioidaan hankittavissa olevien tietojen pohjalta ja optimaalisin toimintamenetelmä valitaan toteutettavaksi. Vastapainona rationaalisuudelle on rajoittuneen rationaalisuuden malli, joka kuvaa sitä, miten täyttä rationaalisuutta rajoittavat ihmisen kognitiivisen päättelyn kyvyt sekä käytettävissä olevan tiedon rajallisuus ja tiedon prosessoimiseen käytettävä aika. Tämän tutkielman avulla selvitettiin, miten rationaalisen ajattelun malli esiintyy projektityössä ja mitä vaikutuksia sillä on projektin menestyksen arvioinnin kannalta. Teoriassa vertailtiin kahta eri tavalla epävarmuuteen suhtautuvaa projektinhallintamenetelmää. Empiirinen osa tutkimuksesta toteutettiin teemahaastatteluina kohdeorganisaatiossa, jossa haastateltiin kymmentä projektien parissa työskentelevää henkilöä. Analysoitujen haastattelujen pohjalta nostettiin esiin keskeisiä teemoja, jotka tuovat esiin sekä rationaalisuutta että sen rajoitteita. Tutkimuksen tuloksena saatiin selville, että rationaalisen malli näyttäytyy selkeästi projektin suunnittelussa ja sen menestyksen arvioinnissa. Rationaalisuuteen pyrkimisellä voidaan nähdä olevan sekä positiivisia että negatiivisia vaikutuksia projektin menestymisen kannalta. Tarkkaan laadittu työsuunnitelma motivoi tavoitteiden saavuttamisessa sekä jäsentää monimutkaista todellisuutta hallittavampaan muotoon. Epävarmuustekijät aiheuttavat kuitenkin sen, että suunnitelmaa voidaan joutua täsmentämään uuden saatavilla olevan tiedon myötä, ja alkuperäiset tavoitteet voivat osoittautua epärelevanteiksi. Tällä on vaikutusta projektin onnistuneisuuteen, mikäli arviointi perustuu alussa kerätyn tiedon perusteella asetettuihin tavoitteisiin. Tutkimuksen tuloksia voidaan hyödyntää käytännön projektityössä pyrittäessä ottamaan huomioon ennakoivan suunnittelun rajoitteita sekä niiden vaikutusta onnistuneisuuden arviointiin.

A project is a temporary and unique endeavor that is set up to achieve a defined goal. Traditional project management methods can be seen to be based on proactive planning in which the planning is based on data gathering, evaluation and forming a defined project plan. The formed plan is followed in order to achieve the defined goal. The plan is also used as a criterion when evaluating the success of a project. Due to the fact that a project is always a unique endeavor, it contains uncertainties. If the desire is to achieve something new, not all means to achieve the defined goal are known in advance. Uncertainties collide with the rational ideal because not all information is available at the time the plan is formed. In this thesis, the ideal of rationality is understood as an approach that seeks to gather all the necessary data, evaluate the possibilities based on that data and to implement the most optimal plan to achieve the desired goal. The counterpart to rationality is the model of bounded rationality which illustrates how full rationality is constrained by human cognitive capabilities and the limited amount of time to process the available data. The aim of this thesis was to find out how does the ideal of rationality appear in project planning and what effects does it have on evaluating project success. In the theoretical part of the thesis, two project management approaches with different view on uncertainty were compared. The empirical part of the thesis was conducted as themed interviews in a target organization where ten people with project experience were interviewed. Based on the analysis of the interviews, key themes representing both rationality and its boundaries were highlighted. As a result of the study, it was found that the rational model is visible in the project planning and in the evaluation of the project success. The aim for rationality can be seen to have both positive and negative effects on the success of a project. A detailed work breakdown structure motivates project team to achieve the goals of a project, and functions as a simplifying structure that transforms complex reality into a more manageable form. However, due to uncertainties, the initial plan may need to be revised as new information becomes available and results to the fact that the original goals may prove to be irrelevant. Uncertainties have an impact on the success of a project if the evaluation is based on the goals that have been set up based on the information gathered at the outset. The findings of the thesis can be utilized in real life project work to address the limitations of proactive planning and its impact on project success evaluation.
Keywords: Planning, project, rationality, success, uncertainty; fi=Julkisjohtaminen|en=Public Management|; fi=Hallintotieteiden maisteriohjelma|en=Master's Programme in Administrative Sciences|