”Jos se on heikosti dokumentoitu, niin eipä sillä kauheesti silloin mitään tee” : Tutkijakäyttäjät osana palvelun käyttöohjeen suunnittelua - Hakala, Meeri (My University, 2021)
Tutkimuksen tavoitteena oli kartoittaa, mitä pitää ottaa huomioon suunnitellessa käyttöohjeita uudelle tutkijapalvelulle. Tutkijapalvelu on yksi Tieteen tietotekniikan keskuksen, CSC:n, uusista datanhallinnan palveluista arkaluonteiselle datalle. Arkaluonteisen datan kanssa toimiessa ohjeiden noudattaminen on erityisen tärkeää, joten tarkoituksena oli selvittää, miten palvelun ohjeista saataisiin mahdollisimman käyttäjäystävälliset. Tutkimuksen teoriaosuudessa yhdisteltiin eri tutkijoiden periaatteita hyvälle dokumentaatiolle ja tutkittiin minimalismia osana hyvän dokumentaation tuottamista. Lisäksi tarkasteltiin dokumentaation asemaa erilaisissa ohjeiden tuottamisen prosesseissa. Tavoitteen selvittämiseksi asetettiin kolme tutkimuskysymystä. Ensimmäisellä tutkimuskysymyksellä tutkittiin, millaisia palvelun käyttäjät ovat ja millaisia tarpeita heillä on palvelun suhteen. Palvelun ensisijainen käyttäjäryhmä olivat tutkijakäyttäjät, joka todettiin todella monimuotoiseksi käyttäjäryhmäksi. Tutkijakäyttäjät erosivat esimerkiksi taustoiltaan ja tekniseltä osaamiseltaan. Kuitenkin yhtäläisyyksiä oli myös mahdollista huomata, sillä kaikki tutkijat olivat käyttäjinä itsenäisiä. Tämä näkyi esimerkiksi ongelmien ratkaisutavoissa. Lisäksi tutkijoiden työskentely-ympäristöissä oli samankaltaisuuksia, sillä monien tutkijoiden työskentelyä määritti ajanpuute. Toisella tutkimuskysymyksellä selvitettiin, millaisissa tilanteissa käyttäjät tarvitsevat ohjeita ja millaista ohjeiden käyttö on. Ohjeita tarvittiin yleensä, kun tuotetta tai palvelua alettiin käyttää sekä ongelmatilanteissa. Ohjeista etsittiin usein vain tiettyjä kohtia, eli ohjeita luettiin enemmänkin silmäilemällä kuin sanasta sanaan. Kolmannella tutkimuskysymyksellä kartoitettiin käyttäjien suhtautumista ohjeisiin. Suhtautuminen ohjeisiin oli pääasiassa positiivista. Videomuotoiset ohjeet koettiin kuitenkin yleisesti hankalimmiksi käyttää. Tutkimuksen aineiston muodosti seitsemän tutkijakäyttäjän haastattelua. Haastattelut toteutettiin Zoom-videopuheluina. Kerätty aineisto analysoitiin teemoittelemalla, eli aineistosta esiin nousseet aihealueet koostettiin yhteen teemoiksi. Keskeisiksi teemoiksi nousi tutkijat käyttäjinä, tutkijoiden toimintaympäristö, ohjeisiin suhtautuminen ja tutkijakäyttäjien vaatimukset ohjeille. Tutkimuksen tavoite selvitettiin näiden teemojen avulla. Käyttöohjeen suunnittelussa ensisijaisen tärkeäksi ominaisuudeksi nousi ohjeen käyttäjäryhmän tarpeiden huomioiminen. Lisäksi erilaisten hyvän dokumentaation periaatteiden noudattaminen todettiin hyödylliseksi. Tutkielman lopussa annettiin haastattelutulosten pohjalta suosituksia siitä, mitä dokumentaatiota tuottaessa tulisi ottaa huomioon. Tutkimus todisti myös ohjeiden olevan edelleen tärkeässä asemassa niin palveluiden käyttöönotossa kuin käytönaikaisten ongelmienkin ratkaisemisessa. Tutkimusmenetelmänä käytettiin ainoastaan haastattelututkimusta, mikä otoskoon lisäksi rajoitti jonkin verran tutkimuksen tuloksia. Tulevaisuudessa tutkimusta voisi laajentaa esimerkiksi etnografisen tutkimuksen keinoin.
Keywords: dokumentointi; käyttöohjeet; palvelut; käyttäjät; ohjeet; tekninen viestintä; fi=Viestintätieteet|en=Communication Studies|; fi=Teknisen viestinnän maisteriohjelma|en=Master's Programme in Technical Communication|sv=Magisterprogrammet i teknisk kommunikation|