Fostering Stakeholder Collaboration in a Public Sector Context : Case Finnish Customs - Raula, Karoliina (My University, 2023)
The world today is rapidly changing, and the problems organizations are facing are multidimensional and unpredictable, often referred to as wicked. The gravity of combining professional expertise and sharing knowledge is more important than ever. Constant changes in the operational environment have forced the organizations find ways to exploit complementary capabilities and synergies and gain adaptive advantage through stakeholder collaboration. Wicked problems demand the public sector to adapt techniques and management processes from the private sector, as without the attention to these same capacities, public organizations may face difficulties in achieving goals and responding to changes. This study aims to discover how does a government organization foster stakeholder collaboration in a public sector environment where wicked problems have become part of the operational environment. In particular interest are the drivers of interorganizational collaboration and how these drivers can form practices to solve wicked problems. The study forms a tentative theoretical framework based on the existing research on stakeholder theory and interorganizational collaboration and add-ons of the public sector context. The framework creates a foundation for the qualitative single case study of Finnish Customs, a public authority organization securing and protecting Finland as a part of the European Customs Union, facilitating foreign trade and equal competition, and offering customer oriented services for performing customs transactions. As of the primary data source for the empirical study, semi-structured interviews were conducted to collect data from both Finnish Customs and external stakeholders actively collaborating, to explore various observations of the phenomenon. The study contributes to the interorganizational collaboration and stakeholder theory research fields. The findings show that government organizations acknowledge the five drivers of collaboration and find them as important factors when looking at an effective collaboration in public sector, despite the organizational characteristics or the level of organization. Especially, trust and power sharing were found as fundamental drivers of collaboration but the lack of either one of the five drivers can cause a conflict in collaboration in the public sector. The study revealed eight practices and conditions that enhance the drivers and support government organizations to foster collaboration to exploit the complementary capabilities and synergies external stakeholders to address the wicked problems. However, the features of public sector affect the initiation, implementation, and efficiency of collaborations in an eminent way. The findings suggest a governmental organization should consolidate the collaboration practices into the operational model, and management to challenge old practices to create an empowering culture and strategy for collaboration that can thrive within the legal framework.

Maailma on jatkuvan muutoksen alla. Organisaatioiden kohtaamat ongelmat ovat moniulot-teisia ja arvaamattomia, ja siksi niitä kutsutaankin usein termillä ”viheliäinen”. Ammatillisen osaamisen yhdistämisen ja tiedon jakaminen ovat tärkeämpiä kuin koskaan. Jatkuva toimintaympäristön muuttuminen on pakottanut organisaatiot löytämään tapoja synergiaedun hyödyntämiseen mm. sidosryhmäyhteistyön kautta, jolla saavutetaan adaptiivista strategista etua. Haastava toimintaympäristö ja siihen liittyvät moniulotteiset ongelmat vaativat julkista sektoria mukauttamaan tekniikoita ja johtamisprosesseja yksityiseltä sektorilta, sillä ilman huomiota näihin samoihin kykyihin julkisilla organisaatioilla voi olla vaikeuksia saavuttaa tavoitteita ja vastata muutoksiin. Tämän tutkimuksen tavoitteena on selvittää, miten valtiohal-linnon alaiset organisaatiot edistävät sidosryhmäyhteistyötä julkisen sektorin erityisessä ympäristössä, jossa viheliäisistä ongelmista on tullut osa toimintaympäristöä. Tutkimus painottaa erityisesti organisaatioiden välisen sidosryhmäyhteistyön ajureita, ja sitä, kuinka nämä ajurit voivat muodostaa käytäntöjä ongelmien ratkaisemiseksi. Tutkimus muodostaa alustavan teoreettisen viitekehyksen, joka perustuu olemassa olevaan sidosryhmäteoriaan, organisaatioiden väliseen yhteistyöhön, ja julkisen sektorin kontekstin lisäyksiin. Viitekehys luo pohjan laadulliselle tutkimukselle, jossa tapausyrityksenä on Suomen Tulli. Suomen Tulli on valtiovarainministeriön tulosohjaama virasto, joka turvaa ja suojelee Suomea osana Euroopan tulliliittoa, edistää ulkomaankauppaa ja tasa-arvoista kilpailua sekä tarjoaa asiakaslähtöisiä palveluita tullien suorittamiseen. Empiirisen tutkimuksen ensisijaisena tietolähteenä toteutetaan teemahaastatteluja, joissa kerätään tietoa sekä Tullilta että Tullin aktiivisilta ulkoisilta sidosryhmiltä ilmiön mahdollisimman laajan tutkimuksen mahdollistamiseksi. Tutkimus edistää organisaatioiden välisen yhteistyön ja sidosryhmäteorian tutkimuskenttiä. Tulokset osoittavat, että valtiohallinnon alaiset organisaatiot tunnistavat yhteistyön viisi ajuria, ja pitävät niitä tärkeinä tekijöinä tarkasteltaessa tehokasta yhteistyötä organisaatioiden ominaisuuksista tai tasosta huolimatta. Erityisesti luottamus ja vallan jakaminen koettiin yhteistyön perustavanlaatuisiksi ajureiksi, mutta minkä tahansa viidestä ajurista puuttuminen voi aiheuttaa ristiriitaa julkisen sektorin organisaatioiden välisessä yhteistyössä. Tutkimuksessa löydettiin kahdeksan käytäntöä ja ehtoa, jotka tehostavat ja tukevat julkisia organisaatioita yhteistyön edistämisessä, jotta ulkopuolisten sidosryhmien toisiaan täydentäviä valmiuksia ja synergiaetua voitaisiin hyödyntää viheliäisten ongelmien ratkaisemiseksi. Julkisen sektorin erityispiirteet vaikuttavat kuitenkin selkeällä tavalla yhteistyön aloittamiseen, toteuttamiseen ja tehokkuuteen. Tulokset viittaavat siihen, että julkisten organisaatioiden tulisi vakauttaa yhteistyökäytännöt osaksi toimintamallejaan. Organisaation johdon tulisi myös haastaa vanhoja käytäntöjä ja toimintamalleja luodakseen organisaatiokulttuurin ja yhteistyöstrategian, joka voi kukoistaa lain ja julkisen sektorin toimintaympäristön mahdollistamissa puitteissa.
Keywords: julkinen sektori; yhteistyö; sidosryhmät; johtaminen; fi=Johtaminen ja organisaatiot|en=Management and Organization|; Master’s Programme in Strategic Business Development