Tiia Korhonen ”Kohderyhmää tiedotetaan hankkeesta tehokkaasti” Tarkastelussa hankeviestintä EU-osarahoitteisten MAKE-hankkeiden suunnitelmissa ja hanketoimijoiden käsityksissä Vaasa 2024 Markkinoinnin ja viestinnän akateeminen yksikkö Organisaatioiden viestinnän pro gradu -tutkielma Viestinnän monialainen maisteriohjelma 2 VAASAN YLIOPISTO Markkinoinnin ja viestinnän akateeminen yksikkö Tekijä: Tiia Korhonen Tutkielman nimi: ”Kohderyhmää tiedotetaan hankkeesta tehokkaasti” : Tarkastelussa hankeviestintä EU-osarahoitteisten MAKE-hankkeiden suunnitelmissa ja hanketoimijoiden käsityksissä Tutkinto: Filosofian maisteri Oppiaine: Viestinnän monialainen maisteriohjelma Työn ohjaaja: Merja Koskela Valmistumisvuosi: 2024 Sivumäärä: 85 TIIVISTELMÄ: EU-osarahoitteisissa kehittämishankkeissa hankeviestintä nähdään strategisesti merkittävänä tekijänä. Sen roolia ei kuitenkaan välttämättä tunnisteta tai sisältöä ei osata suunnitella vastaamaan hankkeen tavoitteita ja haluttuja vaikutuksia. Tapaustutkimuksen tavoitteena oli lisätä ymmärrystä hankeviestinnästä ja sen suunnittelun merkityksestä. Tavoitteen saavuttamiseksi selvitin, millaisia rooleja ja tehtäviä viestinnälle annetaan, miten viestintä integroituu hankkeeseen ja millaisena hankeviestintä hahmottuu tapaustutkimuksen kohteena olevissa EU-osarahoitteisten maaseudun kehittämishankkeiden hankesuunnitelmissa ja hanketoimijoiden käsityksissä. Tutkimusmenetelmänä oli teoriaohjaava sisällönanalyysi. Tutkimuksessa hankkeet ymmärretään omina, väliaikaisina organisaatioinaan. Teoreettinen viitekehys koostuu aiemmasta strategisen viestinnän, merkityksellistävän yhteisöviestinnän ja CCO-näkökulman tutkimuksesta. Aikaisemman tutkimuksen perusteella hankeviestintä voidaan määritellä toiminnaksi, jossa hankkeen toiminnasta vastaavat ovat vuorovaikutuksessa hankkeen sidosryhmien kanssa. Analyysissa muodostettiin kolme hankeviestinnälle annettua roolia, joita olivat sitouttava, strateginen ja tietoa välittävä rooli. Hankeviestintä voidaan nähdä sitouttavassa roolissa erityisesti hankkeen suunnitteluvaiheessa, kun halutaan saavuttaa yhteisymmärrys hanketoimijoiden ja rahoittajatahon välillä. Viestinnän strateginen rooli korostuu läpi hankkeen, jolloin hankeviestinnän avulla edistetään hankkeen kokonaisvaltaisten tavoitteiden saavuttamista. Tutkimuksen tapauksissa viestinnällä nähtiin kuitenkin olevan pääasiassa tiedonvälityksen rooli, jolla tarkoitetaan hankkeen käynnistymisestä, etenemisestä ja saavutetuista tuloksista tiedottamista. Parhaimmillaan hankeviestintä voi varmistaa sekä hankkeen että sen taustalla toimivan kehittämisorganisaation tavoitteiden saavuttamisen ja tulosten juurruttamisen. Tulosten perusteella se kuitenkin hahmottuu osittain kaksijakoisena. Maaseudun kehittämishankkeiden kontekstissa hankeviestinnän nähdään olevan yksisuuntaista sanomien siirtoa ja tiedottamista, ja toisaalta vuorovaikutuksellista ja tavoitteellista. Kokonaisuudessaan hankeviestintä voidaan kuitenkin ymmärtää viestintänä, jonka tehtävänä on vuorovaikutuksen luomisen lisäksi tiettyjen tavoitteiden saavuttaminen. Vaikuttava ja strateginen hankeviestintä on monikanavaista, sitouttavaa ja osallistavaa. AVAINSANAT: hankeviestintä, yhteisöviestintä, organisaatioviestintä, strateginen viestintä, hankesuunnitelma 3 Sisällys 1 Johdanto 6 1.1 Tavoite 7 1.2 Aineisto 11 1.3 Menetelmä 15 2 Viestintä EU-osarahoitteisissa hankkeissa 19 2.1 Hankeperustainen kehittämistoiminta 19 2.1.1 Kehittämisorganisaatio hankkeen toteuttajana 20 2.1.2 Hankkeet omina organisaatioinaan 21 2.2 Maaseudun kehittämishankkeet eli MAKE-hankkeet 22 2.2.1 EU:n ohjelmaperustainen kehittäminen 22 2.2.2 Kansalliset ja alueelliset toimijat ja kehittämistoiminnan haasteet 24 2.2.3 MAKE-hankkeiden pääpiirteet 26 2.3 Hankesuunnitelma ohjaa toimintaa 28 2.3.1 Sisällöstä yleisesti 28 2.3.2 Tiedottaminen ja viestintä hankesuunnitelmissa 30 2.4 Hankkeen viestintää koskevat säädökset ja odotukset 31 2.4.1 Viestintä, levittäminen ja hyödyntäminen 31 2.4.2 Ulkoinen ja sisäinen tiedottaminen MAKE-hankkeissa 33 3 Hankeviestinnän rakentuminen 35 3.1 Viestinnän käsitteellistäminen 36 3.1.1 Viestinnän koulukunnat ja paradigmat 36 3.1.2 Projektiviestintä viestintäprosessina 38 3.2 Kohti vuorovaikutteista ja strategista viestintää 39 3.2.1 Yhteisöviestinnän tehtävä on merkityksellistää 41 3.2.2 Strateginen viestintä organisaatioissa 43 3.2.3 Viestintä hankkeissa 45 3.3 Hankeviestintä ja sen suunnitelmallisuus 46 4 Hankeviestintä EU-osarahoitteisissa maaseudun kehittämishankkeissa 48 4 4.1 Hankkeiden yleiskuvaus 49 4.1.1 Tiedottamisesta yleisesti 51 4.1.2 Tiedonvälitys 52 4.1.3 Toiminnan tehostaminen 53 4.1.4 Koulutus ja neuvonta 55 4.1.5 Alan tai alueen markkinointi 56 4.2 Hankeviestintä hanketoimijoiden käsityksissä ja hankesuunnitelmissa 57 4.2.1 Hanketoimijoiden tausta ja viestinnän ymmärtäminen 57 4.2.2 Viestinnälle annetut tehtävät ja sen toteuttaminen 59 4.2.3 Viestinnälle annetut roolit hankkeen suunnitteluvaiheessa 62 4.2.4 Viestinnän integroituminen 65 4.3 Hankeviestinnän hahmottuminen 69 4.3.1 Kytkös strategiseen viestintään ja yhteisöviestintään 69 4.3.2 Hankeviestintä toimintaympäristössä 70 4.4 Yhteenveto 71 5 Päätäntö 75 Lähteet 78 Liitteet 84 Liite 1. Teemahaastattelurunko 84 Liite 2. Esimerkki hankesuunnitelma-aineiston analyysista 85 5 Kuviot Kuvio 1. Sisällönanalyysin vaiheet (mukaillen Tuomi & Sarajärvi, 2018). 16 Kuvio 2. MAKE-hankkeiden suunnitteluun ja toteutukseen vaikuttavat toimijat. 24 Kuvio 3. Hanketyypit (Maaseutuverkosto, 2016, s. 4). 27 Kuvio 4. Hankesuunnitelman sisältö otsikkotasolla (Ruokavirasto, 2024b). 29 Kuvio 5. Merkityksellistävän yhteisöviestinnän malli (Åberg, 2022, s. 23). 41 Kuvio 6. Hankeviestinnän tasot (mukaillen Eerola & Soini, 2024, s. 44). 46 Kuvio 7. Viestintä toimenpiteenä aineiston hankesuunnitelmissa. 66 Taulukot Taulukko 1. Dokumenttiaineisto hankkeittain. 12 Taulukko 2. Yhteisöviestinnän paradigmat (Kinnunen, 2019, s. 45). 37 Taulukko 3. Aineistosta tunnistetut hankeryhmät. 50 6 1 Johdanto Suomessa on eletty hankkeiden aikakautta Euroopan unioniin liittymisestä lähtien. Hankkeilla yleensä tarkoitetaan kehittämiskokonaisuuksia, joiden taustalla on tarve ja tavoite kehittämiselle (Silfverberg, 2004, s. 18). Hanke käsitteenä usein sekoittuu projektin kanssa muun muassa englanninkielisen vastineen puuttumisen vuoksi. Suomenkielisessä kirjallisuudessa ne mielletäänkin synonyymeina toisilleen (ks. esim. Artto ja muut, 2008, s. 29). Näin teen myös omassa tutkimuksessani, ja käytän pääasiassa käsitettä hanke. Viestinnän nähdään olevan kiinteä osa EU:n monivuotisten ohjelmien ja niiden kautta rahoitettavien kehittämishankkeiden toteutusta. Viestinnällä varmistetaan muun muassa EU:n myöntämän tuen näkyvyys ja perustellaan julkisella rahoituksella toteutetun hankkeen tarve. Valtiovarainministeriön (2023, s. 295) ylläpitämä valtionavustustoiminnan sanasto määrittelee hankeviestinnän toimintana, jossa ”hankkeen hallinnoija tai hankkeen toteuttaja on vuorovaikutuksessa hankkeen ulkoisten ja sisäisten sidostoimijoiden kanssa”. Hankeviestinnän käsite ei kuitenkaan ole selvärajainen. Viestintää voidaan kuvata kaksijakoisesti. Esimerkiksi Juholinin ja Rydenfeltin (2021, s. 305) mukaan viestinnän voidaan ajatella olevan tiedon välittämistä ja vaihdantaa, mutta toisaalta myös asioiden merkityksellistämistä ja yhteisöllisyyden rakentumista. Myös EU-osarahoitteisissa kehittämishankkeissa (myöhemmin EU-hanke) tämänkaltainen kaksijakoinen näkemys hankeviestinnän ja perinteisen tiedottamisen suhteesta on näkyvissä. Muutoksia hankeviestinnän suunnitteluun ja toteutukseen kaivataan, jotta se voisi paremmin vastata ympäristön jatkuvasti kasvaviin odotuksiin ja vaatimuksiin. Työskentelen Satafood Kehittämisyhdistys ry:llä, joka on pääasiassa EU-hankkeita toteuttava kehittämisorganisaatio. Koska Satafoodin toiminta on hankeperustaista, sen tulot ja resurssit ovat suoraan kytkeytyneitä käynnissä oleviin hankkeisiin. Satafood ja sen kaltaiset kehittämisorganisaatiot ovat siis pitkälti riippuvaisia hankkeista ja niiden 7 onnistumisesta. Organisaatiossa on tunnistettu tarve suunnitella ja toteuttaa viestintää strategisemmin, sillä se voi omalta osaltaan olla turvaamassa hankkeiden toteutumista ja onnistumista. 1.1 Tavoite Tutkimukseni tavoitteena on lisätä ymmärrystä hankeviestinnästä ja sen suunnittelun merkityksestä. Kyseessä on tapaustutkimus, jossa esimerkkinä ovat Satafoodin EU- osarahoitteisten kehittämishankkeiden hankesuunnitelmat ja niiden viestintä. Silfverberg (2004, s. 37) toteaa, että hankesuunnitelmat ohjaavat ja määrittelevät hankkeen toimintaa. Niissä esitetään hänen mukaansa muun muassa hankkeen aikana tehtävät toimenpiteet ja esimerkiksi hankeviestinnän toteutussuunnitelma. Vastaan tutkimuskysymyksiin tarkastelemalla hankesuunnitelmia ja haastattelemalla hankkeissa työskenteleviä henkilöitä eli hanketoimijoita. Tapausten eli hankesuunnitelmien määrän rajaamiseksi olen valinnut tarkasteluun maaseudun kehittämishankkeet eli MAKE-hankkeet. Hanketoimijalla voidaan viitata sekä hankkeen toteuttajaorganisaatioon että hankkeessa työskentelevään asiantuntijaan, joista tutkimuksessani viittaan jälkimmäiseen. Tutkimustavoitteeni saavutan vastaamalla seuraaviin tutkimuskysymyksiin: 1) Mitä rooleja viestinnälle annetaan hankesuunnitelmissa? 2) Miten viestintä on integroitu hankkeen toimintaan? 3) Millaisena hankeviestintä hahmottuu hankesuunnitelmissa ja hanketoimijoiden käsityksissä? Vastaan ensimmäiseen tutkimuskysymykseen tarkastelemalla hankesuunnitelmia. Roolien ja tehtävien tunnistaminen on tärkeää, jotta hankeviestinnän tarkempi käsitteellistäminen analyysin myöhemmässä vaiheessa on mahdollista. Roolien ja tehtävien tunnistaminen edesauttaa myös hankeviestinnän strategisuuden ja 8 suunnitelmallisuuden tarkastelua sekä niiden merkitystä suhteessa hankkeen toteutukseen. Hankesuunnitelmien tarkastelu on perusteltua, sillä ne ovat hanketoteutuksen tärkeimpiä asiakirjoja. Hankesuunnitelmissa määritellään hankkeen toivotut tavoitteet ja tehtävät toimenpiteet. Lisäksi EU-hankkeissa tuen myöntämisen edellytyksenä on, että hakija on esittänyt hankesuunnitelman (Valtioneuvoston asetus 617/2023, 3 §). Hankesuunnitelmasta ja sen sisältövaatimuksista kerron tarkemmin luvussa 2.2.3. Toisen tutkimuskysymyksen avulla selvennän viestinnän integroitumista hankkeen toimintaan. Selvennän siis sitä, miten viestintä on aiottu ottaa huomioon hankkeen toteutuksessa siinä vaiheessa, kun toteutusta ja koko hanketta vasta suunnitellaan. Viestinnän integroituminen osaksi mitä tahansa toimintaa on tärkeää, jotta voidaan välittää yhtenäinen kuva kohde- ja sidosryhmille (ks. esim. Juholin & Rydenfelt, 2020). Hankesuunnitelmien lisäksi hyödynnän tutkimuskysymykseen vastaamisessa hanketoimijoiden haastattelua. Vahervaaran (2019) mukaan hankeviestinnän avulla voidaan tukea hankkeen ja sen strategian lisäksi myös muiden tahojen, kuten taustaorganisaation tai rahoittajan strategioita. Erityisesti tähän ajatukseen keskityn hankeviestinnän integroitumista selvittäessäni, ja otan siis huomioon myös kehittämisorganisaation toimintaympäristön ja sen vaikutukset hankeviestintään. Kolmannen tutkimuskysymykseni tarkoituksena on nivoa yhteen hankeviestinnästä vallitsevat ajatukset hankesuunnitelmissa ja hanketoimijoiden käsityksissä. Näin voin luoda kokonaiskuvan siitä, millaisena hankeviestintä hahmotetaan. Keskityn erityisesti hankeviestinnän ja tiedottamisen välillä vallitsevan epäselvän rajauksen tarkentamiseen (ks. luku 2.3.2). Vertailen lisäksi toimintaympäristön eli EU:n ja muiden kansallisten ja alueellisten toimijoiden (ks. luku 2) ymmärrystä hankeviestinnästä suhteessa siihen, miten sitä on hankesuunnitelmissa kuvattu ja miten hanketoimijat sen ymmärtävät. Yhdessä tutkimuskysymyksistä muodostuu kokonaisuus, jonka avulla voin lisätä ymmärrystä sekä hankeviestinnän että sen strategisuuden ja suunnitelmallisuuden 9 merkityksestä EU-osarahoitteisissa kehittämishankkeissa. Keskityn erityisesti sen suunnitteluvaiheeseen ja suunnitelmallisuuden merkityksen tunnistamiseen, sillä esimerkiksi Kyyrön (2021, s. 20) mukaan suunnitelmallisella ja oikea-aikaisella viestinnällä voidaan edistää kokonaisvaltaisesti hankkeen onnistumista. Teoreettisen viitekehyksen ja analyysin kautta voin muodostaa kokonaisuuden, jonka kautta käsitteellistän hankeviestintää EU-osarahoitteisten kehittämishankkeiden kontekstissa. EU-hankkeissa tavoitteena on usein levittää tuloksia mahdollisimman laajasti niin, että uusista toimintatavoista syntyy pysyviä käytäntöjä. Tässä viestinnällä ja sen suunnitelmallisuudella on osoitettu olevan merkittävä rooli (ks. luku 3.3). Tulosten levittämiseen ja juurruttamiseen liittyy läheisesti hankkeen kokonaisvaltainen vaikuttavuus ja sitä myötä myös viestinnän vaikuttavuus. Tähän on keskitytty myös rahoittajatahojen toimesta viime vuosina erityisen paljon. Aikaisemmin mainitsemani epäselvä rajaus hankeviestinnän ja tiedottamisen välillä kertoo kuitenkin muutoksen tarpeesta. Aihetta on tärkeää tutkia hankeviestinnän alan kehittämisen kannalta, sillä puutteellinen tieto tai ymmärrys hankeviestintäkäytänteistä tai toimijoiden odotuksista voi johtaa tehottomaan viestintään, resurssien tuhlaamiseen tai hankkeiden epäonnistumiseen. Vaikka hankeviestintää on sivuttu erilaisissa loppuraporteissa sekä kokonaisia ohjelmakausia, mutta myös yksittäisiä hankkeita koskevissa tulosanalyyseissa (ks. esim. Hyyryläinen ja muut, 2015), on hankeviestinnän tutkimuksessa selvä aukko. Tämä johtuu siitä, että aikaisempi suomenkielinen tutkimus keskittyy lähinnä yksittäisten hankkeiden viestinnän arviointiin painottuen erityisesti sisäiseen viestintään. Hankeviestintä ei käsitteenä ole vielä täysin vakiintunut suomenkielisessä tutkimuksessa, kun taas projektimaailmassa viestinnän merkityksestä on kirjoitettu runsaasti teoksia ja tutkimusartikkeleita. Esimerkiksi Hyvärin (2006) tutkimuksessa kartoitettiin projektinhallinnan ja projektien kriittisimpiä menestystekijöitä, ja viestinnän merkitys nähtiin kasvavana. Tutkimuksen 10 mukaan viestintä vaikutti projektin onnistumiseen lähes kaikissa projektin elinkaaren vaiheissa (suunnittelu, organisointi, toteutus, valvonta ja päätös). EU-hankkeiden kontekstissa viestintää käsittelevissä tutkimuksissa nousee esiin viestinnän suunnittelun merkitys. Esimerkiksi Camposin ja Codinan (2021) tarkasteltiin EU:n monivuotisen tutkimus- ja innovointiohjelman Horisontti 2020:n viestintää ja tulosten levittämistä sekä niiden hyödyntämistä. Tulosten mukaan viestinnän suunnittelulla, mutta myös suunnitelman jatkuvalla sopeuttamisella suhteessa ennalta määriteltyihin tavoitteisiin oli suuri merkitys. Viestinnän suunnitelmallisuutta painottaa myös esimerkiksi Euroopan neuvoston (2017) projektinhallintamenetelmiä (PMM) käsittelevä ohjeisto. Viestintää suunnitellaan, toteutetaan ja arvioidaan – hankkeen tavoitteista, kehittämiskohteesta tai kohde- ja sidosryhmistä riippumatta. Huolimatta viestinnän merkityksen ymmärryksestä suhteessa hankkeen onnistumiseen, useiden hankkeiden on todettu epäonnistuvan juuri viestintään liittyvien syiden vuoksi. Esimerkiksi Project Management Instituten (2013) eli PMI:n tutkimuksen mukaan yksi viidestä projektista epäonnistuu viestinnän tehottomuuden takia. Viestinnän tehottomuus voi kuitenkin johtua useasta syystä, ja sen selvittämiseksi on tärkeää ymmärtää, mitä hankeviestinnällä yleensä tarkoitetaan. Oletan, että hankeviestinnällä voidaan parhaimmillaan vaikuttaa esimerkiksi maaseudun kehittämiseen liittyvään päätöksentekoon. Maaseudun kehittämisellä – tai kehittämättä jättämisellä, on merkittävä vaikutus meihin kaikkiin. Leikkaus- ja säästötoimenpiteet saattavat tulevaisuudessa kohdistua mahdollisesti myös maaseudun kehittämistukiin (ks. esim. Immonen, 2023). Julkista rahoitusta käyttäviä toimijoita kriittisesti tarkasteltaessa viestinnällä tulee olemaan yhä kasvava rooli tietoisuuden lisäämisessä MAKE- hankkeiden merkityksestä suomalaisen maaseudun tulevaisuudelle. Monikanavaisella ja oikein kohdennetulla vuorovaikutteisella viestinnällä voidaan edistää hankkeen tavoitteiden toteutumista, toteuttajaorganisaation omien tulosten saavuttamista sekä kokonaisvaltaisesti kasvattaa maaseudun, maaseudun kehittämisen ja lopulta Euroopan 11 unionin näkyvyyttä – kunhan viestinnän strateginen rooli on tunnistettu ja sidottu hankkeessa haluttuihin tuloksiin ja vaikutuksiin. 1.2 Aineisto Tutkimukseni aineisto on kaksiosainen. Ensimmäinen osa koostuu Satafoodin toteuttamien tai osatoteuttamien MAKE-hankkeiden hankesuunnitelmista. Usein dokumentit ovat aineiston yksi osa, jota täydennetään esimerkiksi haastatteluilla tai havainnoinnilla (Morgan, 2022). Tutkimuksessani dokumenttien lisäksi käytän aineistona kahden Satafoodilla työskentelevän hanketoimijan ryhmähaastatteluaineistoa. Valitsin tutkimukseeni kaksi keskenään erilaista aineistoa saadakseni mahdollisimman kattavan kuvan tapauksista ja saavuttaakseni tutkimuksen kannalta hyvän lopputuloksen (Eriksson & Koistinen, 2005, s. 2). Kaksiosainen aineisto mahdollistaa myös vertailun siitä, miten hankeviestintä ymmärretään sekä hankesuunnitelmissa, että hanketoimijoiden käsityksissä. Tutkimukseen on Satafood Kehittämisyhdistys ry:n lupa. Ensimmäinen osa aineistosta koostuu 30:stä MAKE-hankkeen hankesuunnitelmasta. Kuten edellisessä luvussa totesin, hankesuunnitelmat ovat tärkeimpiä hanketoteutukseen liittyviä asiakirjoja. MAKE-hankkeiden hankesuunnitelmiin on annettu valmis rakenne rahoittajan toimesta. Hankeviestinnän tutkiminen hankesuunnitelmien pohjalta on perusteltua, sillä niissä hankkeen viestintä tulee määritellä niin, että se kattaa hankkeen tavoitteet ja vakuuttaa rahoittajat. Dokumenttiaineisto on kuvattu taulukossa 1, johon on merkitty hankkeen tunnus (H1- H30), toteuttajien määrä ja hankesuunnitelmien pituus sivuina. Satafood on aineiston hankkeissa pää- tai osatoteuttaja. Hankkeen toteuttajamäärä voi siis vaihdella esimerkiksi alueen suuruuden tai sisällön laajuuden mukaan. Muut toteuttajatahot ovat olleet Satafoodin kaltaisia kehittämisorganisaatioita. Kaikki aineiston hankesuunnitelmat on kirjoitettu suomeksi. Hankkeiden kehittämisen kohteet, toimialueet ja budjetit ovat keskenään erilaisia, mikä osaltaan vaikuttaa hankesuunnitelmankin laajuuteen. 12 Taulukko 1. Dokumenttiaineisto hankkeittain. Hanke Toteuttaja(t) HS pituus sivuina H1 3 11 H2 3 10 H3 1 10 H4 3 17 H5 1 8 H6 2 7 H7 1 10 H8 2 7 H9 3 13 H10 2 5 H11 3 14 H12 3 11 H13 2 11 H14 2 12 H15 3 10 H16 1 7 H17 1 13 H18 1 7 H19 3 8 H20 1 11 H21 2 13 H22 1 7 H23 1 7 H24 1 5 H25 1 6 H26 1 8 H27 3 14 H28 2 11 H29 2 28 H30 1 11 Hankkeen viestinnästä tai tiedottamisesta voidaan puhua hankesuunnitelmassa sille osoitetun kohdan lisäksi missä tahansa muussakin osiossa (esim. tarpeellisuuden 13 perustelu, toimenpide), minkä vuoksi aineistona on koko hankesuunnitelma. Hankesuunnitelmat on kerätty maaliskuussa 2024 Satafoodin digitaalisesta arkistosta. Suunnitelmat on tarkoitettu sisäiseen käyttöön hanketoteuttajille ja rahoittajille, mutta niiden kokoamiseen, tallentamiseen ja analysointiin on saatu lupa Satafoodilta. Suunnitelmien kopiot on tallennettu pdf-tiedostoina ja niitä käytetään vain tässä tutkimuksessa, jonka jälkeen kopiot hävitetään. Hankesuunnitelmia on pyritty käsittelemään ja analysoimaan niin, ettei yksittäisiä hankkeita tunnistaisi. Tutkimukseni toimintaympäristö muodostuu EU-osarahoitteisista hankkeista, joiden toimintaan vaikuttaa EU:n lisäksi useampi kansallinen ja alueellinen toimija. EU- osarahoitteisia hankkeita on monenlaisia, sillä niitä rahoitetaan useiden keskenään erilaisten ohjelmien kautta. Olen rajannut käsiteltävät hankkeet tiettyyn ohjelmaan (maaseutuohjelma). Hanketoimintaa ja -viestintää koskevat säädökset myös muuttuvat ainakin jossain määrin ohjelmakausittain, joten olen rajannut aineistoa vielä tarkemmin koskemaan tiettyä ohjelmakautta, eli Manner-Suomen maaseudun kehittämisohjelmakautta vuosille 2014–2022. EU-ohjelmilla on erilaiset odotukset, säädökset ja ohjeet koskien hanketoimintaa, vaikkakin perusajatukset ovat samat. Maaseutuohjelman hankkeita rahoitetaan maaseuturahastosta, ja hanketoimintaan vaikuttaa useampi toimija EU:n lisäksi. EU- hankkeiden ohjelmaperustaisuudesta ja muista toimintaympäristön asettamista säädöksistä ja odotuksista kerron lisää luvussa 2. Tapausten eli hankkeiden rajaus on tärkeää, sillä se mahdollistaa hankkeiden viestinnän syvemmän tarkastelun tietyssä toimintaympäristössä. Saman ohjelmakauden aikana rahoitetut hankkeet ovat lisäksi vertailukelpoisia, sillä niitä ohjaavat samat lait, säädökset ja odotukset. Kokonaisvaltaisen ymmärryksen luomiseksi olen täydentänyt dokumenttiaineistoa kahden hanketoimijan haastattelulla. Haastateltavat eivät ole viestinnän asiantuntijoita, mutta heidän työnkuvaansa on kuulunut viestinnän suunnittelu, toteutus ja arviointi osana kokonaisvaltaista hanketoteutusta niissä hankkeissa, joiden suunnitelmat ovat 14 tutkimukseni tarkastelun kohteena. Haastattelin kahta Satafoodilla työskentelevää asiantuntijaa tutkimusta varten huhtikuussa 2024. Asiantuntijoihin viittaan hanketoimijoina. Haastattelu toteutettiin teemahaastatteluna ja haastattelin molemmat hanketoimijat samalla kerralla. Kyseessä oli siis myös ryhmähaastattelu. Päätin hyödyntää haastattelua toisena aineistonkeruumenetelmänä koska esimerkiksi Tuomen ja Sarajärven (2018, luku 3) mukaan haastatteluiden tarkoituksena on korostaa yksilöiden kokemuksia ja ajatuksia tietyistä teemoista. Teemahaastattelu puolestaan mahdollistaa tiettyihin ilmiöihin tai teemoihin keskittymisen ilman kysymysten tarkkaa määrittelyä (Hirsjärvi & Hurme, 2022, luku 4.2.3). Tämä sopii hyvin tutkimukselleni, sillä aihe ei ole tarkkarajainen ja toimintaympäristö on monipuolinen. Myös ryhmähaastattelulla on erityinen merkitys tutkimuksen aineistokeruumenetelmänä etenkin silloin, kun halutaan selvittää haastateltavien yhteinen kanta tiettyyn asiaan (Hirsjärvi & Hurme, 2022, luku 4.2.3). Satafoodilla hankkeita ei toteuteta yksin, ja suunnittelua sekä toimintaa ohjaa aina yhteistyö muiden asiantuntijoiden kanssa, organisaation ja mahdollisten muiden yhteistyökumppaneiden roolia unohtamatta. Haastateltavien määrä (2) on pieni yleisesti laadullisessa tutkimuksessa totuttuun haastateltavien määrään verrattuna (ks. esim. Tuomi & Sarajärvi, 2018). Se on kuitenkin merkittävä tuki hankesuunnitelmista löydetyille tulkinnoilleni. On myös huomioitava, että vaikka kaikki hankkeisiin osallistuvat asiantuntijat viestivät ainakin jollain tasolla, tiedottamisen ja/tai viestinnän päävastuu on yleensä osoitettu 1–2 asiantuntijalle toteuttajien määrän ja hankkeen laajuuden mukaan (ks. esim. Hermiö & Kyyrö, 2024, s. 67). Haastateltavilla on myös suhteellisen pitkä kokemus (10 ja 6 vuotta) hankesuunnittelusta, -toteutuksesta ja arvioinnista, mikä osaltaan kompensoi pientä määrää. Haastattelussa läpikäytävät teemat johdin hankesuunnitelmien alustavan analysoinnin tuloksista. Teemoja olivat muun muassa tiedottamisen ja viestinnän käsitteiden ymmärtäminen, viestinnän rooli hankkeen suunnittelussa sekä hankkeiden viestinnän 15 suunnittelu ja toteutus EU:n toimintaympäristössä. Teemahaastattelurunko löytyy liitteestä 1. Haastattelu kesti 52 minuuttia ja haastatteluaineisto litteroitiin heti haastattelun jälkeen ja tallennettiin digitaalisesti. Litteroitua aineistoa kertyi kahdeksan sivua, ja siitä poistettiin kaikki henkilötietoihin tai yksittäisiin hankkeisiin liittyvät tiedot ennen analysointia. 1.3 Menetelmä Tutkimukseni on luonteeltaan kvalitatiivinen tapaustutkimus, josta löytyy myös etnografian piirteitä. Kvalitatiivisen tutkimusmenetelmän avulla tutkimuskohdetta pyritään ymmärtämään erilaisista näkökulmista ja etsimään syitä tietyille käyttäytymistavoille ja päätöksille (Tuomi & Sarajärvi, 2018, luku 1). Tapaustutkimus puolestaan mahdollistaa systemaattisen ja yksityiskohtaisen tiedon tuottamisen tietystä ilmiöstä tietyssä ympäristössä, ja sen avulla voidaan etsiä vastauksia kysymyksiin kuten mitä ja miten (Vilkka ja muut, 2018, s. 190; Simons, 2009, s. 18). Tutkimukseni tapaukset muodostuvat tarkasteltavista hankesuunnitelmista. Etnografisessa tutkimuksessa aineiston keruu tapahtuu Hämeenahon ja Koskinen- Koiviston (2014, s. 7) mukaan niin sanotusti kentällä. He toteavat, että tutkittavien kanssa syntyvä vuorovaikutus määrittää koko tutkimusprosessia ja siten myös tutkimuksen lopputuloksia. Tutkimukseni etnografiset piirteet tulevat esiin erityisesti aineiston keruussa ja analysoinnissa, sillä haastateltavat asiantuntijat ovat töissä Satafoodilla, jossa myös itse työskentelen. Olen myös toteuttanut viestintään liittyviä toimenpiteitä osassa hankkeissa, joiden hankesuunnitelmia tarkastelen – vaikkakin vasta hankkeen loppuvaiheessa. Simons (2009) huomauttaa etnografisen tapaustutkimuksen antropologisesta perinteestä, jossa aineistonkeruun ytimessä on tutkija itse. Roolini sekä tutkijana että Satafoodin työntekijänä saattaa vaikuttaa tutkimuksen lopputuloksiin, vaikka tutkimuksen laatu ja luotettavuus onkin pyritty turvaamaan mahdollisimman läpinäkyvällä tutkimusprosessin kuvauksella. 16 Tutkimusaineiston molemmat osat analysoitiin sisällönanalyysin keinoin. Sisällönanalyysin tavoitteena on muun muassa Alasuutarin (2011) mukaan yleinen, mutta tiivistetty kuvaus tutkittavasta ilmiöstä. Aineiston sisällönanalyysin voi tehdä Tuomen ja Sarajärven (2018, luku 4.2) mukaan kolmella tavalla. Näitä ovat aineistolähtöinen, teoriasidonnainen ja teoriaohjaava sisällönanalyysi. Valitsin analyysitavaksi tutkimukseeni teoriaohjaavan analyysin, vaikkakin analyysini lähentelee myös aineistolähtöistä ainakin osittain. Teoriaohjaava analyysi tarkoittaa sitä, ettei analyysi pohjaudu suoraan teoriaan, mutta tutkimuksen teoreettinen viitekehys toimii apuna ja vuoropuhelussa aineiston kanssa, kun taas aineistolähtöisessä analyysissa tutkijalla ei ole mitään ennakko-odotuksia aineistoa kohtaan (Tuomi & Sarajärvi, 2018, luku 4.2). Olen edennyt analyysissani ensin aineistolähtöisesti ja sitten teoriaohjaavasti. Analyysin vaiheita olen kuvannut kuviossa 1. Haastattelu- ja dokumenttiaineiston analyysi Aineistojen luku ja sisältöön perehtyminen Haastattelujen kuunteleminen ja ryhmittely Pelkistettyjen ilmausten etsiminen Pelkistettyjen ilmausten listaaminen Samankaltaisuuksien ja erilaisuuksien etsiminen ilmauksista Ilmausten ryhmittely/yhdistely ja alaluokkien muodostaminen Alaluokkien yhdistäminen ja niistä yläluokkien muodostaminen Yläluokkien yhdistäminen pääluokiksi tai yhdistäväksi luokaksi ja kokoavan käsitteen muodostaminen Kuvio 1. Sisällönanalyysin vaiheet (mukaillen Tuomi & Sarajärvi, 2018). Aloitin analyysini perehtymällä hankesuunnitelmiin. Aineisto on hankesuunnitelmien osalta koottu yhteen niin, että hankkeet jaettiin ensin eri ryhmiin niiden tavoitteiden perusteella. Tein jaon, sillä se selkeytti aineistonhallintaa ja mahdollisti hankkeiden vertailun keskenään. Tämän jälkeen redusoin eli pelkistin aineiston (Tuomi & Sarajärvi, 2018, luku 4.2) koko hankesuunnitelman osalta etsimällä viestintään liittyviä asioita. 17 Näitä olivat esimerkiksi viestinnälle annetut tavoitteet, tehtävät ja siihen liittyvät toimenpiteet. Tämän jälkeen tarkastelin hankesuunnitelmien eroja ensin ryhmien välillä ja sitten ryhmien sisällä. Vertailin muun muassa tiedottamista käsittelevää osiota, viestinnän resursointia ja viestinnälle annettuja tehtäviä sekä rooleja. Tässä vaiheessa analyysia vastasin siis jo osittain ensimmäiseen tutkimuskysymykseeni. Vertailun jälkeen tein edelleen ryhmittelyjä hankesuunnitelmista löydettyjen asioiden välillä. Toteutin hankesuunnitelmien analyysin lähes kokonaan ennen haastatteluita, jotta pystyin muodostamaan alustavan kokonaiskäsityksen hankeviestinnästä. Analysoituani suunnitelmat siirryin haastatteluaineiston keruuseen ja analyysiin. Haastatteluaineiston litteroinnin jälkeen etsin ja listasin siitä tutkimukselleni olennaisia ilmauksia, eli toteutin analyysin samalla tavalla kuin hankesuunnitelmia analysoidessani. Käsittelin haastatteluaineistoa ensin itsenäisenä aineistona, jonka jälkeen siirryin sekä dokumenttien että haastattelujen yhteisanalyysiin. Yhteisanalyysissa abstrahoin aineiston erottamalla olennaisimmat asiat (Tuomi & Sarajärvi, 2018, luku 4.4.3) sekä hankesuunnitelmista että hanketoimijoiden haastatteluista. Näin sain muodostettua teoreettisia käsitteitä, joiden kautta pystyin rakentamaan kuvauksen tutkimuskohteesta. Viimeisimmissä vaiheissa olen ottanut teoreettisen viitekehyksen mukaan ja vuoropuheluun aineiston kanssa, eli analysoinut aineistoa teoriaohjaavasti (Tuomi & Sarajärvi, 2018, luku 4.2). Kokonaiskuvan muodostamisen jälkeen vastasin osittain toiseen ja kolmanteen tutkimuskysymykseen, eli tarkastelin viestinnän integroitumista hankkeeseen ja laajemmin hanketoimintaan. Tämän lisäksi käsitteellistin hankeviestintää eli tarkastelin sitä, millaisena se hahmottuu hankesuunnitelmissa ja hanketoimijoiden käsityksissä. Hankesuunnitelmia ja niistä etsittyjä ja analysoituja teemoja on havainnollistettu neljän hankkeen osalta liitteessä 2. Viimeisissä sisällönanalyysin vaiheissa ryhmittelin hankesuunnitelmista ja haastatteluista löytämiäni ilmauksia ja muodostin niistä yhteisiä yläluokkia tutkimuskysymyksiini vastaamiseksi. Aineiston analyysin loppuvaiheessa on vahvasti 18 tukeuduttu teoreettiseen viitekehykseen (luku 3). Olen kuitenkin myös vertaillut hankeviestinnän käytännön tason suunnittelua ja suunniteltua toteutusta toimintaympäristön asettamiin vaatimuksiin ja odotuksiin (ks. luku 2). Teoreettinen viitekehykseni perustuu pääasiassa viestinnän tutkimuksen kahteen koulukuntaan (prosessikoulukunta ja semioottinen koulukunta) ja niiden edustamiin ajatuksiin viestinnästä. Teoreettisessa viitekehyksessä keskityn pääasiassa viestinnän käsitteellistämiseen selventääkseni tiedottamisen ja viestinnän eroja hankeviestinnän kontekstissa. Olen lisäksi esitellyt Åbergin (2022) näkemyksiä merkityksellistävästä yhteisöviestinnästä sekä strategisen viestinnän ja CCO-näkökulman taustalla vaikuttavia ajatuksia, jotta voisin luoda kokonaiskäsityksen hankeviestinnästä kehittämisorganisaation ja hanketoimijoiden toteuttamana EU-hankkeiden kontekstissa. 19 2 Viestintä EU-osarahoitteisissa hankkeissa Euroopan unionilla on merkittävä rooli kehittämistoiminnan eli hankkeiden ja projektien rahoittajana Suomessa. Valtakari (Katajamäki ja muut, 2001) huomauttaa EU:n toteuttavan muun muassa alue- ja maaseutupolitiikkaa ohjelmaperusteisesti, eli monivuotisten ja tavoitteellisten ohjelmien kautta. EU:n kehittämistoiminnan ja ohjelmatyön perustan voidaankin sanoa olevan muodostunut hankkeista. EU-hankkeissa kehittämisen kohteet ja halutut vaikutukset perustuvat viime kädessä jäsenvaltioiden yhdessä määrittelemiin poliittisiin tavoitteisiin (Eurooppatiedotus, 2024). Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että esimerkiksi tutkimuksen kohteena olevien MAKE-hankkeiden tavoitteet ovat linjassa maaseutuohjelmassa asetettujen tavoitteiden kanssa. Hankeviestinnän käsitteellistämiseksi on oleellista ymmärtää, kuinka monipuolisessa ja jossain määrin myös monimutkaisessa ympäristössä hankkeita ja niiden viestintää suunnitellaan ja toteutetaan. Myös hankkeiden taustalla piilevää tavoitteellisuutta tulee selventää viestinnän roolin ymmärtämiseksi. Luvussa 2.1 lähestyn hankeperustaista kehittämistoimintaa osana sekä kehittämisorganisaatioiden että hankeorganisaation toimintaa. MAKE-hankkeiden toimintaympäristöä ja ominaispiirteitä avaan luvussa 2.2. Hankkeen toimintaa säätelevää dokumenttia eli hankesuunnitelmaa ja sen sisältövaatimuksia esittelen luvussa 2.3. Luvussa 2.4 tarkastelen hankeviestintää EU:n kontekstissa toimijoiden ohjeisiin ja sääntöihin perustuen. 2.1 Hankeperustainen kehittämistoiminta Kehittämistoiminnan merkitys on kasvanut alati muuttuvassa yhteiskunnassa. Toikko ja Rantanen (2009, s. 14–15) kuvaavatkin kehittämistoimintaa tavoitteelliseksi ja muutokseen tähtääväksi, joko vanhaa kehittäen tai uutta luoden. Heidän mukaansa kehittämistoimintaa voidaan luonnehtia hankeperustaiseksi, sillä hankkeillekin asetetaan tietyt tavoitteet ja määritellään toimintatavat. Silfverbergin (2004, s. 18) mukaan sekä hankkeet että projektit ovat suunniteltuja, määriteltyjä ja aikataulutettuja 20 kokonaisuuksia. Kuten johdannossa totesin, käsitteitä usein käytetään synonyymeina toisilleen erityisesti kansainvälisessä kontekstissa. Tämän voidaan ajatella johtuvan hankkeen englanninkielisen vastineen puuttumisesta ja käsitteiden sisältöjen päällekkäisyyksistä. Suomenkielisissä virallislähteissä termin ’hanke’ käyttäminen on yleisempää EU-osarahoitteisia kehittämiskokonaisuuksia kuvatessa, ja siksi käytän sitä myös tässä tutkimuksessa. 2.1.1 Kehittämisorganisaatio hankkeen toteuttajana Kehittäminen on pitkälti hankkeistunut, mikä on johtanut siihen, että hankkeita voivat toteuttaa erilaiset organisaatiot toimialasta ja organisaation koosta riippumatta. Büttnerin ja Leopoldin (2016, s. 62) mukaan hankkeistumisella tarkoitetaan EU:n kontekstissa poliittisten ohjelmien ja kehittämisen toimeenpanoa hankerahoituksen avulla. He lisäksi huomauttavat, että EU:n ohjelmat ja rahastot voivat tuoda uudenlaisia mahdollisuuksia monille eri toimijoille ja organisaatioille. Myös Seppänen-Järvelä (2004, s. 242) on todennut suomalaisen kehittämistoiminnan kehittyneen erityisesti EU- jäsenyyden myötä avautuneiden rahastojen ja ohjelmien ansiosta. Aikaisemmin hankkeita toteutettiin pääasiassa julkishallinnossa, mutta nykyään niitä toteuttavat myös erilaiset julkis- tai yksityisoikeudelliset yhteisöt kuten yhdistykset, kehittämisorganisaatiot tai oppilaitokset (Seppänen-Järvelä, 2004, s. 253). Kehittämisorganisaatioiden toiminnan voidaan ajatella olevan hankeperustaista silloin kun sen tulot ja resurssit ovat suoraan kytkeytyneitä käynnissä oleviin hankkeisiin. Hankeperustainen kehittämistoiminta vaatii suunnitelmallisuutta ja moninaisten prosessien organisointia (ks. Toikko & Rantanen, 2009), eli hankkeiden toteuttaminen edellyttää siis useita projektinhallinnan taitoja. Hankeperustaisissa kehittämisorganisaatioissa projektiliiketoiminnan tuntemus nousee erityiseen rooliin, sillä koko organisaation toiminta ja jossain määrin myös olemassaolo on hankkeista riippuvaista. Artto ja muut (2006, s. 17) määrittelevät 21 projektiliiketoiminnan projektien (ja hankkeiden) johdetuksi ja tavoitteelliseksi toiminnaksi, joka palvelee organisaation tavoitteiden saavuttamista. Yksittäisten projektien merkityksen tunteminen ja tunnustaminen vaatii myös projektiliiketoiminnan johtamista, jossa keskiössä on taustaorganisaation toimintaympäristön erityispiirteet ja strategiset linjaukset (Artto ja muut, 2006, s. 367). Projektiliiketoiminnan kuvauksen perusteella voidaan todeta, että MAKE-hankkeiden toteutuksessa on tärkeää, että prosessissa otetaan huomioon hankeorganisaation tavoitteiden lisäksi EU-hankkeiden ja maaseudun ja maatalouden toimintaympäristöjen erityispiirteet ja strategiset tavoitteet. 2.1.2 Hankkeet omina organisaatioinaan Hankkeet voidaan nähdä tutkimuskirjallisuudessa myös omina organisaatioinaan. Silfverbergin (2004, s. 6) mukaan hanke- tai projektiorganisaatio vastaa hankkeen toteutuksesta. Hän kutsuu tätä myös toteutustiimiksi. Artto ja muut (2006, s. 287) puolestaan kuvaavat projekteja monitoimijaisina ja väliaikaisina organisaatiorakenteina. Myös Renfors (2022, s. 6) määrittelee projektin tilapäisenä organisaationa, jonka pysyvä organisaatio perustaa osaksi toimintaa. Tutkimuksessani hankkeita käsitellään omina, väliaikaisina organisaatioinaan osana pysyvän taustaorganisaation toimintaa. Hankkeen näkeminen omana organisaationaan mahdollistaa sen toimintatapojen ja sisäisen rakenteen tarkastelun. Tätä tarvitaan myös hankeviestinnän tutkimuksessa, sillä hankkeen toimintaympäristön ja organisaatiorakenteen tunteminen auttaa arvioimaan hankeviestinnän ja hankkeen kokonaisvaltaisten tavoitteiden suhdetta. Jotta viestintää voidaan suunnitella strategisesti niin, että se vastaa sekä hankeorganisaation että sen taustalla toimivan kehittämisorganisaation strategisiin tavoitteisiin, on suhteen tutkiminen tärkeää. EU:n toimintaympäristössä hankeorganisaatiot koostuvat hankkeen toteuttajaorganisaatiosta tai -organisaatioista. Edellä kuvatun perusteella MAKE- hankkeiden voidaan ajatella siis koostuvan niistä toimijoista ja sidosryhmistä, jotka 22 osallistuvat hankkeen toteutukseen. MAKE-hankkeen toteutukseen vaikuttaa kehittämistoiminnan konteksti eli maaseutu ja erilaiset erityispiirteet, joita esimerkiksi maaseutuohjelma tai kansalliset ja alueelliset toimijat niille asettavat. 2.2 Maaseudun kehittämishankkeet eli MAKE-hankkeet EU:ssa maaseudun kehittämistä selvimmin ohjaa maatalouspolitiikan alle kuuluva maaseutupolitiikka. Kuntaliitto (2022) määrittelee maaseutupolitiikan hajautettuna ja verkostomaisena toimintana. Maa- ja metsätalousministeriö eli MMM (2021) näkee maaseutupolitiikalla edistettävän kokonaisvaltaisesti maaseudun elinvoimaa ja siellä asuvien sekä toimivien ihmisten ja yhteisöjen hyvinvointia. Maatalous- ja maaseutupolitiikka muodostavat yhdessä yhteisen maatalouspolitiikan eli YMP:n (engl. common agricultural policy eli CAP) (Eurooppa-neuvosto, 2024). YMP:n avulla siis tuetaan maaseutua ja maataloutta, ja sen toteuttamisen välineenä ovat maaseudun kehittämisohjelmat. Luvuissa 2.2.1 ja 2.2.2 esittelen MAKE-hankkeiden toimintaan vaikuttavaa ympäristöä ja siinä olevia toimijoita eli EU:ta ja kansallisia sekä alueellisia tahoja. Luvussa 2.2.3 esittelen lyhyesti MAKE-hankkeiden pääpiirteitä. 2.2.1 EU:n ohjelmaperustainen kehittäminen EU:n lähestymistapa politiikan toteuttamiseen ja esimerkiksi alueiden välisten erojen tasaamiseen on ohjelma- ja hankevetoista. Lukuisilla EU:n rahoitusohjelmilla on keskenään erilaisia tavoitteita ja niistä ohjataan rahoitusta moninaisille toimijoille kohdistuen esimerkiksi tutkimukseen ja innovointiin tai maaseudun kehittämiseen. Maaseudun kehittämisohjelmia eli maaseutuohjelmia rahoitetaan kunkin jäsenmaan kansallisista rahoista sekä Euroopan maaseudun kehittämisen rahastosta (Euroopan komissio, n.d. -a). Tästä syystä hankkeetkin ovat siis EU-osarahoitteisia. 23 Kujala (2021) on väitöskirjassaan tutkinut EU:n maaseutupolitiikkaa ja maaseutuhallintoa yrittäjyyden edistämisen näkökulmasta. Hän keskittyy hallinnon käytäntöjen uudistamismahdollisuuksiin, sillä YMP:n tukikäytäntöihin on nähty liittyvän paljon byrokratiaa. Myös MAKE-hankkeiden toteutuksessa byrokratian tuomat haasteet on tunnistettu (ks. luku 2.2.2). Byrokratian voidaan ajatella aiheutuvan esimerkiksi EU:n ohjelmaperusteisuudesta. Hankkeidenkin taustalla vaikuttavia maaseutuohjelmia voidaan valmistella joko kansalliselta tai alueelliselta pohjalta, ja ne hyväksytään ja niiden toteutusta seurataan Euroopan komission puolesta (Kujala, 2021, s. 29). Maaseutuohjelmia on ollut Suomessa kokonaisuudessaan neljä, ja viides käynnistyi vuonna 2023. Maaseutuohjelmaa toteutetaan muun muassa hankkeiden kautta, joita rahoitetaan maaseuturahastosta. Maaseuturahasto (engl. European Agricultural Fund for rural development eli EAFRD) on YMP:n rahoitusväline, jonka tavoitteena on vahvistaa maaseutualueiden ympäristöllistä ja taloudellista kestävyyttä (EU-rahoitusneuvonta, n.d.). Ohjelman ja sitä myötä rahaston rahoittamat kehittämisalueet ja toimenpideteemat vaihtelevat ohjelmakausittain. Maa- ja metsätalousministeriön (n.d. -a) mukaan maaseutuohjelmakauden 2014–2022 tavoitteina oli muun muassa maataloustuotannon kilpailukyvyn vahvistaminen ja osaamisen sekä tiedonvälityksen lisääminen. Edellä kuvaamani ohjelmaperustaisuus EU-hankkeissa tuo hanketyöhön omanlaisen syklin ja prosessin, jossa hankkeita suunnitellaan tietyssä aikaikkunassa ja tiettyjä kansainvälisiä, kansallisia sekä alueellisia tavoitteita noudattaen. MAKE-hankkeiden toteutuksessa tulee ottaa EU:n tason ohjelmien lisäksi huomioon myös kansalliset ja alueelliset tavoitteet. 24 2.2.2 Kansalliset ja alueelliset toimijat ja kehittämistoiminnan haasteet EU-perustainen kehittämistyö on Suomessa hajautettu. Tämä on aiheuttanut byrokraattisuutta, jota on julkisessa keskustelussa ja aikaisemmassa tutkimuksessa kritisoitu. Esimerkiksi Kujalan (2019, s. 6) mukaan Suomessa maatalouden tukihallinnon nähdään olevan poikkeuksellisen monimutkainen ja raskas. Tätä väitettä tukee myös MAKE-hankkeiden suunnitteluun ja toteutukseen vaikuttava toimijaverkosto, sillä se on verrattain laaja. Kuten edellisessä luvussa kuvasin, MAKE-hankkeiden toteutukseen vaikuttaa ylätasolla Euroopan unioni ja sen maaseutuohjelma sekä maaseuturahasto. Suomen maaseutuhallinnon toimijaverkostoon kuuluu Maa- ja metsätalousministeriö (MMM), Ruokavirasto, ELY-keskukset sekä Leader-toimintaryhmät. Kuviossa 2 olen kuvannut käsitekartan tyyppisesti tätä ympäristöä toimijoiden ja niiden hallinnoimien ohjelmien sekä suunnitelmien osalta lähtien Euroopan unionista ja päättyen hankkeen tasolle. Kuvio 2. MAKE-hankkeiden suunnitteluun ja toteutukseen vaikuttavat toimijat. Kaikilla kuviossa 2 kuvatuilla toimijoilla on omat säädökset ja odotukset hankkeiden ja sitä myötä myös hankeviestinnän toteutusta kohtaan. Kujala (2019, s. 25–26) jäsentelee Euroopan unioni Euroopan yhteinen maatalouspolitiikka YMP Suomi Manner-Suomen maaseudun kehittämisohjelma Maa- ja metsätalousministeriö Ruokavirasto ELY-keskukset ja Leader- toimintaryhmät Alueelliset maaseudun kehittämissuunnitelmat X hanke 25 Suomen alueen toimijaverkkoa seuraavasti: YMP:n toteutuksesta vastaa MMM, eli se toimii siis ”ohjelman hallintoviranomaisena”. Ruokavirasto, joka kuuluu MMM:n hallinnonalaan, vastaa puolestaan maataloustuki- ja maaseuturahastojen käytöstä ja esimerkiksi tukien toteutuksen ohjeistamisesta. Lähinnä yksittäistä toimijaa on ELY- keskukset ja/tai Leader-toimintaryhmät. Suomessa on 15 ELY-keskusta ja 54 Leader-toimintaryhmää. Jako ELYn ja Leaderin välillä toimii niin, että ELY-keskus tai -keskukset rahoittavat laajemmalle alueelle kohdistuvia hankkeita, kun Leader-ryhmät ensi sijassa paikallisia (Ruokavirasto, 2024a). Myös jokaisella ELY-keskuksella ja Leader-toimintaryhmällä on omat strategiat ja ohjelmansa, joiden painopisteisiin MAKE-hankkeiden toteutuksessa odotetaan keskittyvän maaseutuohjelman lisäksi (ks. Ruokavirasto, 2024b). Hanketoimijan näkökulmasta aikaisemmin mainitsemani byrokraattisuus voi näyttäytyä haasteena ja esimerkiksi toimenpiteiden suunnittelu voi olla vaikeaa, mikäli ohjeet ovat epäselviä tai ohjeistavien tahojen tavoittaminen on hankalaa. Kujalan (2019, s. 82) tutkimuksen tulokset osoittivat, että maaseutuohjelman tukijärjestelmässä vallitseva byrokraattisuus aiheuttaa niin sanottuja ei-toivottuja seurauksia. Näihin kuuluvat esimerkiksi hidas päätöksenteko, asioiden monimutkaisuus ja jatkuvuuden puute. Myös Renfors (2022) on tutkimuksessaan osoittanut, että EU-osarahoitteisissa projekteissa työskentely vaatii hanketoimijalta byrokratian tuntemista ja monien eri alojen tietotaitojen yhdistämistä. Byrokraattisuus ei kuitenkaan ole ainoa ohjelmaperusteisesta kehittämistoiminnasta löydetty haaste. Ohjelmaviidakon keskellä toimimisessa suunnittelu nousee erityiseen asemaan. Roininen (2012) on väitöskirjassaan tutkinut alue- ja yhdyskuntasuunnittelun arviointia ja tuo esiin muun muassa suunnittelemattomuuden vaikutukset niin projektiyhteiskunnassa, kuin yksittäisissä projekteissakin. Ohjelmissa tavoitteet ovat kunnianhimoisia ja suunniteltuja, mutta käytännössä tämä ilmenee suunnittelemattomina projektirahoitushakemuksina, joissa itse sisältö on korvattu 26 hakemuksen muodollisella pätevyydellä (Roininen, 2012, s. 30). Suunnittelemattomuuden vaikutukset voivat kuitenkin heijastua hankkeen toteutukseen ja tuloksiin. MAKE-hankkeiden toteutusta ohjaa hankesuunnitelma (ks. luku 2.3), ja niiden toteutuksessa on tiettyjä pääpiirteitä ja myös suuntaviivoja, joita tulee noudattaa. 2.2.3 MAKE-hankkeiden pääpiirteet Yksi MAKE-hankkeiden pääpiirteistä on edellä kuvaamani toimijaympäristö sekä kehittämisen kohde, eli maaseutu alueena ja toimintaympäristönä. Vaikka hankkeiden tavoitteena on kehittää maaseutua, niitä voidaan toteuttaa paikallisesti, alueellisesti, alueiden välisinä, valtakunnallisina tai osittain kansainvälisinä (Maa- ja metsätalousministeriö, 2021). Suomen alueella toteutettavissa MAKE-hankkeissa keskeinen kansallinen toimija on Maaseutuverkosto, joka tarjoaa tietoa ja tukea hanketoteutuksesta ja EU:n maatalous- ja maaseuturahoituksesta. Maaseutuverkosto (2016) on myös tuottanut Hanketoimijan käsikirjan, johon viittaan erityisesti tässä luvussa MAKE-hankkeiden piirteitä esitellessäni. MAKE-hankkeet jaettiin maaseutuohjelmakaudella 2014–2022 neljään tyyppiin niiden toiminnan ja sisällön mukaan: 1) kehittämishanke, 2) yleishyödyllinen investointi, 3) koulutus- ja tiedonvälityshanke sekä 4) teemahanke (Maaseutuverkosto, 2016, s. 4). Kehittämishankkeet voidaan edelleen jakaa yleishyödyllisiin kehittämishankkeisiin ja yhteistyöhankkeisiin. Tutkimukselleni relevantteja hanketyyppejä ovat kehittämishankkeet ja koulutus- ja tiedonvälityshankkeet, sillä sellaisia ovat tutkimukseni kohteena olevat hankkeet olleet. Hanketyypit on kuvattu kuviossa 3. 27 Kuvio 3. Hanketyypit (Maaseutuverkosto, 2016, s. 4). Kehittämishankkeiden tavoitteena on hankkeen yleisen määritelmän mukaisesti (ks. luku 2.1) luoda jotain uutta tai vaihtoehtoisesti kehittää jo olemassa olevaa paremmaksi. Yleishyödyllisten kehittämishankkeiden odotetaan hyödyttävän mahdollisimman monia toteuttamisalueellaan, ja yhteistyöhankkeissa nimensä mukaisesti korostuu yhteistyö esimerkiksi yritysten kesken tai yritysten ja kehittäjien välillä (Maaseutuverkosto, 2016, s. 6). Koulutus- ja tiedonvälityshankkeet puolestaan lisäävät osaamista sekä jakavat ja/tai välittävät tietoa (Maaseutuverkosto, 2016, s. 9). Hanketyyppien tunnistaminen on tärkeää, sillä eri hanketyypit kohdistuvat eri tavalla. Tämä vaikuttaa myös hankeviestinnän suunnitteluun erityisesti kohde- ja sidosryhmien sekä käytettävien viestintäkanavien määrittelyn osalta. Hanketoiminnan taustalla vaikuttavat perusajatukset ovat pysyneet suurilta osin samanlaisina, mutta kehittämisen työkalut ja menetelmät sekä arviointi- ja vaikuttavuusperusteet ovat muuttuneet ja mukautuneet yhteiskunnan kehityksen myötä. EU toimintaympäristönä on jo pitkään nähty byrokraattisena ja jokseenkin haasteellisena, kuten edellä olen kuvannut. Tällaisessa monitoimijaisessa ja erilaisia säädöksiä ja ohjeita sisältävässä ympäristössä hankesuunnittelun merkitys korostuu. Hanketyypit Kehittämishanke Yleishyödyllinen kehittämishanke Yhteistyöhanke Yleishyödyllinen investointi Koulutus- ja tiedonvälityshanke Teemahanke 28 2.3 Hankesuunnitelma ohjaa toimintaa Hankesuunnittelu on omanlainen prosessinsa. Hankkeen suunnittelussa tulee ottaa huomioon monia asioita etenkin EU-osarahoitteisia hankkeita suunnitellessa, sillä toimintaympäristö on moniulotteinen. Esimerkiksi Büttnerin ja Leopoldin (2016) tutkimus osoittaa, että EU:n ”projektimaailmassa” työskenteleminen vaatii hanketoimijalta paitsi hanke- ja projektijohtamisen taitoa (ks. luku 2.1), myös tietoa EU:n standardeista, määräyksistä ja odotuksista. MAKE-hankkeelle tukea haettaessa tuen myöntämisen edellytyksenä on, että hakija on esittänyt hankesuunnitelman ja rahoitus myönnetään tukipäätöksessä hyväksyttyjen toimenpiteiden toteuttamista varten (Laki maaseudun kehittämisen tukemisesta rahoituskaudella 2023–2027 1325/2022, 10 §, 4 §). Tämä tarkoittaa käytännössä sitä, että rahoitus myönnetään niihin asioihin, jotka hankesuunnitelmassa on luvattu tehdä. Hankesuunnitelmien voidaan ajatella siis olevan hanketoteutuksen tärkein asiakirja. Esittelen seuraavaksi sen sisältövaatimuksia. Hankesuunnitelmassa tulee myös kertoa erillisessä kohdassa hankkeen tiedottamisesta, ja tästä osiosta kerron luvussa 2.3.2. 2.3.1 Sisällöstä yleisesti Hankesuunnitelmassa määritellään muun muassa hankkeen kehittämistarpeet, tavoitteet ja toimenpiteet. Silfverberg (2004, s. 6) vertaakin hankesuunnitelmaa liiketoimintasuunnitelmaan yritystoiminnassa. Tällä hän tarkoittaa sitä, että hankesuunnitelmat tulisi nähdä strategisen tason suunnitelmina, sillä niissä määritellään kaikki olennaiset hankkeen aloittamiseen, toteutukseen ja tuloksiin vaikuttavat asiakokonaisuudet. Silfverberg (2004, s. 18–19) toteaa myös, että hyvässä hankesuunnitelmassa tavoitteet ovat selkeitä ja aikataulu kattaa hankkeen toteutusajan ja on myös realistinen. 29 MAKE-hankkeen hankesuunnitelman sisältö on määritelty otsikkotasolla Ruokaviraston toimesta. Hankesuunnitelman vähimmäisvaatimuksena on, että siitä löytyy ainakin hakijan esittely, hankkeen kohderyhmä, sisältö ja tavoitteet, toteutusaika ja toimenpiteet, yhteistyötahot, kustannusarvio, rahoitussuunnitelma sekä tiedottamista koskevat asiat (Maaseutuverkosto, 2016, s. 6). Hankesuunnitelman tarkempi sisältörakenne otsikkotasolla on kuvattu kuviossa 4. Kuvio 4. Hankesuunnitelman sisältö otsikkotasolla (Ruokavirasto, 2024b). Aikaisempi tutkimus kuitenkin osoittaa, että hankesuunnitelmien arviointi voi olla eri tasoista. Esimerkiksi Launikarin (2024) mukaan EU-osarahoitteisten hankehakemusten (eli hankesuunnitelmien) arviointi vaihtelee esimerkiksi rahoitusohjelman mukaan. Hän kuitenkin toteaa, että yleisesti ottaen arviointi perustuu hankkeen merkityksen ja tavoitteiden kuvaukseen sekä vaikuttavuuteen ja kestävyyteen. Arvioinnissa siis keskitytään hänen mukaansa siihen, vastaavatko suunnitelmassa esitetyt tavoitteet EU:n tietyn politiikan tavoitteita ja strategioissa asetettuja kehittämistarpeita. Myös toiminnan laadullisella ja määrällisellä vaikuttavuudella sekä tulosten suunnitellulla hyödyntämisellä ja juurruttamisella hankkeen päättymisen jälkeen on hänen mukaansa Hakija Hankkeen tarve ja tausta Hankkeen tavoitteet Hankkeen toimenpiteet ja toteutustapa sekä riskit toteutuksessa Yhteys Manner-Suomen maaseudun kehittämisohjelmaan sekä alueelliseen ohjelmaan tai paikalliseen strategiaan. Miten aiemmat hankkeet on huomioitu? Toiminta-alue, kohderyhmä, hyödynsaajat sekä aikataulu Miten hankkeen toteutumista arvioidaan? Miten hankkeessa syntyvää toimintaa jatketaan hankkeen päättymisen jälkeen? Tiedottaminen 30 merkittävä vaikutus arviointiin. Tämän perusteella hankesuunnitelmilta odotetaan siis myös konkretiaa esimerkiksi hankkeen vaikuttavuuden osalta. Edellä kuvaamieni asioiden perusteella voidaan todeta, että hyvä ja perusteellinen hankesuunnitelma varmistaa hankkeen tehokkaan ja tuloksellisen toteutuksen hanketoimijalle. Sen sijaan rahoittajille hankesuunnitelma toimii perusteluna varmistaen toimenpiteiden linjassa olemisen sekä valtakunnallisten että alueellisten tavoitteiden kanssa. 2.3.2 Tiedottaminen ja viestintä hankesuunnitelmissa Aikaisemmin johdannossa mainitsemani kaksijakoinen näkemys hankeviestinnästä näyttäytyy esimerkiksi hankehallintoon liittyvissä asiakirjoissa. Viestinnälle on oma osuutensa hankesuunnitelmissa, vaikkakin otsikon ’tiedottaminen’ alla. Otsikon tarkentamiseksi hankesuunnitelmapohjaan (Ruokavirasto, 2024b) on kirjoitettu: Tähän kirjoitetaan tiedotussuunnitelma. Miten tuloksista tiedotetaan hankkeen aikana ja hankkeen jälkeen? Hanketoimijan käsikirjassa (Maaseutuverkosto, 2016, s. 12) osiota kuvataan tiedottamiseksi ja raportoinniksi hankkeen etenemisestä ja tuloksista. Huomionarvoista kuitenkin on, että tätä toimintaa kuvatessa käsikirjassa käytetään sekä viestinnän että tiedottamisen termejä sekaisin. Viestinnän tarpeellisuutta perustellaan muun muassa tulosten levittämisellä ja osallistumaan innostamisella (Maaseutuverkosto, 2016, s. 32). Viestintää ei ole MAKE-hankkeiden suunnitelmissa sidottu tiettyyn hankkeen toimenpiteeseen tai kohtaan hankesuunnitelmassa, mikä tarkoittaa sitä, että hankeen viestinnästä tai tiedottamisesta voidaan puhua myös sille osoitetun osion lisäksi missä tahansa muussakin osiossa. Viestintä voi ilmetä esimerkiksi hankkeen toimenpiteitä ja toteutustapoja kuvatessa. Tätä tapahtuu muun muassa tiedonvälityshankkeissa, joiden tavoitteena on välittää tietoa tietystä aihealueesta tai uusista menetelmistä tietylle kohderyhmälle 31 (Maaseutuverkosto, 2016, s. 9). Hankkeen viestintäsuunnitelmassa tulisi määritellä ulkoisen ja sisäisen viestinnän kohderyhmät, viestinnän välineet ja menetelmät sekä kustannukset (Maaseutuverkosto, 2016, s. 18). Viestintäsuunnitelmaa ei kuitenkaan vaadita, vaikka hankeviestintää koskevatkin useat säädökset ja odotukset. 2.4 Hankkeen viestintää koskevat säädökset ja odotukset EU on asettanut hankkeille tiettyjä viestinnällisiä vaatimuksia rahoituksen saamiseksi. EU velvoittaa tuensaajia eli hanketoimijoita tiedottamaan tuensaajan virallisella verkkosivustolla ja/tai sosiaalisen median tilillä hankkeesta ja sen toimista, tavoitteista ja tuloksista sekä unionilta saadusta tai saatavasta rahoitustuesta (Parlamentin ja neuvoston asetus (EU) 2021/1060 art. 50). Kuten johdannossa totesin, rahoitusta voidaan vähentää, jos tuensaaja rikkoo velvoitteitaan. Velvoitteena on esimerkiksi EU:n tunnuksen näkyvä ja oikea käyttö, sillä se on tärkein yksittäinen EU:n visuaalinen brändi (Euroopan komissio, n.d. -b). On siis tärkeää, että hankkeissa varmistetaan viestinnän avulla ohjelmien ja rahoituksen näkyvyys. Viestinnällä on todettu olevan yhä suurempi merkitys EU-hankkeiden toteutuksessa. Kuten edellisessä luvussa totesin, viestinnän käsitteellistäminen ja sen termin käyttö vaihtelee viranomaistahojen ohjeistuksissa ja muissa lähteissä. Luvussa kuvaan ensin viestinnän, levittämisen ja hyödyntämisen eroja tukeutuen erityisesti Horisontti Eurooppa -ohjelman viestintää koskeviin ohjeisiin. Tämän jälkeen luvussa 2.4.2 kuvaan lyhyesti MAKE-hankkeiden ulkoista ja sisäistä tiedottamista niiltä osin, kuin se on Hanketoimijan käsikirjassa kuvattu. 2.4.1 Viestintä, levittäminen ja hyödyntäminen Edellä kerroin, että MAKE-hankkeiden hankesuunnitelmissa on osio tiedottamiselle, mutta viestintäsuunnitelman liittämistä rahoitushakemukseen ei ole vaadittu. Kuitenkin 32 esimerkiksi Henrikssonin ja muiden (2018, s. 205) toteuttamassa tutkimuksessa ehdotetaan, että EU:n tulisi sisällyttää viestinnän ja tiedonvälityksen suunnitelma rahoitushakemukseensa. Tämä korostaisi heidän mukaansa viestinnän merkitystä ja roolia koko hankkeessa. Se myös mahdollistaisi tehokkaamman ulkoisen viestinnän prosessin suunnittelusta toteutukseen ja arvioinnista uudelleen suunnitteluun. Viestinnän suunnittelua korostetaan myös muissa EU-hankkeiden viestintää käsittelevissä lähteissä, vaikkakin viestinnän kuvaamiseen käytetään eri termejä. Erilaisia viestintään liittyvien termien käyttöä on kuvattu muun muassa Horisontti Eurooppa -ohjelman hankeviestintää käsittelevässä infograafissa. Euroopan komission ja Euroopan tutkimuksen toimeenpanoviraston (2023) tuottamassa infograafissa EU- hankkeesta viestiminen jaetaan kolmeen tasoon, joita ovat viestintä (communication), levittäminen (dissemination) ja hyödyntäminen (exploitation). Näitä toteuttamalla voidaan tukea hankkeen onnistumista ja varmistaa EU:n näkyvyys. Vaikka kyseinen infograafi on osoitettu erityisesti Horisontti Eurooppa -ohjelman alaisia hankkeita toteuttaville toimijoille, ovat ne vertailtavissa MAKE-hankkeissa toteutettavaan viestintään. Infograafissa (Euroopan komissio & Euroopan tutkimuksen toimeenpanovirasto, 2023) viestinnällä tarkoitetaan toimenpiteiden ja tulosten tiedottamista (inform) ja niiden esiin tuomista (promote). Levittäminen puolestaan sisältää tiedon ja tulosten julkiseksi tekemisen, ja hyödyntämisellä tarkoitetaan tulosten konkreettista käyttämistä kaupallisiin, poliittisiin ja yhteiskunnallisiin tarkoituksiin. Myös MAKE-hankkeissa erityisesti toimenpiteiden ja tulosten tiedottamisen nähdään olevan merkittävä osa hankkeen viestintää. Viestintä nähdään siis työkaluna. Sen avulla voidaan vaikuttavasti ja konkreettisesti viestiä hankkeen toimenpiteistä, tuloksista ja parhaista käytännöistä (ks. esim. Rakennerahastot, 2022). MAKE-hankkeiden kontekstissa viestinnässä ei ole yhtä selkeästi kuvattu käsitteiden eroja verrattuna aikaisemmin esittelemääni Horisontti Eurooppa -ohjelman hankkeiden viestintää koskevaan infograafiin. Ulkoista ja sisäistä 33 tiedottamista on kuitenkin käsitelty Maaseutuverkoston (2016) toimittamassa Hanketoimijan käsikirjassa. 2.4.2 Ulkoinen ja sisäinen tiedottaminen MAKE-hankkeissa Aikaisemmin esittelemäni säädösten ja odotusten perusteella voidaan todeta, että MAKE-hankkeissa tärkeää on uusien toimintamallien ja tulosten levittäminen sekä juurruttaminen, mutta myös EU:n näkyvyyden varmistaminen. Hanketoimijan käsikirjassa (Maaseutuverkosto, 2016, s. 32) viestintä on jaettu sisäiseen ja ulkoiseen tiedottamiseen, jossa sisäisen tiedottamisen kohteena on muun muassa hankkeen toteuttajaorganisaatio, rahoittaja(t) sekä muita sidosryhmiä. Ulkoisen tiedottamisen kohteena ovat kaikki muut, ja käsikirjan mukaan sen tavoitteena on kertoa hankkeen tapahtumista julkisuuteen niin, että tiedottamistoiminta synnyttää hankkeelle näkyvyyttä. Sisäisen tiedottamisen osalta hankkeesta ja sen etenemisestä tulisi kertoa niille, ”joita hanke koskee ja jotka voivat saada hankkeesta jotain hyötyä”, ja välineinä voi olla muun muassa erilaiset tapahtumat, sähköposti ja sisäiset kokoukset. (Maaseutuverkosto, 2016, s. 32). Sisäisen tiedottamisen tavoitteena voidaan ajatella olevan relevanttien sidosryhmien ajan tasalla pitäminen liittyen hankkeen tavoitteisiin, etenemiseen ja mahdollisiin muutoksiin. Hankkeesta tiedottamista odotetaan vähintään hankkeen alkaessa ja päättyessä, jonka lisäksi hanketoimijoita rohkaistaan tekemään esimerkiksi lehdistötiedotteita (Maaseutuverkosto, 2016, s. 15). MAKE-hankkeiden viestintäohjeissa ohjelmakaudelle 2014–2022 (Maaseutu, 2023) käsitellään tiedotusmateriaalia, jolla tarkoitetaan esimerkiksi verkkosivuja ja lehti-ilmoituksia. Ohjeissa myös säädellään logon/lipun/tunnuksen sekä hankejulisteen ja tiedotuskyltin käyttö. Hanketoteuttajat voivat hyödyntää kuvapankkia (logot ja tunnukset) ja viestinnän työkalupakkia (dokumenttipohjat). Ohjeet päivitetään joka ohjelmakaudelle, ja esimerkiksi käytettävät lipputunnukset saattavat muuttua. 34 Viestinnällä voidaan lisätä sekä hankkeiden vaikutusten leviämistä että tietoisuutta esimerkiksi kehittämistarpeista ja Euroopan unionista. EU:n toiminta on kuitenkin monimutkaista ja politisoitunutta, mikä tuo omia haasteitaan myös kehittämishankkeiden viestinnän suunnitteluun (ks. luku 2.1). Edellä esittelemäni hankesuunnitelmapohja ja erilaiset säädökset sekä ohjeistukset suuntaavat MAKE- hankkeiden hankeviestintää, mutta eivät kuitenkaan määrittele sitä yksityiskohtaisesti. EU-hankkeiden viestinnälliset vaatimukset ja odotukset lisääntyvät jatkuvasti. Toimintaympäristössä onkin havaittavissa viestinnän muutos, jossa on siirrytty tässä luvussa kuvaamistani perinteisestä lippuihin ja kyltteihin nojaavasta tiedotusmallista kohti osallistavampaa ja vuorovaikutuksellisempaa viestintää. Uudet viestintämenetelmät, -tavat ja -kanavat sekä toimintaympäristön muutokset ovat mahdollisuuksia, mutta myös haasteita mitä kehittyminen ja digitalisoituminen on tuonut hankkeiden ja niistä viestimisen maailmaan. 35 3 Hankeviestinnän rakentuminen Hankeviestinnän käsite ei ole selvärajainen tai ainakaan täysin vakiintunut Suomessa, mistä kertoo löyhä eronteko viestinnän ja tiedottamisen välillä muun muassa hanketoimijoille osoitetuissa ohjeistuksissa (ks. luku 2.3.2). Tiedottaminen nähdään perinteisesti yksisuuntaisena tiedonvälityksenä. Se ei kuitenkaan enää riitä kuvaamaan EU-hankkeissa edellytettyä viestintää, sillä hankeviestinnältä odotetaan muun muassa uusien kohderyhmien tavoittamista ja osallistamista eli kokonaisvaltaista vaikuttavuutta (ks. Rakennerahastot, 2022). Viestinnällä nähdään siis olevan yhä suurempi merkitys hankkeiden toteutuksessa. Jotta hankeviestinnän ymmärtäminen olisi selvärajaisempaa eli ero tiedottamisen ja viestinnän taustalla tulisivat esiin, esittelen ensin luvussa 3.1 viestinnän kaksi koulukuntaa. Tämän lisäksi taustoitan hankeviestintää tukeutumalla aikaisempaan projektiviestinnän tutkimukseen. Hankeviestintää voidaan kuvata myös projektiviestintänä, sillä hankkeen ja projektin käsitteitä voidaan käyttää synonyymeina toisilleen. Luvussa 3.2 esittelen yhteisöviestinnän ja strategisen viestinnän näkemyksiä sekä niiden sopivuutta hankeviestinnän käsitteellistämiseen. Aikaisemmin luvussa 2.1 esiin tuomani projektinhallinta ja projektiliiketoiminta ovat olennaisia kokonaisuuksia myös hankeviestinnän toteuttamisessa. Luvussa 3.3 tarkastelen viestintää hankkeen hallinnan välineenä, ja kerron viestinnälle annetuista rooleista ja tehtävistä aikaisempaan projektiviestinnän tutkimukseen perustuen. Vertailen myös EU-hankkeiden kontekstissa viestintää käsittelevien tutkimusten tuloksia suhteessa aikaisemmin esittelemiini viestinnän ajatuksiin, ja kokoan teoreettisen viitekehyksen yhteen. 36 3.1 Viestinnän käsitteellistäminen Viestinnälle annetaan monia määritelmiä teoreettisesta taustasta ja näkökulmasta riippuen. Yksi tapa on nähdä viestintä tiedon siirtona. Esimerkiksi Juholin ja Rydenfelt (2021, s. 305) kuvaavat viestintää tiedon siirtona, välittämisenä ja vaihdantana. Heillä on kuitenkin vaihtoehtoinen tapa tälle näkemykselle, ja heidän mukaansa viestintä voi myös olla asioiden merkityksellistämistä ja yhteisöllisyyden rakentamista. Tällainen kaksijakoinen viestintänäkemys vallitsee myös hankeviestinnän kontekstissa. Viestinnän ja perinteisen tiedottamisen erottamiseksi käsittelen ensin kahta viestinnän koulukuntaa ja niihin linkittyviä paradigmoja. Kuten johdannossa totesin, hankeviestinnän voidaan ajatella olevan vuorovaikutusta hankkeen ulkoisten ja sisäisten sidostoimijoiden kanssa (Valtiovarainministeriö, 2023). Myös projektiviestintää voidaan kuvata tällä tavalla (Plowman & Diffendal, 2020), ja esittelenkin aikaisempaa tutkimusta hankeviestinnän lisäksi myös projektiviestinnän näkökulmasta. 3.1.1 Viestinnän koulukunnat ja paradigmat Viestinnän tutkimus on tuonut esiin useita toisistaan eriäviä viestinnän näkemyksiä. Fisken (2010) mukaan viestinnän tutkimuksessa voidaan erottaa kaksi koulukuntaa, joita ovat prosessikoulukunta ja merkityskoulukunta eli semioottinen koulukunta. Fiske (2010, s. 2–3) toteaa prosessikoulukunnan ymmärtävän viestinnän prosessina, jossa viestintää voidaan tarkastella sanomana lähettäjältä vastaanottajalle. Hän esittää myös semioottisen koulukunnan näkemyksen, jonka mukaan viestintä on merkityksiä luova ja vuorovaikutteinen tapahtuma, jossa sanoman sijaan keskitytään viestinnän ymmärtämiseen. Koulukuntia voidaan tarkastella myös niiden edustamien paradigmojen kautta. Paradigmat voidaan ymmärtää tietynlaisina viitekehyksinä, joiden kautta viestintää voidaan käsitteellistää. Kinnunen (2019, s. 45) tutkii väitöskirjassaan viestintää hallinnan 37 välineenä ja esittelee kaksi yhteisöviestinnän paradigmaa, joita ovat positivistinen ja tulkitseva paradigma. Yhteisöviestintä on hänen mukaansa muodostunut organisaatio- ja johtamisteorioiden kontekstissa, josta kertoo myös sen englannin kieliset käsitteet organizational communication ja public relations (PR). Yhteisöviestinnästä kerron tarkemmin luvussa 3.2.1. Paradigmat on eritelty tarkemmin taulukossa 2. Taulukko 2. Yhteisöviestinnän paradigmat (Kinnunen, 2019, s. 45). Paradigma Yhteisön sisäisen viestinnän käsitys Yhteisön ulkoisen viestinnän käsitys Positivistinen paradigma Prosessikoulukunta Informointia, ylhäältä alas suuntautuvaa viestintää Tiedottamista, sidosryhmille suunnattua viestintää Tulkitseva paradigma Merkityskoulukunta eli semioottinen koulukunta Viestintä rakentaa yhteisymmärrystä luomalla merkityksiä Viestintä on pitkäjänteistä toimintaa yhdistäen yhteisön menneisyyden, nykyisyyden ja tulevaisuuden Positivistinen paradigma näkee viestinnän Kinnusen (2019, s. 45) mukaan suoraviivaisena ja yksisuuntaisena sanomien siirtona. Hän toteaa sisäisessä viestinnässä korostuvan ylhäältä alas suuntautuvan viestinnän, sillä se on pääasiassa informointia. Positivistisessa paradigmassa keskiössä on sisällön sijaan viestinnän prosessi, jossa tehokas viestintä mahdollistaa ennemmin tai myöhemmin halutun lopputuloksen eli viestin perille menon (Kinnunen, 2019, s. 46). Positivistisen paradigman näkemys viestinnästä on siis varsin yksipuolinen, ja siinä ympäristö jätetään huomioimatta. Tulkitsevassa paradigmassa painottuu enemmän merkitysten luominen, mikä mukailee myös luvun alussa mainitsemaani Juholinin ja Rydenfeltin (2021, s. 305) näkemystä viestinnästä. Tulkitseva paradigma näkee viestinnän merkitysten luojana sekä yhteisön ja kulttuurin aseman vahvistajana (Kinnunen, 2019, s. 45). Viestintä nähdään siis 38 ihmisten välisenä ja vuorovaikutteisena viestien luomis- ja vaihtamisprosessina. Kinnusen (2019, s. 45–46) mukaan tulkitsevassa paradigmassa sisäinen ja ulkoinen viestintä keskittyvätkin molemmat vuorovaikutuksen ja yhteisöllisyyden rakentumiseen. Hän huomauttaa viestinnän suuntautuvan laajasti myös organisaation ulkopuolelle. Tämän perusteella viestinnän voidaan ymmärtää olevan moniulotteinen ja vuorovaikutuksellinen tapahtuma, jossa luodaan merkityksiä tietyssä kontekstissa. Projektien ja hankkeiden viestinnän painopiste on aikaisemmassa tutkimuksessa näyttäytynyt prosessikoulukunnan näkemyksen mukaisena viestintänä, jossa viestintää kuvataan siirtoprosessina, eikä ympäristön tai vuorovaikutuksellisuuden nähdä juurikaan vaikuttavan viestin sisältöön tai esimerkiksi sen tulkintaan. MAKE-hankkeiden toimintaympäristöä luvussa 2 esitellessäni toin kuitenkin esiin hankeviestinnässä havaittavan muutoksen (ks. luku 2.4.2), joka on huomioitu myös joissain projektiviestinnän tutkimuksissa. 3.1.2 Projektiviestintä viestintäprosessina Projektiviestintää on kuvattu viestin siirtoprosessina useassa eri tutkimuksessa. Esimerkiksi Pritchardin (2014, s. 25) projektiviestinnän malli sisältää lähettäjän, vastaanottajan sekä itse viestin. Viesti saattaa mallin mukaan muuttua matkalla vastaanottajalle, joka edelleen tulkitsee viestin ja mahdollisesti antaa palautetta lähettäjälle. Kuutti (2012, s. 196) kuvailee viestintää samalla tavalla huomauttaen kuitenkin siitä, että prosessiin ei liity välitöntä palautetta tai välttämättä edes sanomien vastaanottamista. Tällainen niin kutsuttu tiedotustoiminta voidaan nähdä hyvinkin yksisuuntaisena ja -puolisena sanomien lähettämisenä. Zulch (2014, s. 1001) kuvaa viestintäprosessia samantapaisesti kuin edellä mainitsemani Pritchard ja Kuutti, lisäten kuitenkin viestinnän välineen. Hänen mukaansa viestintäprosessin perustaso rakentuu neljän osan varaan, joita ovat viestin lähettäjä, siirtokanava, viestin vastaanottaja ja viestinnän väline eli koodi, jossa viesti välitetään. 39 Hän huomauttaa viestinnän kaikkien osien toimivuuden sekä lähettäjän viestinnällisten taitojen merkityksestä projektin onnistumisen kannalta. Viestinnän onnistumisen ajatellaan olevan kriittinen menestystekijä koko projektinkin onnistumisessa. Tämä ajatus korostuu myös EU-hankkeiden kontekstissa (ks. luku 2.4). EU-osarahoitteisen projekti- ja hanketoiminnan onnistumisen edellytyksiä sekä projektinhallinnan menetelmien toimivuutta ovat tutkineet esimerkiksi Kostalova ja muut (2017). Heidän tutkimuksensa osoitti, ettei projektin hallintamenetelmiä sovellettu riittävästi tutkimuksen kohteena olevissa EU-hankkeissa tai niiden suunnitteluvaiheessa. Tuloksissaan Kostalova ja muut (2017, s. 307) toivat esiin esimerkiksi projektiviestinnän suunnitelman hyödyntämisen yhtenä projektimenetelmänä. Sen avulla EU-hankkeiden tehokkuutta ja vaikuttavuutta voitaisiin heidän mukaansa parantaa. Myös Henriksson ja muut (2018) osoittivat, että projektiviestintäsuunnitelmalla on merkitystä EU-hankkeiden toteutuksen onnistumisen kannalta (ks. luku 2.4.1). Hankeviestintä voidaan siis ymmärtää prosessimaisena sanoman siirtona, jossa kuitenkin tulisi EU-hankkeiden viestintää toteutettaessa ottaa huomioon viestinnän suunnitelmallisuus sekä yleisesti hanketoimijan projektinhallinta- ja viestintätaidot. Koska EU-hankkeissa pitkän aikavälin tavoitteena on tulosten levittäminen ja juurruttaminen mahdollisimman laajalle alueelle, tulee hankeviestinnänkin olla tavoitteellista ja vaikuttavaa. Tähän prosessikoulukunnan näkemys viestinnästä on jokseenkin riittämätön. 3.2 Kohti vuorovaikutteista ja strategista viestintää Viestinnällä on merkittävä rooli kehittämistoimenpiteiden juurruttamisessa. Kehittämishankkeissa yleisenä tavoitteena on Silfverbergin (2004, s. 21) mukaan pysyvien ja kestävien vaikutusten luominen niin, että uudet tai kehitetyt toimenpiteet eivät jää tuesta riippuvaiseksi. Tällä tarkoitetaan käytännössä sitä, ettei 40 kehittämistoimenpiteiden eteenpäin vieminen pääty hankkeen loputtua, vaan ennemminkin sitä tulisi tehdä enenevissä määrin esimerkiksi uusien hankkeiden tai muiden toimenpiteiden kautta. Projektiviestinnältä tyypillisesti odotetaan Arton ja muiden (2006, s. 232) mukaan jatkuvuutta ja suunnitelmallisuutta, ja se voi olla yksi- tai useampisuuntaista ja sisällöllistä (vrt. Pritchard, 2014). He toteavat, että viestintään kohdistuu odotuksia eri sidosryhmiltä, joten ennakointi ja suunnitelmallisuus ovat avainasemassa sen toteutuksessa. Onnistunut viestintä on tiedonvaihtoa, jossa tiedon välittäjä on ottanut kohderyhmät ja ympäristön huomioon (Artto ja muut, 2006, s. 233). On huomioitavaa, että tämä eroaa merkittävästi luvussa 3.1.2 esittelemästäni aikaisemman projektiviestinnän tutkimuksen näkemyksistä. Hankkeilta odotetaan vuorovaikutuksellista ja osallistavaa viestintää (ks. luku 2.4), minkä vuoksi luvussa 3.1.1 esittelemäni prosessikoulukunnan edustama positivistinen paradigma ei täysin sovellu hankeviestinnän käsitteellistämiseen. Sen sijaan merkityskoulukunnan näkemys viestinnän vuorovaikutteisuuden tarpeellisuudesta ja ympäristön vaikutuksesta viestintään on relevantimpi. Tästä syystä esittelen luvussa ensimmäiseksi Åbergin (2022) merkityksellistävän yhteisöviestinnän mallin, jonka mukaan viestinnän tehtävä on merkityksellistää. Mallin avulla voidaan myös kuvata viestinnän eri tehtäviä organisaatioissa. Malli on sopiva kuvaamaan hankeviestinnänkin tehtäviä sillä kuten olen aikaisemmin todennut, hankkeet voidaan nähdä omina, väliaikaisina organisaatioinaan (ks. luku 2.1.2). Hankeviestinnän suunnitelmallisuuden ja tavoitteellisuuden ymmärtämiseksi esittelen myös strategista viestintää organisaatioiden kontekstissa. Strategisen viestinnän näkemyksessä korostuu viestinnän tavoitteellisuus ja sen rooli koko organisaation strategiaa tukevana toimintana (Juholin & Rydenfelt, 2021, s. 305). Esittelen lyhyesti myös strategiseen viestintään linkittyvää CCO-näkökulmaa, jonka taustalla on ajatus siitä, että organisaatiot rakentuvat viestinnän kautta. 41 3.2.1 Yhteisöviestinnän tehtävä on merkityksellistää Yhteisöviestintä on ollut oma viestinnän alasuuntaus jo useita vuosikymmeniä. Åberg (2022, s. 3) esitteli jo vuonna 1985 tulosviestinnän mallin eli niin kutsutun Åbergin pizzan, josta on johdettu viisi yhteisöviestinnän tehtävää eli funktiota. Hän toteaa, että mallin taustalla vaikuttaa viestinnän funktionalistinen lähestymistapa, jonka mukaan viestinnän tehtävänä on saavuttaa määrälliset tulostavoitteet ja mahdollistaa strategian toteutuminen. Malli ei kuitenkaan ottanut riittävästi huomioon organisaatioiden toimintaympäristöä, ja näin malli tuotiin 2020-luvulle nimellä merkityksellistävän yhteisöviestinnän malli (Åberg, 2022, s. 5). Uudessa mallissa viestinnän pääasiallinen tehtävä organisaatioissa on merkityksellistäminen (Åberg, 2022, s. 13). Viestinnän keskiössä tulisi siis olla merkitysten antaminen ja luominen. Malli on jaettu neljään sektoriin, joita ovat strateginen, yhteisöllistävä, operatiivinen ja luotaava. Jokaisella sektorilla on omat viestinnälliset erityispiirteensä, joita esittelen seuraavaksi. Malli on kuvattu kuviossa 5. Kuvio 5. Merkityksellistävän yhteisöviestinnän malli (Åberg, 2022, s. 23). Luotaava •Sisäinen ja ulkoinen viestintä •Tärkeää mm. sidosryhmät ja yhteiskuntasuhteet •Keskiössä tiedotus ja maine sekä kriisinhallinta Strateginen •Ulkoinen viestintä •Tärkeää mm. strategiset perusviestit •Keskiössä visio ja missio Operatiivinen •Viestinnän tehtävänä ohjata prosesseja •Keskiössä operatiivinen johtaminen Yhteisöllistävä •Sisäinen viestintä •Rakentaa me-henkeä •Keskiössä arvot ja johtaminen Merkityksellistävä yhteisöviestintä 42 Strategisessa viestinnässä keskiössä on perusviestit, jotka koostuvat organisaation tavoitteista, visiosta ja missiosta (Åberg, 2022, s. 15). Strategiset perusviestit nähdään tärkeinä, ja niillä kerrotaan Åbergin (2022, s. 16) mukaan asiat mihin organisaatio panostaa ja mitä voidaan hyödyntää eri tavoin eri sidosryhmille. Hän peräänkuuluttaa myös selkeää sisäistä tiedottamista, kuitenkin yhteisöllisyyttä ja sitoutuneisuutta rakentaen. Åberg (2022, s. 19) näkee mallin toisen sektorin eli yhteisöllistävän viestinnän organisaatiota koossa pitävänä toimintana. Se mahdollistaa erilaisten kulttuurien ja arvojen kohtaamisen ja limittäytymisen, kehittäen työyhteisöä sitoutuneeksi ja työlleen omistautuneeksi. Tähän sektoriin kuuluu mallin perusteella läheisesti myös organisaation sisäinen viestintä (ts. työyhteisöviestintä) ja siihen liittyvät tilanteet ja kommunikointi. Kolmas sektori kuvaa operatiivista viestintää, johon Åberg (2022, s. 17) määrittelee sisältyvän erilaiset työkalut ja niiden arvioiminen. Hän rohkaisee käyttämään Fernándezin vuonna 2007 määrittelemiä operatiivisen viestinnän työkaluja, jotka liittyvät tiedon jakamiseen reaaliaikaisesti ja vuorovaikutteisesti. Tällaisista työkaluista esimerkkeinä toimivat esimerkiksi sähköpostit, pikaviestit ja tiimiympäristöt. Åberg (2022, s. 18) yhdistää operatiiviseen viestintään myös lean-ajattelun, jonka perimmäisenä ajatuksena on kehittää toimintaa ja prosessia jatkuvasti niin, että toiminnasta tulee kustannustehokasta ja resurssiviisasta. Viimeinen sektori kuvaa luotaavaa viestintää, jota Åberin (2022, s. 20) mukaan tapahtuu organisaation ja toimintaympäristön rajapinnoilla. Tällä hän tarkoittaa kaikenlaista viestintää tiedotuksesta maineen rakentamiseen ja sidosryhmäviestintään. Luotaavassa viestinnässä keskiöön nousevat erilaiset riski- ja tilanneanalyysit julkisuuksien hallinnan kontekstissa (Åberg, 2022, s. 21). Viestinnässä on tärkeää ottaa myös huomioon rajapinnoilla olevat toimijat, tahot ja sidosryhmät, jotka osaltaan voivat Åbergin (2022, s. 22) mukaan vaikuttaa organisaation maineeseen, luottamukseen ja imagoon. 43 Malli edustaa pääasiassa merkityskoulukunnan ajatusta viestinnästä, mutta siinä on kuitenkin huomattavissa myös prosessikoulukunnan edustamia näkemyksiä esimerkiksi operatiivisen viestinnän sektorilla, jossa painopisteenä on viestinnän prosessimaisuus. Kokonaisuudessaan malli voi tarjota hyödyllisen kehyksen hankeviestinnän suunnitteluun ja toteutukseen. Mallin perusteella strategiselta viestinnältä odotetaan tavoitteellista ja suunniteltua toimintaa, ja se painottuu erityisesti organisaation sisäiseen viestintään. Operatiivisella viestinnällä varmistetaan tehokas toiminta, ja siinä korostuu viestinnän järjesteleminen ja siihen liittyvät käytänteet erityisesti kanavien osalta. Yhteisöllistävä viestintä on omiaan täydentämään operatiivista viestintää, mikä ei täysin vastaa kaikkia organisaation työyhteisön tarpeita. Luotaavassa viestinnässä korostuu toimijoiden rooli ja niiden vaikutukset viestinnän toteutukseen. Malli ei kuitenkaan kata kaikkia hankeviestinnän käsitteellistämiseen tarvittavia näkökulmia. Näitä ovat esimerkiksi viestinnän suunnitelmallisuus ja sen merkitys. Tästä syystä strategisen viestinnän tarkastelu organisaatioiden näkökulmasta on aiheellista. 3.2.2 Strateginen viestintä organisaatioissa Viestinnän rooli organisaatioissa on kääntynyt strategisempaan suuntaan. Juholin ja Rydenfelt (2021, s. 305) toteavat, että viestinnällä on merkittävä rooli esimerkiksi organisaatioiden strategisessa johtamisessa ja muutosten läpiviemisessä. Strategisen viestinnän juuret ovat PR:ssä, joka on irrallaan olevaa, mutta operatiivisen funktion saanutta tavoitteellista tiedotus- ja suhdetoimintaa (Juholin & Rydenfelt, 2020, s. 81). Viestinnän tavoitteellisuus on noussut esimerkiksi digitalisaation myötä entistä suurempaan rooliin, ja sen odotetaankin olevan yhä strategisempaa. Hallahan (van Ruler, 2018, s. 372) toteaa viestinnän olevan strategista silloin, kun sillä on tarkoitus, eli organisaation tavoitteiden edistäminen viestinnän keinoin. Hallahanin näkemys on saanut kritiikkiä osakseen, sillä se tukeutuu liiaksi kaksisuuntaisen viestinnän 44 näkemykseen, eikä näin riittävästi huomioi esimerkiksi kohderyhmälähtöistä viestinnän suunnittelua (van Ruler, 2018, s. 375). Myös Juholin ja Rydenfelt (2020, s. 82) antavat strategiselle viestinnälle samankaltaisen, funktionalistisen määritelmän. Heidän mukaansa viestinnän tehtävänä on organisaation tavoitteiden saavuttamisen lisäksi organisaation johtaminen. Myös toisenlainen näkökulma viestinnän tarkasteluun strategisen viestinnän kontekstissa on olemassa. van Ruler (2018) näkee viestinnän monisuuntaisena ja vuorovaikutteisena prosessina, jonka avulla organisaation strategiaa rakennetaan ja toteutetaan. Tämä ajatus on CCO-näkökulman (communicative as constitution of organization) taustalla, jossa organisaatioiden nähdään rakentuvan ja olevan olemassa viestinnän kautta. CCO-näkökulmassa painotetaan Juholinin ja Rydenfeltin (2021, s. 311) mukaan viestinnän roolia organisaatioiden rakentamisessa ja ylläpitämisessä. Organisaatioita ei siis ole olemassa ilman viestintää, eikä sitä voida irrottaa tai erottaa muusta organisaation toiminnasta. Viestinnän lähtökohtana on organisaatiolähtöisten tavoitteiden sijaan sidosryhmien tarpeet ja odotukset, ja arviointi perustuu jatkuvaan vuorovaikutukseen (Juholin & Rydenfelt, 2021, s. 311). CCO-näkökulman voidaan nähdä noudattelevan samoja tausta-ajatuksia, mitä esimerkiksi Åbergin (2022) merkityksellistävän yhteisöviestinnän mallin yhteisöllistävän viestinnän sektori (ks. luku 3.2.1). Strateginen viestintä ja CCO-näkökulma soveltuvat hankeviestinnän käsitteellistämiseen, sillä hankeviestinnänkin tulee olla muun muassa sidos- ja kohderyhmälähtöistä ja tavoitteellista. Hankkeet ja sitä myötä myös hankkeiden taustalla toimivat kehittämisorganisaatiot ovat riippuvaisia onnistuneista hankkeista. Huolellisesti suunniteltu ja toteutettu strateginen viestintä on siis elinehto niin hankkeille, kuin niitä toteuttaville tahoillekin. Strateginen viestintä pyrkii vaikuttamaan sidosryhmiin tehokkaasti, mikä hankeviestinnässäkin korostuu: hankkeen toteuttamisessa viestintä on tärkeä kokonaisuus ja vaikuttava 45 strateginen viestintä mahdollistaa hankkeen onnistumisen sekä tuloksista kertomisen (Halonen, 2021, s. 44). CCO-näkökulma on myös tarpeellinen, sillä kuten luvussa 2 toin esiin, EU-hankkeiden ei nähdä onnistuvan tai toteutuvan ilman viestintää. Viestinnän suunnittelemiseen ja tehokkaaseen ja vaikuttavaan toteuttamiseen vaaditaan kuitenkin erityisesti EU:n toimintaympäristössä projektinhallintaa, ja viestinnän voidaan myös nähdä olevan yksi projektinhallinnan välineistä. 3.2.3 Viestintä hankkeissa Projektinhallinta ja sitä myötä viestintä ja sen suunnitelmallisuus on tärkeää erityisesti hankeperustaisissa kehittämisorganisaatioissa, joissa toteutetaan useita hankkeita samanaikaisesti. Viestinnän voidaan ajatella olevan hankkeiden ja projektien voimavara, sillä se linkittyy kaikkiin projektinhallinnan osa-alueisiin. Zulchin (2014, s. 1004) mukaan merkittävin projektin onnistumiseen vaikuttava tekijä on sitä johtavan henkilön johtamiskyky. Välttämättömiä elementtejä projektin hallitsemiseksi ovat Lewisin (Zulch, 2014, s. 1005) mukaan muun muassa aika, laatu ja kustannukset. Nämä kaikki elementit tarvitsevat kuitenkin viestintää, jonka voidaan tämän perusteella ajatella olevan projektinhallinnan perusta. Projektin onnistumisen kannalta olisi siis tärkeää, että projektin vetäjällä on johtamistaitojen lisäksi ainakin joitain viestinnän taitoja, sitä kuitenkin tarvitaan projektin jokaisessa vaiheessa. Projektinhallinnan näkökulmasta viestinnän prosessien ja käytäntöjen ymmärtämisellä on merkittävä rooli, jota on tutkinut esimerkiksi Jackowska (2021, s. 96). Tutkimuksen tavoitteena oli selventää multimodaalisten elementtien suhdetta projektin narratiiviseen rakentumiseen. Tuloksissa korostui viestinnällisten käytäntöjen ymmärtämisen merkitys suhteessa projektin rakentumiseen ja sen parempaan ymmärtämiseen ja sitä kautta projektin onnistumiseen (Jakowska, 2021, s. 94). Viestinnän lähempi tarkastelu ja esimerkiksi roolien ja tehtävien ymmärtäminen on siis 46 tärkeää osana viestinnän suunnittelua ja kokonaisvaltaista integrointia hankkeeseen ja sen toteutukseen. 3.3 Hankeviestintä ja sen suunnitelmallisuus Luvussa 2.3 esittelin MAKE-hankkeiden viestintään liittyviä säädöksiä sekä viestinnän jakoa ulkoiseen ja sisäiseen tiedottamiseen hanketoimijoille osoitetuissa ohjeissa. Myös muun muassa Mäntyneva (2016, s. 112) jakaa projektiviestinnän sisäiseen ja ulkoiseen viestintään. Hänen mukaansa viestinnällä on positiivinen vaikutus projektin kokonaisvaltaisen onnistumisen näkökulmasta (ks. esim. Hyväri, 2006), ja suunniteltu ja koordinoitu projektiviestintä tukee yhteistyötä. Myös Eerola ja Soini (2024, s. 41) jakavat hankkeiden viestinnän sisäiseen ja ulkoiseen viestintään. Sisäisellä viestinnällä he tarkoittavat hankkeen toimijoiden keskinäistä viestintää, ja ulkoisella kohde- mutta osittain myös sidosryhmille tapahtuvaa viestintää. Hankeviestinnän tasot voidaan jakaa neljään, ja ne on kuvattu kuviossa 6. Kuvio 6. Hankeviestinnän tasot (mukaillen Eerola & Soini, 2024, s. 44). Hankeviestinnän tasoja ovat siis yhteistyö, konsultointi, informointi ja osallistuminen. Eerola ja Soini (2024, s. 45) tarkoittavat osallistumisella sisäisten tai ulkopuolisten Osallistuminen Yhteistyö Informointi Konsultointi 47 toimijoiden osallisuutta toimenpiteiden edistämiseen ja päätöksentekoon. Tätä vahvempi osallistumismuoto on heidän mukaansa vain yhteistyö, jossa tiiviisti, jatkuvasti ja yhdessä tehden sitoutetaan osallistujia päätöksentekoon. Yhteistyön tasolla viestinnällä tarkoitetaan tyypillisesti hankkeen sisäistä ja toistuvaa viestintää. Osallistumisen ja yhteistyön tasot korostuva hankeviestinnässä erityisesti silloin, kun pyritään saavuttamaan laaja ja vaikuttava osallistuminen sekä sitoutuminen hankkeen toimenpiteisiin ja tavoitteisiin. Yhteistyö ja osallistuminen osuvat myös eniten merkityskoulukunnan viestintäkäsitykseen. Informoinnin määritelmä tasossa noudattelee aikaisemmin esittelemääni käsitystä projektiviestinnästä, jossa viestintäprosessi päättyy viestin vastaanottamiseen (ks. luku 3.1.2). Eerola ja Soini (2024, s. 44) näkevät informoinnin yksisuuntaisena viestintänä ja tyypillisenä osana hankkeen ulkoista viestintää. Neljäs taso eli konsultointi puolestaan lähentelee yhteistyötä, mutta on ajoittaista. Se nähdään toimintana, jossa hankkeen toimijat käyttävät päätöksenteossa jonkun muun osaamista. Tällä voidaan tarkoittaa esimerkiksi ulkopuolista asiantuntijaa tai ohjausryhmää. Tasojen ymmärtäminen on tärkeää, jotta hankeviestintää voidaan suunnitella ja toteuttaa niin, että se vastaa sekä viestinnälle, että hankkeelle asetettuja tavoitteita. Dynaamisessa ja verrattain monitoimijaisessa ympäristössä viestiminen vaatii viestivältä odotusten ja säädösten tuntemusta. Viestinnän suunnittelu on tärkeä osuus huolimatta siitä, missä ja kenelle viestintää toteutetaan. Arton ja muiden (2008, s. 233) mukaan viestintää suunnitellaan, jotta projektin viestinnällisisä sisältöjä ja sidosryhmien tarpeita voidaan ennustaa ja näin ollen optimoida viestintää tehokkaammin. Myös Zulch (2014, s. 1002) painottaa viestintäsuunnitelman tekoa, jossa tulisi määritellä kohde- ja sidosryhmät, käytettävät kanavat ja sisältö. Useat EU-osarahoitteisia projekteja ja hankkeita käsittelevät tutkimukset tuovat kuitenkin esiin, että vaikka viestintää ja tiedottamista odotetaan, saattaa se olla hyvinkin suunnittelematonta ja näin ollen vaikuttaa negatiivisesti hankkeen onnistumiseen. 48 4 Hankeviestintä EU-osarahoitteisissa maaseudun kehittämishankkeissa EU-hankkeiden ja sitä myötä myös MAKE-hankkeiden viestinnän suunnitteluun ja toteutukseen vaikuttavat useat toimijat ja niiden asettamat säädökset ja odotukset. Tutkimuksessani olen esitellyt EU-hankkeiden monitoimijaista ympäristöä ja sen asettamia säädöksiä ja odotuksia (ks. luku 2). Hanketoiminnan on nähty olevan jokseenkin byrokraattista ja ohjelmien sekä strategioiden täyteistä (ks. esim. Kujala, 2021), ja tässä ympäristössä hanketoimijalla ja viestinnän suunnittelulla on merkittävä rooli. Haasteita hankeviestinnän suunnitteluun ja toteutukseen tuo myös viestinnän ja tiedottamisen käsitteiden häilyvä rajaus (ks. luku 2.4). Hankeviestinnän suunnittelua peräänkuulutetaan, ja viestinnän tarpeellisuutta perustellaan sillä, että ilman viestintää hankkeet eivät onnistuisi. Rahoittajatahot ja ohjelmat keskittyvätkin enenevissä määrin hankkeen vaikuttavuuden tasoon ja tulosten laaja-alaiseen levittämiseen. Keskityn hankeviestinnän kuvaamiseen erityisesti hankkeen suunnitteluvaiheessa, sillä tällöin luodaan pohja hankkeen toteutukselle. Hankeviestintää kuvaan tutkimusaineistoa analysoimalla toimijaverkoston odotuksiin ja teoreettiseen viitekehykseen nojautuen. Tutkimusaineistonani toimii 30 MAKE- hankkeen hankesuunnitelmaa ja kahden hanketoimijan ryhmähaastattelu. Hankesuunnitelmat kerättiin maaliskuussa ja hanketoimijoiden haastattelut toteutettiin huhtikuussa 2024. Hankesuunnitelmista on nostettu esimerkein esiin yksittäisiä kohtia, joita olen merkinnyt tunnuksilla H1-H30. Kahden haastattelemani hanketoimijan näkemykset esimerkeissä olen merkinnyt tunnuksilla T1 ja T2. Aloitan analyysin esittelemällä neljä ryhmää luvussa 4.1, joihin hankesuunnitelmat jaoin niissä esitettyjen hanketavoitteiden perusteella. Ryhmät olivat tiedonvälitys, toiminnan tehostaminen, koulutus ja neuvonta sekä alan tai alueen markkinointi. Tämän jälkeen esittelen ryhmiä ja niiden viestinnällisiä piirteitä erikseen. 49 Luvussa 4.2 tarkastelen hankeviestintää hanketoimijoiden käsityksissä ja hankesuunnitelmissa. Kerron hanketoimijoiden taustasta ja viestinnän ymmärryksen luonteesta heidän käsityksissään. Tämän jälkeen analysoin viestinnälle annettuja rooleja ja viestinnän integroitumista hankkeeseen. Viestinnälle annettuja rooleja tarkastellessani keskityn selvittämään hankeviestinnän suunnitelmallisuutta ja sille annettuja tehtäviä. Viestinnän integroitumisella viittaan viestinnän asemaan hankkeiden ja niiden toteuttajaorganisaation toimintaprosesseissa ja rakenteissa. Tässä yhteydessä tarkastelen myös viestinnälle annettuja tehtäviä hankesuunnitelmissa ja hanketoimijoiden käsityksissä. Pohjaan analyysini teoreettisessa viitekehyksessä esittelemiini yhteisöviestinnän ja strategisen viestinnän näkemyksiin. Huomioin myös CCO-näkökulman (ks. luku 3.2.2), minkä mukaan organisaatiot rakentuvat viestinnästä. Luvussa 4.3 analysoin, miten hankeviestintä hahmottuu koko aineistossa. Kerron myös hankeviestinnän kytköksistä strategiseen viestintään ja yhteisöviestintään. MAKE- hankkeiden toimintaympäristön huomioimiseksi tarkastelen hankeviestinnän suunnittelua ja toteutusta EU:n toimintaympäristössä hanketoimijoiden haastatteluaineistoa analysoimalla. Viimeiseksi luvussa 4.4 kokoan analyysini yhteen ja esittelen joitain analyysin päähuomioita. 4.1 Hankkeiden yleiskuvaus Tarkasteltavat MAKE-hankkeet on jaettu erilaisiin tyyppeihin rahoittajan toimesta (ks. luku 2.2.2). Aineistoanalyysin selventämiseksi aloitin analyysini jakamalla tarkasteltavat hankkeet kuitenkin itse eri ryhmiin. Kävin hankesuunnitelmat yksitellen läpi ja muodostin ylätason ryhmiä, joihin hankkeet jaettiin. Muodostin ryhmät tarkastelemalla kunkin hankkeen tavoitetta, minkä jälkeen tyypittelin tavoitekuvaukset neljään ryhmään. Hankkeiden ryhmittely tavoitteiden mukaan jäsentää aineistoa ja edesauttaa hankkeiden viestinnällisyyden arviointia, eli muun muassa viestintään liitettävien tavoitteiden, toimenpiteiden ja kanavien arviointia. 50 Ryhmittelyn jälkeen aloitin hankesuunnitelmien tarkastelun tiedottamista käsittelevästä osiosta. Osio on arvioitu asteikolla 1–5, jossa 1 on erittäin suppea ja 5 erittäin laaja kuvaus. Erittäin suppeassa kuvauksessa osiossa on kuvattu yhdellä lauseella hankkeen viestintä, kun erittäin laajassa kuvauksessa suunnitelmaan on määritelty monipuolisesti ja yksityiskohtaisesti esimerkiksi viestinnän kohderyhmät, sisältö ja kanavat sekä eritelty sisäinen ja ulkoinen viestintä. Laajassa kuvauksessa (arvo 4) viestintää on kuvattu monipuolisesti, mutta joillain osa-alueilla yksityiskohdat ovat yleisiä. Arvon 3 saaneet eli kohtalaisissa kuvauksissa viestintää on kuvattu yleisesti, mutta esimerkiksi sisältöä ei ole kuvattu tarkemmin. Suppeassa kuvauksessa (arvo 2) on kuvattu kanavat, mutta ei kerrottu tarkemmin esimerkiksi kohderyhmiä tai sisältöä. Löydetyt ryhmät ja hankkeiden määrä ryhmittäin on esitetty taulukossa 3. Taulukko 3. Aineistosta tunnistetut hankeryhmät. Tunnistetut ryhmät Hankkeiden lukumäärä ryhmässä Tiedonvälitys 9 Toiminnan tehostaminen 14 Koulutus ja neuvonta 2 Alan tai alueen markkinointi 5 Kerron seuraavaksi yleisesti tiedottamista käsittelevästä osiosta kaikissa hankesuunnitelmissa. Tämän jälkeen kerron tunnistetuista ryhmistä ja niiden tavoitekuvauksista sekä tiedottamista käsittelevästä osiosta ja sen sisällöstä kussakin ryhmässä. Osiota analysoidessa tulee ottaa huomioon, että erityisesti niissä hankkeissa, jotka pohjautuvat tiedonvälitykselle, viestintää on kuvattu laajasti jo hankesuunnitelman muissa osioissa, mikä saattaa vaikuttaa tiedottamista käsittelevän osion suppeuteen. Hankesuunnitelmia kokonaisuudessaan viestinnän näkökulmasta analysoin luvussa 4.2. Tiedottaminen-osiota on kuitenkin käsitelty tässä erikseen, jotta saadaan yleiskuva hankkeesta ja sen viestinnästä. 51 4.1.1 Tiedottamisesta yleisesti Tiedottamista koskevat kuvaukset vaihtelivat merkittävästi hankesuunnitelmien välillä ja jopa löydettyjen ryhmien sisällä. Joissain kuvauksissa tiedottamisesta oli kerrottu vain yhdellä lauseella. Suurimmassa osassa (18 hanketta) osio oli kuitenkin suppea tai kohtalainen, ja näissä tiedottamista oli käsitelty sellaisena kuin se esimerkiksi projektiviestinnän aikaisemmassa tutkimuksessa nähdään, eli yksisuuntaisena ja välineellisenä prosessina (ks. luku 3.1.2). Osio kuitenkin täyttää sille vaaditut, hankesuunnitelmassa esiin tuodut tehtävät eli siinä kuvataan tuloksista tiedottaminen hankkeen aikana. Hankkeen jälkeen tapahtuvaa tiedottamista kuvataan vähemmän, vaikkakin osassa suunnitelmissa tuodaan esiin kohderyhmän käyttöön jäävä materiaalipankki hankkeen päätyttyä (esim. H1). 34 hankesuunnitelmasta vain 12 suunnitelman tiedottamista käsittelevä osio oli laaja tai erittäin laaja. Näissä suunnitelmissa kohderyhmät oli määritelty selkeästi ja viestinnän sisältöä oli suunniteltu etukäteen. Esimerkissä (1) on esitetty kohta tiedottamista käsittelevästä osiosta. (1) Viestintä on yksi hankkeen neljästä päätavoitteesta. Viestinnän paino on sähköisessä viestinnässä (H27). Kyseisessä hankesuunnitelmassa on lisäksi esitetty taulukkomuodossa viestinnän kohderyhmä, väline, aikataulu ja ydinviesti. Selkeä suunnitelma ja ydinviestien erittely ryhmittäin eri kohde- ja sidosryhmille ehkäisee muun muassa Mäntynevan (2016, s. 114) mukaan hankeviestinnän epäonnistumista. Aikaisempaan tutkimukseen pohjautuen (ks. esim. Henriksson ym. 2018) viestinnän ja tiedonvälityksen suunnitelma korostaisi viestinnän merkitystä ja roolia koko hankkeessa. Se myös edesauttaisi tehokkaan ja vaikuttavan viestinnän suunnittelussa. Erityisesti EU:n ympäristössä, jossa sidosryhmiä ja yhteistyökumppaneita voi olla moniakin, sisäisen viestinnän tehokkuus korostuu. Sisäistä viestintää käsitellään kuitenkin verrattain vähän aineiston hankesuunnitelmissa. Hankesuunnitelmissa ei 52 myöskään merkittävästi keskitytty esimerkiksi kohderyhmien tai ydinviestien erotteluun, ja laajoissakin kuvauksissa pääpaino oli kanavien ja välineiden luettelussa. Viestinnän välineellisyyttä alleviivaa myös aikaisemmin luvussa 2.4 kuvaamani hankeviestintään kohdistuvat säädökset ja odotukset, joissa painotus on pääasiassa logojen ja tunnusten asettelussa sekä kanavien käytössä. Viestinnälle annettu rooli liittyi lähes kaikissa hankesuunnitelmissa tiedon jakamiseen hankkeesta, sen tavoitteista, etenemisestä ja tuloksista. 4.1.2 Tiedonvälitys Tiedonvälitykseen keskittyvissä hankkeissa hankkeen tavoitteeksi on määritelty tiedon kerääminen ja/tai välittäminen tietystä aiheesta. Kaikkien tähän ryhmään kuuluvien hankkeiden tavoitekuvauksissa korostuu siis tiedon jakaminen, lisääminen ja/tai hyödyntäminen erilaisille kohderyhmille. Esimerkeissä (2) ja (3) on tuotu esiin kahden eri hankkeen tavoitekuvaukset. (2) Hankkeen tavoitteena on koota yhteen tämänhetkiset käytännön tarpeet ja kehittämisideat (H22). (3) Hankkeen tavoitteena on hakea ja välittää uusinta tietoa, osaamista ja mallia parhaista käytännöistä kotimaasta ja ulkomailta (H10). Kuten esimerkeistä voidaan huomata, tavoitteet voivat olla sekä yleisiä että konkreettisempia. Tavoitekuvauksessa voidaan myös tuoda hankkeen kohderyhmä esiin mainitsemalla esimerkiksi tietty alue (H24) tai tietyn toimenpiteen, kuten innovaatiotoiminnan, rakentaminen (H27). Yhdeksästä tiedonvälitykseen keskittyvästä hankkeesta tiedottamista käsittelevä osio oli erittäin laaja kolmessa hankkeessa. Neljän hankkeen kuvaus oli suppea, ja tiedottamista käsittelevä teksti oli suhteellisen lyhyt. Esimerkissä (4) on yhden hankkeen osiosta löytyvä teksti kokonaisuudessaan, joka on saanut arvon 2 ja se on siis suppea kuvaus. 53 (4) Kohderyhmää tiedotetaan hankkeesta hanketoteuttajan sosiaalisen median kanavilla, kyläyhdistyksen kautta, sähköpostitse sekä henkilökohtaisilla yhteydenotoilla suoraan maanomistajiin (H24). Kaikissa kuvauksissa oli esitelty käytettävät kanavat, mutta ei esimerkiksi kohderyhmiä tai sisältöä tarkemmin. Vertailun vuoksi erittäin laajan kuvauksen arvon saaneessa hankesuunnitelman (H19) osiossa viestinnän rooli on tunnistettu ja resursoitu, sisäinen ja ulkoinen viestintä on eritelty yksityiskohtaisesti ja kanavat määritelty. Toisin kuin esimerkissä (4), suunnitelmassa H19 kuvataan kanavien lisäksi myös sisältöä tarkemmin. Viestinnän laajuus ja kuvauksen yksityiskohtaisuus vaihtelevat ryhmien sisällä siis laajasti, vaikka kaikkien hankkeiden tavoitteena on välittää tietoa. Osa hankkeista kohdistuu laajemmalle alueelle tai isommalle kohderyhmälle, ja näiden hankkeiden suunnitelmissa viestintää on kuvattu yksityiskohtaisemmin (esim. H19 ja H27). Vastakohtaisesti osa kohdistuu hyvinkin pienelle alueelle ja tietylle kohderyhmälle (esim. H24), minkä voidaan ajatella vaikuttavan viestinnän suppeampaan kuvaukseen tiedottamista käsittelevässä osiossa. Suunnitelmissa kerrotaan vain kohderyhmän tiedottamisesta erilaisten kanavien kautta. Näitä kanavia olivat henkilökohtaiset yhteydenotot ja sosiaalisen median kanavat (H24; H22). 4.1.3 Toiminnan tehostaminen Toiminnan tehostamiseen keskittyvien hankkeiden tavoitekuvauksissa viestintä on toissijaisessa roolissa tai sitä ei ole tuotu esiin lainkaan. Ryhmään kuuluvien hankkeiden päätavoitteena on yleisesti kehittää toimintaa erilaisia innovaatioita ja ratkaisuja löytämällä tai muodostamalla. Esimerkissä (5) on havainnollistettu hankkeen tavoitekuvaus. (5) Hankkeen tavoitteena on [tietyn toiminnan] kehittäminen [tietyn alan] kilpailukyvyn parantamiseksi (H30). 54 Lähes kaikissa tähän ryhmään kuuluvissa hankkeissa tavoitteena oli vahvistaa, monipuolistaa tai kehittää toimintaa. Tavoitekuvaukset ovat hyvinkin yksityiskohtaisia keskittyen tiettyyn alaan tai toimintaan. 14:sta toiminnan tehostamiseen keskittyvästä hankkeesta vain kahden tiedottamista käsittelevän osioiden arvioin olevan erittäin laaja. Lähes kaikki osiot olivat joko suppeita (5 hanketta) tai kohtalaisia (4 hanketta). Osioiden viestinnän kuvauksia olen havainnollistanut esimerkeissä (6) ja (7). (6) Hankkeen tapahtumista ja tuloksista tiedotetaan Satafoodin ja sidosryhmien nettisivuilla, julkisissa tapahtumakalentereissa, uutiskirjeissä, viljelijätapahtumissa, lehtiartikkeleilla ja sosiaalisessa mediassa (H5). (7) Viestinnän tavoitteena on saavuttaa mahdollisimman paljon maakuntien maatalousyrittäjiä tuotantosuunnittain (H13). Mielenkiintoista esimerkissä (7) on erityisesti se, että viestinnälle on asetettu tavoite, jonka saavuttamiseksi ei kuitenkaan ole käytännössä annettu työkaluja käytettävien kanavien luettelemista lukuun ottamatta. Ryhmän hankesuunnitelmien tiedottam