Suvi Rönty Viestinnän vaikutus asiakaskokemukseen SaaS- yrityksessä Asiakaspoistuman ja asiakaskokemuksen hallinta proaktiivisen viestinnän keinoin Vaasa 2021 Markkinoinnin ja viestinnän akateeminen yksikkö Viestintätieteet, Pro gradu -tutkielma Teknisen viestinnän maisteriohjelma 2 VAASAN YLIOPISTO Markkinoinnin ja viestinnän akateeminen yksikkö Tekijä: Suvi Rönty Tutkielman nimi: Viestinnän vaikutus asiakaskokemukseen SaaS-yrityksessä : Asiakas- poistuman ja asiakaskokemuksen hallinta proaktiivisen viestinnän keinoin Tutkinto: Filosofian maisteri Oppiaine: Tekninen viestintä Työn ohjaaja: Arto Lanamäki Valmistumisvuosi: 2021 Sivumäärä: 60 TIIVISTELMÄ: SaaS (Software as a Service) on yleistynyt ohjelmistomalli, jossa asiakkaille tarjotaan käyttöön Internet-pohjainen ohjelmisto kuukausimaksullisella hinnoittelulla. Tämän tyyppinen palvelu- malli perustuu pitkälti asiakkaan itsepalveluperiaatteeseen, jolloin tukitoimintojen, kuten asia- kaspalvelun ja IT-tuen tarve pitäisi olla verrattain pieni. SaaS-yritysten yksi suurimmista haas- teista on asiakaspoistuman hallinta, joten onnistuneeseen asiakaskokemukseen on syytä kiin- nittää huomiota asiakkuuden elinkaaren pidentämiseksi. Tutkimuksen tavoitteena oli selvittää, miten proaktiivisella viestinnällä voidaan vaikuttaa asiakaskokemukseen ja asiakkuuden elinkaa- reen SaaS-yrityksessä. Tutkimus on tehty yhteistyössä ohjelmistoyritys Pulse247:n kanssa. Yrityksen päätuote on hei- dän kehittämänsä SaaS-pohjainen verkkokauppapalvelu MyCashflow, jota yli 2000 yritystä käyt- tää oman verkkoliiketoimintansa pyörittämiseen. Tutkimusaineistona hyödynnettiin toimeksi- antajan asiakasviestinnän tilastodataa sekä toimeksiantajan tekemän tuoreen asiakaskyselyn tu- loksia. Aineistoja tutkittiin yhdistellen kvantitatiivista ja kvalitatiivista tutkimustapaa. Asiakas- viestinnän tilastoista tutkittiin useimmin toistuvia asiakasyhteydenottojen aiheita sekä tarkas- teltiin toimeksiantajan onboarding-vaiheessa käyttämää viestintämateriaalia. Asiakaskyselyn tu- loksista analysoitiin asiakkaiden palautetta asiakaspalveluun, asiakasviestintään ja koulutuksiin liittyen. Tutkimuksen alussa hypoteesina oli, että SaaS-yrityksen runsas asiakaspalveluresurssien tarve voisi johtua ohjelmiston puutteellisesta käyttöohjeistuksesta ja asiakasviestinnästä. Oletuksena oli, että näiden osa-alueiden parantaminen sekä automatisoiminen mahdollisilta osin johtaisi parempaan asiakaskokemukseen ja sitä kautta pidempään asiakassuhteeseen. Tutkimuksessa kuitenkin havaittiin toimeksiantajan aineistojen analyysin avulla, että vaikka viestintään ja oh- jeistukseen oli panostettu huolellisesti, eivät kaikki asiakkaat silti halunneet toimia itseohjautu- vasti SaaS-ohjelmiston kanssa, vaan nimenomaan kaipasivat perinteistä asiakaspalvelua. Lisäksi tutkimustuloksissa oli havaittavissa myös ihmisten kuormittuminen verkossa olevasta runsaasta tiedon määrästä. Informaatiotulva on nykypäivänä niin suuri, että oikean tiedon löy- täminen koetaan työlääksi, josta johtuen tietoa ei ehkä jakseta etsiä ollenkaan itse, vaan halu- taan mieluummin esimerkiksi asiakaspalvelijan apua ongelmatilanteissa. Kun tietoa koetaan ole- van jo ennestään liikaa, ei viestinnän lisääminen entisestään välttämättä korjaa tilannetta. Vaikka asiakkaat odottavat myös jatkuvasti nopeampaa ja yksilöidympää palvelua, tutkimustu- loksista käy kuitenkin ilmi, että palveluiden automatisoiminen ja digitalisaatio eivät kuitenkaan välttämättä johda parempaan asiakaskokemukseen. AVAINSANAT: Proaktiivinen viestintä, reaktiivinen viestintä, viestinnän automatisaatio, asi- akkuuden elinkaari, asiakaspoistuma, asiakaskokemus, onboarding 3 Sisällys 1 Johdanto 6 Tutkimuksen tavoite 9 Tutkimusaineisto ja tutkimusmenetelmät 9 2 Asiakkuuden elinkaari SaaS-yrityksissä 11 SaaS-yrityksen henkilöstöresurssit 11 Asiakkuuden elinkaari 13 Asiakaspoistuma 14 Asiakkuuden onboarding-vaihe 16 3 Asiakaskokemus SaaS-yrityksessä 18 Asiakaskokemus digiorganisaatiossa 18 Asiakaskokemuksen mittarit 19 3.2.1 Laadullisen kehityksen mittarit 20 3.2.2 Tehokkuuden kehittämisen mittarit 21 3.2.3 Asiakaspääoman kehittämisen mittarit 22 3.2.4 Asiakaskokemuksen mittareiden tulosten analysointi 22 Asiakaskokemuksen kehittäminen 24 3.3.1 Asiakaskokemuksen kehittämisalueet digiaikana 24 3.3.2 Asiakaskokemuksen kehittämisen tasot 27 4 Digitalisoituva asiakasviestintä 29 Chatbotit 30 Tietosuojan huomioiminen viestinnässä 30 Asiakkaiden sitouttaminen viestinnän keinoin 32 Asiakkuuden elinkaaren mukainen viestintä 33 5 Asiakaskokemus toimeksiantajayrityksessä 35 Verkkokaupan perustamisvaihe 36 Asiakasviestinnän työkalut 37 5.2.1 Yleisimmät asiakkaiden yhteydenottojen aiheet 38 5.2.2 Onboarding-vaiheen viestintä 39 4 Asiakaskysely 45 5.3.1 Verkkokaupan käyttöliittymä 46 5.3.2 Käyttöohjeet 47 5.3.3 Asiakaspalvelu 48 5.3.4 Asiakastiedotteet ja blogi 50 5.3.5 Koulutukset 52 6 Johtopäätökset 54 Lähteet 57 5 Kuvat Kuva 1 SaaS-yrityksen henkilöstorakenne (Vendep Capital & Software E-Business Finland, 2020) 12 Kuva 2 Asiakaskokemuksen kehittämisalueet digiaikana (Gerdt & Eskelinen, 2018) 25 Kuva 3 Asiakaskokemuksen kehittäminen (Korkiakoski & Karhinen, 2018) 26 Kuva 4 Asiakaskokemuksen kehittämisen tasot (Korkiakoski, 2019) 28 Kuva 5 Chat-ikkuna 38 Kuva 6 Onboarding-putki 40 Kuva 7 Onboarding-putki: Tervetuloa 41 Kuva 8 Onboarding-putki: Verkkokaupan rakentajan opas 42 Kuva 9 Onboarding-putki: Kutsu käyttäjiä 42 Kuva 10 Onboarding-putki: Voimmeko auttaa? 43 Kuva 11: Onboarding-putki: Osallistu koulutuksiin 43 Kuva 12 Onboarding-putki: Domain 44 Kuva 13 Onboarding-putki: Julkaisun tarkistuslista 45 Kuva 14 Tyytyväisyys käyttöliittymään 47 Kuva 15 Tyytyväisyys käyttöohjeisiin 48 Kuva 16 Tyytyväisyys asiakaspalveluun 50 Kuva 17 Tyytyväisyys asiakastiedotteisiin 51 Kuva 18 Tyytyväisyys blogiin 52 Kuva 19 Tyytyväisyys koulutuksiin 53 Taulukot Taulukko 1 Asiakaskokemuksen analysoimisen näkökulmia (Korkiakoski & Karhinen, 2019) 23 6 1 Johdanto Digitalisaatio on muuttanut perinteisiä kaupankäynnin sekä asiakaspalvelun muotoja. Ki- vijalkakaupat uhkaavat jäädä verkkokaupankäynnin jalkoihin, koska kaupankäynti ver- kossa koetaan helpoksi niin kauppiaiden kuin asiakkaidenkin osalta. Verkkokauppaa voi- daan käyttää niin markkinoiden tunnusteluun uusilla markkina-alueilla, kuin myynnin kasvattamiseen tutulla markkina-alueella (Komulainen 2018, s. 22). SaaS (Software as a Service) tarkoittaa ohjelmistomallia, jossa ohjelmisto tarjotaan käyt- täjälle Internetin välityksellä useimmiten kuukausimaksullisella hinnoittelulla (Sukow & Grant, 2013). SaaS-ohjelmistojen yleistymisen myötä yhä useammalla on edellytyksiä harjoittaa liiketoimintaa verkossa, kun erillisiä lisenssipohjaisia ohjelmistoja ei enää tar- vitse asentaa, vaan ohjelmiston käyttö hoituu verkkoselaimella. SaaS-ohjelmistot ovat nousseet erityisesti startup -yritysten, sekä pienten yritysten suosioon (Kavis 2014, s.30). Liiketoiminnan siirtyessä yhä enemmän digitaaliseksi, vähenevät ihmisten väliset kohtaa- miset myös jatkuvasti. Viestintä ja asiakaspalvelu hoidetaan yhä useammin sähköisiä pal- velukanavia käyttäen ja on usein myös ainakin osittain automatisoitua. Kilpailu on myös kovaa ja tarjontaa on paljon, joten yritysten on tärkeää pystyä erottautumaan joukosta tarjoamalla asiakkailleen kokonaisvaltaisesti hyvää asiakaskokemusta. Vaikka teknologia kehittyy nopeasti, on hyvä huomata, että asiakaskokemuksen tuottamisen peruselemen- tit eivät ole kuitenkaan muuttuneet (Gerdt & Eskelinen, 2018, s. 13–15). Gerdt ja Eskeli- nen (2018) toteavat asiakaskokemuksen kehittämisessä painopisteen vain siirtyneen tek- nologia-avusteiseksi. Yrityksen sisäisten prosessien jouheva toiminta nousee tässä mer- kittävään asemaan, sillä asiakkaat odottavat yhä enemmän jatkuvasti saatavilla olevaa palvelua nopeilla vasteajoilla. Tulevina vuosina asiakaskokemuksen kehittämisen paino- pisteet ovatkin palvelun personoinnissa sekä automatisoinnissa (Gerdt & Eskelinen 2018, s. 13–15). SaaS-ohjelmistoja markkinoidaan usein helppokäyttöisyydellä sekä vaivattomuudella. Kaikki avaimet ovat käyttäjän käsissä, ja kaikkia toimintoja voi hallita itse 7 verkkoselaimella. Käyttöä varten ei tarvitse asentaa erillisiä ohjelmistoja, eikä ohjelmis- ton käytön avuksi IT-tukea. SaaS-palvelumallin pitäisi nimenomaan vähentää tarvetta fyysiselle asiakaspalvelulle ja -tuelle. (Kavis 2014, s. 27) Näin ei kuitenkaan aina ole ja siksi aihetta onkin tärkeää tutkia. SaaS-ohjelmistojen helppokäyttöisyyteen linkittyy myös toinen alalla yleisesti kohdattava ongelma: asiakaspoistuma onboarding-vaiheessa, eli heti asiakkuuden alkuvaiheessa, ennen kuin heistä on tullut säännöllisiä ostavia asi- akkaita. Asiakkaiden sitoutuminen vain yhteen palveluntarjoajaan vähenee jatkuvasti, koska palveluita on tarjolla niin runsaasti ja palveluntarjoajan vaihtaminen sekä eri pal- veluiden kokeileminen ilman sitoutumista on tehty asiakkaalle helpoksi muun muassa digitaalisen palvelujen yleistymisen sekä palvelujen kuukausiperusteisen hinnoittelun ta- kia (Villani 2018). Asiakaskokemusta ja asiakaspoistumaa on tutkittu paljon jo ennen digiaikaa, mutta tut- kimuksen näkökulmat ovat muuttuneet digitaalisella aikakaudella. On tutkittu esimer- kiksi asiakkaiden suhtautumista automatisoituun ja tekoälyä hyödyntävään asiakaspal- veluun (mm. Chenzhuoer ja muut 2020). Lisäksi esimerkiksi asiakaspoistumaa ja sen hal- lintaa pelialalla ja online-pelaamisessa on tutkittu paljon (mm. Milosevic ja muut 2017). Koska onnistuneen asiakaskokemuksen tuottaminen ja asiakaspoistuman hallinnassa pi- täminen tuntuu olevan jatkuvasti hankalampaa saavuttaa, on aihetta tärkeää tutkia useista näkökulmista. Tämä tutkimus keskittyy viestinnälliseen näkökulmaan ja selvittää viestinnän keinoja ja vaikutuksia asiakaskokemukseen ja asiakaspoistumaan. Tutkimus on tehty yhteistyössä ohjelmistoyritys Pulse247:n kanssa. Yrityksen päätuote on heidän kehittämänsä SaaS-pohjainen verkkokauppa-alusta MyCashflow, jota yli 2000 yritystä käyttää oman verkkoliiketoimintansa pyörittämiseen. MyCashflow verkkokauppapalvelun ylläpidon, ohjelmistokehityksen ja asiakaspalvelun lisäksi Pulse247 tarjoaa asiakkailleen verkkokaupan asiantuntijapalveluita kaupankäynnin kehittämiseen sekä laajan kumppaniverkoston (Pulse247, 2021; MyCashflow, 2021). Pulse247 tarjoaa asiakkaille asiakaspalvelua puhelimitse, sekä chat- ja sähköpostikanavissa. Vuonna 2020 asiakasmäärät jakautuivat eri palvelukanaviin 8 seuraavasti: chat 86 %, sähköposti 10 %, puhelin 4 % (Pulse247, 2021; MyCashflow, 2021). Toimeksiantajayrityksessä verkkokauppatilejä avataan paljon, koska se on helppoa ja edullista, mutta läheskään kaikilla tilin avaajilla ei oletettavasti ole kunnollista liikeideaa tai osaamista verkkokaupan perustamiseen. Tästä syystä myös paljon verkkokauppatilejä lopetetaan, ennen kuin kauppaa saadaan koskaan edes avattua. Pulse247:n asiakasmäärät ovat olleet voimakkaassa kasvussa viimeisimmän vuoden ajan, kun yhä useammat yrittäjät ovat päättäneet lähteä kehittämään verkkoliiketoimintaa koronapandemian aiheuttamissa poikkeusoloissa. Nykyistä asiakaspalvelumallia ei ole mahdollista skaalata yhä kasvavalle asiakasmäärälle tämänhetkisillä henkilöstöresursseilla, eikä jatkuva uusien rekrytointien tekeminen ole kestävä, eikä kustannustehokas ratkaisu. Toimeksiantajalle on tehty aiemmin tutkimus asiakaspalve- luprosessin kehittämisestä, jonka tutkimustuloksissa nousivat esille muun muassa asiak- kuuden elinkaaren aikaisen viestinnän kehittäminen sekä viestinnän automatisoinnin tarve henkilöstöresurssien vajeen vuoksi. Tämän tutkimuksen aihe oli siksi luonteva jat- kumo asiakaspalveluprosessin aiemmalle tutkimukselle. Tutkielma koostuu viidestä luvusta. Johdannossa käydään läpi tutkimuksen tavoite, tut- kimusaineisto ja tutkimusmenetelmä. Johdantoa seuraa kolme teorialukua, joissa käy- dään läpi tutkimuksen kannalta oleellinen teoria. Toisessa luvussa perehdytään asiak- kuuden elinkaareen SaaS-yrityksessä. Kolmannessa luvussa perehdytään asiakaskoke- mukseen sekä sen kehittämiseen. Neljännessä luvussa käydään läpi digiajan asiakasvies- tintää. Viidennessä luvussa esitellään tutkimuksen aineisto sekä analysoidaan aineis- tosta tehdyt havainnot. Kuudennessa luvussa käydään läpi tutkimuksen johtopäätökset ja yhteenveto. 9 Tutkimuksen tavoite Tutkimuksen tavoitteena oli selvittää, miten proaktiivisella viestinnällä voidaan vaikuttaa asiakaskokemukseen ja asiakkuuden elinkaareen SaaS-yrityksessä. Tutkimuksen tavoit- teeseen päästään seuraavien tutkimuskysymysten avulla: 1. Miten viestinnällä voidaan pyrkiä parantamaan asiakaskokemusta? 2. Millaisilla viestinnän keinoilla voidaan pyrkiä ehkäisemään asiakaspoistumaa? Tutkimusaineisto ja tutkimusmenetelmät Tutkimusaineisto koostuu toimeksiantajan puolelta saatavista valmiista aineistoista sekä toimeksiantajan toteuttaman asiakaskyselyn vastauksista. Valmiista aineistoista tutkittiin toimeksiantajan käyttämää viestintämateriaalia, jota asiakkaille lähtee asiakkuuden on- boarding-vaiheessa. Toinen valmis aineisto oli toimeksiantajan chat-työkalun kautta saa- tavaa tilastomateriaali, jonka avulla kartoitettiin yleisimpiä asiakkaiden yhteydenottojen aiheita. Tutkimuksessa päästiin hyödyntämään myös toimeksiantajan markkinointitiimin teke- mää tuoretta asiakaskyselyä. Asiakaskyselyssä käsiteltiin laajasti eri osa-alueita, joista kaikki eivät olleet olennaisia tämän tutkimuksen kannalta. Siksi kyseisen asiakaskyselyn tuloksia on analysoitu vain soveltuvilta osin. Asiakaskysely laadittiin Google Forms-ohjel- maa käyttäen ja siihen tuli 154 vastausta. Google Formsin avulla laaditut kyselyt on mah- dollista lähettää asiakkaille kyselylinkin avulla ja myös niihin vastaaminen ja vastausten lähettäminen sähköisesti on helppoa. Vallin (2018) mukaan kyselylomaketta laatiessa tu- lee pyrkiä mahdollisimman yksiselitteiseen lomakkeeseen, jonka vastausvaihtoehdot tu- lee suunnitella huolellisesti, jotta kaikille vastaajille löytyy sopivat vastausvaihtoehdot. Vallin (2018) mukaan onnistunut lomake myös ohjaa vastaajaa oikeaan suuntaan kysy- mysten mukaisesti, jolloin myös vastaukset ovat yksiselitteisiä, eikä tutkija joudu tulkit- semaan, mitä vastaaja on vastauksellaan tarkoittanut. 10 Tutkimuksessa on yhdistetty erilaisia tutkimusaineistoja. Tämä on perusteltua tutkimus- kysymysten kannalta, sillä aluksi oli tärkeää tunnistaa yhtenäisiä ja usein toistuvia piir- teitä asiakkaiden käyttäytymisessä sekä saada käsitys nykytilanteesta toimeksiantajan asiakaspalvelun ja -viestinnän osalta. Näitä havaintoja verrattiin asiakaskyselyn tuloksiin ja tehtiin johtopäätöksiä asiakaskokemuksen tilasta asiakastyytyväisyyden perusteella. Tutkimusmenetelmä yhdistelee kvantitatiivista ja kvalitatiivista menetelmää. Hirsjärvi, Remes & Sajavaara (2009, s. 136.) suosittelevat kvantitatiivisia ja kvalitatiivisia menetel- miä käytettävän toisiaan täydentävinä suuntauksina, esimerkiksi siten, että kvantitatiivi- nen vaihe voi edeltää kvalitatiivista vaihetta. Tällainen tapa sopikin tähän tutkimukseen hyvin. Puusan (2020) mukaan kvalitatiiviselle, eli laadulliselle tutkimukselle on tyypillistä, että aineistoa kerätään useassa vaiheessa ja usein myös rinnakkaisin eri menetelmin. Tämä lisää tutkimuksen joustavuutta ja mahdollistaa muutosten tekemisen jo empiirisen aineiston keruuvaiheessa. Tutkimusaineistoa on analysoitu tyypittelyn keinoin. Kauppisen ja Puusniekan (2006) määritelmän mukaan tyypittelyllä tarkoitetaan tyypillisten asioiden kokoamista eli ai- neiston tiivistämistä havainnollisiin tyyppeihin. Toisaalta he toteavat tyypittelylle olevan ominaista myös aineistosta löytyvien poikkeuksien sekä epätyypillisyyksien analysoimi- nen. 11 2 Asiakkuuden elinkaari SaaS-yrityksissä Kavisin (2014, s.42) määritelmän mukaan SaaS (Software as Service) on ohjelmistokoko- naisuus, joka ostetaan useimmiten kuukausimaksullisena palveluna ohjelmistoa tarjoa- valta yritykseltä. SaaS-ohjelmisto toimii Internet-selaimella, ja palveluntarjoaja hallinnoi kaikkea ohjelmiston infrastruktuuria ja toiminnallisuuksia. SaaS-ohjelmistot ovat suosit- tuja esimerkiksi asiakkuudenhallinnassa (CRM), yrityksen toiminnanohjauksessa (ERP), kirjanpidossa ja palkanlaskennassa (Kavis 2014, s.42). SaaS-ohjelmistojen yleistyminen on muuttanut ohjelmistojen käyttöä ja hinnoittelua. Ennen yritykset tyypillisesti ostivat lisenssin ohjelmistoon oheispalveluineen, mikä myös saattoi sitouttaa yrityksiä pidem- mäksi aikaa (Mehta ja muut, 2016). SaaS-ohjelmistot perustuvat useimmiten kuukau- sipohjaiseen hinnoitteluun, joka onkin iso parannus käyttäjien kannalta. Se vähentää yri- tysten rahallisen panostuksen tarvetta sekä pienentää riskiä sitoutua yritykselle sopimat- tomiin ohjelmistoihin (Mehta ja muut, 2016). Muutos perinteisistä ohjelmistoista SaaS- ohjelmistoihin on kuitenkin myös tehnyt ohjelmiston ja palveluntarjoajan vaihtamisen entistä helpommaksi. Tämä on riski, joka SaaS-palveluntarjoajien jossain määrin täytyy vain hyväksyä, mutta jota voi myös yrittää pienentää esimerkiksi asiakaskokemukseen panostamalla (Mehta ja muut, 2016). SaaS-yrityksen henkilöstöresurssit SaaS-yrityksille on tyypillistä kulurakenteen etupainotteisuus. Yritykset panostavat ensin tuotekehitykseen ja sitten asiakashankintaan, jonka jälkeen tuloja alkaa tulla asiakassuh- teen keston mukaan yleensä vuosien kuluessa. Yleensä yhden asiakkaan palvelukustan- nukset, kuten palvelinkapasiteetti ja asiakastuki, ovat pienet. (SaaS Finland, 2021). Vendep Capitalin ja Software E-Business Finlandin vuonna 2020 suomalaisille SaaS-yri- tyksille teettämän tutkimuksen mukaan SaaS-yritysten henkilöstöstä karkeasti puolet työskentelevät tuotteen kehityksen ja hallinnoinnin parissa ja noin kolmannes vastaa tuotteen myynnistä ja markkinoinnista, johon myös asiakaspalvelu tässä tutkimuksessa on sisällytetty. 12 Kuva 1 SaaS-yrityksen henkilöstorakenne (Vendep Capital & Software E-Business Finland, 2020) Vendep Capitalin ja Software E-Business Finlandin (2020) tutkimuksen mukaan yrityksen kehittyessä tuotekehityksen tarve yleensä pienenee, koska SaaS-tuotteita ei useimmiten räätälöidä asiakkaita varten. Yrityksen tuotteen ollessa niin sanotusti valmis, korostuukin enemmän myynnin, markkinoinnin sekä asiakaspalvelun merkitys. Vaikka tutkimuksen mukaan tuote ja tuotekehitys vievät eniten henkilöstöresursseja, kustannuksiltaan myynnin ja markkinoinnin osuus on yhtä suuri tai jopa suurempi. Tutkimuksessa tode- taan myös, että kasvun saavuttamiseksi investoinnit myyntiin ja markkinointiin ovat vält- tämättömiä ja parhaiten kasvavat SaaS-yritykset ovatkin investoineet näihin keskimää- räistä enemmän. SaaS-yritysten palvelumalli tyypillisesti pyrkii tukemaan asiakkaiden itsenäistä selviyty- mistä ohjelmiston kanssa siten, että asiakaspalvelun ja IT-tuen tarve jäisi minimiin. Tä- män tyyppisessä palvelumallissa korostuu entisestään relevantin tiedon löytämisen 13 merkitys. Asiakasviestintä tulee suunnitella siten, että oikea tieto löytyy oikeaan aikaan. Optimaalisessa tilanteessa tieto tulisi tarjota asiakkaalle jo hieman ennen, kuin hän ehtii kaivata sitä. Gerdt ja Eskelinen (2018, s.24) toteavat, että aiemmin asiakaspalvelu oli lä- hes kokonaan reaktiivista ja se tapahtui asiakastilanteessa tai sen jälkeen. Pilviteknolo- giat mahdollistavat merkittävän osan asiakaspalvelusta muuttumisen proaktiiviseksi, monet asiat voidaan tunnistaa ennalta ja reagoida niihin, ennenkö asiakas ehtii ottaa yhteyttä. Asiakkuuden elinkaari Grönroosin ja Tillmanin (2020) mallin mukaan asiakkuuden elinkaari koostuu kolmesta vaiheesta:  Alkuvaihe  Ostovaihe  Kulutusvaihe Alkuvaiheessa asiakas on vasta potentiaalinen asiakas, joka välttämättä ei vielä siinä vai- heessa ole edes tietoinen yrityksestä tai sen palveluista. Ostovaiheeseen päätyessään asiakas on arvioinut yrityksen ainakin kokeilemisen arvoiseksi ja päättää tehdä ensim- mäisen oston. Mikäli asiakas kokee olevansa tyytyväinen yrityksen palveluihin, hän siir- tyy kulutusvaiheeseen ja asiakassuhde alkaa tällöin olla jo alkua vakaammalla pohjalla (Grönroos ja Tillman 2020). Mikäli yritys on onnistunut herättämään asiakkaan luotta- muksen, asiakas on todennäköisesti motivoitunut sitoutumaan yrityksen palveluihin. On kuitenkin hyvä huomata, että kaikki asiakkaat eivät halua sitoutua vain yhteen palvelun- tarjoajaan, vaikka ovatkin tyytyväisiä, vaan haluavat kokeilla eri vaihtoehtoja. Villanin (2018, s. 5) mukaan asiakkaiden haluttomuus sitoutua yhteen palveluntarjoajaan johtuu muun muassa seuraavista syistä:  Asiakkaille saatavilla olevan tiedon määrä on lisääntynyt ja asiakkailla on aiempaa parempi mahdollisuus vertailla eri palveluntarjoajia.  Uusien toimijoiden tuleminen markkinoille tapahtuu nykyään aiempaa nopeam- massa tahdissa ja aiheuttaa kilpailun kiristymistä 14  Palvelujen sopimusehdot ovat muuttuneet asiakasystävällisemmiksi, määräaikai- sia sopimuksia ei laadita enää niin paljon kuin ennen, eikä sopimussakkoja peritä palveluntarjoajan vaihtamisesta  Online-palveluiden kehittyminen on tehnyt palveluntarjoajan vaihtamisen hel- pommaksi asiakkaille Uusien asiakkaiden hankkiminen on yrityksille useimmiten kalliimpaa kuin nykyisten pi- täminen. Siksi onkin tärkeää tunnistaa sellaiset signaalit ja vaaratekijät, jotka johtavat asiakaspoistumaan. Tärkeitä kysymyksiä asiakaspoistuman minimoimiseksi on ymmärtää, miksi asiakas lähtee ja missä vaiheessa asiakkuuden elinkaarta se tapahtuu. (Kumar & Pedersen 2012, s 149, 157). Grönroosin ja Tillmanin (2020) mukaan nykyisen asiakkaan säilyttäminen maksaa yritykselle vain 15–20 prosenttia siitä, mitä uuden asiakkaan han- kintaan täytyy investoida. Toisaalta on myös tärkeää huomata, ettei yritykselle ole kannattavaa edes yrittää säilyt- tää kaikkia asiakkaita. Joskus asiakastyytyväisyyden ja sitoutumisen saavuttaminen voi aiheuttaa yritykselle niin paljon lisäkustannuksia ja -työtä, että ei ole kannattavaa pitää asiakkaasta kiinni (Grönroos & Tillman 2020). Asiakkuuden arvoa yritykselle voi mitata esimerkiksi laskemalla asiakkuuden elinkaaren arvo (Customer lifetime value). Yksinker- taistetusti arvo lasketaan vähentämällä asiakkaasta yritykselle aiheutuvat kustannukset asiakkaasta saadusta tulosta. Asiakkuuden elinkaaren arvo muodostuu tuotosta, jonka asiakas tuottaa yritykselle asiakassuhteen keston aikana (Grönroos & Tillman 2020). Pe- rehtymällä asiakkuuden elinkaaren arvoon yrityksen voi olla helpompi selvittää, mitkä asiakkuudet ovat kannattavia ja säilyttämisen arvoisia (Leväinen 2021). Näin ollen resurs- sien sekä markkinointitoimenpiteiden kohdistaminen kannattaviin asiakkaisiin on hel- pompaa. Asiakaspoistuma SaaS-yritysten yksi keskeisimpiä seurattavia lukuja on asiakaspoistuma, josta käytetään alalla yleisesti termiä churn. Asiakaspoistuma kertoo, kuinka monta prosenttia 15 kuukausituotosta hävitään ilman uusasiakashankintaa kuukaudessa. Jos asiakaspois- tuma ei ole yrityksellä hallinnassa, saatetaan päätyä pisteeseen, jossa uusasiakkaiden hankinta on turhaa, koska lähes kaikki uusasiakkaiden hankintakapasiteetti menee pel- kän poistuman korjaamiseen. (SaaS Finland, 2021). SaaS-yrityksissä noin 3–5 % kuukau- sittaista churn-arvoa voidaan pitää tyypillisenä ja hyvänä arvona (SaaS Growth Hacker, 2019). Mikäli yrityksen asiakaspoistumaprosentti on liian korkea, voidaan tilannetta koit- taa paikata panostamalla esimerkiksi asiakaskokemukseen. On kuitenkin tärkeää huo- mata, että asiakaskokemukseen panostamalla ei kuitenkaan voi paikata kaikkea: mikäli esimerkiksi yrityksen tuote ei vastaa asiakkaiden vaatimuksia, voivat muut panostukset asiakaskokemukseen olla turhia (Mehta ja muut 2016). Perinteisesti yritykset ovat yrittäneet ennustaa asiakaspoistumaa esimerkiksi tutkimalla asiakkaan ostohistoriaa ja mahdollisia muutoksia siinä (Zorn ja muut 2010). Tässä ongel- mana on kuitenkin se, että asiakaspoistumaa ei juurikaan voi ennakoida ostohistorian perusteella, koska asiakas ei välttämättä muuta ostokäyttäytymistään millään tavalla vaikka harkitsisikin poistumista (Zorn ja muut 2010). Myöskään asiakastyytyväisyyden perusteella asiakaspoistumaa ei pysty täysin ennustamaan, sillä nykypäivänä ei voida luottaa enää siihen, että tyytyväinenkään asiakas välttämättä olisi lojaali yritykselle (Zorn ja muut 2010). Asiakaspoistumaa voidaan nykyisin pyrkiä ennustamaan myös koneoppimista hyödyntä- vän päätöspuu (decision tree) -mallin avulla, jota on käytetty pitkään muun muassa te- lekommunikaatioalalla (Umayaparvathi & Iyakutti, 2012). Päätöspuuhun valitaan en- nalta asiakkaista tiedettyä dataa, kuten asiakkaan demograafisia tietoja, maksuhistoriaa tai asiakkaan aktiivisuutta palvelun käytössä. Datan perusteella valitaan ne kriteerit, joi- den oletetaan olevan joko potentiaalisia asiakaspoistumaan johtavia tekijöitä tai poten- tiaalisia asiakaspoistumaa vähentäviä tekijöitä ja tämän jälkeen mallia testataan algorit- min avulla (Umayaparvathi & Iyakutti, 2012). 16 Asiakkuuden onboarding-vaihe Asiakkaiden aktivoiminen verkkoalustoilla on haastavaa ja satunnaisten kävijöiden muut- taminen säännöllisiksi käyttäjiksi vaatii yritykseltä onnistunutta onboarding-strategiaa. Käyttäjän onboarding-strategia tarkoittaa niitä metodeja, joiden avulla pyritään tutustut- tamaan uusi käyttäjä digitaaliseen tuotteeseen. Onboarding-vaiheesta onkin tullut yksi asiakaskokemuksen kriittisimmistä vaiheista verkkoalustoilla toimittaessa, sillä mikäli käyttäjä ei kykene riittävän nopeasti hahmottamaan tuotteen kokonaisuutta, hänet to- dennäköisesti menetetään jo alkuvaiheessa (Adam & Klumpe, 2019). Onboarding-vaiheesta on tehty useita tutkimuksia eri aloilta, esimerkiksi onnistuneen onboarding-vaiheen vaikutusta ja asiakasuskollisuutta online-pelien pelaamisessa on tutkittu paljon. On tutkittu, että ilmaisten online-pelien osalta jopa 70 prosenttia uusista pelaajista pelaa peliä vain yhtenä päivänä, eikä palaa tämän jälkeen enää pelaamaan sitä. Milošević ja muut (2017). Thomsen ja muut (2016) ovat tutkineet millaiset tekijät vaikut- tavat online-pelaamisen onnistuneeseen onboarding-vaiheeseen ja auttavat sitoutta- maan käyttäjiä. Tutkimuksensa pohjalta he ovat myös luoneet heuristiikkoja pelaamisen onboarding-vaiheeseen. SaaS-ohjelmistoa ja pelejä ei toki varsinaisesti voi verrata kes- kenään, sillä pelejä pelataan pääasiallisesti viihteen vuoksi, kun taas SaaS-ohjelmiston käyttäminen on yleensä osa liiketoimintaa. Pelien osalta onnistunut kokemus muodos- tuu pääasiassa käytettävyyteen ja käyttäjäkokemukseen liittyvistä asioista, kun taas SaaS-ohjelmistojen osalta kokemukseen vaikuttavat todennäköisesti muutkin seikat. Kui- tenkin Thomsenin ja muiden (2016) esittämistä online-pelaamisen heuristiikoista voi löy- tää yhtymäkohtia myös SaaS-ohjelmistoihin. Näistä heuristiikoista esimerkiksi selkeä ta- voite, autonomian tunne, vaikeustaso ja opittavuus pätevät pelien lisäksi varmasti kaik- kiin ohjelmistoihin. Koska asiakkaat yhä useammin tekevät päätöksiä digitaalisissa ympäristöissä, asiakkai- den sitouttamiskeinona on alkanut yleistyä niin sanottu onboarding-putki, jonka tarkoi- tuksena on pääasiassa viestinnän keinoin sysätä asiakasta eteenpäin kohti sitoutunutta asiakkuutta. Asiakkaan sitouttaminen vaatii oikea-aikaisia toimenpiteitä onboarding- 17 vaiheen aikana, mutta tutkitusti myös asiakkaille tarjottavan palvelun personointi ja rää- tälöinti heidän tarpeisiinsa lisää asiakkaiden halua sitoutua (Terres ja muut, 2019). Yh- tenä avaintekijänä asiakkaiden sitoutumisessa SaaS-yrityksen palveluun on tutkimuksen mukaan myös asiakkaan kokema hyvä palvelun laatu (Benlian ja muut, 2010). 18 3 Asiakaskokemus SaaS-yrityksessä ”Asiakaskokemus on asiakkaan yrityksestä muodostama käsitys, joka on syntynyt kohtaa- misissa eri kosketuspisteissä, yrityksen herättämien tunteiden sekä asiakkaan uusien ja vanhojen mielikuvien perusteella.” (Korkiakoski & Karhinen, 2019, s.18). Kuten johdannossakin todettiin, asiakaskokemuksen tuottamisen peruselementit ovat edelleen olemassa teknologian kehittymisestä huolimatta. (Gerdt & Eskelinen, 2018, s. 13–15). Asiakkaat kuitenkin vaativat yhä enemmän yksilöllistä ja heille kustomoitua pal- velua ja haluavat palvelun olevan saatavilla nopeasti. (Peppers & Rogers, 2016, s. 29). Myös nopeasti muuttuviin odotuksiin sekä nopeisiin kilpailuympäristön muutoksiin tulisi pystyä reagoimaan (Korkiakoski & Karhinen, 2019, s. 16). Asiakkaiden kasvaneet vaati- mukset näiltä osin saattavat valitettavasti toisinaan tarkoittaa sitä, että vaatimusten to- teuttaminen vaatii entistä enemmän venymistä henkilöstöltä ja parempaa asiakaskoke- musta tuotetaan henkilöstön jaksamisen kustannuksella (Korkiakoski & Karhinen, 2019, s.9). Vaikka asiakkaiden vaatimukset palvelua kohtaan kasvavat, he eivät kuitenkaan aina ole valmiita maksamaan siitä, että saisivat parempaa palvelua. Tämä voi johtua kiristy- neen kilpailun lisäksi esimerkiksi siitä, että palveluntarjoaja ei onnistu perustelemaan asiakkaalle sitä, mitä lisäarvoa hän saisi lisämaksua vastaan (Grönroos 2020). Asiakaskokemus digiorganisaatiossa ” Data on kuin muumimuki. Kaikki kerää, mutta harva käyttää.” (Ahvenainen, Gylling & Leino, 2017, s. 36). Ahvenaisen ja muiden (2017, s.33) mukaan kokonaisvaltainen asiakaskokemus koostuu kolmesta isommasta kokonaisuudesta, joita ovat digitaalinen kohtaaminen, fyysinen kohtaaminen ja tiedostamaton kohtaaminen. Nimensä mukaisesti digitaalinen kohtaa- minen tapahtuu digiympäristössä ja fyysinen kohtaaminen tarkoittaa ihmisten välistä kohtaamista. Tiedostamaton kohtaaminen tarkoittaa tunnekokemusta, jossa kaikki 19 aiemmat olettamukset ja mielikuvat vaikuttavat kokonaisvaltaisen brändikokemuksen syntymiseen (Ahvenainen ja muut 2017, s.33). Digitalisaation myötä kaikki kosketuspisteet, jotka vaikuttavat asiakaskokemuksen syn- tymiseen, eivät enää ole yrityksen hallittavissa (Korkiakoski & Karhinen, 2019, s.18). Yri- tys ei voi enää tietää tai täysin hallita sitä, missä kanavassa asiakas ensimmäisen kerran kohtaa yrityksen. Nykyisin ensimmäinen kosketuspiste asiakkaan ja yrityksen välillä on- kin useimmiten hakukone, verkkosisältö tai sosiaalisen median profiili. Mikäli yritys ei ole riittävästi läsnä tässä asiakkaan ensimmäisessä mahdolliseen ostoprosessiin johta- vassa tiedonhakuvaiheessa, on tämän jälkeen erittäin haastavaa edetä asiakkaan kanssa neuvotteluvaiheeseen, saati kaupantekoon (Ahvenainen ja muut, 2017, s. 36). Juholin (2006, s. 96–97) toteaa, että mitä enemmän yritys pystyy hankkimaan tietoa sekä itsestään, että ympäristöstään, sitä enemmän se pystyy sovittamaan omaa toimin- taansa ja viestintäänsä muuttuviin tarpeisiin. Suuri osa yrityksistä kerää ja on jo vuosia kerännyt erilaista dataa asiakkaistaan, mutta läheskään kaikki eivät hyödynnä tätä da- taa. Ahvenaisen ja muiden (2017, s. 127–129) mukaan tämä voi johtua joko siitä, ettei tiedetä, kuinka dataa voisi hyödyntää, tai siitä, että yrityksen käyttämät järjestelmät ei- vät ole soveltuvia datan parempaan hyödyntämiseen. Ennakointi on tärkeä osa asiakas- kokemuksen kehittämisessä ylipäätään, mutta digitaalisessa ympäristössä ennakoivan analytiikan käyttö asiakasdatan hyödyntämisessä nousee erityisen merkittävään rooliin. Pelkästään asiakkaan verkkokäyttäytymistä seuraamalla voi ennustaa monia asioita, ku- ten asiakkaan aikeita poistua ja vaihtaa palveluntarjoajaa. Asiakkaista kerättävän datan yhdistäminen markkinoinnin automaatioon ja viestintään on yksi avaintekijä onnistu- neen digitaalisen asiakaskokemuksen tuottamisessa. (Ahvenainen ja muut, 2017, s. 127–129). Asiakaskokemuksen mittarit Asiakaskokemuksen mittaamista varten on olemassa useita eri mittareita. Ennen mitta- reiden käyttöönottoa on tärkeää tunnistaa, mitkä ovat oman liiketoiminnan kannalta 20 tärkeitä mittareita ja miettiä vasta sen jälkeen, miten niitä käytännössä kannattaisi mi- tata (Korkiakoski & Karhinen, 2019, s. 64). Kuten asiakasdatan keräämiseen yleensäkin, myös asiakaskokemuksen mittaamiseen pätee se uhka, että kerätty tieto voi jäädä hyö- dyntämättä. Tämä voi esimerkiksi johtua siitä, että eri lähteistä tulevien tietojen yhdis- tely koetaan työlääksi ja analysointi vaikeaksi. Toisaalta voi myös olla, ettei olla löydetty oman liiketoiminnan kannalta sopivia mittareita (Villani 2018, s. 151). Korkiakosken ja Karhisen (2019) mukaan sopivia mittareita asiakaskokemuksen mittaa- miseen voidaan miettiä esimerkiksi näistä näkökulmista:  Millainen oli asiakkaan tunnetila kohtaamisen jälkeen?  Miten yritys onnistui suorituksessaan?  Tarvitaanko asiakkaiden kokemuksista kuvailevaa ja laadullista tietoa?  Halutaanko asiakaskokemuksen vaikutusta liiketoimintaan ennustaa? Erilaisiin tilanteisiin tarvitaan erilaisia mittareita ja asiakaskokemuksen parantamisen kannalta erityisesti kolme seuraavaa osa-aluetta ovat tärkeitä: laadullinen kehittäminen, tehokkuuden kehittäminen sekä asiakaspääoman kehittäminen (Korkeakoski ja Karhinen, 2019, s. 64). Villani (2018, s. 173) nostaa asiakaskokemuksen mittaamisen ja analysoimisen lisäksi tär- keäksi asiaksi myös asiakkaille viestimisen mittausten tuloksista. Jos asiakkaiden mielipi- teitä kysytään, heille olisi hyvä myös paljastaa tulokset, vaikka ne olisivat joskus huono- jakin. Näin asiakkaille syntyy tunne, että he voivat vaikuttaa asioihin ja yrityksen proses- sit ovat läpinäkyviä. 3.2.1 Laadullisen kehityksen mittarit Laadullisilla mittareilla voidaan selvittää asiakkaiden kokemuksia jo tapahtuneista koh- taamisista yrityksen kanssa ja mittarit perustuvat asiakaskyselyihin. Suosituimpia laadul- lisia mittareita ovat NPS (Net Promoter Score), CES (Customer Effort score) sekä perin- teiset asiakastyytyväisyyskyselyt. (Korkiakoski ja Karhinen, 2019, s. 65). 21 Varsinkin NPS on niin Suomessa kuin maailmanlaajuisestikin suosittu mittari, jossa asiak- kaalta kysytään asioinnin jälkeen, kuinka todennäköisesti hän suosittelisi yritystä/palve- lua asteikolla 1–10. Annetun arvosanan perusteella asiakkaat jaetaan Suosittelijoihin (ar- vosana 9–10), passiivisiin (arvosana 7–8) tai tyytymättömiin (0–6). NPS-lukema määräy- tyy laskemalla, montako prosenttia asiakkaista on suosittelijoita verrattuna passiivisten ja tyytymättömien määrään. (FanExam, 2021) SaaS-yrityksille tyypillisesti hyvä NPS-lu- kema on jo 20–40. Yli 60 NPS-lukemaa pidetään alalla kohtuullisen vaikeana saavuttaa. (FanExam, 2021). Villanin (2018, s. 156) tutkimuksen mukaan alhaisen NPS-tuloksen sekä asiakaspoistumien välillä on selkeä yhteys. NPS-kyselyissä 0–3 arvosanan antaneet yri- tykset menetettiin ensimmäisen kolmen kuukauden aikana 32 % todennäköisemmin, kuin yritykset, jotka antoivat NPS-kyselyssä arvosanaksi 4 tai sen yli. CES mittaa asiakkaan näkemää vaivaa palvelutilanteessa. CES-mittarissa voidaan kysyä esimerkiksi, kuinka helppoa hänen ongelmansa selvittäminen oli asiakkaalle kyseisenä päivänä. Asteikko on tyypillisesti välillä 1–5 ja vastausvaihtoehdot erittäin hankalan ja erittäin helpon välillä (Korkiakoski & Karhinen 2019, s. 67). CES-mittaria pidetään tär- keänä mittarina jo heti asiakkuuden onboarding-vaiheessa, sillä siitä voi päätellä asiak- kaiden alkuvaiheessa kokemia haasteita ja tutkia tarkemmin mistä nämä johtuvat. CEB Globalin (2018) tutkimuksen mukaan, että jopa 96 % niistä, jotka vastasivat CES-kyse- lyssä asioinnin olevan erittäin vaikeaa, eivät pysyneet lojaalina kyseiselle yritykselle. Li- säksi huonoista kokemuksista kerrottiin keskimäärin kymmenelle eri henkilölle, kun taas positiivisista kokemuksista kerrottiin keskimäärin vain kolmelle henkilölle (CEB Global 2018). 3.2.2 Tehokkuuden kehittämisen mittarit Tehokkuuden kehittämisen mittarit perustuvat tietoon, jota saadaan yrityksen omista järjestelmistä, eivätkä ne lähtökohtaisesti perustu asiakkaan antamaan palautteeseen. Tehokkuuden mittareita voi olla useita erilaisia liiketoiminnan luonteesta riippuen, mutta yleisiä ovat Korkiakosken ja Karhisen (2019, s.72) mukaan esimerkiksi seuraavat: 22  asiakkaan jonotusaika, eli kuinka kauan asiakkaat keskimäärin jonottavat pääs- täkseen palveluun  ratkaisuaste, eli millä todennäköisyydellä asiakkaan asia hoituu kuntoon ensim- mäisellä kerralla  konversioaste, eli kuinka moni esimerkiksi verkkokaupan kävijöistä lopulta ostaa jotakin  klikkausprosentti, eli klikkausten määrä kohdesivulla 3.2.3 Asiakaspääoman kehittämisen mittarit Asiakaspääoman kehittämisen mittarit ovat laskennallisia tuloksia, joissa yhdistelemällä erilaisia asiakastietoja saadaan tietoja asiakkuuksien tai yksittäisten asiakkaiden arvon kehittymisestä. Asiakaspääoman mittareita ovat esimerkiksi asiakaspoistuma, asiakkuu- den laajentuminen, sekä asiakkaan elinkaaren arvo. (Korkiakoski ja Karhinen, 2019, s. 75). Asiakaspoistumasta ja asiakkaan elinkaaren arvosta kerrottiin enemmän luvussa 2. 3.2.4 Asiakaskokemuksen mittareiden tulosten analysointi Asiakaskokemuksen mittaamisen lisäksi on erittäin tärkeää myös analysoida mittaamalla saadut tiedot asiakaskokemuksen kehittämiseksi. Haasteensa analysoimiseen voivat tuoda pienemmissä yrityksissä resurssien puute, mikäli ei ole mahdollista hankkia tuo- reinta teknologiaa analysoinnin automatisoimista varten. Suuremmissa yrityksissä haas- teeksi voi muodostua esimerkiksi yrityksen eri osastojen väliset kuilut ja vastuut: ei vält- tämättä tiedetä kuka omistaa datan, kenellä on vastuu sen analysoimisesta ja kuinka eri osastojen välillä voitaisiin tehdä yhteistyötä. Haasteita aiheuttaa myös löytää ja valita juuri ne oikeat hankkeet, jotka oikeasti parantavat asiakaskokemusta. (Korkiakoski & Kar- hinen, 2019, s. 95). Alla olevassa Korkiakosken ja Karhisen (2019) mallista mukaillussa taulukossa on listattu esimerkkejä, kuinka asiakaskokemuksen tuloksia voidaan analy- soida yrityksen eri tasoilla: 23 Taulukko 1 Asiakaskokemuksen analysoimisen näkökulmia (Korkiakoski & Karhinen, 2019) Analyysitaso Analyysin ja johtopäätösten näkökulmia Yritystaso  Yritystason yhteys liiketoiminnan ja asia- kaskokemuksen avainmittareiden välillä vuositasolla Liiketoimintayksikkö  Miten eri liiketoimintojen tulosten erot tulkitaan?  Miten liiketoiminnan luonne tai kilpailuti- lanne vaikuttaa asiakaskokemuksen po- tentiaaliin ja tuloksiin? Maantieteellinen alue  Mitkä tekijät selittävät eroja eri alueiden välillä? Palvelutaso  Mitä muutoksia palveluun on tehty?  Pystytäänkö löytämään yhteys palvelun muutoksen ja asiakaskokemuksen välillä? Tuotetaso  Onko tuotetiimi hyödyntänyt palautetta kehitystyössä?  Onko reklamaatioiden määrä vähentynyt tai myynti kasvanut? Kosketustaso  Onko ostoskorin keskiarvo kasvanut?  Onko lojaalien asiakkaiden määrä kasva- nut? Yksilö- ja tiimitaso  Miksi jotkut yksilöt ja tiimit ovat menes- tyneet asiakaskokemuksen kehittämi- sessä?  Mitä ideoita voidaan löytää osaamisen kehittämisen tueksi? (koulutus, valmen- nus) 24 Asiakaskokemuksen kehittäminen Asiakaskokemuksen kehittämistä pohdittaessa ei voi sivuuttaa digitalisaation näkökul- maa ja vaikutusta asiakaskokemukseen. Kiristyvässä ja jatkuvasti muuttuvassa markkina- tilanteessa pärjäävät parhaiten yritykset, jotka kykenevät uudistumaan ja pysyvät par- haiten teknologian kehityksen tahdissa. Gerdtin ja Eskelisen (2018, s.51) mukaan kilpai- luasetelmat saattavat muuttua markkinoilla jopa kuukausissa, kun aiemmin alalle tulo tai määräävän markkina-aseman saavuttaminen vaati yleensä vuosien työn. Heidän mu- kaansa digitalisoituminen tekee mahdolliseksi suuren asiakasmäärän keräämisen lyhyes- säkin ajassa, mutta valitettavasti sama pätee myös toisin päin. Kannattavakin liiketoi- minta voi tuhoutua lyhyessä ajassa esimerkiksi yrityksen maineenmenetyksen vuoksi, sosiaalista mediaa voidaan pitää ainakin osasyyllisenä tähän. Korkiakoski ja Karhinen (2019, s. 43) esittävät myös kritiikkiä liialliseen digitalisaatioon keskittymiseen. Heidän mukaansa valitettavan moni yritys näkee asiakaskokemuksen kehittämisen samaksi asiaksi kuin digitalisaation kehittämisen. Digitalisaation kehittäminen ei automaattisesti tarkoita asiakaskokemuksen paranemista. Myös asiakkaiden valta on jatkuvasti kasvanut markkinoilla saatavilla olevien vaihtoehtojen myötä. Asiakkaiden vaatimukset ovat kas- vaneet, eikä enää riitä se, että yritys kilpailee esimerkiksi pelkästään hinnalla tai hyvällä palvelulla (Gerdt & Eskelinen, 2018, s. 53). Asiakkaat nimittäin vaativat kaikkea: kilpailu- kykyisiä hintoja, uusimpia tuotteita sekä erinomaista palvelua. 3.3.1 Asiakaskokemuksen kehittämisalueet digiaikana Asiakaskokemuksen kehittämisalueiksi nostetaan lähteestä riippuen hieman erityyppisiä asioita. Tämä saattaa olla oletettavasti jossain määrin myös kansallisuussidonnainen asia. Gerdtin ja Eskelisen (2018, s.55) mallin mukaan asiakaskokemuksen kehittäminen digiai- kana voidaan kiteyttää neljään osa-alueeseen, joita ovat palvelun nopeus, personointi, käyttäjäystävällisyys sekä hyvin rakennettu teknologiaympäristö. Nämä on kuvattu di- giajan asiakaskokemuksen nelikenttänä kuvassa 2. 25 Kuva 2 Asiakaskokemuksen kehittämisalueet digiaikana (Gerdt & Eskelinen, 2018) Reaaliaikainen palvelu. Reaaliaikainen palvelu tarkoittaa ilman viivettä tapahtuvaa, jat- kuvasti saatavilla olevaa palvelua, jota voidaan toteuttaa ainakin osin automaattisesti. Personointi. Asiakkaat vaativat personoituja palveluita. He haluavat juuri heitä varten räätälöidyn asiakaskokemuksen ja yksilöllistä palvelua. Käyttäjäystävällisyys. Käyttäjäystävälliset prosessit ovat avainasemassa asiakaskoke- muksen kehittämisessä, sillä ensikohtaaminen asiakkaan kanssa on yhä useammin digi- taalinen. Mikäli käyttäjäkokemus on huono, sitä on vaikeaa paikata millään muulla asia- kaskokemuksen osa-alueella ja ehkä koko asiakassuhdetta ei pääse edes syntymään. Teknologiaympäristö. Käyttäjäystävällisiin prosesseihin linkittyy myös neljäs osa-alue, teknologiaympäristö. Teknologialla on osansa kaikissa prosesseissa, jotka myös vaikutta- vat asiakaskokemukseen. Korkiakoski ja Karhinen (2018, s.43) lähestyvät asiakaskokemuksen kehittämistä hieman eri näkökulmasta pitäen digitalisaatiota vain yhtenä osa-alueena asiakaskokemuksessa. 26 Kuvassa 3 on käyty läpi heidän näkemyksensä asiakaskokemuksen kehittämisen osa-alu- eista. Kuva 3 Asiakaskokemuksen kehittäminen (Korkiakoski & Karhinen, 2018) Digitalisaatio. Digitalisaation tarjoaman potentiaalin hyödyntäminen on tärkeä osa ny- kyajan asiakaskokemusta, mutta ei silti korvaa muita osa-alueita. Brändi. Brändillä annetaan lupaus, joka asiakaskokemuksella voidaan lunastaa. Brändin lunastamiseen osallistuvat kaikki yrityksen työntekijät ja kaikki digitaaliset rajapinnat, joi- den kautta asiakas kohtaa yrityksen. Asiakaspalvelu. Asiakaspalvelu nähtiin vuosien ajan yrityksen kulueränä, joka usein py- rittiin ulkoistamaan edullisimmalle kumppanille. Tästä ajattelusta ollaan pikkuhiljaa pa- laamassa takaisin kohti asiakaspalvelun kehittämistä entistä asiakasystävällisempään 27 suuntaan. Koska digitaalisten kohtaamisten osuus kasvaa nopeasti ja asiakas on entistä harvemmin yhteydessä ihmiseen asioidessaan, nousee jokainen ihmisten välinen vuoro- vaikutus entistä tärkeämpään asemaan. Palvelumuotoilu. Palvelumuotoilu on tärkeä osa asiakaskokemusta, mutta se ei ole kui- tenkaan sama asia. Suomalaisissa yrityksissä on alettu ymmärtää palvelumuotoilun mer- kitys. Palvelumuotoilun avulla voidaan ymmärtää paremmin asiakkaiden tarpeita sekä heidän päätös- ja ostoprosessejaan. Yrityskulttuuri. Asiakaskokemuksen rinnalla myös henkilöstökokemuksen kehittäminen yrityksissä on tärkeää. Yrityskulttuurin ja henkilöstökokemuksen ollessa kunnossa, on myös helpompaa tuottaa onnistunutta asiakaskokemusta. Tukifunktiot. Yrityksen tukitoiminnot, esimerkiksi laskutus- ja logistiikkapalvelut ovat tärkeä osa asiakaskokemusta, vaikka ne usein saatetaan unohtaa niiden jäädessä hieman piiloon näkyvämpien toimintojen taakse. 3.3.2 Asiakaskokemuksen kehittämisen tasot Gartnerin kehittämässä asiakaskokemuspyramidissa (kuva 4) havainnollistetaan asiakas- kokemuksen kehittämisen tasoja. Sekä asiakaskokemuksen kehittämiseksi, että yrityksen henkilöstöresurssien säästämiseksi olisi tärkeää päästä enemmän viestivältä ja reagoi- valta tasolta kohti proaktiivista tasoa, jossa asiakkaille pystytään tarjoamaan ratkaisua, ennen kuin sitä ehditään kaivata. Proaktiiviselle ja kehittymisen tasolle pääseminen vaa- tii yritykseltä enemmän keinoja, joilla ennakoida asiakkaiden käytöstä ja tulevia tarpeita. (Korkiakoski & Karhinen, 2019, s.47). 28 Kuva 4 Asiakaskokemuksen kehittämisen tasot (Korkiakoski, 2019) 29 4 Digitalisoituva asiakasviestintä Internetin levinneisyys on muokannut asiakasviestinnän ja asiakaspalvelun luonnetta merkittävästi. Juholinin (2006) mukaan 2000-luvun suurimpiin haasteisiin kuuluu tieto- tulvan hallinta. Ennen internetin aikakautta tietoa ei ollut saatavilla samaan tapaan ke- nelle tahansa ja sitä joutui erikseen kysymään esimerkiksi asiakaspalvelusta. Nykytilan- teessa tietoa koetaan olevan kaikkialla ja liikaa, jolloin ongelmaksi nousee relevantin tie- don löytäminen informaatiotulvasta. Gillin & Schwartzman (2011, s.87) toteavat, että in- ternetissä ihmiset oppivat etsimällä. Useiden hakujen ja erehdysten kautta he etenevät kohti relevanttia tietoa ja yritysten tehtävänä onkin varmistaa, että olennainen tieto on saatavilla, mikäli he haluavat pärjätä markkinoilla. Tällaista liiallisen tiedon aiheuttamaa tilaa voidaan kutsua informaatioähkyksi (information overload) (Jackson & Farzaneh, 2012). Tämä tarkoittaa sitä, että ihmiset ja organisaatiot ylikuormittuvat tarjolla olevan tiedon määrästä, joka taas vaikuttaa heikentävästi suorituskykyyn, tuottavuuteen, pää- töksen tekoon sekä oppimiseen. Informaatioähkyn teoria on alun perin ajalta ennen In- ternetin aikakautta, mutta se on tänä päivänä kenties ajankohtaisempi kuin koskaan (Jackson & Farzaneh, 2012). Gerdtin ja Eskelisen (2018, s. 17, 25) mukaan digitalisaatio ja tarjolla olevat teknologiat muuttavat asiakaspalvelun luonnetta. Aiemmin olimme asiakaspalvelutilanteessa vuoro- vaikutuksessa pääasiassa toisen ihmisen kanssa, tulevaisuudessa tällainen kommunikaa- tio korvautuu osittain teknologia-avusteisilla prosesseilla. Tällaisia teknologioita ovat Gerdtin ja Eskelisen (2018) mukaan esimerkiksi asiakaspalveluportaalit, pikaviestintä (chatbot) -sovellukset ja monet markkinointiviestintää tehostavat ratkaisut, kuten mark- kinoinnin automaation ja sosiaalisen kuuntelun ohjelmistot. Ihmiset korvataan virtuaali- sella asiakaspalvelijalla yhä useammin tehokkuuden, kustannusten ja standardisoinnin takia. Tämä johtaa nopeampaan ja tasalaatuisempaan asiakaspalveluun, sekä rutiinitöi- den vähentymiseen. Myös Villani (2018, s. 270) ennustaa perinteisten kommunikaatio- kanavien, kuten puhelimen ja sähköpostin olevan jäämässä historiaan. 30 Chatbotit Tekoälyyn perustuvat chatbotit ovat yleistyneet perinteisen asiakaspalvelun rinnalla. Asi- akkaiden suhtautuminen chatbotteihin oli aluksi ja on edelleenkin tutkitusti vastahakoi- sempaa verrattuna oikean ihmisen tarjoamaan asiakaspalveluun. Suhtautuminen on kui- tenkin pikkuhiljaa muuttumassa myönteisempään suuntaan. Suhtautumiseen vaikuttaa tutkimusten mukaan myös käyttäjien ikä sekä tietotekninen osaaminen. Useissa chat- bottien käytöstä tehdyissä tutkimuksissa saadut tulokset ovat jokseenkin samanlai- sia. Asiakkaat pitävät chatbottia hyvänä vaihtoehtona helpoissa ja nopeissa kysymyk- sissä. Asiakkaat ovat pääosin tyytyväisiä bottiin, kunhan se vain antaa heille heidän tar- vitsemansa vastaukset nopeasti ja tehokkaasti. Chatbotin positiiviseen käyttökokemuk- seen vaikuttavat ensisijaisesti käytettävyys sekä koettu hyöty. Käytettävyyden ja hyödyl- lisyyden kokemukseen taas vaikuttavat eniten chatbotin laatu, vastausaika, suorituskyky sekä vastausten relevanssi. Kaikkiin tilanteisiin chatbot ei kuitenkaan sovi, sillä tekoäly ei pysty tarjoamaan niin sanottuja pehmeitä taitoja, kuten empatiakykyä. Siksi monimut- kaisemmissa ongelmatilanteissa asiakkaat mieluiten edelleen tukeutuvat oikean ihmisen tarjoamaan asiakaspalveluun. Chatbotin todetaan olevan hyvä ja tehokas apuväline asia- kaspalveluun, mutta sen kehittämiseen tulisi todella panostaa, sillä huonosti toimiva vää- riä tai epätarkkoja vastauksia antava chatbot voi heikentää asiakastyytyväisyyttä ja jopa johtaa asiakasmenetyksiin. (Barış, 2020; Nichifor, 2021; Sweezey 2019) Tietosuojan huomioiminen viestinnässä Nisreen ja muut (2021) toteavat, että tekoälyn käyttäminen strategisesti asiakaskoke- muksen eri kosketuspisteissä tarjoaa yrityksille merkittävää hyötyä asiakastyytyväisyy- den kasvattamisessa. Tekoälyn käyttämisen hyödyiksi mainitaan heidän mukaansa esi- merkiksi automaation ja joustavuuden kasvu, kulujen pienentyminen sekä asiakasvuo- rovaikutuksen tehostuminen. Toisaalta asiakasdatan kerääminen voi aiheuttaa myös luottamuspulaa asiakkaiden ja yrityksen välille, sillä kaikki eivät koe heitä koskevien tie- tojen keräämistä ja käyttämistä hyvänä asiana. 31 Vuonna 2018 käyttöön otettiin EU:n yleinen tietosuoja-asetus, josta yleisesti käytetään myös nimeä GDPR (General Data Protection Regulation). GDPR säätelee yksilöiden oi- keutta päättää henkilökohtaisten tietojensa keräämisestä ja käytöstä sekä antaa yksilöille paremman oikeuden henkilötietojensa suojaamiseen. GDPR velvoittaa organisaatioita kertomaan tietojen keruun menetelmistään sekä kerättyjen tietojen käytöstä, joka lisää läpinäkyvyyttä ja auttaa yksilöitä kontrolloimaan omien tietojensa käyttöä (IT Gover- nance, 2019). Tietosuoja-asetuksen tavoitteena on myös yhtenäistää EU-jäsenmaiden käytäntöjä tietojen keräämisessä siten, että kaikilla EU-kansalaisilla olisi yhdenmukainen henkilötietojen suoja (Euroopan parlamentin ja neuvoston asetus (EU) 2016/79). Tietosuoja-asetuksen (EU 2016/79) viidennessä artiklassa on määritelty kuusi tietojen- keruun periaatetta, jotka tiivistetysti ovat: 1. Lainmukaisuus, kohtuullisuus ja läpinäkyvyys 2. Käyttötarkoitussidonnaisuus 3. Tietojen minimointi 4. Täsmällisyys 5. Säilytyksen rajoittaminen 6. Eheys ja luottamuksellisuus Tietosuoja-asetuksen mukaan kerättäessä rekisteröidyltä häntä koskevia tietoja on toi- mitettava rekisteröidylle muun muassa rekisterinpitäjän yhteistiedot, henkilötietojen kä- sittelyn tarkoitus sekä oikeusperuste, tieto henkilötietojen mahdollisesta siirtämisestä kolmansille osapuolille sekä henkilötietojen säilytysaika rekisterissä. (EU 2016/79, art. 13) Rekisteröidyllä on myös oikeus tarkistaa itseään koskevat henkilötiedot sekä pyytää virheellisten tietojen oikaisua. (EU 2016/79, art.15). Tietosuoja-asetuksen mukaan yksilöllä on myös oikeus ”tulla unohdetuksi”. Tämä tarkoit- taa sitä, että rekisteröidyn niin pyytäessä henkilötietoja keränneen organisaation on 32 viivytyksettä poistettava kaikki häntä koskevat henkilötiedot rekisteristään, mikäli henki- lötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne oli kerätty. (EU 2016/79, art. 17) Vaikka yksilöiden oikeuksia on huomattavasti parannettu tietojen keruun osalta, on jo- kainen henkilö kuitenkin itse vastuussa siitä, että lukee organisaation tarjoaman tieto- suojaselosteen esimerkiksi organisaation internetsivuilla vieraillessaan ennen sen ehto- jen hyväksymistä. Yhdysvaltalainen It-alan yritys Software Advice (2014) on tutkinut ylei- siä mielipiteitä datan keruusta sekä yksityisyydensuojasta. Tutkimuksesta selviää, että 49 % kyselyyn vastanneista ei lue tietosuojaselosteita ennen niiden hyväksymistä. Vain 8 % kyselyyn vastanneista ilmoitti lukevansa ne läpi aina ennen hyväksymistä. Samassa tut- kimuksessa ilmenee, että 44 % vastaajista pitää kuitenkin tietojen keräämistä yksityisyy- den loukkaamisena. 15 % ajatteli tietojen keräämisen olevan ”hinta siitä, että voi käyttää Internetiä”. Vain 8 % ilmoitti, ettei tietojen kerääminen haittaa heitä. Digitaalisen asiakaskokemuksen tuottaminen aiheuttaakin selvästi ristiriitoja. Toisaalta asiakkaat odottavat jatkuvasti tehokkaampaa, parempaa ja yksilöidympää asiakaspalve- lua, jonka tuottaminen vaatii asiakkaan ja hänen käyttäytymisensä tuntemista yhä pa- remmin. Kuitenkin osa ihmisistä kokee henkilökohtaisten tietojensa keruun loukkaavaksi ja samaan aikaan osoittaa myös välinpitämättömyyttä selvittääkseen millaisia tietoja heistä ylipäätään kerätään. Asiakkaiden sitouttaminen viestinnän keinoin Onnistunut viestintä on yksi tärkeimmistä hyvän asiakaskokemuksen kulmakivistä (Ahve- nainen ja muut, 2017, s. 93). Viestinnän vaikutuksia asiakaskokemukseen on hankalaa arvioida, koska niitä on vaikeaa muuttaa numeeriseen muotoon. Onnistunut ulkoinen viestintä edellyttää ensin onnistunutta sisäistä viestintää, koska sisäinen viestintä vaikut- taa välillisesti kaikkeen erilaisten prosessien kautta (Ahvenainen ja muut, 2017, s. 94). 33 Ahvenainen ja muut (2017, s.95) nostavat myös esille informaatioähkyn ja sen, että asi- akkaan huomion saaminen ylipäätään on vaikeaa tietotulvan keskellä. Heidän mukaansa niin sisäisessä kuin ulkoisessakin viestinnässä kannattaisikin keskittyä enemmän visuaa- lisuuteen ja jopa viihdyttävyyteen. Tällaisia tapoja ovat esimerkiksi kuva, videot sekä eri- laiset infografiikat. Visuaalisuudesta voi olla hyötyä myös uusien asioiden oppimisessa. Ihmisestä ja konteks- tista riippuen, jotkut oppivat uusia asioita paremmin videon kuin kirjallisten ohjeiden perusteella. Asiaa on tutkittu paljon ja esimerkiksi Ganierin ja de Vriesin (2016) lääketie- teen opiskelijoille tekemän tutkimuksen mukaan videomuotoisen ohjeen avulla testi- ryhmä pystyi oppimaan uuden asian hieman nopeammin, mutta tekstimuotoinen ohje jäi testaajien muistiin pidemmäksi aikaa. Ahvenaisen ja muiden (2017, s. 97) mukaan onnistunut viestintä pitää sisällään seuraavat ominaisuudet:  On visuaalista ja viihdyttävää  On informatiivista ja lukijaystävällistä  On mietitty vastaanottajan mukaan  Sisältää jonkinlaisen toimintakehotteen  Sisältää jotain uutta tai tarjoaa muuten arvoa vastaanottajalle Asiakkuuden elinkaaren mukainen viestintä Kerosen ja Tannin (2017, s. 87) mukaan asiakkaille suunnattava viestintä kannattaa suun- nitella asiakkuuden elinkaaren mukaan vaiheittain. Tavoittavalla sisällöllä pyritään herät- telemään nukkuvaa asiakasta, ostopäätöksen harkintavaiheessa olevaa asiakasta sekä muita potentiaalisia asiakkaita. Tavoittava sisältö tarkoittaa esimerkiksi sosiaalisen me- dian statuspäivityksiä tai mainoksia, uutiskirjeitä sekä muita sisältöjä, joiden tavoitteena on ohjata asiakasta kohti sitouttavaa sisältöä, joka voi olla esimerkiksi kampanjasivu tai verkkokauppa. (Keronen & Tanni 2017, s.87). 34 Sitouttavan sisällön tarkoituksena on tuottaa asiakkaalle tietoa sekä vakuuttaa asiakas siten, että ostopäätös syntyy ja asiakas sitoutuu. Sitouttava sisältö voi olla esimerkiksi blogikirjoituksia, artikkeleita tai ladattavia oppaita. Sitouttavan sisällön elinkaari on par- haassa tapauksessa vuosien mittainen. (Keronen & Tanni 2017, s.87). Aktivoiva sisältö pyrkii ohjaamaan asiakasta eri sisältölajien välillä ostoprosessin eri vai- heissa. Aktivoiva sisältö suunnitellaan tyypillisesti osaksi sisältövaihetta ja sen tarkoitus on sysätä asiakasta eteenpäin prosessissa. Tällaisia aktivoivia sisältöjä ovat asiakkaalle sisällön ohessa tarjotut ehdotukset, esimerkiksi ”osallistu webinaariin”, ”tilaa uutis- kirje”, ”lue myös tämä artikkeli”, ”seuraa blogiamme” tai ”ota yhteys myyntiimme”. (Ke- ronen & Tanni 2017, s.87). 35 5 Asiakaskokemus toimeksiantajayrityksessä Tutkimuksessa hyödynnettiin toimeksiantajalta saatavia valmiita aineistoja sekä toimek- siantajan teettämän asiakaskyselyn tuloksia. Aluksi käytiin läpi toimeksiantajan käyttä- män Intercom-viestintätyökalun kautta saatavat raportit yleisimmistä asiakkaiden yhtey- denottojen aiheista, joiden perusteella tehtiin johtopäätöksiä mahdollisista asiakasvies- tinnän sekä verkkokauppa-alustan käyttöohjeiden muutostarpeista. Tämän jälkeen ana- lysoitiin yrityksen asiakkaille onboarding vaiheessa suuntaama tiedottaminen ja viestintä, eli niin sanottu onboarding-putki. Edellä mainittujen aineistojen lisäksi käytettiin toimek- siantajan markkinointiosaston maaliskuussa 2021 tekemän asiakaskyselyn tuloksia tä- hän tutkimukseen soveltuvilta osin. MyCashflow’n kautta verkkokauppaa harjoittaa yrityksiä monilta eri aloilta. Yrittäjien tie- totekninen taitotaso ja kokemus vaihtelee laajasti ja siksi yksi Pulse247:n työllistävim- mistä ja kuormittavimmista sektoreista onkin asiakaspalvelu. Verkkokaupan perusta- mista varten on olemassa kattavasti ohjeistusta. Kun verkkokauppatilin perustaa, on mahdollista tutustua verkkokaupan hallintapaneelin ominaisuuksiin virtuaalisen ohjaus- kierroksen avulla. Kaikki verkkokaupan perustamiseen ja kaupankäyntiin liittyvät vaiheet löytyvät myös kirjallisina käyttöohjeina. Muutamista kysytyimmistä aiheista on tehty myös ohjevideoita. Lisäksi säännöllisesti järjestetään maksuttomia etäkoulutuksia verk- kokaupan käyttöönottoon, myös maksullisia koulutuksia verkkokaupan edistyneempien ominaisuuksien opiskelua varten on tarjolla. Vaikka tietoa ja ohjeistusta on tarjolla kat- tavasti, on MyCashflow’n asiakaspalvelu välillä kuormittunut runsaiden yhteydenottojen vuoksi. Yhteydenottojen aiheet tiivistyvät usein samoihin teemoihin, joihin asiakkaat useimmiten löytäisivät vastauksen itsekin edellä mainittujen ohjemateriaalien avulla. Reaaliaikaisen chatin helppokäyttöisyys mahdollisesti kannustaa asiakkaita kysymään ohjeita ennemmin asiakaspalvelusta kuin lukemaan itse kirjallisia ohjeita. Tätä väitettä tukee myös aiemmin esitetyt lukemat asiakaspalvelun jakautumisesta eri palvelukana- viin, josta huomaa chat-kanavan olevan asiakkaiden ylivoimaisesti eniten käyttämä ka- nava. 36 Verkkokaupan perustamisvaihe MyCashflow verkkokauppa-alustan avaaminen edellyttää asiakas- ja laskutustietojen an- tamista jo heti tilin perustamisvaiheessa. Palveluun sisältyy 30 vuorokauden maksuton kokeilujakso, jonka jälkeen laskutus alkaa automaattisesti, mikäli asiakas ei ole sulkenut tiliään sitä ennen. Tästä eteenpäin asiakkuus jatkuu kuukausiveloituksella ja on irtisanot- tavissa ilman irtisanomisaikaa sen hetkisen maksujakson loppuun. Asiakkuus voidaan katsoa alkaneeksi heti siitä alkaen, kun asiakas perustaa tilin. Kriittisin vaihe asiakkuuden alkuvaiheessa on aika asiakkaan tilin perustamisesta siihen hetkeen, kun asiakas saa verkkokauppansa valmiiksi ja avaa sen asiakkaille. Osa asiakkaista poistuu jo tässä vai- heessa saamatta koskaan verkkokauppaa avattua. Osa asiakkaista poistuu aika pian verk- kokaupan avaamisen jälkeen huomattuaan, etteivät saa verkkokaupalleen jalansijaa markkinoilla ja myynnit jäävät siksi olemattomiksi. On vaikeaa määritellä, mikä on tarkal- leen se aika, joka lasketaan kuuluvaksi asiakkuuden onboarding-vaiheeseen toimeksian- tajan tilanteessa. Aika verkkokaupan tilin perustamisesta siihen hetkeen, kun verkko- kauppa avataan, voidaan katsoa ymmärrettävästi kuuluvan onboarding-vaiheeseen, mutta tämäkin voi tilanteesta riippuen kestää eri mittaisia aikoja. Joku voi avata verkko- kaupan päivässä ja jonkun toisen verkkokauppaan voidaan rakentaa kustomoitua ulko- asua kuukausia. Verkkokaupan avaamisen jälkeen on myös vaikeaa määritellä mikä on tarkalleen se aika, jolloin voidaan katsoa asiakkaan ensinnäkin oppineen verkkokauppa- alustan käyttämisen ja toisekseen päässeen verkkokauppansa kanssa riittävän stabiiliin vaiheeseen, jolloin alkuvaiheen asiakaspoistumaa ei enää voida pitää suurena uhkana. Kuten teoriaosuudessakin korostettiin, alkuvaihe vaatii yritykseltä oikea-aikaista ja on- nistunutta viestintää sekä asiakaskokemuksen tuottamista asiakkaan suuntaan. Toisaalta ei voi sivuuttaa sitä, että etenkin SaaS-palvelumallissa asiakkaan onnistunut kokemus vaatii paljon vaivaa myös asiakkaalta itseltään. Asiakkaalla täytyy myös olla halu ottaa asioista selvää itsenäisesti ja kyky suunnitella omaa liiketoimintaa. Verkkokauppojen osalta yksi esimerkki tästä on verkkokaupan markkinointi ja hakukoneoptimointi. Mikäli verkkokauppias ei ole valmis panostamaan tähän joko perehtymällä asiaan itse tai hank- kimalla näitä ostopalveluna, ei hänen verkkokaupallaan ole todennäköisesti 37 mahdollisuuksia menestyä, vaikka muut osa-alueet olisivatkin kunnossa. Toimeksianta- jan puolelta ei ole toistaiseksi tehty tarkempaa tutkimusta siitä, missä kohtaa onboar- ding-vaihetta asiakkaita poistuu eniten ja miksi, mutta myös tätä olisi tulevaisuudessa mielenkiintoista ja hyödyllistä selvittää esimerkiksi tilastomateriaalien ja asiakkaiden läh- tökyselyjen avulla. Asiakasviestinnän työkalut Pulse247: n asiakasviestinnässä käytetään Intercom-viestintätyökalua, jonka kautta hal- linnoidaan asiakaspalveluchattia sekä sähköpostiliikennettä. Lisäksi Intercomin avulla on luotu virtuaalinen opastuskierros MyCashflow-ohjelmistoon verkkokaupan perustami- seen liittyen. Asiakaspalvelu on avoinna maanantaista torstaihin 9–16.00 ja perjantaisin 9.00–15.00. Viikonloppuisin asiakaspalvelu on suljettu. Asiakas voi lähettää chatin kautta viestejä asiakaspalveluun milloin tahansa, saaden viestiinsä vastauksen asiakaspalvelun ollessa seuraavan kerran avoinna. Asiakkaan kirjoittaessa chattiin asiakaspalvelun ollessa suljettuna, hänelle näkyy ilmoitus siitä, milloin asiakaspalvelu on paikalla seuraavan ker- ran. Asiakaspalvelu palvelee myös puhelimitse edellä mainittujen aukioloaikojen mukai- sesti. Chat toimii tällä hetkellä osittain virtuaaliavusteisesti. Asiakas näkee chat-ikkunan olles- saan kirjautuneena verkkokaupan hallintaan. Avatessaan chat-ikkunan, asiakas on pakot- tettu valitsemaan sopivin vaihtoehto, jota hänen asiansa koskee. Vaihtoehtoina ovat:  Tarvitsen apua palvelun käytössä  Olen kiinnostunut lisäpalveluista  Toivon palveluun uutta ominaisuutta  Haluan ilmoittaa ongelmasta  Minulla on kysymys saamastani laskusta  Asiani koskee jotain muuta  Start conversation in English 38 Asiakkaan valittua itselleen sopivimman vaihtoehdon, keskustelu avautuu uutena näky- viin asiakaspalvelun henkilöille. Asiakas voi tässä vaiheessa joko hakea aiheeseen sopivia ohjeartikkeleita chat-ikkunassa näkyvän hakukentän avulla tai alkaa kirjoittaa vapaata tekstiä ja alkaa keskustella asiakaspalveluhenkilön kanssa. Asiakkaan lähettäessä sähköpostia asiakaspalveluun, tulevat myös nämä viestit asiakas- palvelun käsiteltäviksi Intercom-palvelun kautta samoin, kuin chat-viestit. Asiakaspalve- lun ollessa avoinna saapuvat chat-viestit priorisoidaan sähköpostiviestien edelle ja niihin yleensä pyritään antamaan vastaus nopeammin, kuin sähköposteihin. Asiakkaalle lu- vattu vastausaika on yksi arkipäivä, mutta tilastojen perusteella keskimääräinen vastaus- aika on kiireisimpinäkin aikoina pysynyt noin 20 minuutissa. 5.2.1 Yleisimmät asiakkaiden yhteydenottojen aiheet Tutkimuksessa asiakkaiden yhteydenottojen yleisimpiä aiheita kartoitettiin saapuneista chat- ja sähköpostiviesteistä. Ensiksi selvitettiin chat-työkalun tarjoaman polkuanalyysi- raportin avulla, mitkä olivat yleisimmät yhteydenottojen aiheet, jotka asiakkaat olivat valinneet chat-keskustelua aloittaessaan. Raportti oli saatavilla kolmen edeltävän kuu- kauden ajalta ja siitä kävi ilmi, että kolme selvästi yleisintä valintaa oli ”Tarvitsen apua Kuva 5 Chat-ikkuna 39 palvelun käytössä”, ”Muu asia”, ja ”Haluan ilmoittaa ongelmasta”. Polkuanalyysi paljas- taa myös, että vain noin puolet asiakkaista, jotka avaavat chat-ikkunan, vievät keskuste- lun loppuun saakka. Noin 50 prosenttia asiakkaista siis sulkee chat-ikkunan jossakin vai- heessa ennen varsinaista asiakaspalveluhenkilön kanssa tapahtuvaa keskustelua. Edellä mainitut valinnat eivät kuitenkaan paljasta tarkemmin, mitä aihetta yhteydenotot lopulta koskivat. Siksi tutkimuksessa käytiin läpi myös chat-työkalun muodostama ra- portti viesteissä käytetyistä aihetunnisteista eli tageista. Asiakaspalvelussa tehtiin aiem- min kokeilu, jossa kolmen kuukauden ajan merkittiin kaikki chat-keskustelut tagien avulla. Tageja voidaan käyttää asiakaspalvelussa merkitsemään keskustelun aiheita, jotta aiem- pia viestejä olisi helpompi myöhemmin tarvittaessa etsiä. Lisäksi viestien merkitseminen tagien avulla auttaa tilastoimaan yhteydenottojen aiheita. Tutkittaessa viestien tageja tuon kolmen kuukauden jaksolta havaittiin, että viestit liittyivät yleisimmin verkkokau- pan maksutapoihin, verkkokaupan toimitustapoihin, kampanjoiden luomiseen verkko- kaupassa, tilausten käsittelyyn, verkkokaupan verkkotunnukseen sekä verkkokaupan ul- koasuun liittyviin asioihin. Yleisimmistä viestien aiheista verkkokaupan maksu- ja toimitustavat, tilausten käsittely sekä kampanjoiden luominen verkkokaupassa ovat kaikki verkkokaupan perustoimintoja, joita verkkokauppiaat tarvitsevat päivittäisessä toiminnassaan. Silti kokeneemmatkin verkkokauppiaat tukeutuvat varsinkin erilaisissa virhe- ja ongelmatilanteissa herkästi asiakaspalveluun siitä huolimatta, että ohjeistusta on pyritty laatimaan kattavasti erilais- ten eteen tulevien tilanteiden varalle. Syitä sille, miksi näin tapahtuu, oli havaittavissa asiakaskyselyn tuloksissa, jota on käyty läpi tarkemmin myöhemmin tässä luvussa. 5.2.2 Onboarding-vaiheen viestintä Toimeksiantajalla on viestinnässä käytössään erityisesti asiakkuuden alkuvaiheessa ole- ville asiakkaille suunnattu niin sanottu onboarding-putki. Tämä on sarja automatisoituja viestejä, jotka lähtevät asiakkaille eri vaiheessa. Kuten muuhunkin viestintään, myös tä- hän käytetään Intercom-työkalua. Onboarding-putki on rakennettu siten, että 40 tietynlaisia viestejä lähetetään tiettyjen ehtojen täyttyessä. Samoja viestejä ei siis välttä- mättä mene kaikille asiakkaille, vaan viestejä voidaan kohdentaa asiakkaiden verkko- kauppa-alustalla osoittaman aktiivisuuden perusteella. Mikäli asiakas ei esimerkiksi ole ollut kirjautuneena verkkokauppa-alustalleen pitkään aikaan, hänelle lähetetään viesti, jossa hänelle tarjotaan lisäapua verkkokaupan rakentamiseen ja kerrotaan asiakaspalve- lun aukioloajoista. Onboarding-putken lisäksi asiakkaat saavat myös muuta viestintää, esimerkiksi tiedotteita ajankohtaisista asioista ja uutiskirjeitä. Myös tilin avaamisvai- heessa tulee tilin vahvistamiseen liittyviä viestejä, jotka eivät ole mukana onboarding- putkessa. Kuva 6 Onboarding-putki Onboarding-kampanja sisältää 9 viestiä, jotka käytiin tutkimusta varten tarkemmin läpi. Onboarding-kampanja on ollut toimeksiantajan käytössä jo pidempään, mutta sitä on päivitetty noin kuukausi sitten, josta johtuen tilastot viestien avaamisprosenteista ovat vain tältä ajalta. 1. Tervetuloa. Tämä oli onboarding-putken ensimmäinen viesti, jonka asiakas saa. Siinä vastaanottaja toivotettiin tervetulleeksi ja häntä ohjattiin linkkien avulla esimerkiksi so- pivimpien logistiikka- ja maksutapojen valintaan verkkokaupassa sekä lisäpalveluihin, 41 kuten oman verkkotunnuksen hankintaan. Lisäksi viestissä kerrottiin asiakaspalvelusta ja ohjattiin asiakasta ottamaan yhteyttä, mikäli kysyttävä tulee. Intercom-työkalusta selviää, että tämän viestin avasi 40 % henkilöistä, joille se lähetettiin. 2. Verkkokaupan rakentajan opas. Tämä viesti kehotti tutustumaan pdf-muotoiseen verkkokirjan rakentajan oppaaseen, MyCashflow-käyttöoppaaseen sekä MyCashflow maksuttomiin etäkoulutuksiin. Viestissä oli myös suorat linkit näihin kaikkiin. Lisäksi vies- tissä muistutettiin asiakaspalvelusta, sekä kerrottiin sen aukioloajat. Tämän viestin avasi 50 % henkilöistä, joille se oli lähetetty. Kuva 7 Onboarding-putki: Tervetuloa 42 Kuva 8 Onboarding-putki: Verkkokaupan rakentajan opas 3. Kutsu käyttäjiä. Kolmannessa viestissä ohjeistettiin, että verkkokaupan hallintaan voin luoda käyttäjätilejä myös muille kuin kaupan perustaneelle henkilölle. Tämän viestin avasi 53 % henkilöistä, joille se oli lähetetty. Kuva 9 Onboarding-putki: Kutsu käyttäjiä 4. Voimmeko auttaa verkkokaupan rakentamisessa. Viesti lähetettiin henkilöille, jotka eivät olleet kirjautuneet verkkokauppatililleen yli 3 vuorokauteen. Viestissä tarjottiin apua verkkokaupan rakentamiseen ja muistutettiin jälleen asiakaspalvelusta ja sen auki- oloajoista. Tämän viestin avasi 49 % henkilöistä, joille se lähetettiin. 43 Kuva 10 Onboarding-putki: Voimmeko auttaa? 5. Osallistu maksuttomiin etäkoulutuksiin. Viestissä kerrottiin maksuttomista My- Cashflow-verkkokauppa-alustan etäkoulutuksista, sekä lopussa oli linkki koulutusten ai- katauluihin ja ilmoittautumiseen. Viestin avasi 74 % henkilöistä, joille se oli lähetetty. Kuva 11: Onboarding-putki: Osallistu koulutuksiin 6. Voimmeko auttaa verkkokaupan rakentamisessa. Tämä viesti oli sisällöltään sama, kuin viesti numero 4. Viesti lähetettiin henkilöille, jotka eivät olleet kirjautuneet verkko- kauppatililleen yli 30 vuorokauteen. Tämä viesti oli mennyt kuukauden aikana yhdelle vastaanottajalle, joka oli myös avannut viestin. Avaamisprosentti oli siis tässä tapauk- sessa 100 prosenttia. 44 7. Domain. Viesti lähetettiin henkilöille, joiden verkkokaupalle ei ollut rekisteröity omaa verkkotunnusta. Viestissä kerrottiin mahdollisuudesta rekisteröidä verkkokaupalle oma yksilöity verkkotunnus. Tämän viestin avasi 84 % niistä henkilöistä, joille se oli lähetetty. Kuva 12 Onboarding-putki: Domain 8. Domain, toinen viesti. Toinen verkkotunnuksiin liittyvä viesti lähetettiin vielä myö- hemmin niille henkilöille, joiden verkkokaupalle ei ollut rekisteröity omaa verkkotun- nusta ja jotka eivät olleet avanneet edellistä verkkotunnuksista kertovaa viestiä. Tämän viestin avasi 57 % henkilöistä, joille se oli lähetetty. 9. Julkaisun tarkastuslista. Tämä on onboarding-putken viimeinen viesti, joka lähetetään henkilöille, joiden verkkokaupassa täyttyvät seuraavat kriteerit: he ovat lisänneet verk- kokauppaan myytäviä tuotteita, sekä maksu- ja toimitustapoja. Viestissä ohjataan tutus- tumaan tarkistuslistaan, jonka avulla voi käydä läpi, että verkkokaupan tärkeimmät toi- minnot toimivat oikein ennen kaupan avaamista julkisesti. Tämän viestin avasi 70 % hen- kilöistä, joille se oli lähetetty. 45 Kuva 13 Onboarding-putki: Julkaisun tarkistuslista Viestien sisältö vaikutti asialliselta ja hyvin rakennetulta ja mietityltä. Viestit oli laadittu tiiviiseen muotoon ja tuotu niihin elävyyttä esimerkiksi hymiöiden ja värikkäiden linkki- painikkeiden avulla. Viestit sisälsivät kehotuksia toimintaan sekä suoria linkkejä toimin- toihin, joihin viesteissä kehotettiin. Analyysin perusteella onboarding-putken sisällössä ei havaittu sellaisia puutteita tai on- gelmia, jotka kaipaisivat välitöntä korjaamista asiakaskokemuksen parantamiseksi. Toki kaikkia tärkeitä aiheita on vaikeaa mahduttaa viesteihin ja karsintaa joutuu tekemään siinä, mitkä aiheet koetaan tärkeimmäksi viestiä asiakkuuden alkuvaiheessa. Viestien avausprosentit liikkuivat noin 40 prosentin ja 85 prosentin välillä. Mikäli alkuvaiheen viestintää tai muutakaan asiakkaille suunnattavaa viestintää lisättäisiin nykyisestä, siitä voisi mahdollisesti seurata jopa asiakkaiden aktiivisuuden laskeminen viestien lukemi- sessa. Asiakaskysely Pulse247:n markkinointi toteutti asiakaskyselyn maaliskuussa 2021. Asiakaskysely sisälsi laajasti kysymyksiä eri osa-alueilta, joista kaikki eivät olleet olennaisia tämän tutkimuk- sen kannalta. Siksi asiakaskyselystä on analysoitu tässä tutkimuksessa vain verkkokaupan käyttöliittymään, käyttöohjeisiin, asiakaspalveluun ja -viestintään sekä koulutuksiin 46 liittyvät vastaukset. Asiakaskyselyyn saatiin 154 vastausta. Asiakaskysely sisälsi mielipi- dekysymyksiä, joihin vastattiin asteikolla 1-7 (1= erittäin tyytymätön, 7= erittäin tyytyväi- nen). Lisäksi jokaisen mielipidekysymyksen jälkeen oli mahdollisuus avoimen viestin kir- joittamiseen aiheeseen liittyen. Vastaajista hieman yli puolet kertoi, että heidän yrityksellään on olemassa verkkokaupan lisäksi myös fyysinen myymälä/myyntipiste. Uusien kivijalkamyymälöiden avaamista seuraavan kahden vuoden sisällä harkitsi vastaajista vain noin 28 prosenttia. Koronapan- demian vaikutuksen verkkokaupan toimintaan noin puolet vastaajista koki neutraaliksi. Noin 38 prosenttia koki pandemian vaikuttaneen liiketoimintaansa positiivisesti ja noin 12 prosenttia negatiivisesti. Avoimissa vastauksissa korostui kysynnän siirtyminen kivijal- kamyymälöistä verkkoon, mutta samaan aikaan myös verkkoliiketoiminnan kilpailun ki- ristyminen. 5.3.1 Verkkokaupan käyttöliittymä Vastaajista lähes kaikki olivat jokseenkin tyytyväisiä MyCashflow verkkokauppa-alustan käyttöliittymään. Avoimissa vastauksissa tuli kuitenkin esille runsaasti hajontaa, osassa vastauksia käyttöliittymää pidettiin hankalana tai kömpelönä: ”Rakenne on sekava” ”Hallinta on monimutkainen” Osassa vastauksia käyttöliittymää pidettiin kuitenkin hyvinkin helppokäyttöisenä: ”Paras ja johdonmukaisin verkkokauppa-backend mitä olen käyttänyt” ”Minäkin osaan käyttää, niin pitää olla helppokäyttöinen” Vastaajat, jotka olivat jo oppineet käyttämään verkkokaupan käyttöliittymää, pitivät sitä todennäköisesti myös helppokäyttöisempänä: 47 ”Ok, kun on tottunut” ”Pikkusen nappulat sekavissa paikoissa…mutta kyllä tämä tästä on muutamassa vuo- dessa tullut tutuksi” Asiakkaiden tyytyväisyyttä käyttöliittymään tutkittaessa korostuu käyttäjien erilainen ko- kemuspohja sekä tietotekninen osaaminen. Uudemmat tai muuten vähemmän tietotek- nistä osaamista omaavat verkkokauppiaat vastaavasti saattoivat pitää verkkokauppa- alustaa hankalana. Kuva 14 Tyytyväisyys käyttöliittymään 5.3.2 Käyttöohjeet Käyttöohjesivustoon suurin osa (54 %) oli jokseenkin tyytyväisiä, mutta hajonta vastauk- sissa oli suurta. Erittäin tyytymättömiä oli ainoastaan 1,4 prosenttia ja erittäin tyytyväisiä 7,6 prosenttia. Vaikka vastausten perusteella ohjeisiin oltiin kuitenkin kohtuullisen tyyty- väisiä, avoimissa vastauksissa toistuivat saman tyyppiset ongelmat. Joidenkin vastaajien mielestä ohjeista oli vaikeaa hakea tietoa: ”Ei sieltä oikein osaa tietoa hakea” ”Kovasti saa hakea ja kun ei aina ymmärrä edes tekstejä” 48 Ongelmaksi koettiin myös se, etteivät hakusanat vie oikeaan paikkaan: ”Hakusanat ei oikein tahdo osua” ”Aina kun keksii oikean hakusanan, löytyy ainakin jotain” Lisäksi osa myönsi suoraan, ettei edes jaksa etsiä tietoa itsenäisesti: ”On tehokkaampaa ottaa yhteyttä suoraan asiakaspalveluun, kuin lukea itse ohjeita” ”Etsi itse -juttuihin tulee lähdettyä aika harvoin” Kuva 15 Tyytyväisyys käyttöohjeisiin Vastauksista voi löytää yhtäläisyyksiä tutkimuksen teoriaosuudessa esitettyyn väittee- seen, jonka mukaan nyky-yhteiskunnassa ja Internetissä tietoa on liikaa ja oikean tiedon löytäminen informaatiotulvasta voidaan kokea vaikeaksi. Vaikka informaatiota olisi tar- jolla kattavasti, on jonkinlainen kyllästyminen tiedon etsimiseen havaittavissa vastauk- sista. 5.3.3 Asiakaspalvelu Asiakaspalvelun toimintaan tyytyväisiä oli suurin osa, erittäin tyytyväisiä oli jopa 59 pro- senttia. Selkeää tyytymättömyyttä ilmaisi alle kymmenen prosenttia vastaajista. 49 Avoimista vastauksista kävi ilmi asiakkaidenkin huomioineen asiakaspalvelun ruuhkai- suuden ja vastauksissa tuotiin esille se, että asiakaspalvelun vastausajat ovat viime ai- koina pidentyneet: ” Melko nopeasti saa vastauksia, mutta huomaa, että teillä on kiire lisääntynyt” Tätä pidettiin harmillisena asiana ja vastauksissa korostui, että apua haluttaisiin asiakas- palvelusta nopeasti ja ilman viivettä: ”Harmi, kun olette joutuneet pidentämään vastausaikoja. Ennen sai aina niin nopeasti vastauksen…” ”Hieman asiakaspalvelunne on heikentynyt kasvun myötä” Myös puhelinpalvelun kehittämistä toivottiin ja todettiin sen olevan chattia parempi tapa asioiden hoitamiseen. Tämä vaikuttaa ristiriitaiselta verrattuna siihen faktaan, että chat on kuitenkin asiakkaiden ylivoimaisesti yleisin yhteydenottokanava asiakaspalve- luun, vaikka puhelinpalvelukin on tarjolla. Puhelinpalveluun ei kuitenkaan asiakkaiden palautteiden perusteella ole panostettu riittävästi, sillä heidän mielestään asiakaspalve- lua oli hankalaa tavoittaa puhelimitse: ” Chat-toiminto on ihan mukava pikkukysymyksiin, mutta on myös isompia asioita, jossa haluamme neuvontaa, niin ne on helpompi käydä läpi puhelimitse” ”Tuen tavoittaminen puhelimella on mahdotonta, muuten tuki on toiminut ihan ok” Vastaukset ovat myös ristiriidassa SaaS-yrityksille tyypillisen itsepalvelumallin kanssa: vaikuttaisi siltä, että osa asiakkaista nimenomaan toivoo perinteistä asiakaspalvelua it- senäisen suoriutumisen sijaan: ”Toimii niin kuin varmaan tarkoitatte, että asiakas opiskelee teidän ohjeiden mukaan mitä pitää tehdä. Ihan hyvä, mutta osin olis kiva saada apua tekemiseenkin” 50 Useissa vastauksissa kommentoitiin myös tuotekehitykseen liittyviä asioita, jotka itses- sään eivät ole asiakaspalvelun laatuun liittyviä ja johon asiakaspalvelu ei voi juurikaan vaikuttaa muutoin kuin välittämällä viestiä eteenpäin: ”Yleisin vastaus: tätä juuri ei ole mahdollista käyttää, kirjaamme tästä kehityspyynnön ja se asia jää sille tielleen” ”Mahdollisten virheiden korjaamisen etenemisestä ei saa mitään tietoa, eikä niiden kor- jaamisessa tunnu olevan usein mitään kiirettäkään” Kuva 16 Tyytyväisyys asiakaspalveluun 5.3.4 Asiakastiedotteet ja blogi Asiakastiedotteisiin oltiin melko tyytyväisiä, vastauksista välittyi melko neutraali suhtau- tuminen asiakastiedotteisiin. Avoimissa vastauksissa korostui se, että sähköpostiin tule- vat tiedotteet jäävät helposti lukematta ja hukkuvat helposti muualta tulevien sähköpos- tien joukkoon: ”En muista lukeneeni/saaneeni, mikäli ne tulee sähköpostilla?” ”Kamalasti tulee postia, mutta en ole ehtinyt lueskella” 51 Tiedotteiden visuaalisen ilmeen kehittämistä houkuttelevammaksi myös toivottiin, jotta tiedotteisiin tulisi kiinnitettyä enemmän huomiota: ” Neutraali suhtautuminen. Silmäilen uutiskirjeenne/sähköpostinne aina läpi, mutta ne eivät ole herättäneet tunteita puoleen tai toiseen.” ”Voisiko tiedottamisen visuaalinen ilme olla houkuttelevampi, sillä postia tulee joka pai- kasta paljon ja nämä saattavat mennä ohi silmien…” Kuva 17 Tyytyväisyys asiakastiedotteisiin MyCashflow’n blogiin suhtautuminen oli vielä asiakastiedotteitakin neutraalimpaa, eikä se herättänyt juuri enempää negatiivisia kuin positiivisiakaan tuntemuksia. Avoimissa vastauksissa kävi ilmi, että suuri osa vastaajista ei joko ollut blogista ollenkaan tietoinen tai ei ollut lukenut sitä, vaikka tiesi sen olemassaolosta: ”En ole lukenut” ”En tiennyt, että on olemassa” ”En seuraa blogia säännöllisesti, olen lukenut juttuja silloin tällöin, jos jotain mielenkiin- toista on osunut silmiini” 52 Kuva 18 Tyytyväisyys blogiin Blogia ja asiakastiedotteita koskevien kysymysten vastauksista oli myös havaittavissa ih- misten kyllästyminen tietotulvaan. Eri aiheisia blogeja on Internet täynnä ja sähköpos- teja tulee niin monilta eri palveluntarjoajilta, että niihin ei enää jakseta kiinnittää huo- miota, mikäli ne eivät tarjoa mitään uutta. Toisaalta voi olla myös kyse siitä, että näitä tulisi tuoda vielä entistä paremmin esille, jotta asiakkaat löytäisivät paremmin toimeksi- antajan tuottaman viestintä- ja markkinointisisällön pariin. 5.3.5 Koulutukset MyCashflow’n koulutuksiin oltiin melko tyytyväisiä, mutta suurin osa eli 39 prosenttia vastaajista suhtautui niihin neutraalisti. Erittäin tyytyväisiä koulutuksiin oli ainoastaan 5,5 prosenttia vastaajista ja erittäin tyytymättömiä lähes saman verran eli 4,5 prosenttia. Avoimissa vastauksissa oli hajontaa mielipiteissä koulutusten tason suhteen. Osalle kou- lutukset olivat liian vaikeita ja nopeasti eteneviä: ”Lisää spesifimpiä lyhyitä koulutuksia kiitos” ”…lähtötasoni taitaa olla sen verran matala, että tarjolla saisi olla ”alkeisempaakin” kou- lutusta” 53 Joidenkin vastaajien mielestä koulutusten sisältö oli taas liian alkeistasoa, eikä tarjonnut uutta tietoa: ”Joihinkin osallistuin, mutta oli liian basic” ”Kaikki tuntuu olevan kohdistettu aloittelijoille” Avoimista vastauksista korostui hieman yllättäväkin seikka, että koulutuksista ei olla val- miita maksamaan, vaan kaiken tasoisia koulutuksia toivottiin saataville ilman lisämaksua: ”Toivomme lisää maksuttomia koulutuksia, koska siitähän on hyötyä niin teille, kuin meil- lekin” ”…En ole halukas maksamaan, ellei ole jotain superuutta markkinoita mullistavaa ja ajankohtaista” Tällä hetkellä MyCashflow’lla on maksuttomia koulutuksia verkkokaupan perustamiseen ja perusominaisuuksien hallintaan liittyen. Maksullisia koulutuksia järjestetään esimer- kiksi hakukoneoptimointiin ja sosiaalisen median markkinointiin liittyen. Kuva 19 Tyytyväisyys koulutuksiin 54 6 Johtopäätökset SaaS-ohjelmistomalli on tuonut helpotusta ohjelmistojen hankintaan. Selaimella käytet- tävän ohjelmiston ansiosta ei enää tarvita tietokoneelle asennettavia ohjelmistoja, jol- loin käyttöönotto helpottuu. Myös hinnoittelu on läpinäkyvämpää, sillä SaaS-ohjelmis- tojen käytöstä veloitetaan tyypillisesti kuukausimaksulla, eikä yritysten tarvitse hankkia esimerkiksi määräaikaisia lisenssejä ohjelmistoihin. Nämä ominaisuudet aiheuttavat kui- tenkin myös epävarmuutta SaaS-ohjelmistoja tarjoaville yrityksille, sillä SaaS-ohjelmis- tosta luopuminen ja palveluntarjoajan vaihtaminen on myös aiempaa helpompaa. Asi- akkaiden sitouttaminen ja asiakaspoistuman pitäminen hallinnassa onkin yksi suurimpia SaaS-yritysten haasteita. Asiakkaat eivät enää välttämättä halua sitoutua vain yhteen pal- veluntarjoajaan, vaikka periaatteessa olisivatkin tyytyväisiä sen toimintaan, vaan halu- taan kokeilla eri vaihtoehtoja. Asiakaspoistuma on asia, joka vääjäämättä kuuluu tämän tyyppisen liiketoiminnan luonteeseen ja täytyy myös hyväksyä. Asiakaspoistuman hallin- nassa pitäminen vaatiikin jatkuvaa tasapainoilua nopeasti muuttuvassa kilpailutilan- teessa, jossa uusia kilpailijoita tulee alalle nopeaan tahtiin. Tämän tutkimuksen alkuasetelmana oli toimeksiantaja Pulse247:n koronapandemian vuoksi kasvaneet asiakasmäärät ja siitä aiheutunut lisääntynyt kiire asiakaspalvelussa. Automaation lisääminen esimerkiksi chatbottien tai muun automatisoidun viestinnän avulla olisi yksi mahdollinen tapa ratkaista tilanne ja vähentää asiakaspalvelun vaatimia resursseja. Tutkimuksessa kävi kuitenkin ilmi, että toimeksiantajan asiakkaat kaipasivat nimenomaan asiakaspalvelua oikeilta ihmisiltä ja tuloksissa nousi usein esiin erityisesti toive puhelinasiakaspalvelun kehittämisestä. Kaiken kaikkiaan onnistunut asiakaskokemus koostuu monista eri tekijöistä. Verkkoym- päristöissä toimittaessa asiakkaiden tavoittaminen ja sitouttaminen on hankalaa. Vaadi- taan oikea-aikaista viestintää, onnistunutta brändäystä sekä asiakkaiden ja heidän käyt- täytymisensä tuntemista. Viestintää ja brändimielikuvaa välittää koko yritys sekä yrityk- sen tuote, eivät pelkästään ne henkilöt, jotka ovat yrityksessä esimerkiksi asiakaspalvelu-, 55 myynti- tai viestintätehtävissä. Vaikka viestinnän onnistuminen onkin tärkeää, se ei ole yksin ole avain onnistuneeseen asiakaskokemukseen. Mikäli huolellisesti suunnitellusta viestinnästä ja kattavasta ohjeistuksesta riippumatta asiakkaat toistuvasti kysyvät samoja asioita asiakaspalvelusta, on aiheellista pohtia, mistä tämä johtuu. SaaS-yrityksessä kes- kiössä on yrityksen tuote, tuotekehitykseen panostetaan aluksi mahdollisesti vuosia, en- nenkö tuotteen voidaan katsoa olevan valmis myytäväksi. Tuote ei silti ole koskaan val- mis ja täydellinen, vaan tuotekehitystä tulee jatkaa havaittujen ongelmien, asiakkaiden palautteiden, sekä uusien trendienkin pohjalta. Osa asiakaspalvelua kuormittavista tois- tuvista yhteydenotoista voidaankin ajatella olevan myös tuotteen ominaisuuksiin liittyvä ongelma, joka vaatisi edelleen kehittämistä. Tällaisiin ongelmiin ei välttämättä auta vies- tinnän ja käyttöohjeiden lisääminen tai jatkuva parantelu, vaan tuotteen kehittäminen käyttäjäystävällisemmäksi on tällöin avain parempaan asiakaskokemukseen. Tutkimustuloksissa korostui myös Internetin tietotulva ja sen aiheuttama informaatio- ähky. Toimeksiantajan asiakkaat ilmaisivat esimerkiksi, että blogiin ja uutiskirjeisiin ei ol- lut jaksettu perehtyä tai edes huomattu niiden olemassaoloa, koska vastaavaa sisältöä tulee heille joka paikasta niin paljon. Lisäksi ongelmatilanteissa ei jaksettu etsiä tietoa itse tai yrittää perehtyä ohjemateriaaleihin, koska asiakaspalvelusta kysymällä tiedon sai nopeammin ja vähemmällä vaivalla. Tutkimuksen teoriaosuudessa korostettiin paljon yrityksen digitaalisten prosessien merkitystä onnistuneeseen asiakaskokemukseen. Asi- akkaiden käyttäytymisen tuntemista ja seuraamista pidettiin tärkeänä, jotta palveluita voidaan entistä paremmin personoida asiakaskohtaisesti. Lisäksi pidettiin tärkeänä pal- velun nopeutta ja sitä, että se on saatavilla reaaliaikaisesti ilman viivettä. Tutkimustulok- sissa kävi myös selkeästi ilmi asiakkaiden odotukset nopeasta palvelusta, palvelua halut- tiin ilman viivettä ja mieluiten sitä haluttiin puhelimitse oikealta asiakaspalvelijalta. Ehkä tulevaisuudessa paras asiakaskokemusta ei tarjoakaan se, joka on hionut digitaaliset pro- sessinsa täydellisiksi, vaan se yritys, joka pystyy kohtaamaan asiakkaan aidosti ja kilpai- lemaan ammattitaitoisella ihmisten tarjoamalla asiakaspalvelulla. Yritysten ongelmaksi nouseekin jatkossa kenties se, kuinka yhdistellä sopivassa määrin ihmisten toimintaa ja automaatiota. Ihmisen kapasiteetti nopeudessa ja virheettömyydessä on kuitenkin 56 rajallinen, joten joitain vaiheita esimerkiksi asiakaspalvelussa täytyy väkisinkin automa- tisoida, jotta päästäisiin asiakkaiden toiveiden mukaiseen viiveettömään ja reaaliaikai- seen palveluun. Mielenkiintoinen jatkotutkimusaihe voisi olla verkkokauppojen elinkaaren tutkiminen ja sen selvittäminen, missä vaiheessa elinkaartaan verkkokaupat yleensä lopettavat ja mistä tämä johtuu. Toisaalta myös menestykseen johtavien tekijöiden tutkiminen olisi mielenkiintoista: millaisin keinoin kotimaiset verkkokaupat pystyvät erottumaan esimer- kiksi kansainvälisiä toimijoita vastaan ja millaisia markkinointi- ja viestintätoimenpiteitä näkyvyyden edistämiseksi on tehty. Tutkimuksen johtopäätöksenä voidaan esittää, että onnistunut viestintä on tärkeässä roolissa hyvän asiakaskokemuksen syntymisessä ja todennäköisesti myös ehkäisee asia- kaspoistumaa jonkin verran. On kuitenkin myös monia muita seikkoja, jotka vaikuttavat asiakaskokemukseen. Kuten todettu aiemmin, asiakaskokemusta ei tuota pelkästään asiakaspalvelu tai yrityksen viestintä- ja markkinointitiimi. Asiakaskokemusta tuottaa koko organisaatio sekä organisaation tuote. Proaktiivisuus on tärkeää asiakkaista kilpail- taessa, mutta tutkimustulosten perusteella reaktiivisesta palvelusta ja viestinnästä tus- kin tullaan kuitenkaan täysin pääsemään eroon, eikä siihen kannata pyrkiäkään. Vaikut- taisi siltä, että hyvän asiakaskokemuksen tuottamiseen tarvitaan kuitenkin edelleen ih- mistä ja digitaaliset työkalut ovat vain apuna prosessissa. 57 Lähteet Adam, M. & Klumpe, J., (2019). Onboarding with a Chat – The effects of message interac- tivity and self-disclosure on user disclosure propensity. Proceedings of the 27th European Conference on Information Systems (ECIS), Stockholm & Uppsala. https://aisel.aisnet.org/ecis2019_rp/68 Ahvenainen, P., Gylling, J. & Leino, S. (2017). Viiden tähden asiakaskokemus: Tee asiak- kaistasi faneja (1. painos.). [Helsinki]: Kauppakamari. Barış, A. (2020). A New Business Marketing Tool: Chatbot. GSI Journals Serie B: Advance ments in Businessand Economics, 3 (1): 31–46. Doi: 10.5281/zenodo.4030216 Benlian, A., Koufaris, M., & Hess, T. (2010). The role of SaaS service quality for continued SaaS use: Empirical insights for SaaS using firms. ICIS 2010 Proceedings. Paper 26. http://aisel.aisnet.org/icis2010_submissions/26 Gartner. (2018). Effortless experience explained. Noudettu 22.5.2021 osoitteesta https://www.gartner.com/smarterwithgartner/effortless-experience-explained/ Euroopan parlamentin ja neuvoston asetus (EU) 2016/679) luonnollisten henkilöiden su- ojelusta henkilötietojen käsittelyssä sekä näiden tietojen vapaasta liikkuvuudesta ja direktiivin 95/46/EY kumoamisesta (yleinen tietosuoja-asetus) FanExam. (2021). Net Promoter Score: What’s a Good Score in My Industry? Noudettu 2021-4-24 osoitteesta https://fanexam.com/blog/good-nps-score/ Ganier, F. & de Vries, P. (2016). Are instructions in video format always better than pho- tographs when learning manual techniques? The case of learning how to do su- tures. Learning and instruction, 44, 87–96. https://doi.org/10.1016/j.lear- ninstruc.2016.03.004 Gerdt, B. & Eskelinen, S. (2018). Digiajan asiakaskokemus: Oppia kansainvälisiltä hui- puilta. Helsinki: Alma Talent. Gillin, P. & Schwartzman, E. (2011). Social marketing to the business customer: Listen to your B2B market, generate major account leads, and build client relationships. Hoboken, N.J.: Wiley. 58 Grönroos, C. & Tillman, M. (2020). Palvelujen johtaminen ja markkinointi (5. painos.). Ta- lentum. Hirsjärvi, S., Remes, P. & Sajavaara, P. (2009). Tutki ja kirjoita (15. uud. p.). Helsinki: Tammi. Humphries, D. (2014). Public Attitudes Towards Data Collection and Privacy, Indus- tryView. Noudettu 20.3.2021 osoitteesta https://www.softwareadvice.com/se- curity/industryview/data-privacy-report-2014/ IT Governance, I. T. (2019). EU General Data Protection Regulation (GDPR), third edition: An Implementation and Compliance Guide. IT Governance Publishing. Jackson, T. & Farzaneh, P. (2012). Theory-based model of factors affecting information overload. International Journal of Information Management, 32(6), 523. https://doi.org/10.1016/j.ijinfomgt.2012.04.006 Juholin, E. (2006). Communicare!: Viestintä strategiasta käytäntöön (4. uud. p.). [Hel- sinki]: Inforviestintä. Kavis, M. J. (2014). Architecting the cloud: Design decisions for cloud computing service models (saas, paas, and iaas). Keronen, K., Tanni, K. & Muranen, R. (2017). Sisältöstrategia: Asiakaslähtöisyydestä tu- losta. Helsinki: Alma Talent. Komulainen, M. (2018). Menesty digimarkkinoinnilla (1. painos.). [Helsinki]: Kauppaka- mari. Korkiakoski, K. & Karhinen, R. (2019). Asiakaskokemus ja henkilöstökokemus: Uusi aika, uudenlainen johtaminen. Helsinki: Alma Talent. Kumar, V., et al. (2012). Statistical Methods in Customer Relationship Management. John Wiley & Sons, Incorporated. ProQuest. Leväinen, K. (2017). Tiedätkö asiakkaasi elinkaaren arvon? Noudettu 15.5.2021 osoit- teesta https://www.digimarkkinointi.fi/blogi/tiedatko-asiakkaasi-elinkaaren-ar- von Mehta, N. Steinman, D. & Murphy, L. (2016). Customer Success: How Innovative Compa- nies Are Reducing Churn and Growing Recurring Revenue. John Wiley & Sons. 59 Milošević, M., Živić, N. & Andjelković, I. (2017). Early churn prediction with personalized targeting in mobile social games. Expert Systems with Applications, 83, 326–332. https://doi.org/10.1016/j.eswa.2017.04.056 MyCashflow. (2021). Noudettu 23.1.2021 osoitteesta www.mycashflow.fi Nichifor, E. (2021). Artificial Intelligence in Electronic Commerce: Basic Chatbots and the Consumer Journey. Amfiteatru Economic. https://doi.org/10.24818/EA/2021/56/87 Nisreen A., Ali T., Alexander R. & Amitabh A. (2021.) Customer experiences in the age of artificial intelligence, Computers in Human Behavior, Volume 114, 2021, 106548, https://doi.org/10.1016/j.chb.2020.106548. Peppers, D., & Rogers, M. (2016). Managing customer experience and relationships: A strategic framework. Pulse247. (2021) Noudettu 23.1.2021 osoitteesta www.pulse247.info Puusa, A., Juuti, P. & Aaltio, I. (2020). Laadullisen tutkimuksen näkökulmat ja menetelmät. Gaudeamus. Saaranen-Kauppinen, A. & Puusniekka, A. (2006). KvaliMOTV - Menetelmäopetuksen tie- tovaranto [verkkojulkaisu]. Tampere: Yhteiskuntatieteellinen tietoarkisto. Nou- dettu 11.4.2021 osoitteesta https://www.fsd.tuni.fi/menetelmaopetus/ SaaS Finland. (2020) State of SaaS 2020 – Suomalaiset ohjelmistopalveluyritykset. Noudettu 23.1.2021 osoitteesta https://saasfinland.fi/tutkimukset/ SaaS Finland. (2021). SaaS-käsitteet. Noudettu 23.1.2021 osoitteesta https://saasfin- land.fi/encyclopedia/ SaaS Growth Hacker. (2019). Average Churn Rate in SaaS. Noudettu 24.4.2021 osoit- teesta https://www.saasgrowthhacker.com/average-churn-rate-in-saas/ Sukow, A. and Grant, R. Forecasting and the Role of Churn in Software-as-a-Service Busi- ness Models, iBusiness, Vol. 5 No. 1A, 2013, pp. 49–57. doi: 10.4236/ib.2013.51A006. Sweezey, M. (2019). Key Chatbot Statistics to Know in 2019. Salesforce. Noudettu 14.2.2021 osoitteesta https://www.salesforce.com/blog/chatbot-statistics/ 60 Terres, P., Klumpe, J., Jung, D. & Koch, O. (2019). Digital nudges for user onboarding: Turnin visitors into users. In Proceedings of the 27th European Conference on In- formation Systems (ECIS), Stockholm & Uppsala, Sweden. https://aisel.aisnet.org/ecis2019_rp/125 Thomsen, L. E., Petersen, F. W., Drachen, A. & Mirza-Babaei, P. (2016). Identifying Onboarding Heuristics for Free-to-Play Mobile Games: A Mixed Methods Ap- proach. https://doi.org/10.1007/978-3-319-46100-7_24 Umayaparvathi, V. & Iyakutti, K. (2012). Applications of Data Mining Techniques in Tele- com Churn Prediction. International Journal of Computer Applications (0975– 8887) Volume 42– No.20, March 2012. Valli, R. & Aarnos, E. (2018). Ikkunoita tutkimusmetodeihin: 1, Metodin valinta ja aineis- tonkeruu: virikkeitä aloittelevalle tutkijalle (5., uudistettu painos.). PS-kustannus. Villani, I. (2018). Transform Customer Experience. Wiley. Zorn, S., Jarvis, W. & Bellman, S. (2010). Attitudinal perspectives for predicting churn. Journal of Research in Interactive Marketing, 4(2), 157–169. https://doi.org/10.1108/17505931011051687