Emma-Kaisa Stigell Työntekijän kokemus suoriutumisen johtamisesta Scrum-mallissa Vaasa 2023 Johtamisen akateeminen yksikkö Henkilöstöjohtaminen Pro Gradu -tutkielma Kauppatieteiden maisteriohjelma 2 VAASAN YLIOPISTO Johtamisen akateeminen yksikkö Tekijä: Emma-Kaisa Stigell Tutkielman nimi: Työntekijän kokemus suoriutumisen johtamisesta Scrum-mallissa Tutkinto: Kauppatieteiden maisteri Oppiaine: Henkilöstöjohtaminen Työn ohjaaja: Maria Järlström Valmistumisvuosi: 2023 Sivumäärä: 92 TIIVISTELMÄ: Suoriutumisen johtaminen on laaja henkilöstöjohtamisen kokonaisuus, johon sisältyy muun muassa suoriutumisen seuranta, arviointi, palautteen antaminen, palkitseminen ja suoriutumisen kehittäminen. Suoriutumisen johtaminen on perinteisesti nähty hyvin esihenkilölähtöisenä prosessina, jossa kaikki edellä mainitut vaiheet toteutuvat työntekijän ja esihenkilön välillä. Scrum sen sijaan on iteratiivinen ketterän projektinjohtamisen työkalu, jossa työskentely on jaksotettu 1–4 viikon työskentelyjaksoihin, joiden tavoitteet on etukäteen määritelty. Scrumiin liittyy useita ennalta määriteltyjä tapahtumia ja myös roolijako on ennalta määritelty. Scrumissa esihenkilöt eivät ole läsnä päivittäisessä työssä ja projektipäälliköitä tai tiiminvetäjiä ei ole, joten itse- ja ryhmäohjautuvuuden rooli korostuu. Suoriutumisen johtamista Scrum-mallissa on tutkittu aikaisemmin vain vähän, minkä vuoksi tämän tutkimuksen tavoitteena on selvittää, miten suoriutumisen johtaminen toteutuu Scrum- mallissa ja millaisena työntekijät ovat kokeneet suoriutumisen johtamisen Scrum-mallissa. Tutkimus keskittyy teknologiateollisuuden suuryrityksen Vaasassa toimivaan tuotekehitysyksikköön, jossa Scrum on otettu käyttöön asteittain viime vuosien aikana. Tutkimus toteutettiin laadullista tutkimusotetta hyödyntäen. Aineistonkeruumenetelmänä käytettiin puolistrukturoituja teemahaastatteluja ja aineisto analysoitiin abduktiivista päättelyn logiikkaa hyödyntäen. Tutkimuksen tuloksena voidaan todeta, että suoriutumisen johtamisen tunnistaminen koettiin haastateltavien keskuudessa hankalaksi, vaikka monet suoriutumisen johtamisen osa-alueet toteutuvatkin Scrum-mallissa. Erityisen haastavaa johtamisen arvioimisesta tekee se, että Scrum-mallissa kenelläkään ei ole hierarkkista valta-asemaa eikä nimettyä johtajaa ole lainkaan. Tutkimuksen perusteella voidaan todeta, että Scrum-mallissa johtajuus toteutuu itsensä johtamisen, itse- ja ryhmäohjautuvuuden sekä jaetun johtajuuden kautta. Muita tutkimuksen löydöksiä ovat muun muassa työntekijöiden tyytymättömyys tavoiteasetantaan ja roolijaon koettu epäselkeys. Tutkimuksessa ilmeni myös, että työntekijät ovat tyytyväisiä siihen, että avun pyytämiseen on matala kynnys ja kommunikaatio on sujuvaa tiimiläisten kesken. Tämän tutkimuksen tulokset vahvistavat pitkälti aikaisempia tutkimuksia. Teoreettisen viitekehyksen perusteella kohdeyrityksessä olisi syytä kannustaa työntekijöitä kohti jaettua johtajuutta ja laajentaa työntekijöiden mahdollisuutta työskennellä itseohjautuvasti ottamalla työntekijät entistä vahvemmin mukaan työtehtävien suunnitteluun. Lisäksi etenkin laitteistokehityksen parissa työskentelevien henkilöiden vahvempi osallistaminen prosessin kaikissa vaiheissa voisi lisätä tyytyväisyyttä, motivaatiota ja sitoutumista. AVAINSANAT: Ketterät menetelmät, johtaminen, suoritusjohtaminen, itseohjautuvuus, itsensä johtaminen 3 Sisällys 1 Johdanto 6 1.1 Tutkimuksen tavoite 8 1.2 Keskeiset käsitteet 9 1.3 Tutkimuksen rakenne 10 2 Suoriutumisen johtaminen 13 2.1 Esihenkilölähtöinen suoriutumisen johtaminen 13 2.1.1 Esihenkilölähtöisen suoriutumisen johtamisen prosessi 14 2.1.2 Michiganin malli 17 2.1.3 AMO-malli 18 2.1.4 Esihenkilölähtöisen suoriutumisen johtamisen hyödyt ja haasteet 20 2.2 Itsejohtajuus, itsensä johtaminen ja itseohjautuvuus 21 2.2.1 Itsejohtajuus 22 2.2.2 Itseohjautuvuus 24 2.2.3 Itsensä johtaminen 25 3 Ketterä projektinjohtaminen 27 3.1 Ketterän tiimin ominaisuudet 29 3.2 Ketterät menetelmät laitteistojen kehityksessä 31 3.3 Scrum-malli 32 3.3.1 Scrum-roolit 34 3.3.2 Scrum-tapahtumat 35 4 Tutkimuksen menetelmät 39 4.1 Tutkimusmenetelmä ja tieteenfilosofia 39 4.2 Tutkimusaineiston hankinta 41 4.3 Aineiston analyysimenetelmät 43 4.4 Tutkimuksen konteksti 44 5 Tulokset 47 5.1 Scrum 47 5.1.1 Tapahtumat ja sprintit 47 4 5.1.2 Scrum masterin rooli 53 5.1.3 Muutosehdotukset 56 5.2 Palaute ja kehittyminen 59 5.2.1 Palaute 60 5.2.2 Kehittyminen 61 5.3 Tiimityö, tehtävienjako ja ongelmien ratkaiseminen 63 5.3.1 Tiimityöskentely 63 5.3.2 Tehtävienjako 64 5.3.3 Ongelmienratkaisu 65 5.4 Johtaminen 66 5.4.1 Suoriutumisen johtaminen 67 5.4.2 Itseohjautuvuus 69 6 Yhteenveto 71 6.1 Johtopäätökset 71 6.2 Pohdinta 76 6.3 Tutkimuksen luotettavuus ja rajoitukset 78 6.4 Jatkotutkimusehdotukset 81 Lähteet 82 Liitteet 91 Liite 1. Haastattelukutsu 91 Liite 2. Haastattelukysymykset 92 5 Kuviot Kuvio 1. Tutkimuksen rakenne. 12 Kuvio 2. Suoriutumisen johtamisen prosessi. 15 Kuvio 3. Michiganin malli. 17 Kuvio 4. AMO-mallin ulottuvuudet ja niihin liitetyt henkilöstöjohtamisen 18 Käytänteet. Kuvio 5. ATEM-malli. 30 Kuvio 6. Projektitiimin muodostuminen. 44 Taulukot Taulukko 1. Perinteisen ja ketterän projektinjohtamisen eroja. 28 Taulukko 2. Scrumin roolit ja vastuut. 35 Taulukko 3. Scrumin tapahtumat ja niiden tarkoitukset. 38 Taulukko 4. Tutkimuksen aikataulu. 39 Taulukko 5. Haastateltavien kuvailu. 46 Taulukko 6. Suoriutumisen johtamisen vastuut teoriassa ja kohdeyrityksessä. 72 Taulukko 7. Tutkimuksen reliabiliteetti ja validiteetti. 80 6 1 Johdanto Suoriutumisen johtaminen on laaja johtamisen kokonaisuus, johon sisältyy muun muassa suoriutumisen seuranta, arviointi, palautteenanto, palkitseminen ja suoriutumisen kehittäminen (Aguinis, 2014, s. 2). Suoriutumisen johtamisen hyödyt ovat kiistattomat ja sitä voidaan pitää lähes työelämän välttämättömyytenä, sillä nykytyöelämässä kaiken toiminnan voidaan sanoa tähtäävän kehittymiseen ja tehokkuuden lisäämiseen. Scrum-malli sen sijaan on iteratiivinen projektinjohtamisen työkalu, jossa työskentely on jaksotettu 1–4 viikon työskentelyjaksoihin, sprintteihin, joiden tavoitteet on etukäteen asetettu (Stoica ja muut, 2013). Sprinttien aikana tiimi keskittyy asetettujen tavoitteiden saavuttamiseen ja sprintin lopussa tiimi esittelee työnsä tulokset ja arvioi suoriutumistaan. Suoriutumisen johtaminen Scrum-mallissa käsittää useita elementtejä, joilla kaikilla on kriittinen rooli projektin onnistumisen kannalta. Yksi keskeinen suoriutumisen johtamisen elementti Scrum-mallissa on tavoitteiden asettaminen. Scrum-tiimille asetetaan ennen jokaista sprinttiä selkeät tavoitteet, jotka ohjaavat tiimin tekemistä sprintin aikana (Azanha ja muut, 2017). Tavoitteiden tulee olla realistisia, mitattavia ja saavutettavissa olevia, jotta tiimi voi arvioida suoriutumistaan (Kauhanen, 2015, s. 74). Toinen oleellinen suoriutumisen johtamisen elementti Scrum-mallissa on suoriutumisen seuranta (Cardy & Leonard, 2011, s. 4–6). Scrum perustuu pitkälti suoriutumisen tiiviiseen seurantaan ja nopeiden muutosten tekemiseen. Seuranta liittyy niin projektin aikataululliseen etenemiseen kuin myös laadulliseen edistykseen. Scrum-mallissa seuranta tapahtuu tiimitasolla ja jokaisella tiimin jäsenellä on vastuu raportoida oman työnsä etenemisestä ja sen mahdollisista esteistä (Azanha ja muut, 2017). Kolmas suoriutumisen johtamisen elementti Scrumissa on suoriutumisen arviointi ja se on tiiviisti yhteydessä suoriutumisen seurantaan (Rötkin 2012, s. 111). Suoriutumisen 7 arviointia tapahtuu sekä sprintin aikana että sen jälkeen. Jokaisen sprintin lopussa järjestetään palavereita, joissa Scrum-tiimi arvioi yhdessä suoriutumistaan ja antaa toisilleen palautetta. Palaute on neljäs suoriutumisen johtamisen elementti Scrum- mallissa (Brion ja muut, 2011; Paasivaara ja muut, 2008). Viides ja kenties oleellisin suoriutumisen johtamisen elementti Scrum-mallissa on suoriutumisen kehittäminen (Shuterland & Schwaber, 2017). Jatkuva suoriutumisen kehittäminen on yksi Scrumin oleellisimmista elementeistä. Shuterlandin ja Schwberin (2017) mukaan kehittäminen tapahtuu edellä mainittujen vaiheiden ja tiiviin kommunikaation ja yhteistyön avulla. Kaikkiaan, suoriutumisen johtaminen on siis tiiviisti läsnä Scrum-prosessin kaikissa vaiheissa. Mielenkiintoista Scrum-mallissa on se, että kaikki edellä luetellut vaiheet toteutetaan tiimin kesken, ilman esihenkilön läsnäoloa. Suoriutumisen johtaminen nähdään usein esihenkilöjohtoisena prosessina, jossa esihenkilö on tiiviisti läsnä työntekijän päivittäisessä työssä (Järvinen ja muut, 2014, luku 1). Sen sijaan Scrum-mallissa tiimit ovat itseohjautuvia, projektipäälliköitä tai tiiminvetäjiä ei ole ja esihenkilöt eivät ole osallisina päivittäisessä työssä (Stoica ja muut, 2013). Scrum-mallissa työntekijät tulevat arvioiduiksi suoriutumisensa perusteella ja he saavat palautetta, jonka tavoitteena on suoriutumisen kehittäminen, mutta Scrumissa kaikki edellä mainittu tapahtuu vertaisten toimesta esihenkilön sijaan. Tilanne herättää kysymyksiä. Miten suoriutumisen johtaminen toteutuu Scrumissa? Voiko tiimi kasvaa ja kehittyä vertaispalautteen avulla? Tässä tutkimuksessa keskitytään selvittämään, miten suoriutumisen johtaminen toteutuu Scrum-mallisa ja millaisena työntekijät ovat kokeneet suoriutumisen johtamisen Scrum-mallissa. Suoriutumisen johtamista Scrum-mallissa on tutkittu suhteellisen vähän. Spieglerin ja muiden (2021) mukaan on epäselvää, miten johtaminen näyttäytyy tiimeissä, jotka on määritelty itseohjautuviksi. Artikkelissa Scrum master nähdään johtamisen 8 mahdollistajana, jonka tavoitteena on kannustaa tiimiä työskentelemään ketterästi kohti jaettua johtajuutta. Ennen kuin jaettu johtajuus on saavutettu, toimii Scrum master tiimin johtajana, vaikkei hänellä olekaan hierarkkista valtaa. Spieglerin ja muiden (2021) artikkelin mukaan Scrum masterin tehtävänä on luoda niin sanottu aukko johtamisessa, jonka kehitystiimiläiset pikkuhiljaa täyttävät. Artikkelissa painotetaan, että johtajuuden vastuut on tärkeää määritellä ja jakaa, sillä vastuiden jakamattomuus johtaa epävarmuuteen ja tyhjiöön johtajuudessa. Srivastava ja Jain (2017) tukevat tutkimuksessaan näkökulmaa, jonka mukaan Scrum masterilla on rooli tiimin johtamisessa. Tutkimuksessa todetaan, että Scrum master ei suoranaisesti ole tiimin johtaja, mutta Scrum masterilta vaaditaan monia johtamisessa tärkeitä ominaisuuksia. 1.1 Tutkimuksen tavoite Tutkimuksen tavoitteena on selvittää, miten suoriutumisen johtaminen toteutuu Scrum- mallissa ja millaisena teknologiateollisuuden yrityksen työntekijät ovat kokeneet suoriutumisen johtamisen Scrum-mallissa. Erityisenä kiinnostuksen kohteena tutkimuksessa on, miten työntekijät kokevat sen, että suoriutumista arvioi esihenkilö, joka ei ole mukana päivittäisessä työssä. Lisäksi tutkimuksessa pureudutaan itse- ja ryhmäohjautuvuuteen sekä itsensä johtamiseen, jotka ovat oleellisia elementtejä Scrumissa. Tutkimusosio perustuu seuraavaan tutkimuskysymykseen: Miten suoriutumisen johtaminen toteutuu Scrum-mallissa? Tutkimuskysymystä on lisäksi tarkennettu seuraavilla alakysymyksillä: 1. Millaisena työntekijät ovat kokeneet suoriutumisen johtamisen Scrum-mallissa? 2. Kuka on vastuussa suoriutumisen johtamisesta Scrum-mallissa? 3. Edistääkö tai rajoittaako Scrum tiimin suoriutumista? 4. Miten työntekijät kokevat sen, että suoriutumista arvioi henkilö, joka ei ole mukana päivittäisessä työssä? 9 Tutkimuksen kohteena on kansainvälinen teknologiateollisuuden suuryritys, joka työllistää Vaasassa useita satoja henkilöitä. Tutkimus kohdistuu yrityksen tuotekehityksen yksikköön, jossa Scrum on otettu asteittain käyttöön lähivuosien aikana. Scrumia on toteutettu yrityksessä pitkälti Shuterlandin ja Schwaberin (2017) teorian mukaisesti joitain poikkeuksia lukuun ottamatta, joihin palataan myöhemmin tutkimuksessa. 1.2 Keskeiset käsitteet Suoriutumisen johtamisella tarkoitetaan jatkuvaa prosessia, jossa tunnistetaan, mitataan ja kehitetään yksilöiden sekä tiimien suoriutumista (Aguinis, 2014, s. 2). Suoriutumista arvioidaan suhteessa organisaation tavoitteisiin ja strategiaan. Suoriutumisen johtaminen on siis saumaton osa esihenkilötyötä. Itsensä johtaminen on prosessi, jossa työntekijät asettavat itse itselleen tavoitteita, seuraavat tavoitteiden täyttymistä ja palkitsevat tai rankaisevat itseään tavoitteiden saavuttamisen perusteella (Stewart ja muut, 2011). Itsensä johtamista on Vuoren (2021) mukaan rinnastettu sen ensimmäisissä määritelmissä itsekontrolliin. Itseohjautuvuudessa kyse on yksilön tai tiimin vallasta, vapaudesta ja vastuusta päättää, miten, milloin ja mitä tekee. Määritelmästä riippuen, valta voi rajoittua tehtävä- ja tiimirajojen sisälle, tai ulottua myös niiden ulkopuolelle (Stewart ja muut, 2011). Bäcklanderin (2019) mukaan itseohjautuvuudessa työntekijät tekevät sen, mitä heille on määrätty tehtäväksi, ja sen lisäksi he ymmärtävät, mitä heidän odotetaan seuraavaksi tekevän. He myös pystyvät luomaan itselleen uusia työtehtäviä ja keksimään ratkaisuja, joita on mahdollista soveltaa muihinkin tilanteisiin. Itsejohtajuus on 1990-luvulla itsensä johtamisen ja voimaannuttavan johtajuuden yhdistelmästä alkunsa saanut teoria (Neck & Houghton, 2006). Itsejohtajuudessa 10 korostuu aitous ja omien arvojen pohjalta toimiminen, minkä vuoksi myös merkityksellisyyden tärkeys korostuu (Bracht ja muut, 2018). Merkityksellisyydellä (sensemaking) tarkoitetaan epäselvyyden selkeyttämistä merkitysten luomisen avulla (Weick, 1995). Jokainen yksilö ymmärtää käskyt, kehotukset ja viestit eri tavoin oman ymmärryksensä ja aikaisempien kokemustensa pohjalta, mikä johtaa siihen, että käskyt ja kehotukset muuttuvat monimerkityksellisiksi. Weickin (1995) teoriassa tästä monimerkityksellisyydestä pyritään pääsemään eroon merkityksellistämisellä. Ketterä projektinjohtaminen on alun perin ohjelmistokehitykseen kehitetty työskentelytapa, jossa korostetaan jatkuvaa oppimista, itseohjautuvuutta sekä muutosmyönteisyyttä (Hohl ja muut, 2018). Ketterä projektinjohtaminen pohjautuu Beckin ja muiden vuonna 2011 julkaisemaan Agile Manifestoon, jonka perusperiaatteina ovat vuorovaikutuksen, yhteistyön ja muutosmyönteisyyden korostaminen. Scrum on yleisin ketterän projektinjohtamisen malli (Zavyalova ja muut, 2020). Scrumin ensimmäisinä kehittäjinä pidetään Takeuchia ja Nonakaa (1984) ja se perustuu ennalta määriteltyjen tapahtumien sykliin ja tarkkaan roolijakoon. Scrumin tavoitteena on mahdollistaa monimutkaisten ongelmien käsitteleminen samanaikaisesti korkealaatuisten tuotteiden tehokkaan ja luovan kehittämisen kanssa (Shuterland & Schwaber, 2017). 1.3 Tutkimuksen rakenne Johdannossa esitellään tutkimuksen aihe ja määritellään tutkimuksen tarkoitus, tutkimuskysymykset ja tutkimuksen keskeiset käsitteet. Tämän jälkeen siirrytään kirjallisuuskatsaukseen, joka koostuu kahdesta pääluvusta; suoriutumisen johtaminen sekä ketterä projektinjohtaminen. Ensimmäisessä kirjallisuuskatsauksen luvussa määritellään, mitä tarkoitetaan esihenkilö- ja yksilölähtöisellä suoriutumisen johtamisella ja sen jälkeen kerrotaan niiden haasteista ja mahdollisuuksista. Toisessa 11 kirjallisuuskatsausluvussa määritellään ensin, mitä ketterällä projektinjohtamisella tarkoitetaan, millaisia ovat tehokkaat ketterät tiimit ja miten ketteriä projektinjohtamisen malleja sovelletaan laitteistokehityksessä, ja pureudutaan sen jälkeen Scrumiin, sen alkuperään, rooleihin ja tapahtumiin. Kirjallisuuskatsauksen jälkeen esitellään tutkimuksen menetelmä, tutkimusote ja - filosofia, aineistonkeruumenetelmä, aineiston analyysimenetelmä sekä tutkittavien ja kohdeyrityksen kuvailu. Viidennessä pääkappaleessa esitellään tutkimuksen tulokset. Viimeisessä pääkappaleessa tehdään yhteenveto ja johtopäätökset kirjallisuuskatsauksessa käytettyjä teorioita hyödyntäen, vastataan tutkimuskysymyksiin sekä esitetään jatkotutkimusehdotukset. Lisäksi arvioidaan tutkimuksen rajoituksia ja luotettavuutta. Tutkimuksen lopussa lähteet ja liitteet. Tutkimuksen rakenne on kuvattuna kuviossa 1. 12 Kuvio 1. Tutkimuksen rakenne. •Aiheen esittely •Tutkimusongelma ja -kysymykset •Tutkimuksen rakenneJohdanto •Esihenkilö- ja yksilölähtöinen suoriutumisen johtaminen •Ketterä projektinjohtaminen •Scrum Kirjallisuuskatsaus •Tutkimusmenetelmä ja -filosofia •Aineistonkeruumenetelmä •Aineiston analyysimenetelmä •Kohdeyrityksen ja haastateltavien kuvailu Tutkimusmenetelmä •Kerätyn aineiston tulokset Tutkimuksen tulokset •Tutkimuskysymyksiin vastaaminen •Pohdinta •Tutkimuksen reliabiliteetti ja validiteetti •Jatkotutkimusehdotukset Yhteenveto ja johtopäätökset Lähteet ja liitteet 13 2 Suoriutumisen johtaminen Tässä kappaleessa perehdytään suoriutumisen johtamisen prosessiin sekä sen hyötyihin ja haasteisiin esihenkilö- ja yksilölähtöisistä näkökulmista. Ensin esitellään suoriutumisen johtamisen prosessi, jonka jälkeen teoriaa esihenkilölähtöisestä suoriutumisen johtamisesta syvennetään Michiganin mallin ja AMO-mallin avulla. Yksilölähtöistä suoriutumisen johtamista käsitellään itsejohtajuuden, itsensä johtamisen ja itseohjautuvuuden viitekehysten kautta. Henkilöstöjohtamisen vaikutusta organisaation tavoitteiden saavuttamisessa on tutkittu laajasti (Almutawa ja muut, 2016; Brion ja muut, 2011; Jiang ja muut, 2012). Tutkimuksissa on havaittu, että henkilöstökäytänteillä itsellään ei varsinaisesti ole suoraa yheyttä organisaation suoriutumiseen, sen sijaan yhteys on välillinen ja vaikutukset näkyvät erilaisten muuttujien kautta. Yhteyttä tutkittaessa herää kysymys; millä henkilöstöjohtamisen keinoilla organisaation suoriutumiseen voidaan vaikuttaa? Tutkimuksissa on todettu, että henkilöstökäytänteillä on suora vaikutus siihen, miten työntekijät tekevät työtään, mikä puolestaan vaikuttaa koko organisaation suoriutumiseen (Almutawa ja muut, 2016). Henkilöstöjohtamisen ja organisaation suoriutumisen välinen yhteys tulisi siis käsittää yksilön kautta toimivana välillisena suhteena, työntekijän suoriutumisen johtamisena. 2.1 Esihenkilölähtöinen suoriutumisen johtaminen Suoriutumisen johtaminen (performance management) on erilaisten henkilöstöjohtamisen käytänteiden kokonaisuus, jonka tavoitteena on kehittää suoriutumista yksilön ja organisaation tavoittelemaan suuntaan (Sydänmaanlakka, 2007, s. 75). Suoriutumisen johtamisessa on oleellista, että yksilö, tiimi ja koko organisaatio tiedostavat, mikä toiminnan tarkoitus on, mitkä avaintuotteet ovat, miten palautejärjestelmät toimivat ja mitä osaamista tarvitaan. 14 Olennaista esihenkilölähtöisessä suoriutumisen johtamisessa on mitatun faktatiedon yhdistäminen oppimista ja kehittymistä tukeviin johtamiskäytänteisiin (Järvinen, 2019). Avainasemassa on tavoitteiden riittävän selkeä asettaminen ja niiden mitattavuus (Kauhanen, 2015, s. 74). Tavoitteiden tulisi olla riittävän spesifejä, mitattavia, ajallisesti määriteltyjä, realistisia sekä tunnustettuja, jotta niistä on suoriutumisen johtamisen näkökulmasta eniten hyötyä. Kauhasen (2015) mukaan tehokkaimmin tavoitteet toimivat silloin, kun ne ovat riittävän haastavia, mutta kuitenkin realistisia ja yhdessä esihenkilön ja työntekijän kanssa sovittuja. Toinen olennainen osa esihenkilölähtöistä suoriutumisen johtamista on avoin kommunikaatio ja jatkuva palautteen antaminen (Brion ja muut, 2011). Kommunikaation avulla tavoitteet muuttuvat teoiksi ja aktiivisen palautteen kautta suoriutuminen muuttuu tehokkaammaksi ja työntekijät motivoituneemmiksi. Brionin ja muiden (2011) artikkelin mukaan kommunikaatio auttaa työntekijää ymmärtämään henkilökohtaisten tavoitteiden suhde koko organisaation tavoitteisiin, mikä lisää motivaatiota ja sitoutuneisuutta sekä luo työntekijälle käsityksen työn merkityksellisyydestä. Suoriutumisen johtaminen vaatii myös esihenkilöltä uudenlaisen johtamistavan sisäistämistä. Järvisen ja muiden (2014, luku 1) mukaan suoriutumisen johtamisessa esihenkilöllä on kolme ydintehtävää: vaatiminen, välittäminen ja kehittäminen. Vaatimisella tarkoitetaan tavoitteiden ja odotusten asettamista toiminnalle. Suoriutumisen johtamisessa tavoitteiden tulisi nojata yrityksen strategiaan. Järvisen ja muiden (2014, luku 1) mukaan välittämisellä tarkoitetaan esihenkilön ja työntekijän välistä vuorovaikutusta ja palautteen aktiivista antamista. Kehittäminen puolestaan tarkoittaa esihenkilön valmentavaa otetta, jonka tavoitteena on suoriutumisen kehittäminen. 2.1.1 Esihenkilölähtöisen suoriutumisen johtamisen prosessi Suoriutumisen johtamisella tarkoitetaan jatkuvaa prosessia, jossa tunnistetaan, mitataan ja kehitetään yksilöiden sekä tiimien suoriutumista (Aguinis, 2014, s. 2). 15 Suoriutumista arvioidaan suhteessa organisaation tavoitteisiin ja strategiaan. Suoriutumisen johtamisen avulla yritys saa reaaliaikaista informaatiota siitä, miten yrityksen toiminta vastaa strategiassa määriteltyjä tavoitteita (Amaratunga & Baldry, 2002). Suoriutumisen johtaminen on siis saumaton osa esihenkilötyötä. Suoriutumisen johtamisen prosessi kuvattu kuviossa 2. Kuvio 2. Suoriutumisen johtamisen prosessi (Cardy & Leonard, 2011, s. 4–6). Suoriutumisen johtamisen prosessissa ensimmäisenä askeleena on itse suoritus (Cardy & Leonard, 2011, s. 4–6). Kyseessä voi olla yksittäinen työtehtävä tai kokonaisuus, jonka työntekijä suorittaa. Suorituksen tulisi olla selkeästi määritelty ja työntekijällä on oltava käsitys siitä, mitä häneltä odotetaan (Rao, 2016, s. 2). Seuraavana askeleena on suorituksen tarkkailu ja sen perusteella tehty suorituksen arviointi (Cardy & Leonard, 2011, s. 4–6). Tarkkailun on oltava huolellista eikä esihenkilön ole syytä tehdä hätiköityjä johtopäätöksiä. Kolmannessa askeleessa, suorituksen arvioinnissa, tulee Cardyn ja Leonardin (2011, s. 4–6) mukaan ottaa huomioon kaikki suoritukseen vaikuttavat seikat; vaikuttiko suoritukseen jokin ulkoinen tekijä? Johtuiko suorituksen tulos työntekijästä vai jostakin ulkoisesta tekijästä? Arviointi voi kohdistua joko suorituksen lopputulokseen tai keinoihin, joilla lopputulokseen päästiin (Rötkin 2012, s. 111). Suoritus Suorituksen tarkkailu Suorituksen arviointi Palautteen antaminen Palautteen käsittely Suorituksen kehittäminen 16 Neljäs askel on palautteen antaminen, jonka tarkoituksena on välittää esihenkilön arvioinnin tulokset työntekijälle (Cardy & Leonard, 2011, s. 4–6). Työntekijän kannalta hedelmällisintä olisi antaa palautetta suorituksen lopputuloksen sijaan itse suorituksesta, eli toimista, joiden avulla lopputulokseen päästiin (Rötkin 2012, s. 111). Palautteen antamisessa mitataan esihenkilön taitoja, sillä väärällä tavalla annettu palaute voi vaikuttaa työntekijän motivaatioon sekä sitoutuneisuuteen negatiivisesti (Cardy & Leonard, 2011, s. 4–6). Talouselämän (2016) tutkimuksessa käy ilmi, että jopa 46 % työntekijöistä kokee, että lannistavalla tavalla annettu palaute on keskeinen syy sille, miksi suoriutumisen johtamista kohtaan koetaan tyytymättömyyttä. Prosessin viides askel, eli palautteen käsittely ja vastaanottaminen, ovat vastavuoroisesti työntekijän tehtävä (Cardy & Leonard, 2011, s. 4–6). Työntekijän on käsiteltävä palautteesta aiheutuvat tunnereaktiot ja sisäistettävä annettu palaute. Prosessin viimeisenä askeleena on itse suoriutumisen kehittäminen edellisten askelten avulla. Suoriutumisen mittaaminen on olennainen osa suoriutumisen johtamisen prosessia (Amaratunga & Baldry, 2002). Mittaamisen avulla yritys saa reaaliaikaisen kuvan tilanteestaan ja voi lisäksi vertailla itseään muihin yrityksiin sekä jossain määrin myös ennustaa suoriutumistaan tulevaisuudessa. Tyypillisiä mitattavia asioita voivat olla esimerkiksi tiimin suoritus, tuotteiden ja palveluiden laatu, asiakaskokemukset tai taloudellinen tulostaso (Järvinen ja muut, 2014, luku 1). Mittaamisessa on tärkeää, että mitataan olennaisia asioita, joiden avulla on mahdollista kannustaa ja motivoida työntekijöitä (Amaratunga & Baldry, 2002). Tutkimuksen mukaan, jotta yritys pystyy soveltamaan mittaustuloksia johtamisessaan, on yrityksessä oltava avointa ja tehokasta kommunikointia työntekijöiden, esihenkilöiden sekä asiakkaiden välillä, jotta kehitysehdotusten ilmaiseminen on mahdollisimman avointa. Lisäksi yritykseltä vaaditaan johtajuutta, jonka keskiössä on suoriutumisen kehittäminen ja vastuun ottaminen toiminnan tuloksista. 17 2.1.2 Michiganin malli Henkilöstövoimavarojen sykli -malli, eli yleisemmin Michiganin malli, on Devannan ja Tichyn vuonna 1984 kehittämä suoriutumisen johtamisen malli, jossa suoriutumisen ajatellaan muodostuvan henkilöstöjohtamisen eri tehtävistä (Truss ja muut, 2012, s. 85). Mallin keskiössä on henkilöstökäytänteiden yhtenäistäminen yrityksen strategian kanssa. Michiganin malli pohjautuu resurssipohjaiseen näkökulmaan, jossa yrityksen henkilöstö nähdään resurssina, jonka tehtävänä on tuottaa yritykselle kilpailuetua (Boxall & Purcell, 2022, s. 95). Henkilöstöjohtamisen funktioiden tavoitteena on vaikuttaa suoriutumiseen suotuisasti ja ne ovat työntekijöiden valinta, arviointi, palkitseminen ja kehittäminen, kuten kuviossa 3 on esitetty (Truss ja muut, 2012, s. 85). Kuvio 3. Michiganin malli (Devanna & Tichy, 1990). Oikein tehdyllä työntekijöiden valinnalla mahdollistetaan paras mahdollinen suoriutuminen tehtävänkuvan odotusten mukaisesti ja kyky toteuttaa yrityksen strategiaa ja missiota nyt ja tulevaisuudessa (Devanna & Tichy, 1990). Suoriutumisen arviointi sen sijaan luo pohjan työntekijöiden palkitsemiselle. Arvioinnin pohjalta tehty palkitseminen osoittaa työntekijöille organisaation suuntaviivoja ja ohjaa työntekijöitä kehittymään organisaation kannalta suotuisalla tavalla. Palkitsemisen avulla voidaan myös motivoida ja sitouttaa työntekijöitä. Suoriutumisen kehittäminen taas valmistelee työntekijää tuleviin työtehtäviin (Devanna & Tichy, 1990). Kehittäminen Arviointi Palkitseminen Valinta Suoriutuminen 18 Michiganin mallia on kritisoitu muun muassa sen resurssiperustaisen ja kovan lähestymistavan vuoksi (Truss ja muut, 2012, s. 85). Boselien ja Brewsterin (2009) mukaan Michiganin malli perustuu pitkälti taloudellisiin arvoihin, unohtaen inhimillisen näkökulman. Mallin kova lähestymistapa pitää sisällään myös keskittymisen lyhyen aikavälin taloudellisiin tavoitteisiin, jolloin huomio kohdistuu tuottavuuteen, myyntiin sekä tuottoon. 2.1.3 AMO-malli AMO-malli on teoreettinen viitekehys, joka kuvaa henkilöstöjohtamisen ja suoriutumisen välistä yhteyttä (Almutawa ja muut, 2016). Teoriassa henkilöstöjohtamista lähestytään työntekijän osaamisen, motivaation ja suoriutumismahdollisuuksien kautta, joista teoria on myös saanut nimensä Ability, Motivation & Opportunity. Teorian taustalla on ajatus siitä, että hyvä suoriutuminen vaatii tiettyjä henkilöstöjohtamisen osa-alueita, jotka ovat riittävä osaaminen, motivaatio suoriutua hyvin sekä työympäristö, joka tarjoaa riittävästi tukea hyvään suoriutumiseen (Obeidat ja muut, 2016). Työntekijän hyvästä suoriutumisesta seuraa organisatoristen vaikutusten lisäksi työntekijän sitoutumista ja tuottavuuden kasvua. Työntekijän osaamisella AMO-mallissa viitataan perinteistä osaamista laajempaan ilmiöön; inhimilliseen pääomaan (Jiang ja muut, 2012). Inhimillisellä pääomalla tarkoitetaan kokonaisuutta, johon sisältyy työntekijän taidot, tiedot ja kyvykkyydet. Organisaatio voi vaikuttaa yksilön osaamiseen muun muassa kouluttamalla ja kehittämällä yksilöä. Motivaatiolla sen sijaan tarkoitetaan Jiangin ja muiden (2012) mukaan työntekijän työskentelyn suuntaa, työhön panostamisen tasoa ja työskentelyn kestoa. Boxallin ja Purcellin (2022, s. 181) mukaan osaaminen ja motivaatio ovat osittain päällekkäisiä käsitteitä AMO-mallissa, sillä motivaation ajatellaan vaikuttavan työntekijän valintaan käyttää tai olla käyttämättä olemassa olevaa osaamistaan. Työntekijän motivaatiota voidaan kasvattaa hyödyntämällä erilaisia henkilöstöjohtamisen käytänteitä, kuten suoriutumisen arviointia ja palkitsemista (Obeidat ja muut, 2016). 19 Suoriutumismahdollisuuksilla tarkoitetaan Boxallin ja Purcellin (2022, s. 181) mukaan työntekijän mahdollisuutta suoriutua työtehtävistään. Suoriutumismahdollisuuksiin sisältyy esimerkiksi toimivat työkalut, edistykselliset teknologiaratkaisut ja riittävä rahoitus. Suoriutumismahdollisuuksia tukevia henkilöstöjohtamisen käytänteitä ovat käytännön järjestelyiden lisäksi esimerkiksi suoriutumista tukeva ilmapiiri, työntekijöiden osallistaminen sekä informaation jakaminen ja viestintä. Kuviossa 4 on esitetty AMO-mallin ulottuvuudet ja niihin liitetyt henkilöstöjohtamisen käytänteet. Kuvio 4. AMO-mallin ulottuvuudet ja niihin liitetyt henkilöstöjohtamisen käytänteet (Almutawa ja muut, 2016; Boxall & Purcell, 2022, s. 181; Jiang ja muut, 2012; Obeidat ja muut, 2016). Michiganin mallin tavoin, on myös AMO-mallilla rajoituksensa ja sekin on kerännyt kritiikkiä. Latorren ja muiden (2016) mukaan AMO-malli keskittyy liian paljon organisaation etuun ja työsuorituksen lopputulokseen. Lisäksi AMO-mallia on kritisoitu siitä, että se keskittyy liialti suoriutumista edistäviin tekijöihin, jättäen kaikki muut tekijät ulkopuolelle. Osaaminen Koulutus Kehittäminen Motivaatio Arviointi Palkitseminen Suoriutumismahdollisuus Osallistaminen Viestintä Suoriutuminen 20 2.1.4 Esihenkilölähtöisen suoriutumisen johtamisen hyödyt ja haasteet Suoriutumisen johtaminen lisää sitoutuneisuutta sekä tietoisuutta työntekijöissä (Amaratunga & Baldry, 2002). Sitoutuminen tarkoittaa aitoa halua työskennellä kohti yhteisiä tavoitteita ja sitoutunut työntekijä on valmis panostamaan työnsä ja itsensä kehittämiseen pitkällä aikavälillä (Järvinen ja muut, 2014, luku 1). Suoriutumisen johtamisen avulla päätökset tehdään vähemmän keskitetysti, mikä lisää työntekijöiden motivaatiota sekä vastuuta työskennellä yhteisiä tavoitteita kohti (Amaratunga & Baldry, 2002). Aguinis (2014) luettelee kirjassaan pitkän listan suoriutumisen johtamisen hyötyjä, joita ovat edellä mainittujen lisäksi esimerkiksi työn ja organisaation tavoitteiden selkeytyminen, kehityksen tehostuminen, kilpailukyvyn lisääntyminen sekä työntekijöiden väärinkäytöksien väheneminen, sillä kiinni jäämisen riski on korkeampi. Lisäksi Aguinisin (2014) mukaan suoriutumisen johtamisen avulla palkitseminen onnistuneista suorituksista on johdonmukaisempaa ja työntekijät ovat motivoituneempia, sitoutuneempia sekä tehokkaampia työssään. Monien koettujen hyötyjen lisäksi suoriutumisen johtamisessa on myös monia haasteita ja se vaatii organisaation jokaiselta osapuolelta aktiivista panostamista ja sitoutumista (Aguinis & Pierce, 2008). Kommunikaatio on yksi suoriutumisen johtamisen sudenkuopista, sillä väärällä tavalla annettu palaute voi aiheuttaa negatiivisen vastareaktion, mikä todennäköisesti vähentää työntekijän sitoutuneisuutta ja motivaatiota (Aguinis & Pierce, 2008). Organisaatioon onkin artikkelin mukaan pystyttävä luomaan ilmapiiri, jossa palautteen antaminen ja vastaanottaminen ovat osa kulttuuria. Edellisen lisäksi, Aguinis ja Pierce (2008) mainitsevat suoriutumisen johtamisen yhtenä haasteena luottamuksen, mikä on hyvin tärkeää suoriutumisen johtamisessa. Haasteena on, miten luottamusta voidaan kohentaa takaiskun jälkeen ja kauanko sen uudelleen rakentaminen kestää. 21 Esihenkilöiden vakuuttavuudella on Aguinisin ja Piercen (2008) mukaan suuri vaikutus siihen, miten tosissaan työntekijät ottavat saamansa palautteen ja miten he siihen reagoivat. Haasteeksi nouseekin kysymys siitä, miten esihenkilö pystyy lisäämään vakuuttavuuttaan. Kommunikaatiolla on suuri vaikutus vakuuttavuuteen, ja lisäksi se vaikuttaa myös osapuolten asenteisiin (Aguinis & Pierce, 2008). Neufeldin ja muiden (2010) tutkimus osoittaa, että esihenkilöt, joilla on vahvat kommunikaatiotaidot ovat myös johtajina vakuuttavampia ja heidän nähtiin suoriutuvan johtajana paremmin kuin esihenkilöt, joilla oli heikommat kommunikaatiotaidot. Tämän vuoksi esihenkilöiden on tärkeää tiedostaa kommunikaatiotaitojen tärkeys ja kehittää aktiivisesti omia taitojaan. Huomiota tulee kiinnittää virallisen viestinnän lisäksi myös epäviralliseen viestintään (Vartiainen ja muut, 2004, s. 85). Rötkinin (2015) mukaan suoriutumisen johtamista tehostaisi se, että myös esihenkilöiden suoriutumista arvioitaisiin. Arviointi tapahtuisi esihenkilön alaisten suoriutumisen kautta, sillä se mittaisi esihenkilön taitoja yksinkertaistaa ja selkeyttää yrityksen strategiaa ja tavoitteita työntekijöille. Esihenkilön onnistumisen mittareina toimivat muun muassa henkilöstön tunne työn merkityksellisyydestä, työntekijöiden tietoisuus tavoitteista ja siitä, mitä niiden saavuttaminen vaatii sekä heidän kehityshalukkuutensa ja motivaatio (Järvinen ja muut, 2014, luku 1). Lisäksi Järvisen ja muiden (2014, luku 1) mukaan esihenkilön onnistumista kuvaa yksilöiden ja tiimien oma- aloitteisuus, kyky ratkoa ongelmia ja esittää kehitysehdotuksia. 2.2 Itsejohtajuus, itsensä johtaminen ja itseohjautuvuus Itsejohtajuus, itsensä johtaminen ja itseohjautuvuus ovat keskenään lähekkäisiä ja osittain päällekkäisiä käsitteitä. Itsejohtajuudessa on kyse toimimisesta sisäisten arvojen ja merkitysten mukaisesti (Neck & Houghton, 2006). Itsensä johtaminen taas on epämiellyttävien tehtävien tekemistä, jos niistä on pitkällä tähtäimellä hyötyä Manzin ja Simsin (1980) määritelmän mukaan. Sydänmaanlakka (2917, s. 33) taas määrittelee itsensä johtamisen itseen kohdistuvana vaikuttamis- ja oppimisprosessina. 22 Itseohjautuvuus, sen sijaan on vastuun, vallan ja vapauden uudenlaista jakautumista (Vuori, 2021). Itsensä johtamisessa ja itsejohtajuudessa oleellista on se, miten työntekijä suoriutuu tehtävistä, jotka eivät luonnostaan ole kiinnostavia tai motivoivia (Vuori, 2021). Itsensä johtamisen ja itsejohtajuuden erona on se, että itsensä johtamisessa toimintatavat ja mittarit ovat ulkoisesti määritelty. Itsejohtajuudessa työntekijä vastaa itse tavoitteiden asettamisesta ja tavoista saavuttaa ne (Bracht ja muut, 2018). Itseohjautuvuus sen sijaan on edellisiä laajempi käsite, joka määrittelee, miten paljon valtaa, vastuuta ja vapautta tiimi tai yksilö voi saada (Vuori, 2021). 2.2.1 Itsejohtajuus Itsejohtajuus on 1990-luvulla itsensä johtamisen ja voimaannuttavan johtajuuden yhdistelmästä alkunsa saanut teoria (Neck & Houghton, 2006). Bracht ja muut (2018) määrittelevät itsejohtajuuden kolmen näkökulman kautta. Ensimmäinen näkökulma on sisäinen yrittäjyys, jossa työntekijän toiminnan tavoitteena on hyödyttää organisaatiota. Halu hyödyttää organisaatiota kumpuaa työntekijän merkityksellisyyden tunteesta (Neck & Houghton, 2006). Toinen näkökulma on aitous ja arvojen pohjalta toimiminen (Bracht ja muut, 2018). Artikkelin mukaan itsejohtajuudessa työntekijän arvot eivät toimi tavoitteena, vaan kaiken toiminnan perustana. Itsejohtajuutta toteuttavan työntekijän toiminta on linjassa hänen arvojensa kanssa ja hän pyrkii välttämään arvojen vastaista toimintaa. Brachtin ja muiden (2018) määritelmän mukaan itsejohtajuuden kolmas näkökulma on itsejohtajuuden kulttuurin luominen ja sen salliminen. Itsejohtajuus on nähtävä koko organisaation laajuisena ilmiönä ja kaikille on sallittava mahdollisuus itsejohtajuuteen. Tämä tarkoittaa, että esihenkilön rooli muuttuu johtajasta mahdollistajaksi. Neckin ja Houghtonin (2006) mukaan itsejohtajuuteen liittyy myös itsetarkastelua, henkilökohtaisten tavoitteiden asettamista, itsensä palkitsemista sekä itsensä rankaisemista. Itsensä palkitseminen voi tarkoittaa itsensä onnittelemista onnistuneesta 23 suorituksesta, tai saavutuksen juhlistamista esimerkiksi lomamatkalla tai muulla konkreettisella keinolla. Itsensä rankaisemisen tai itsensä oikaisemisen tulisi tapahtua positiivisella ja rakentavalla tavalla, sillä liiallinen itsekritiikki voi johtaa suoriutumisen välttelyyn (Neck ja Houghton, 2006). Itsejohtajuudessa aitous ja omien arvojen pohjalta toimiminen korostuu, minkä vuoksi myös merkityksellisyyden tärkeys korostuu (Bracht ja muut, 2018). Esimerkiksi muutosten läpivieminen itsejohtajuutta toteuttavassa tiimissä on mahdotonta ilman merkityksellistämistä, sillä itsejohtajuudessa tekojen motivaattoreina toimivat sisäiset arvot ulkoisen paineen sijaan. Merkityksellistämisellä (sensemaking) tarkoitetaan toimintaa, jonka avulla prosessoidaan epäselviä tilanteita (Weick, 1995). Teoriassa keskeistä on ajatus siitä, että organisaatiot ovat olemassa tietoympäristöissä (information environment), jotka ovat organisaation jäsenten luomia. Tietoympäristö ei ole objektiivinen, vaan jokainen organisaation jäsen luo oman tietoympäristönsä oman ymmärryksensä ja aikaisempien kokemustensa pohjalta, mikä johtaa siihen, että käskyt ja kehotukset muuttuvat monimerkityksellisiksi. Weickin (1995) teoriassa tästä monimerkityksellisyydestä pyritään pääsemään eroon merkityksellistämisen avulla. Merkityksellistämisen prosessi on luonteeltaan sosiaalinen ja jatkuva (Weick, 1995). Se tapahtuu vuorovaikutuksessa organisaation muiden toimijoiden kanssa, ja sillä ei ole alkua tai loppua, sillä ihmiset yrittävät jatkuvasti ymmärtää ja hahmottaa, mitä ympärillä tapahtuu. Merkityksellistämistä voidaan yksinkertaistetusti kuvata kolmen vaiheen avulla: 1. Havahtuminen uuteen asiaan tai ilmiöön 2. Ilmiön tulkitseminen aikaisempien kokemusten valossa 3. Toiminta uudistuu (uusia merkityksiä syntyy) tai toiminta ei uudistu (uusia merkityksiä ei synny). 24 2.2.2 Itseohjautuvuus Itseohjautuvuus on vaihtoehtoinen ja moderni tapa organisoitua (Vuori, 2021). Siinä vapaus, vastuu ja valta jakautuu uudenlaisella tavalla. Bäcklanderin (2019) mukaan itseohjautuvuudessa työntekijät tekevät sen, mitä heille on määrätty tehtäväksi, ja sen lisäksi he ymmärtävät, mitä heidän odotetaan seuraavaksi tekevän. He myös pystyvät luomaan itselleen uusia työtehtäviä ja keksimään ratkaisuja, joita on mahdollista soveltaa muihinkin tilanteisiin. Vuori (2021) määrittelee tutkimuksessaan neljä erilaista tapaa määritellä itseohjautuvuuden käsite. Ensimmäisen määritelmän mukaan itseohjautuvuudella tarkoitetaan työn autonomiaa, eli työntekijällä on mahdollisuus vaikuttaa, miten ja milloin hän hoitaa omat työtehtävänsä. Työntekijä itse tuntee parhaiten oman työnsä ja hän pystyy oma-aloitteisesti kehittämään työtapoja (Stewart ja muut, 2011). Työntekijä myös tietää, milloin ja kenelle hänen täytyy viestiä ja raportoida työn etenemisestä tai etenemättömyydestä. Tämä määritelmä itseohjautuvuudesta edellyttää psykologista turvallisuutta ja luottamusta esihenkilön ja työntekijän välillä (Deci & Ryan, 2000). Vuoren (2021) tutkimuksessa toinen määritelmä itseohjautuvuudelle on ensimmäistä määritelmää laajempi. Toisen määritelmän mukaan itseohjautuvuus tarkoittaa sitä, että työntekijä voi itse päättää, miten ja milloin tekee ja sen lisäksi myös mitä tekee. Määritelmän mukaan työntekijä tietää itse, mitä hänen pitää tehdä ja hän tietää myös olevansa vastuussa lopputuloksesta. Määritelmän mukaisessa itseohjautuvuudessa työntekijä toimii tehtävärajojensa puitteissa. Esihenkilön tehtävänä on edellä mainittujen rajojen asettaminen sekä tavoitteiden kirkastaminen (Vuori, 2021). Kolmas määritelmä Vuoren tutkimuksessa (2021) kuvaa itseohjautuvuutta tiimityönä. Määritelmän mukaan tiimillä on vapaus päättää, miten he työnsä hoitavat ja organisoivat tiimirajojen sisällä. Tiimi on autonominen ja tiiminjäsenet ovat keskenään tasavertaisia. Esihenkilön tehtävä on hoitaa tiimien välisiä asioita. 25 Neljännessä määritelmässä itseohjautuvuus nähdään joukko-ohjautuvuutena (Vuori, 2021). Erona edellisiin vaiheisiin on, että työntekijät ovat oma-aloitteellisia omien tiimi- ja tehtävärajojen yli. Itseohjautuvuus tähtää koko organisaation kehittämiseen ja vaatii työntekijöiltä laajaa ymmärrystä yrityksen tilasta ja liiketoimintaympäristöstä. Määritelmän mukaisessa itseohjautuvuudessa esihenkilön tehtävänä on sanoittaa yrityksen visiota (Vuori, 2021). Stewartin ja muiden (2011) tutkimuksen mukaan itseohjautuvuus sopii erityisen hyvin luovuutta ja sopeutumista vaativiin tehtäviin. Toisaalta itseohjautuvuus voi olla jopa haitallista rutiininomaisia tehtäviä suorittaville tiimeille, sillä seurauksena voi olla työn välttelemistä. 2.2.3 Itsensä johtaminen Itsensä johtaminen on itseen kohdistuva vaikuttamis- ja oppimisprosessi (Sydänmaanlakka, 2017, s.33). Itsensä johtamista on myös aikaisemmin käytetty synonyymina työntekijän itsekontrollille (Vuori, 2021). Manz ja Sims (1980) määrittelevät itsensä johtamisen toimintana, jossa työntekijä valitsee lyhyellä aikavälillä vähemmän mieluisan työtehtävän, saavuttaakseen pitkän aikavälin tavoitteensa. Kaikki harjoittavat itsensä johtamista eri elämän osa-alueilla tiedostamatta. Tyypillisesti itsensä johtaminen koostuu tavoitteiden asettamisesta, tavoitteiden saavuttamisen arvioimisesta ja itsensä rankaisemisesta tai palkitsemisesta. Tavoitteet asetetaan aikaisempien kokemusten, muiden suoriutumisen ja sosiaalisten normien perusteella (Manz & Sims, 1980). Neckin ja Houghtonin (2006) mukaan yksi tehokas itsensä johtamisen keino on ulkoisten vihjeiden käyttäminen. Tällaisia ulkoisia vihjeitä voivat olla esimerkiksi muistilaput tai tietokoneen taustakuva. Ulkoisten vihjeiden ei tarvitse olla konkreettisiin tehtäviin liittyviä, vaan ne voivat myös muistuttaa positiivisesta ja periksiantamattomasta asenteesta (Neck ja Houghton, 2006). 26 Esihenkilön on tärkeää toimia itsensä johtamisen mahdollistajana ja johtaa itsensä johtamista omalla esimerkillään (Manz & Sims, 1980). Artikkelin mukaan myös johdattelevien kysymysten käyttäminen voi kannustaa työntekijöitä itsensä johtamiseen. 27 3 Ketterä projektinjohtaminen Ketterä projektinjohtaminen on alun perin ohjelmistokehitykseen tarkoitettu projektinjohtamisen malli (Hohl ja muut, 2018). Vuonna 2001 julkaistu Agile Manifesto muovasi ja antoi suuntaviivat ketterälle projektinjohtamiselle. Sen jälkeen on kehitetty useita erityisiä projektinjohtamisen prosesseja, kuten Scrum ja Kanban. Beckin ja muiden (2001) julkaisema Agile Manifesto sisältää neljä perusperiaatetta, joiden mukaan arvostetaan: 1. Yksilöitä ja vuorovaikutusta enemmän kuin prosesseja ja työkaluja 2. Toimivaa ohjelmistoa enemmän kuin täydellistä dokumentointia 3. Yhteistyötä asiakkaan kanssa enemmän kuin sopimusneuvotteluita 4. Muutokseen reagoimista enemmän kuin suunnitelmassa pitäytymistä. Lyhyesti, ketterä projektinjohtaminen voidaan siis määritellä valmiudeksi ja halukkuudeksi tehdä muutoksia ja oppia ja kehittyä muutoksien myötä (Conboy, 2009). Lapin ja muiden (2018) mukaan ketterän projektityöskentelyn yksi perusperiaate on tiimien itse- ja ryhmäohjautuvuus ja ketterää projektityöskentelyä tukee parhaiten laajan vapauden ja valtuutuksen antaminen projektitiimeille. Perinteisen ja ketterän projektinjohtamisen yksi keskeisimmistä eroista on, että perinteisessä mallissa kehitettävä tuote suunnitellaan harkitusti ja se nähdään vain projektin lopputuloksena (Dybå & Dingsøyr, 2008). Asiakaspalaute ei välttämättä aiheuta toimenpiteitä, sillä tuotteen uudelleenkehittäminen olisi kallista ja aikaa vievää. Muita perinteisen ja ketterän projektinjohtamisen eroja on kuvattu taulukossa 1. 28 Taulukko 1. Perinteisen ja ketterän projektinjohtamisen eroja (Dybå & Dingsøyr, 2008). Perinteinen projektinjohtaminen Ketterä projektinjohtaminen Perusoletus Kehitettävien tuotteiden ominaisuudet ovat odotuksenmukaiset ja ne voidaan kehittää huolellisen suunnittelun avulla. Korkealaatuista tuotekehitystä voidaan tehdä kehittyneissä tiimeissä käyttäen jatkuvan oppimisen ja kehittymisen prosesseja. Kontrolli Prosessikeskeinen Ihmiskeskeinen Johtamistyyli Käskeminen ja kontrolloiminen Valmentaminen ja yhteistyö Tiedon tulkinta Yksitulkintainen Monitulkintainen Kommunikaatio Virallinen Epävirallinen Asiakkaan rooli Tärkeä Kriittinen Projektin eteneminen Ohjautuu tehtävien mukaan Ohjautuu tuotteen ominaisuuksien mukaan Ihanteellinen organisaatiorakenne Hierarkkinen ja virallinen Matala ja joustava Toisaalta perinteisellä ja ketterällä projektinjohtamisella on myös monia yhteisiä piirteitä. Lapin ja muiden (2018) mukaan esimerkiksi budjetointi, sopimusten sisällöt ja kehitystiimiläisten aktiivinen osallistaminen ovat yhteisiä sekä perinteiselle että ketterälle projektinjohtamiselle. Ketterien menetelmien etuna on, että ne kannustavat laajaan yhteistyöhön, kommunikaatioon ja oppimiseen (Punkka, 2016). Ketterän projektinjohtamisen etuina on myös nopea iteraatiosykli, asiakkaiden ja työntekijöiden korkea sitoutuneisuus, tuottavuus, joustavuus, läpinäkyvyys, muutosketteryys sekä tuotteiden korkea laatu (Santos & de Carvalho, 2022). Ketterässä projektinjohtamisessa koulutus ja kehittäminen tapahtuvat pitkälti epävirallisesti ja tiimijohtoisesti (Zavyalova ja muut, 2020). Ketterissä projekteissa työntekijät soveltavat osaamistaan laajasti ja jakavat tietojaan muille, ja siten oppivat tekemällä. Ketterässä projektinjohtamisessa myös rekrytointiprosessit ovat 29 vapaamuotoisempia ja usein projektitiimin jäsenet osallistuvat uuden jäsenen valintaan (Zavyalova ja muut, 2020). Kulttuurillinen yhteensopivuus ja pehmeät taidot korostuvat rekrytoinneissa. Ketterää projektinjohtamista harjoittaville yrityksille tyypillistä on matala organisaatiorakenne (Zavyalova ja muut, 2020). Tämä tarkoittaa artikkelin mukaan sitä, että urakehitys on usein horisontaalista, eli työntekijät voivat siirtyä yrityksessä projektista toiseen saadakseen lisää vastuuta. Zavyalovan ja muiden (2020) mukaan usein ainoa vertikaalinen etenemismahdollisuus on siirtyminen ylimpään johtoon. Ketterällä projektinjohtamisella on myös rajoituksensa. Conboy (2009) nostaa artikkelissaan esiin neljä ongelmakohtaa; selkeyden, perinteiden, nuukuuden sekä teoriaan perustuvan yhteisymmärryksen puute. Edellisten lisäksi, Agrawal ja muut (2016) lisäävät, että muun muassa pitkän tähtäimen suunnittelemisen haasteellisuus, dokumentaation puutteellisuus, palaverien suuri määrä sekä ennalta-arvaamattomuus ovat ketterän projektinjohtamisen heikkouksia. 3.1 Ketterän tiimin ominaisuudet Strode ja muut (2022) ovat tutkimuksessaan määritelleet ATEM-mallin (Agile Teamwork Effectiveness Model), jossa eritellään ketterän ohjelmistokehitystiimin ominaisuuksia, jotka johtavat tehokkuuteen. ATEM-malli on mukaelma Salasin ja muiden (2005) aikaisemmin luomasta Big Five mallista. Mallin mukaan ketterä tiimi on tehokas silloin, kun tiimissä ilmenee jaettua johtajuutta, vertaispalautetta, päällekkäisyyttä, sopeutumista ja tiimiorientoitumista. Edellisten lisäksi, tehokkaan tiimityöskentelyn perusedellytyksinä on jaettu ajatusmaailma, molemminpuolinen luottamus sekä kommunikaatio. Malli voi ohjata tiimin toimintaa ja sen avulla on mahdollista arvioida ja ennustaa, onko ketterä tiimi tehokas, sillä mitä useampi ominaisuus tiimissä täyttyy, sitä tehokkaampi se on. ATEM-malli esitetty alla kuviossa 5. 30 Kuvio 5. ATEM-malli (Strode ja muut, 2022). Tehokkaan ketterän tiimityön edellytyksiä on kolme; jaettu ajatusmaailma, molemminpuolinen luottamus sekä kommunikaatio. Jaetulla ajatusmaailmalla tarkoitetaan yhteisymmärrystä työn tavoitteista, tehtävistä, tuotteista ja prosesseista (Strode ja muut 2022). Molemminpuolisella luottamuksella sen sijaan tarkoitetaan tiedon jakamista, virheiden myöntämistä, palautteen vastaanottamista ja kannustavan ilmapiirin ylläpitämistä. Kommunikaatiolla taas tarkoitetaan edistyksen seuraamista ja vapaamuotoiseen kommunikaatioon kannustamista. Tehokkaan ketterän tiimin ominaisuuksia sen sijaan on viisi; jaettu johtajuus, vertaispalaute, päällekkäisyys, sopeutuminen ja tiimiorientoituminen (Strode ja muut, 2022). Jaetun johtamisen kokonaisuus on laaja ja siihen sisältyy muun muassa ongelmienratkaisun mahdollistaminen, yhteisten tavoitteiden ja työskentelytapojen määritteleminen, yhteistyöhön pyrkiminen ja tiimiin vaikuttavan tiedon jakaminen (Strode ja muut, 2022). Vertaispalautteella tarkoitetaan tiimiläisten virheiden tunnistamista ja yksilön kehittymistä tukevan palautteen antamista. Päällekkäisyydellä sen sijaan tarkoitetaan pyrkimystä jakaa työkuorma tasaisesti päällekkäisiä osaamisalueita hyödyntäen ja ylityöllistetyiden tiimiläisten tehtävien siirtämistä alityöllistetyille tiimiläisille. Sopeutumiseen taas sisältyy muutoksiin reagoiminen, pyrkimys jatkuvaan kehittymiseen ja muutosvalppaus. Viimeinen ominaisuus, Jaettu johtajuus Vertais- palaute Päällek- käisyys Sopeutu- minen Tiimi- orientoituminen Jaettu ajatusmaailma Molemminpuolinen luottamus Kommunikaatio 31 tiimiorientoituminen, pitää sisällään tiimiläisten ehdotusten huomioimisen päätöksentekotilanteissa sekä tiimin yhteen hitsautumisen. 3.2 Ketterät menetelmät laitteistojen kehityksessä Ketterät projektinjohtamisen menetelmät on alun perin kehitetty ohjelmistokehitystä varten (Hohl ja muut, 2018). Ketteriä menetelmiä käytetään kuitenkin enenevissä määrin myös laitteistojen (hardware), eli fyysisten laitteiden, kehityksessä ja tutkimuksissa on havaittu ketterien menetelmien edut myös laitteistojen kehityksessä (Cooper & Sommer, 2016). Punkan (2016) mukaan ketterät menetelmät yhdessä kehittyneiden teknologioiden kanssa lisäävät laitteistokehityksen joustavuutta, vaikka laitteistokehittäminen ei koskaan tule olemaan yhtä joustavaa kuin ohjelmistokehittäminen. Punkan (2016) mukaan ketterien menetelmien soveltaminen laitteistokehittämiseen on sujuvampaa, jos ketteriä menetelmiä sovelletaan yrityksessä ennestään ohjelmistokehityksessä, mutta se vaatii silti laajan organisatorisen tuen onnistuakseen. Cooperin ja Sommerin (2016) mukaan ketterät menetelmät lisäävät huomattavasti laitteistokehityksen tuottavuutta verrattuna perinteisiin menetelmiin. Tuottavuuden kasvu selittyy pitkälti lisääntyneellä kommunikaatiolla. Myös Punkka (2016) korostaa tutkimuksessaan ketterien menetelmien oppimista, kommunikaatiota ja yhteistyötä lisäävää vaikutusta. Tarbuttonin (2019) mukaan ketterät menetelmät laitteistokehityksessä vähentävät byrokratiaa ja kuluja ja selkeyttävät, mitä kehittäjiltä odotetaan, mikä johtaa kohonneeseen tehokuutteen. Ketteriä menetelmiä sovellettaessa laitteistokehityksessä, korostuu prototyyppien, eli koekappaleiden merkitys (Cooper & Sommer, 2016). Perinteisessä mallissa koekappaleita on luotu vasta projektin myöhäisissä vaiheissa, kun ketterässä mallissa koekappaleita pyritään luomaan mahdollisimman aikaisessa vaiheessa ja niitä pyritään käyttämään oppimisen ja kokeilun välineenä pelkän valmiin designin validoinnin sijaan. 32 3.3 Scrum-malli Scrum mielletään usein akateemisessa kirjallisuudessa yleisimmäksi ketteräksi projektinjohtamisen työkaluksi (Stoica ja muut, 2013; Zavyalova ja muut, 2020). Scrumin ensimmäisen version kehittäjinä pidetään Takeuchia ja Nonakaa. He vuonna 1984 julkaistussa artikkelissa käyttävät Scrum-termiä kuvaillakseen rugbyn pelitaktiikkaa, jonka pohjalta he sitten kehittivät uudenlaisen kuusivaiheisen kehittämisprosessin. Prosessin vaiheet ovat: 1. Sisäänrakennettu epävakaus 2. Itseohjautuvat projektitiimit 3. Päällekkäiset kehitysvaiheet 4. Monioppiminen 5. Hienovarainen kontrollointi 6. Organisaation laajuinen oppiminen (Takeuchi & Nonaka, 1984). Nykyiseen muotoonsa Scrum-mallin ovat muovanneet Shuterland ja Schwaber vuonna 2017. Teoksessaan he määrittelevät Scrumin viitekehykseksi, jonka puitteissa työntekijät voivat käsitellä monimutkaisia ongelmia ja samanaikaisesti kehittää korkealaatuisia tuotteita tehokkaasti ja luovasti. Laajempaan määritelmään lisätään myös vaatimukset läpinäkyvyydestä, tarkastelusta ja sopeutumisesta (Shuterland & Schwaber, 2017) Scrum-mallissa oleellisia ovat erilaiset roolit ja aikataulutetut työskentelyjaksot (Stoica ja muut, 2013). Scrum on toistuva prosessi, jonka tarkoituksena on antaa tuotteenkehittäjille rauha keskittyä omaan työhönsä ilman häiriötekijöitä. Scrum perustuu Stoican ja muiden (2013) mukaan kahteen elementtiin; ryhmäohjautuvuuteen ja sopeutumiseen. Ryhmäohjautuvuudella tarkoitetaan sitä, että projektilla on jokin tavoite, mutta tiimi saa itse päättää, miten työskentelee saavuttaakseen tavoitteen. Sopeutumisella sen sijaan tarkoitetaan myönteistä ja oppimishaluista suhtautumista muutoksia kohtaan. Azanhan ja muiden (2017) mukaan yksi Scrumin vahvuuksista on se, että kehitystiimi sitoutuu vahvasti projektiin päästessään osallistumaan suunnitteluprosessiin. Artikkelissa lisätään, että Scrumissa suunnitteleminen on 33 tärkeämpää kuin itse suunnitelma, sillä suunniteltaessa minimoidaan riskejä ja etsitään tehokkainta mahdollista toimintatapaa. Scrum on luonteeltaan itseään kehittävä ja lyhyen tähtäimen tavoitteisiin keskittyvä malli (Pries & Quigley, 2010, s. 32). Itseään kehittävyydellä tarkoitetaan sitä, että mallin monet tapahtumat tarjoavat mahdollisuuden ongelmien esiin nostamiselle, palautteen antamiselle ja vastaanottamiselle ja siten kehittymiselle päivittäisellä tasolla. Tapahtumien tarkoituksena on pitää prosessin kaikki osapuolet tietoisina nykytilasta ja valmiudessa tekemään nopeita muutoksia, jos käy ilmi, että jokin toimintatapa osoittautuu epäsopivaksi. Lyhyen tähtäimen tavoitteisiin keskittymisellä sen sijaan tarkoitetaan sitä, että työskentely tapahtuu 1–4 viikon työskentelyjaksoissa, eli sprinteissä, joiden aikana kehitystiimillä on mahdollisuus keskittyä täysin kyseisen jakson tavoitteisiin huolehtimatta muusta (Measey ja muut, 2015, s. 137). Kun yksi työskentelyjakso on saatu päätökseen, siirrytään seuraavaan ja keskitytään jälleen uusiin tavoitteisiin (Pries & Quigley, 2010, s. 32). Tällä resurssien fokusoinnilla ja lyhyen tähtäimen tavoitteiden asettamisella on mahdollista säästää resursseja, aikaa ja rahaa. Scrumissa tehtävät järjestellään tuotteen kehitysjonoon (backlog) (Cubric, 2013). Tuotteen kehitysjonolla tarkoitetaan tuotteenomistajan luomaa listausta kehitettävän tuotteen vaatimuksille. Tuotteen kehitysjono muuttuu projektin edetessä asiakkaan tarpeiden ja vaatimusten muuttuessa (Measey ja muut, 2015, s. 136). Jokainen kehitysjakso, eli sprintti alkaa suunnittelupalaverilla, jossa päätetään, mitä ja miten seuraavan 1–4 viikon sprintin aikana tehdään (Cubric, 2013). Sprintin aikana pidetään päiväpalavereita, joissa keskustellaan projektin etenemisestä ja mahdollisista esteistä. Jokainen sprintti päättyy sprinttikatselmukseen, jossa tuotteen omistaja antaa palautetta päättyneen sprintin lopputuloksista (Cubric, 2013). Scrum-mallissa on määritelty, mikä rooli on vastuussa mistäkin prosessin vaiheesta ja tapahtumasta. Seuraavissa kappaleissa perehdytään tarkemmin Scrumin rooleihin ja tapahtumiin. 34 3.3.1 Scrum-roolit Scrum-mallissa tehtäväroolit ovat selkeästi määritelty ja jokaisella Scrum-tiimin jäsenellä on omat vastuualueensa (Cubric, 2013). Päärooleja on kolme: Scrum master, tuotteenomistaja ja kehitystiimi. Roolien tarkoituksena on selkeyttää tehtävienjakoa ja mahdollistaa suunnittelijoiden keskeytyksetön ja häiriötön työ. Scrum masterin tehtävänä on huolehtia, että kehitystiimillä on parhaat mahdolliset edellytykset työn tekemiseen häiriöittä ja ilman ulkoista paineistusta (Cubric, 2013; Kettunen, 2009). Scrum master ohjaa ja motivoi kehitystiimiä valmentavalla otteella ja huolehtii siitä, että kaikki tiimin jäsenet työskentelevät Scrum-mallin mukaisesti (Kettunen, 2009). Scrum master on myös vastuussa projektin etenemisestä aikataulun ja suunnitelmanmukaisesti (Azanha ja muut, 2017). Scrum master järjestää ja avaa keskustelun sprintin retrospektiiveissä ja päiväpalavereissa. Tuotteenomistajan (product owner, PO) vastuulla on maksimoida kehitettävän tuotteen ja kehitystiimin työn arvo (Azanha ja muut, 2017). Tuotteenomistaja vastaa myös kommunikaatiosta asiakkaan kanssa sekä asiakkaan tarpeiden ja palautteiden kommunikoimisesta Scrum-tiimille (Kettunen, 2009). Tehtäviin kuuluu myös kehitysjonon hallinta yhdessä Scrum-tiimin kanssa (Lárusdóttir ja muut, 2014). Tuotteenomistaja on yleensä yksittäinen henkilö, jolla on hyvä tuntemus kehitettävän tuotteen liiketoiminnasta. Usein Scrum-tiimissä yhdessä tuotteenomistajan kanssa työskentelee myös tekninen tuotteenomistaja (technical product owner, TPO), jonka tehtävänä on työskennellä tuotteenomistajan kanssa tasavertaisena työparina, keskittyen syvällisempää teknistä osaamista vaativiin tehtäviin (Sverrisdottir ja muut, 2014). Kehitystiimi koostuu yleensä 3–9 asiantuntijasta, joiden vastuulla on tuotteen kehittäminen sprintin tavoitteiden mukaisesti (Azanha ja muut, 2017). Kehitystiimi on itseohjautuva, eli he saavat itse järjestellä työnsä ja valita tehtävänsä tuotteen https://tritonia.finna.fi/uva/Primo/Search?lookfor=L%C3%A1rusd%C3%B3ttir%2C+Marta&type=Author& 35 kehitysjonosta (Kettunen, 2009; Lárusdóttir ja muut, 2014). Kehitystiimin vastuulla on myös tiimin toiminnan optimointi ja jatkuvan kehittymisen ja oppimisen tavoittelu. Vastuualueet on esitetty taulukossa kaksi. Taulukko 2. Scrumin roolit ja vastuut (Azanha ja muut, 2017; Cubric, 2013; Kettunen, 2009; Lárusdóttir ja muut, 2014). Rooli Tuotteenomistaja & Tekninen tuotteenomistaja Scrum Master Kehitystiimi Vastuu • Määrittelee työn prioriteetit • Kommunikoi sidosryhmien kanssa • Kommunikoi asiakkaan toiveet • Vastuussa tuotteen ja kehitystiimin arvon maksimoinnista • Kehitystiimin palveleva johtaja • Valmentaa ja huolehtii, että tiimissä sovelletaan Scrumin periaatteita • Auttaa tiimiä poistamaan työskentelyn esteitä • Korkealaatuisten tuotteiden kehittäminen • Itseohjautuvuus • Valtuutettu tekemään työn tekemistä koskevat päätökset 3.3.2 Scrum-tapahtumat Kuten Scrumin roolit, myös tapahtumat ovat ennalta määriteltyjä ja ne seuraavat aina samaa kaavaa (Paasivaara ja muut, 2008). Tapahtumia on viisi: sprintti, sprintin suunnittelupalaveri, päiväpalaveri, sprinttikatselmus, sprintin retrospektiivi. Sprintti on 1–4 viikkoa kestävä jakso, jonka aikana kehitystiimi työskentelee sprintin tavoitteita kohti (Lárusdóttir ja muut, 2014). Ennen sprinttiä järjestetään sprintin suunnittelupalaveri, jossa määritellään tavoitteet seuraavalle työskentelyjaksolle (Azanha ja muut, 2017). Scrumin periaatteiden mukaan, sprintin tavoitteet eivät saa muuttua kesken sprintin, sillä se häiritsee kehitystiimin työskentelyä (Measey ja muut, 2015, s. 137). Sprintin aikana tiimiläiset osallistuvat päivittäisiin päiväpalavereihin, joiden https://tritonia.finna.fi/uva/Primo/Search?lookfor=L%C3%A1rusd%C3%B3ttir%2C+Marta&type=Author& https://tritonia.finna.fi/uva/Primo/Search?lookfor=L%C3%A1rusd%C3%B3ttir%2C+Marta&type=Author& https://tritonia.finna.fi/uva/Primo/Search?lookfor=L%C3%A1rusd%C3%B3ttir%2C+Marta&type=Author& 36 tarkoituksena on synkronoida tiimin työskentelyä (Azanha ja muut, 2017). Sprintin jälkeen järjestetään sprinttikatselmus ja sprintin retrospektiivi, joissa käydään läpi sprintin aikaista suoriutumista eri näkökulmista. Sprinttimuotoisen työskentelyn etuna on, että se mahdollistaa suunnittelijoiden keskittymisen työskentelyjakson tavoitteisiin, kun tavoitteet on selkeästi määritelty ja työskentelylle annetaan häiriötön tilaisuus. Lisäksi Scrumin yksi perusperiaate on jatkuva oppiminen, jota sprinttimuotoinen työskentely tukee, sillä työntekijät sekä antavat että vastaanottavat jatkuvasti palautetta. Sprinttimuotoinen työskentely tukee myös läpinäkyvyyden periaatetta ja sen avulla on mahdollista tarttua ongelmiin ja muutostarpeisiin nopeasti (Paasivaara ja muut, 2008). Sprintin suunnittelupalaveri järjestetään ennen jokaisen uuden sprintin alkua ja siinä suunnitellaan tulevaa sprinttiä ja asetetaan sille tavoitteet (Measey ja muut, 2015, s. 137). Sprintin suunnittelupalaveriin osallistuvat kaikki Scrumin osapuolet; tuotteenomistaja, Scrum master ja kehitystiimi (Azanha ja muut, 2017). Tuotteen omistaja määrittelee töiden priorisointijärjestyksen ja kehitystiimi määrittelee askeleet, joita vaaditaan tavoitteeseen pääsemiseen. Päiväpalaverit käydään päivittäin kehitystiimin ja Scrum masterin kesken ja sen tarkoituksena on synkronoida suunnittelijoiden työskentely ja säilyttää sprintin tavoitteet selkeinä (Azanha ja muut, 2017). Palaveri on ytimekäs ja kestoltaan enintään 15 minuuttia ja sen aikana jokainen tiimiläinen vastaa kolmeen kysymykseen: Mitä tein eilen? Mitä teen tänään? Onko työlläni jotain esteitä (Measey ja muut, 2015, s. 138)? Päiväpalaverin tarkoituksena on tarjota Scrum-tiimiläisille mahdollisuus synkronoida työnsä, jakaa tietoa ja tuoda esiin mahdollisia ongelmia ja esteitä. Päiväpalavereissa tuotavia ongelmia ei ole tarkoitus ratkaista päiväpalaverin aikana, vaan ongelmanratkaisua varten varataan erillinen palaveri, johon kutsutaan koolle ongelmanratkaisun kannalta tarvittavat henkilöt. 37 Sprinttikatselmus pidetään edellisen sprintin jälkeen, ennen sprintin retrospektiiviä ja seuraavan sprintin suunnittelupalaveria (Azanha ja muut, 2017). Katselmuksessa kehitystiimi esittelee tuotteenomistajalle, mitä sprintin aikana on saatu aikaiseksi. Tuotteenomistaja puolestaan tuo esiin asiakkaalta saamaansa palautetta (Measey ja muut, 2015, s. 138). Sprinttikatselmuksen tarkoituksena on tarkastella, miten tiimi on suoriutunut sprintin tavoitteisiin nähden. Katselmus on kriittinen tapahtuma Scrumissa, sillä se määrittää vahvasti suuntaviivoja seuraavalle sprintille. Sprintin retrospektiivi pidetään jokaisen sprintin lopussa ja sen tarkoituksena on tarkastella mennyttä sprinttiä kokonaisuutena ja arvioida, miten tiimi suoriutui (Measey ja muut, 2015, s. 139). Sprintin retrospektiivi on tiimin sisäinen palaveri ja siinä Scrum master avaa keskustelun tiimin mahdollisista kehittymistarpeista edellisen sprintin perusteella (Azanha ja muut, 2017). Retrospektiivi on tilaisuus, jossa tiimin jäsenet voivat antaa palautetta ja ilmaista mielipiteitään avoimesti. Tavoitteena on, että retrospektiivissä tiimiläiset löytäisivät yhteisymmärryksen siitä, mitä toimintatapoja kannattaa muuttaa ja mitä säilyttää tulevissa sprinteissä. Retrospektiivin tarkoituksena on tukea tiimin jatkuvaa kehittymistä ja oppimista, mikä on yksi Scrumin perusperiaatteista. Taulukossa kolme on esitetty Scrumin tapahtumat. 38 Taulukko 3. Scrumin tapahtumat ja niiden tarkoitukset (Azanha ja muut, 2017; Cubric, 2013; Measey ja muut, 2015, s. 137–139). Tapahtuma Sprintin suunnittelu- palaveri Päiväpalaveri Sprinttikatselmus Sprintin retrospektiivi Tarkoitus • Päätetään, mitä ja miten seuraavan 1– 4 viikon sprintin aikana tehdään • Tuotteen omistaja määrittelee työn prioriteetit Vastataan kolmeen kysymykseen: Mitä tein eilen? Mitä teen tänään? Onko työlläni esteitä? • Tarkastellaan, mitä sprintin aikana on tehty • Tilaisuus sidosryhmille antaa palautetta • Mahdollisuus keskustella tiimin kehittymis- tarpeista • Parannus- ehdotukset ennen seuraavan sprintin alkua. Scrum-työskentelyssä on tärkeää määrittää valmiin työn kriteerit (Lárusdóttir ja muut, 2014). Kriteerit määrittää kehitystiimi ja tuotteenomistaja yhdessä asiakkaan toiveisiin perustuen. Tuotteen täyttäessä valmiin työn kriteerit, on se valmis toimitettavaksi asiakkaalle. Valmiin työn kriteerien määrittely on tärkeää, sillä se auttaa etenkin tuotteenomistajaa arvioimaan, miten paljon tehtävät vievät aikaa ja miten paljon tehtäviä sprinttiin voidaan ottaa. https://tritonia.finna.fi/uva/Primo/Search?lookfor=L%C3%A1rusd%C3%B3ttir%2C+Marta&type=Author& 39 4 Tutkimuksen menetelmät Tässä kappaleessa esitellään tutkimuksessa käytetyn tutkimusmenetelmän ja tieteenfilosofian ominaispiirteet ja kuvaillaan tutkittavaa kohdeyritystä ja haasteltavien joukkoa. Lisäksi kappaleessa kerrotaan, miten tutkimuksen aineisto on kerätty ja analysoitu. Alla olevassa taulukossa 4 on kuvailtu tutkimusprosessin aikataulullinen eteneminen. Taulukko 4. Tutkimuksen aikataulu. Syyskuu 2022 Tutkimusaiheen päättäminen ja tutkimussuunnitelman ja -kysymysten laatiminen Lokakuu – joulukuu 2022 Teoriaosuuden työstäminen Tammikuu 2023 Tutkimusmetodi -osuuden kirjoittaminen ja haastattelurungon laatiminen Helmikuu – maaliskuu 2023 Haastattelut, haastatteluiden litterointi, aineiston analyysi ja yhteenveto Huhtikuu 2023 Tutkimuskysymyksiin vastaaminen, jatkotutkimusehdotukset ja tutkimuksen viimeistely 4.1 Tutkimusmenetelmä ja tieteenfilosofia Tutkimus suoritettiin laadullista, eli kvalitatiivista tutkimusmenetelmää hyödyntäen. Laadullinen tutkimus on luonteeltaan laaja-alaista ja se soveltuu käytettäväksi monenlaisten tutkimuskysymysten ja -tavoitteiden kohdalla. Laadullista tutkimusta hyödyntämällä on mahdollista saada syvällistä tietoa kulttuurisista ja yhteiskunnallisista ilmiöistä sekä ihmisten ja organisaatioiden toiminnasta (Puusa, 2020, s. 73). Laadullisessa tutkimuksessa korostuu kontekstin merkitys, aineiston avoin analyysi sekä yksilön merkitys ja nojaaminen teoreettiseen viitekehykseen. Sana laadullinen viittaa siihen, että tutkimusaineistoa tarkasteltaessa keskitytään prosesseihin, kokemuksiin ja merkityksiin määrien ja ilmentymistiheyksien sijaan 40 (Labuschagne, 2003). Laadullisen tutkimuksen tavoitteena on tutkia ja tulkita ihmisten näkemyksiä ja kokemuksia ilmiöistä niiden kontekstissa. Laadulliselle tutkimukselle on tyypillistä, että tutkimusaineistot ovat tekstimuodossa ja tutkimuksessa oletetaan, että tutkimuksen kohde ja tutkija ovat keskenään vuorovaikutuksessa (Hirsjärvi & Hurme, 2008, s. 23; Puusa, 2020, s. 73). Laadullista tutkimusotetta verrataan usein määrälliseen, eli kvantitatiiviseen tutkimusotteeseen, vaikka ne eivät ole toistensa vastakohtia tai toisiaan poissulkevia (Puusa, 2020, s. 73). Määrällisiä tutkimusmenetelmiä käytetään pääasiassa teorioiden testaamiseen (Labuschagne, 2003). Kvantitatiivisen tutkimuksen lähtökohtana on etsiä eroja tutkimusyksiköiden välillä eri muuttujien suhteen (Alasuutari, 2011, s. 37). Kvantitatiivisessa tutkimuksessa aineistot ovat yleensä numeerisia ja kvantitatiivisen tutkimuksen taustalla on oletus, että tutkimuksen kohde on riippumaton tutkijasta (Hirsjärvi & Hurme, 2008, s. 23; Puusa, 2020, s. 73). Kvantitatiivisen tutkimusotteen etuna on, että sitä hyödynnettäessä pystytään käsittelemään laajoja aineistoja ja tulokset ovat yleistettävissä (Labuschagne, 2003). Tutkimus on tieteenfilosofiselta suuntaukseltaan fenomenologis-hermeneuttinen tutkimus. Fenomenologis-hermeneuttinen tutkimus on laadullisen tutkimuksen menetelmä, jonka tavoitteena on tutkittavan ilmiön käsitteellistäminen (Tuomi & Sarajärvi, 2009, s. 35). Toisin sanoen tavoitteena on tehdä tunnettu tiedetyksi ja nostaa esiin sellaiset asiat, jotka tottumus on häivyttänyt tai jotka on koettu, mutta ei vielä tietoisesti ajateltu. Fenomenologisen tutkimuksen tavoitteena on ihmisten kokemusten ja havaintojen tutkiminen niiden ilmentymismuodossaan (Puusa, 2020, s. 68). Hermeneuttinen tutkimus sen sijaan keskittyy tulkintaan ja ymmärtämiseen. Yhdessä tieteenfilosofiat pyrkivät luomaan syvällistä ymmärrystä ja merkityksiä (Tuomi & Sarajärvi, 2009, s. 35). 41 Tämän laadullisen tutkimuksen tarkoituksena on selvittää työntekijöiden kokemuksia suoriutumisen johtamisesta Scrum-mallissa. Tutkimusaineistoa tarkasteltiin faktanäkökulmasta, joka tarkoittaa, että aineistoon suhtauduttiin sen sisältämien tosiasioiden kautta puhtaan kielen analysoinnin sijaan (Koskinen ja muut, 2005, s. 62– 63). Tämä ei kuitenkaan tarkoita, että kaikkea kerättyä aineistoa olisi pidetty totena, vaan kyse on siitä, että aineistoa tutkittiin sen sisältämien faktojen näkökulmasta. Faktanäkökulmassa siis oletetaan tutkimusaineiston lähteiden, eli haastateltavien puhuvan totta ja heidän valehtelunsa veisi aineistolta kaiken arvon. 4.2 Tutkimusaineiston hankinta Tutkimusaineisto kerättiin puolistrukturoitujen teemahaastatteluiden avulla. Haastattelu on laadullisen tutkimuksen yksi yleisimmistä aineistonkeruumenetelmistä ja se on hyvin joustava ja moneen eri tarkoitukseen sopiva (Hirsjärvi & Hurme, 2008, s. 34). Haastattelu soveltui tutkimuksen aineistonkeruumenetelmäksi, sillä haastateltaville haluttiin antaa mahdollisuus tuoda esiin omia kokemuksiaan mahdollisimman vapaasti luontevan keskustelun lomassa. Lisäksi tutkimuksessa on kyseessä laaja ilmiö, joten aineistonkeruussa haluttiin säilyttää mahdollisuus lisäkysymysten esittämiselle. Toinen mahdollinen aineistonkeruumenetelmä olisi voinut olla havainnointi, mutta aikataulusyistä tutkimuksessa päädyttiin haastatteluun. Teemahaastattelun ominaispiirteitä ovat tutkimuksen kohteen kokemus tietystä tapahtumasta tai ilmiöstä ja tutkijan ennakkotietämys tästä tapahtumasta tai ilmiöstä (Hirsjärvi & Hurme, 2008, s. 47). Ennakkotietämyksen pohjalta tutkija pystyy tekemään tiettyjä oletuksia ja analyysejä, joiden pohjalta hän rakentaa haastattelurungon, jota käyttää selvittääkseen tutkimuksen kohteiden subjektiivisia kokemuksia tapahtumasta tai ilmiöstä. Teemahaastattelu on tyypiltään puolistrukturoitu ja haastattelu etenee keskeisten teemojen varassa tarkkojen kysymysten sijaan (Hirsjärvi & Hurme, 2008, s. 48). Teemahaastattelu antaa tutkijalle vapauden esittää lisäkysymyksiä ja muuttaa 42 haastattelurungon kysymysten järjestystä vapaasti (Koskinen ja muut, 2005, s. 104). Teemahaastattelun vahvuus tässä tutkimuksessa on se, että se tuo tutkittavien äänen kuuluviin ja asettaa tutkittavien omat tulkinnat ja merkitykset keskiöön. Hirsjärven ja Hurmeen (2008, s. 36) mukaan haastatteluiden haittana on se, että etenkin strukturoimattomissa ja puolistrukturoiduissa haastatteluissa saadaan paljon tutkimuksen kannalta epäolennaista materiaalia. Materiaalin litteroiminen ja hallitseminen on aikaa vievää ja haastatteluiden toteuttamisesta aiheutuu yleensä kustannuksia. Lisäksi haastatteluilla toteutetussa tutkimuksessa otos on usein kyselylomakkeella toteutettua tutkimusta suppeampi (Denny & Weckesser, 2022). Haastattelututkimuksen otoksesta voidaankin siksi käyttää termiä harkinnanvarainen näyte. Haastattelut toteutettiin yksilöhaastatteluina. Haastattelukutsut (Liite 1) lähetettiin kahdessa osassa, ensimmäiset viisi kutsua lähetettiin viikolla 5 ja seuraavat viisi kutsua viikolla 6. Kaikki kutsutut työntekijät suostuivat haastatteluihin. Haastattelut pidettiin viikoilla 5–8 Teamsissa ja ne nauhoitettiin. Haastatteluissa edettiin joustavasti ja teemahaastattelulle tyypillisesti haastattelurunkoa (Liite 2) mukaillen. Materiaalit litteroitiin pian haastatteluiden jälkeen, jonka jälkeen siirryttiin aineiston analyysivaiheeseen. Koko haastatteluaineisto litteroitiin, mutta joitain lauseita yksinkertaistettiin ja selkeytettiin muuttamatta niiden sisältöä. Esimerkiksi lause ”Sitten käydään vielä retrossa läpi se niinku tiimin osalta missä voisi parantaa ja muuten että kyllähän se nyt tietysti niinku palautetta tulee siinä mielessä, että se, jos niitä nyt käy läpi ja huomataan selkeitä epäkohtia ja niistä jutellaan retrossa ja yhessä miettiä ratkaisuja siihen, niin kyllähän se niinku kehittää sitä toimintaa. Että siinä mielessä niinku kyllä mun mielestä siinä mielessä eteenpäin sitä toimintaa ajaa” on litteroitaessa yksinkertaistettu muotoon ”Sitten käydään vielä retrossa läpi tiimin osalta se, missä voisi parantaa ja muuten, että kyllähän siinä tietysti palautetta tulee siinä mielessä, että jos niitä nyt käy läpi ja huomataan selkeitä epäkohtia ja niistä jutellaan retroissa ja yhessä mietitään ratkasuja, niin kyllähän se kehittää sitä toimintaa. Että siinä mielessä se kyllä mun 43 mielestä eteenpäin sitä toimintaa ajaa”. Kokonaisuudessaan litteroitua aineistoa muodostui 69 sivua fontin ollessa Calibri, fonttikoon 11 ja rivivälin 1. 4.3 Aineiston analyysimenetelmät Aineiston analyysimenetelmänä käytettiin sisällönanalyysiä. Sisällönanalyysi on laadullisessa tutkimuksessa laajasti käytetty metodi ja se perustuu nimensä mukaisesti tutkimusaineiston sisällön systemaattiseen ja objektiiviseen analysoimiseen (Eriksson & Kovalainen, 2016, s. 119). Laadullisen tutkimusaineiston sisällönanalyysin tarkoituksena on tehdä jäsennelty kuvaus, josta käy ilmi aineiston päälinjat, joiden pohjalta aineistoa voidaan tulkita teoriaan pohjautuen. Laadullisen aineiston analyysiä ohjaa päättelyn logiikka, joka voi olla induktiivista tai deduktiivista (Tuomi & Sarajärvi, 2009, s. 107). Induktiivisessa päättelyssä keskiössä on aineistolähtöisyys ja siinä yksittäistapauksista johdetaan yleisiä päätelmiä. Deduktiivisessa päättelyssä sen sijaan käytetään teorialähtöisyyttä, jossa yleisestä teoriasta johdetaan yksittäisiä tapauksia koskevia päätelmiä. Puhtaasti induktiivinen analyysi on kuitenkin käytännössä lähes mahdotonta, sillä havaintojen kuvaaminen ilman ennakkokäsitystä aiheesta on hyvin hankalaa. Induktiivisen ja deduktiivisen päättelyn logiikan välille jää abduktiivinen päättely, jossa tutkijalla on joitakin teoreettisia ennakkokäsityksiä aiheesta ja niitä pyritään todentamaan kerätyn aineiston avulla (Hirsjärvi & Hurme, 2008, s. 136). Tämän tutkimuksen lähestymistapa analyysiin on abduktiivinen, sillä tutkijalla on taustalla ymmärrys suoriutumisen johtamisen ja ketterän projektinjohtamisen teorioista. Tutkimuksen tarkoituksena on selvittää työntekijöiden kokemuksia suoriutumisen johtamisesta Scrum-mallissa havaintojen kautta, jotka on saatu haastattelemalla kohdeyrityksen työntekijöitä. Tässä tutkimuksessa aineiston analyysi aloitettiin haastatteluaineiston litteroimisella ja litteroidun aineiston läpi lukemisella. Haastatteluaineisto luokiteltiin sitten kysymyskohtaisesti, jotta saataisiin selville suuret linjat. Tämä luokittelu toimi myös tulososion väliotsikoiden hahmottelemisen tukena. Tämän jälkeen aineisto luokiteltiin 44 neljän eri otsikon alle: ”Scrum”, ”Palaute ja kehittyminen”, ”Tiimityö, tehtävienjako ja ongelmien ratkaiseminen” sekä ”Johtaminen”. Luokittelun jälkeen alkoi varsinainen analyysi. 4.4 Tutkimuksen konteksti Tutkimuksen kohteena oleva yritys on kansainvälinen teknologiateollisuuteen keskittyvä suuryritys. Tutkimus keskittyy Vaasassa toimivaan uustuotekehitysyksikköön, jossa Scrum-malli on otettu käyttöön asteittain viime vuosien aikana. Yksikkö koostuu asiantuntijoista ja esihenkilöistä, jotka johtavat tietyn alan asiantuntijoita. Kohdeorganisaatiossa asiantuntijoita kohdennetaan eri projekteihin tarpeen mukaan ja he muodostavat Scrumin mukaisen kehitystiimin. Scrum masterit ja tuotteen omistajat kohdennetaan vastaavasti tarpeen mukaan projektitiimeihin. Yhteen projektitiimiin voi siis kuulua monen alan asiantuntijoita, jotka työskentelevät eri esihenkilöiden alaisuudessa, kuten kuviossa 6 on kuvailtu. Kuvio 6. Projektitiimin muodostuminen. Tuotteenomistaja Tuotekehitysinsinööri Tuotekehitysinsinööri Tuotekehitysinsinööri PROJEKTITIIMI Tuotekehitysinsinööri Tuotekehitysinsinööri Tuotekehitysinsinööri Scrum master Esihenkilö Esihenkilö EsihenkilöEsihenkilö Esihenkilö Esihenkilö Esihenkilö Esihenkilö 45 Perinteisten Scrum-roolien lisäksi kohdeyrityksessä on käytössä lisäroolit: traveller ja tuotearkkitehti. Travellerit ovat henkilöitä, joilla on jokin hyvin tarkka osaaminen, jota voidaan hyödyntää jossakin tietyssä projektin vaiheessa. Travellerit saattavat olla mukana kehitystiimissä esimerkiksi yhden sprintin ajan ja siirtyä sen jälkeen seuraavaan projektiin. Tuotearkkitehdin rooli sen sijaan on jäänteitä ajasta, jolloin yrityksessä hyödynnettiin Lean -periaatteita. Nykyään tuotearkkitehti työskentelee tuotekehitysinsinöörien ja tuotteen omistajan kanssa tiiviissä yhteistyössä ja toimii tiimissä ikään kuin teknisenä vastaavana, jolla on kompetenssi jakaa tehtäviä ja neuvoa tiimiläisiä päivittäisissä tehtävissä. Kohdeyrityksessä Scrum-roolit ja tapahtumat mukailevat hyvin pitkälti Scrumin teoriaa travellereita ja tuotearkkitehteja lukuun ottamatta. Esihenkilöiden tehtävänä on oman asiantuntijaryhmän kompetenssin kehittäminen, resursointi, rekrytointi, suoriutumisen arviointi ja kehityskeskusteluiden käyminen. Haastateltaviksi valikoitui kymmenen uustuotekehityksen parissa työskentelevää henkilöä. Iältään haastateltavat olivat 32–44-vuotiaita ja koulutustaustaltaan he olivat eri korkeakouluasteiden tekniikan tutkinnon omaavia yhtä haastateltavaa lukuun ottamatta. Tarkempi haastateltavien kuvailu ja haastatteluiden kesto esitellään taulukossa 5. Haastateltaviksi valittiin Scrum mastereita ja kehitystiimin jäseniä, sillä koettiin, että tuotteen omistajan rooli eroaa luonteeltaan Scrum masterin ja kehittäjän roolista niin paljon, ettei olisi hedelmällistä haastatella heitä käyttäen samoja kysymyksiä. Tuotekehitysinsinöörit jakautuivat kahteen joukkoon: laitteistojen (hardwaren) ja tietokoneohjelmistojen (softwaren) parissa työskenteleviin. Lista haastateltavista tuli kohdeyrityksen tuotekehityksen osaston johtajilta. 46 Taulukko 5. Haastateltavien kuvailu. Haastattelu Scrum-rooli Kokemus Scrum- työskentelystä Haastattelun kesto H1 Scrum master 1 vuosi 19 min H2 Tuotekehitysinsinööri 1 vuosi 29 min H3 Tuotekehitysinsinööri 6–7 vuotta 42 min H4 Scrum master 2–3vuotta 59 min H5 Tuotearkkitehti 2 vuotta 42 min H6 Tuotekehitysinsinööri 6 vuotta 41 min H7 Tuotekehitysinsinööri 8 vuotta 60 min H8 Tuotekehitysinsinööri 1 vuosi 37 min H9 Tuotekehitysinsinööri 8 vuotta 51 min H10 Tuotekehitysinsinööri / Traveller 4 vuotta 53 min 47 5 Tulokset Tässä luvussa esitellään haastatteluiden tulokset. Tulokset on jaettu neljän alaotsikon alle: ”Scrum”, ”Palaute ja kehittyminen”, ”Tiimityö, tehtävienjako ja ongelmien ratkaiseminen” sekä ”Johtaminen”. Tuloksista käy ilmi, että haastateltavilla on ollut hyvin eriasteinen ymmärrys Scrumista ja osa on syventynyt malliin enemmän kuin toiset. Kaikki haastateltavat kuitenkin tiesivät Scrumin perusteet ja osasivat nimetä kaikki roolit ja tapahtumat, mutta Scrumin hyötyjen ja taustafilosofian ymmärryksessä oli eroavaisuuksia. 5.1 Scrum Tässä kappaleessa käsitellään Scrumiin liittyviä vastauksia. Kappale on selkeyden ja aineiston laajuuden vuoksi jaettu kolmen alaotsikon alle; ”Tapahtumat ja sprintit”, ”Scrum masterin rooli” sekä ”Muutosehdotukset”. Yleisesti haastateltavat olivat tyytyväisi Scrumiin ja tunnistivat sen hyödyt, mutta olivat kuitenkin havainneet myös tiettyjä haasteita. Haastateltavien vastauksista voi tehdä johtopäätöksen: Jos tiimi on sitoutunut toteuttamaan Scrumia ja suhtautuu malliin myönteisesti, on koko tiimi tyytyväisempi ja kokee mallin toimivana ja päinvastoin. Että jos se tiimi ei toimi tai siellä ei haluta tehä Scrummia sen koko tiimin voimilla, niin se sitte näkyy ja heijastuu siihen tiimiin. (H3) 5.1.1 Tapahtumat ja sprintit Useimmat haastateltavat kokivat, että Scrumiin kuuluvat tapahtumat, kuten päiväpalaverit, suunnittelupalaverit ja retrospektiivit sekä sprinttimuotoinen työskentely edistävät suoriutumista. Tapahtumien koettiin olevan hyviä mahdollisuuksia epäkohtien esiin nostamiselle ja niiden koettiin tukevan ketterää työskentelyä. Toisaalta 48 tapahtumien koettiin yleisesti olevan liian aikaa vieviä ja useat haastateltavat kokivat olevansa palavereissa turhaan, koska palaverin aihe ei koske omaa osaamisaluetta. Kyllähän ne vie jonkun verran aikaa. Mutta kyllähän noi suunnittelupalaverit usein kanssa edistää sitä hommaa, että tulee vähän etukäteen suunniteltuakin se, mitä pitää tehdä. Noi reviewit ja retrospektiivit sitten onhan nekin. No, dailyt on kanssa, on nekin hyviä, mutta toisaalta riippuu vähän, nyt me ollaan sellaisessa tiimissä, missä ihmiset tekee paljon erilaisia juttuja, että siinä se ei välttämättä aina ole niin relevantti ja se itselleen se mitä muut tiimiläiset tekee, että se päivittäinen palaveri joskus tuntuu ehkä että se on joiltakin osin liikaakin, mutta se meillä on päivittäin tuo palaveri. (H9) Haastateltavat olivat pääosin tyytyväisiä sprinttimuotoiseen työskentelyyn ja monet kokivat helpottavana sen, että työlle on määritelty tavoitteet, jotka ohjaavat työskentelyä. Sprinttimuotoisen työskentelyn koettiin tarjoavan näkyvyyttä niin asiakkaille kuin johdollekin projektin etenemisestä. Sprinttityöskentelyn etuna nähtiin myös se, että sen avulla ongelmiin pystyttiin puuttumaan nopeasti. Eli ei oo mitään sellasta...on hyviä asioita sprintissä, siinä tehdään asioita ja tiedetään, että millon pitäisi olla valmis, siitä erityisesti näkyvyyspuolelta hyviä asioita ylöspäin ja asiakkaiden suuntaan. (H7) Mun mielestä ne edistää ehkä siinä mielessä, et siin on nopeampi sykli tarkastella tuotoksia ja myös sitä omaa ja tiimin tekemistä. Sanotaanko et se parhaammassa tapauksessa pintauttaa ongelmia helpommin, et ei mee tyyliin kuukausia, et puututaan johonki asiaan, joka on ehkä ollu tiedossa, mut siitä ei oo yleisesti keskusteltu. (H4) Sprinttimuotoinen työskentely sopi haastateltavien mukaan hyvin erityisesti ohjelmistokehityksen, eli software puolen tehtäviin. Laitteistokehityksen, eli hardwaren parissa työskentelevien kokemus oli, että sprintin tavoitteiden ja työmäärän määrittely on ollut haastavaa ja epämääräistä, sillä muutosten tekeminen fyysisiin komponentteihin on hidasta ja on usein vaikeaa arvioida, miten paljon yhden sprintin aikana on mahdollista saada aikaiseksi. Teoria tukee tämäntyyppisiä vastauksia, sillä Scrum on alun perin luotu ohjelmistokehitystä tukevaksi malliksi (Hohl ja muut, 2018). 49 Sitte ilmeisesti softapuolelle tää on ilmeisesti alussa ollu, mutta ku mä oon tuolla hardwaren puolella, että ihan niinku käytännön asioitten kans tekemisissä, nii siinä on sitte taas kaikki...kolmessa viikossa ei välttämättä tuu mitään valtavia edistyspiikkejä. Se välillä tuntuu, et se kolme viikkoa on liian lyhyt aika tollaseen. (H8) Sanotaan niin, että ehkä ku Scrum on lähtösin tosta softakehityksestä ja me tehdään nyt hardwaree, eli fyysisii komponenttei, nii periaatteessa ne semmoset kolmen viikon sprintit nii ne on ehkä vähä turhan lyhkäsiä. Ei oikein saada kolmes viikos paljoo konkreettista aikaseks. Jos tehdään vaikka tuotteeseen joku muutos nii me ei saada kolmes viikos ees uusia osia tehtaalle. Verrattuna sit softaan, jossa sä pystyt koodia muokkaan niinku heti. Et se sprintti pituus ei sovi sillein hardwareen. (H5) Kritiikkiä sprinttimuotoinen työskentely sai siitä, että haastateltavilla oli jatkuvasti olo, että työjono on aina täynnä, eikä se lyhene koskaan. Sprinttimuotoisen työskentelyn koettiin myös luovan keinotekoisia aikarajoja, joiden saavuttaminen väkisin aiheutti joskus puolivalmiiden tuotteiden hyväksymistä. Myös työtehtävien priorisointiin liittyen oli havaittavissa turhautumista, sillä monilla haastateltavilla oli olo, että kaikki tehtävät ovat tärkeitä. Se on ollu aina tässä sillein, että todetaan, että näiden kaikkien prioriteetti on –1 vähintään ja kaikki pitäis saada tehtyä ja sitte ne otetaan kaikki sprinttiin mukaan ja tehdään se, mitä satutaan ehtimään. (H6) Siinä mielessähän se antaa antaa kyllä fokusta siihen tekemiseen. Toisaalta se joskus voi aiheuttaa tällaista, että ne deadlinet on tällaisia keinotekoisia deadlineja, että joudutaan vähän niinku ehkä turhaan hosumaan vaan sen takia, että saadaan valmiiksi just ennen sitä sprinttiä. Että on pieni riski, että menee jotakin puolivalmista. (H9) Sprinttimuotoisen työskentelyn koettiin rajoittavan työntekijöiden luovuutta ja kehitystä, sillä sprintin tiukat aikarajat ja jatkuva paineen alla työskentely eivät jätä aikaa itsensä kehittämiselle tai luovuudelle. Sprinttimuotoinen työskentely, siinä on puolensa ja haittansa. Meillähän on sillein verrattain pitkät sprintit ihan siitä työn kuvasta johtuen. Se johtaa kyllä sellaseen, että tulee sellanen fiilis, että meillä on kiire koko ajan ja koko ajan on, että pitää 50 saada uutta ja uutta ja uutta. Ja tämä tunne, ku se tulee ja se on monella ihan varmasti, niin tuota siinä ei jää aikaa sitten itsensä kehittämiselle tai uusille ideoille ja kokeilla niitä, koska sinulla on työlista täynnä annettuna. Sinne ei jätetä aikaa sillä tavalla tai se paine on sellainen, että siihen ei jää aikaa, sitä ei vaan ihmiset ota. (H7) Haastateltavien vastauksista on tulkittavissa, että osa haastateltavista on turtunut jatkuvalle kiireelle ja liian korkeille tavoitteille. Osa koki myös, että vaikka sprintin tavoitteet onnistuttaisiin asettamaan sopivalle ja toteutettavissa olevalle tasolle, tulee sprintin aikana lähes aina muita kiireisiä asioita, jotka on pakko mahduttaa mukaan sprinttiin, jolloin sprintin alkuperäiset tavoitteet jäävät saavuttamatta. Joo sprinttiin tulee liikaa tavaraa ja sitten ei oo selvää ymmärrystä siit, että vaikka kaikki taskit on tärkeitä nii ei kannata ottaa, ei ne tuu tehtyä sillä, että ne ottaa sprinttiin mukaan. Pitäis vaa raa’asti kattoo, että ton verran me ehitään tehdä ja sit kaikki viivan alapuolella on automaattisesti semmosia että niitä ei edes harkita. Ku kerran tiedetään, että ei pysty. (H6) Päiväpalaverit koettiin pääosin hyödyllisiksi ja työskentelyä edistäviksi, mutta usea haastateltava kyseenalaisti, miksi päiväpalavereihin pitää osallistua joka päivä. Etenkin hardware puolella työskentelevien suhtautuminen päiväpalavereihin oli ajoittain turhautunutta, sillä muutosten tekeminen fyysisiin komponentteihin on hidasta ja päivässä harvoin tapahtuu suuria muutoksia. Vastauksissa nousi esiin myös, että päiväpalavereiden sisältö meni usein oman osaamisalueen ulkopuolelle, jolloin palavereiden sisältöön oli vaikeaa ottaa kantaa, ja palavereiden sujuvuus riippui paljon tiimin ja yksilön kypsyydestä. Kyllähän ne nyt edistää ainakin siinä mielessä, että kaikki pysyy hyvin kärryillä, että mitä ollaan tekemssä, mitä koko tiimi tekee. Saa nopeesti apua jos on jotain ongelmia. Ei tarvii jäädä jumittamaan yksin ongelman kanssa. (H1) Ei aina oo kaikki asiat sellasia, mitä tarttis muilta kysellä tai jakaa, nii se on välillä semmosta, et ei välttämättä itellä oo nyt niin aktiivista asiaa sinne ja sitte ne muitten asiat, jos mä ite en liity niihin, nii ne menee vähä ohi. Se tuntuu siltä, et ei joka päivä tarttis olla paikalla ite. (H8) 51 Daily palaverit, niin se nyt on niin tiimistä kiinni ja miten kypsä se on ja kuinka paljon sillä on sitä synergiaa tiimin henkilöiden välillä. Mutta niinku sanoin, ei olla enää kompetenssitiimi, vaan ollaan...meillä on nii eri alueilta kompetensseja ja on hyvin harva alue sellanen, missä ois niinkun vertainen siinä tiimissä toinenkin, niin sitä keskustelua ei synny sillä tavalla. Eli se on vähän, se vaatii aika paljon kokemusta, että voi saada irti myös niistä alueista, missä ei ole ekspertti. Monelle voi jäädä se sitten...sellaisella, jolla sitä pidempää kokemusta ei ole, että mitä mä saan tästä irti. Mä itse saan kyllä irti aika paljonkin ihan taustasta lähtien ja kokemuksesta, mitä mulla tällä alalla on ollu. Nii silleen on ehkä vähän biasoitunu näkemys siitä, että mitä dailyistä voi irti saada. Mut ei ainakaan juniorina missään nimessä kukaan voi saada siitä irti tollasessa tiimissä, mitä siitä voisi saada. (H7) Sprintin suunnittelupalaveri keräsi kielteistä palautetta sekä rakenteestaan että sisällöstään. Haastateltavien mukaan palaveri on hyvin pitkälti ennalta suunniteltu tuotteenomistajien toimesta ja sitä käytetään lähinnä tehtävien jakoon varsinaisen suunnittelun sijaan. Suunnittelupalaverissa nousi esiin sama ongelma kuin päiväpalaverissakin, eli palaverin aiheet menevät usein oman osaamisalueen ulkopuolelle, jolloin palaveria on hankalaa seurata. Myös työskentelyn prioriteettien määrittäminen koettiin epäonnistuneeksi, sillä sprinttiin koettiin päätyvän liikaa epäolennaisia tehtäviä. Planning, joo, ne on tietysti, en tiedä, ne on aika pitkälle pureksittuja ja meillä on aika pitkälle tällaset prioriteetit asioissa, joita pitää tehdä lähitulevaisuudessa. Niin vaikka meillä on paljon asioita mielessä, että ’jes tän mä haluisin tehdä ja tää veis asioita eteenpäin’, niin se planning on jo aika sillä tavalla ennalta suunniteltu meillä monesti. Että nämä tulee, nämä on pakko tehdä. Se ei ole sellainen, ku sen pitäisi olla, että oikeesti otetaan ne, mitkä veisi paljon asioita eteenpäin, vaan tehdään niitä asioita, jotka on niin sanotusti pakko tässä ajan hetkessä. Eli hyödyllinen, se antaa näkyvyyden kaikille tiimin henkilöille, että mitä tullaan tekemään, mutta se on sillä tavalla vähän ikävä, että ne on niin jo tarjoiltu ne storyt, mitä tehdään. Tässä tulee sit se sama asia, että ei olla enää kompetenssitiimi, niin se planning voi olla sitte monelle vähän turhauttavakin, että käydään jotain storyjä läpi, että tämä oli story, tää tehdään, ja käydään päällisin puolin läpi. Et se ei anna heille mitään. Eli moni voi kokee se, että varsinkin, jos se palaveri on pitkä, että se on hukkaan käytettyä aikaa, että ne on jo siellä niinkun planattyna, eli se ei ole enää suunnittelupalaveri, vaan se tehtävä on annettu. Eli siitä meidän pitäisi päästä eroon kyllä täällä. Eli näen, kyllä, että hyötyä on siinä tiedon jakamisessa tällaisessa tiimissä, mutta erityisesti sitä hyötyä on ollut kompetenssipohjaisessa tiimissä. (H7) 52 Suunnittelupalaverit on ehdottoman tärkeitä. Meil on ollut sillein erikseen, et on hyvin vapaamuotosia, missä käydään yksittäisiä työkokonaisuuksia läpitte, et se ei yleensä oo varsinaisesti se Scrum tiimi, joka käy, vaan muutama ihminen, jotka tietää jostaki asiasta jotaki. Nii ne on erittäin hyviä. Mut sitte nää, mitkä on sprint planning nimellä, nii ne on mun kokemuksen mukaa ollu aina vähä sellasia, et siellä ei osata tuoda prioriteettejä sillä tavalla, että joku, jonka pitäis varmaanki olla se PO, osais sanoa, että nämä tehdään ja sitte voitais kattoo että no tossa menee viiva, että nämä ehditään tehdä ja sitte loput jätetään. Se on vähän sillen turha tilaisuus sinänsä. Olis varmana hyvä, jos siinä voitais tehä oikein. Mä en oo vielä koskaan ollu semmosessa Scrum tiimissä, jossa se ois onnistunu. (H6) Myös retrospektiivit jakoivat mielipiteitä. Tilaisuus nähtiin hyvänä mahdollisuutena palautteenannolle ja haastatteluista oli tulkittavissa, että haastateltavilla oli olo, että he voivat turvallisesti ilmaista mielipiteensä. Toisaalta osaa haastateltavista jäi vaivaamaan se, että retrospektiivissä sovitut muutokset jäivät puolitiehen, eikä niiden toteutumista seurattu. Positiivista oli kuitenkin, että joissain tiimeissä muutoksia oli saatu implementoitua käytäntöön. Retrot on kyllä hyödyllisiä, ainakin siellä on mahdollisuus jokaisella tiimin henkilöllä kertoa ongelmakohdista ihan avoimesti, se toimii meidän tiimissä todella hyvin. Ja niin se on ollu aina, mitä itsellä on kokemusta. Mut se hyöty sitte, että mitä niistä sanomisista tulee, niin se jää monesti sitten sellaiseksi, että kyllä ne listataan ne asiat, nämä on ongelmakohtia, näihin pitäis puuttua, mutta se konkreettinen tekeminen asioiden edistämiseksi voi jäädä vähän puolitiehen. Että sellaiseen pitäisi panostaa enemmän. Se on menny parempaan suuntaan tottakai, mutta jos ajattelee tuota kyseistä seremoniaa, niin se on tärkee, että ne asiat viedään loppuun. Et se voi olla yks ongelmakohta ja sitä kautta tulla sit se, että siitä ei ole hyötyä, et voi tulla sellanen fiilis. (H7) Mun kokemus retroista on ollu vähän semmonen, että niissä joskus tuodaan hyviäki asioita esille, mut vielä koskaan ei oo tapahtunu nii, et niille tehtäis mitää. Kirjataan asiat ylös, mutta ne sitte jää. (H6) Tuli vielä mieleen se, et mun mielestä esim retrot toimii tosi hyvin ja se vastuu siitä tekemisestä. Et me ollaan tosi paljon esimerkiks retroissa päätetty, että muutetaan vaikka dailyn rakennetta jotenki tai tehdään jotai vähä erilailla ja sit me ollaan testattu sitä vaik yks sprintti ja todettu et ei tää toimi niinku yhtään et kokeillaampa jatkojalostaa tätä uudestaan. Ja sit niinku kokeiltu muuta ja sit ollaan saatu toimivia tekniikoita, et seki on kiva et on saatu sitouttaa se tiimi siihe ongelmanratkasuun ja tekemiseen. Tiimi on oikeesti pystyny vaikuttamaa. Se lisää 53 motivaatiotaki siihe tekemiseen. Kaikki muutos pitäis aina saada lähtemään sisältäpäin, et se muutos on myyty niin, että työntekijät ottaa sen omakseen, nii siinä mielessä, ku sä pystyt tiimissä jotai päättää ja tiiminä lähtee sit tekee, nii ihmisil on sit sitä motivaatioo tehdä sitä ja se onnistuuki paremmin. (H5) 5.1.2 Scrum masterin rooli Haastateltavien käsitys Scrum masterin tehtävistä erosi keskenään ja teoriasta jossain määrin. Teorian mukaan Scrum masterin tehtävä on fasilitoida ja avata keskusteluita palavereissa ja lisäksi toimia tiimin motivoivana ja innostavana valmentajana (Azanha ja muut, 2017; Cubric, 2013; Kettunen, 2009; Lárusdóttir ja muut, 2014). Scrum masterin tehtäviin kuuluu myös toimia suunnittelijoiden työn mahdollistajana ja esteiden raivaajana. Kaikki haastateltavat kertoivat, että heidän mielestänsä Scrum masterin pääasiallinen tehtävä on fasilitoida Scrumiin liittyviä tapahtumia. Kai se laittaa homman pyörimään, että tuo sen tiimin kasaan, että ne saa keskustella asiat läpi. Ja sitte johdattaa keskustelua tarvittaessa, mut antaa sitte muitten hoitaa ne asiat. Se vaa järjestää sen, että tarvittavat henkilöt on paikalla ja tieto liikkuu ja homma pelittää. Ehkä siinä mennää enemmän käytännön asiat edellä. (H8) Se on ehkä...mä en oikein tiiä mikä se varsinainen rooli on. Mulle se on näkyny siinä, että järjestää nämä erinäiset tapahtumat ja sen semmoset. (H6) Eikö se tällanen fasilitaattori oo. Jos on jotai jumppaa, niinku eri ryhmien välillä asioita sitte. Niinku tällaane fasilitaattori, se järkkää, jos on jotaki, vaikka jotai palsuja eri tiimien kanssa, jos on jotai. Vie asioita eri ryhmien välillä. Hoitaa sitä, että tasaa tietä sille tiimin tekemiselle. Aina on näitä tälläsiä niinku harmaita alueita, että on niinku samoista resursseista, vaikka on niinku, on tarve samaan aikaan ja tollasta, että sitten niinku viedään sitä eteenpäin, ettei tuu sit että odotellaan ja ihmetellään. Tiimi nostaa asioita, joita sitten viedään eteenpäin. (H2) Se, miten aktiivisesti Scrum masterin odotetaan osallistuvan palavereihin, jakoi haastateltavien mielipiteitä. Erot odotuksissa riippui tiimien yhteistyön toimivuudesta ja valmiudesta toimia itseohjautuvasti. Myös yksi haastateltu Scrum master ajatteli, että 54 hänen tehtävänsä ei ollut ohjailla palavereita, vaan hän toivoi tiimien pystyvän toimimaan palavereissa itse- ja ryhmäohjautuvasti. Tota Scrum masterin rooli, mä nään, että se tukee tottakai tekemistä ja se saa asioita liikkeelle, jos on niitä todellisia ongelmatilanteita. Meillähän tiimissä kuitenkin, me ohjaudutaan hyvinkin itsenäisesti, eli ei me tarvita mihinkään dailyihin mitään Scrum masteria sitä vetämään, ei todellakaan, ei se toimi niin. Eli se ei oo Scrum masterin vastuulla todellakaan vetää tollasia seremonioita päivittäin, eikä myöskään mitään muitakaan seremonioita. (H7) Että kauheen hyvinhän ne [Scrum-tapahtumat] ei toimi, jos ne on ihan täysin tiimivetoisia, että kyllä siitä Scrum masterista pitäis olla tavallaan apuja siinä vetämisessä, että se homma niinku toimis. Tietysti Scrum masterin tehtävä olis tehä ittensä tarpeettomaks, ettei sit tarvittais, mutta kyllä se valitettavasti on niin, että... Tai no voi varmaan semmosiakin tiimejä olla, missä se toimii koko tiimin. Tai sit tiimin pitää olla hyvä ja yhteenhitsautunut, ettei ne tarvis Scrum masteria. Se oikeestaan riippuu tiimistä mun näkemyksen mukaan. (H3) Mä yritän olla semmonen Scrum master, joka myös astuu tarvittaessa esiin tai ehkä ohjaamaan, jos tarvii, mut muuten mä haluan ja toivon että Scrum-tiimit menis siihen, et he pystyy itse työskentelemään ilman, että kukaan ohjaa päivittäin sitä tekemistä. Ja mun mielestä me ollaan menossa ihan hyvään suuntaan etenkin tiettyjen tiimien kanssa. (H4) Vain yksi haastatelluista tunnisti tulleensa valmennetuksi Scrum masterin toimesta. Osa tunnisti, että yrityksessä oleva agile coach on joskus valmentanut heitä, mutta kyseessä on ollut yksittäisiä kertoja. Toisaalta haastatteluissa kävi ilmi, että monet eivät kokeneet tarvitsevansa valmennusta. Haastatteluista oli myös tulkittavissa, että haastateltavilla ei välttämättä ollut juurikaan kokemusta valmentamisesta eikä heillä ollut kattavaa käsitystä siitä, mitä valmentamisella tarkoitetaan. Kyllä sieltä välillä tulee [valmentamista], meidän Scrum masteri on suht tuore niinkun siinä roolissa, mutta tottakai meillä on tälläsiä henkilöitä, joita kutsutaan agile coacheiks, jotka käy välillä kuuntelemassa ja katsomassa et mitenkä hommat pelaa ja he antaa enemmänki kommenttia siitä, et miten voitaisiin toimia ja Scrum masterille itselle et miten olisit voinut toimia tässä tilanteessa. Välillä niitä otetaan aktiivisesti käyttöön, mutta sellanen coachaaminen on ehkä...sitä ei ehkä tapahdu siinä määrin, mitä joku voisi haluta tai olettaa. Kaikkihan ei siitä missään nimessä pidä, et on koko ajan jotain, että jotain yritetään muuttaa siinä tekemisessä tai että 55 miten joku tietty henkilö tekee työtä. Eli sitä voisi olla enemmän. Mutta ei se välttämättä sillä ei koko tiimin tasolla saada sellasta hyötyä, mitä sillä mahollisesti tavoteltais, että ehkä se voisi keskittyä myös yksittäisiin henkilöihin, mutta kaikki ei vaan pi