Daniela Mitzner Budjetointikäytäntöjen muutos taloudellisten kriisien ja digitalisaation vaikutuksesta Vaasa 2025 Laskentatoimen ja rahoituksen akateeminen yksikkö Laskentatoimen ja tilintarkastuksen pro gradu -tutkielma Laskentatoimen ja tilintarkastuksen maisteriohjelma 2 VAASAN YLIOPISTO Laskentatoimen ja rahoituksen akateeminen yksikkö Tekijä: Daniela Mitzner Tutkielman nimi: Budjetointikäytäntöjen muutos taloudellisten kriisien ja digitalisaation vaikutuksesta Tutkinto: Kauppatieteiden maisteri Oppiaine: Laskentatoimen ja tilintarkastuksen maisteriohjelma Työn ohjaaja: Mika Ylinen Valmistumisvuosi: 2025 Sivumäärä: 115 TIIVISTELMÄ: Budjetointi on ollut pitkään yritysten keskeinen johdon ohjausväline, mutta toimintaympäristön nopea muuttuminen ja viimeaikaiset taloudelliset kriisit ovat haastaneet perinteisiä budjetointikäytäntöjä tavalla, johon yritykset eivät ole aiemmin joutuneet vastaamaan. Epävarmuuden kasvu, toimitusketjujen häiriöt ja nopeiden päätösten tarve ovat korostaneet tarvetta entistä joustavammille ja reaktiivisemmille ohjausmekanismeille. Samaan aikaan digitalisaation ja teknologisen kehityksen kiihtyminen ovat avanneet uusia mahdollisuuksia taloudelliseen suunnitteluun, ennustamiseen ja päätöksentekoon. Näiden kahden ilmiön, kriisien ja digitalisaation, samanaikaisuus tekee aiheen tutkimisesta poikkeuksellisen ajankohtaista ja merkityksellistä. Budjetointi ei ole enää vain vuosisuunnittelun väline, vaan se toimii tiiviissä yhteydessä ennustamisen kanssa, jonka rooli on entisestään korostunut organisaatioiden sopeutumiskyvyn ja valmiuden kannalta vastata nopeasti muuttuviin olosuhteisiin. Tutkimuksen tarvetta korostaa se, että aiempi tutkimus on painottunut vakaampiin olosuhteisiin eikä juurikaan käsittele, kuinka kriisit ja teknologinen murros yhdessä muovaavat budjetoinnin roolia käytännössä. Tutkielman tavoitteena oli selvittää, miten taloudelliset kriisit vaikuttavat yritysten budjetointi- ja ennustamiskäytäntöihin sekä kuinka kehittynyttä teknologiaa, kuten tekoälyä, koneoppimista, analytiikka ja robotiikka, on otettu käyttöön näissä prosesseissa. Samalla tarkasteltiin digitalisaation tuomia hyötyjä, haasteita ja riskejä sekä tulevaisuuden kehityssuuntia. Tutkimus toteutettiin laadullisena haastattelututkimuksena kuudessa suomalaisessa pien- sekä suuryrityksessä, ja sen empiirinen aineisto analysoitiin vertaillen aiempaan tutkimukseen. Tulosten perusteella kriisit ovat lisänneet budjetoinnin joustavuutta, jatkuvuutta ja reagointikykyä. Rullaava ennustaminen ja skenaarioajattelu ovat yleistyneet budjetoinnin tukena. Teknologinen kehitys näkyy erityisesti ennustamisen tukiprosesseissa, kuten raportoinnin automatisoinnissa ja datan käsittelyssä. Robotiikkaa on otettu käyttöön etenkin rutiinitehtävissä, kun taas koneoppimista ja tekoälyä hyödynnetään varovaisesti ja lähinnä kokeilumielessä. Generatiivinen tekoäly herättää kiinnostusta, mutta sen soveltaminen talouden ohjauksessa on vielä alkutekijöissään, eikä laajaa käyttöönottoa ole vielä tapahtunut. Potentiaali kuitenkin tunnistetaan laajasti. Digitalisaation tuomat hyödyt liittyvät erityisesti tehokkuuden, tarkkuuden ja päätöksenteon tuen parantamiseen, mutta haasteita aiheuttavat datan laatu, järjestelmien yhteensopivuus sekä osaamisvajeet. Tulevaisuudessa talousammattilaisten roolin ennakoidaan muuttuvan, ja mekaanisen työn sijaan korostuvat tulkinta, viestintä ja strateginen päätöksenteko. Yritysten pyrkimyksenä on siirtyä kohti ennakoivampaa ja teknologiavetoisempaa talouden ohjausta, mutta tämä edellyttää koulutusta, investointeja ja muutosta organisaatiokulttuurissa. AVAINSANAT: budjetointi, ennustaminen, talouskriisi, epävarmuus, digitalisaatio, tekoäly 3 Sisällys 1 Johdanto 6 1.1 Tutkielman tarkoitus ja tutkimuskysymykset 8 1.2 Tutkielman rakenne 11 2 Budjetointi 13 2.1 Määritelmät: budjetti, budjetointi, johdon ohjausjärjestelmät 13 2.2 Budjetoinnin tehtävät 14 2.3 Budjetointijärjestelmä 16 2.4 Budjetointimenetelmät 18 2.5 Perinteiset budjetointitavat 19 2.6 Perinteisen vuosibudjetin kritiikki 21 2.7 Kehittyneemmät budjetointitavat 22 Rullaava budjetointi ja ennustaminen 23 Toimintoperusteinen budjetointi 25 Beyond Budgeting 26 3 Budjetoinnin rooli ja digitalisaation merkitys taloudellisissa kriiseissä 29 3.1 Taloudelliset kriisit 29 3.2 Digitalisaation tuomat mahdollisuudet budjetointiprosessissa 34 Digitalisaatio 35 Tekoäly 36 Koneoppiminen 39 Big Data 41 3.3 Taloudellisten kriisien ja digitalisaation vaikutus budjetointiin 43 4 Tutkimuksen aineisto ja menetelmät 54 4.1 Tutkimusmetodologia 54 4.2 Tutkittava kohderyhmä ja aineistonkeruun toteutus 57 4.3 Aineiston analysointi 60 4.4 Tutkimuksen luotettavuus 62 4 5 Tutkimustulokset 64 5.1 Kriisien vaikutukset budjetointi- ja ennustamiskäytäntöihin 65 Budjetoinnin muuttuminen jatkuvaksi ja joustavammaksi prosessiksi 68 Skenaarioanalyysien käytön kasvu päätöksenteossa 70 5.2 Kehittyneiden teknologioiden käyttö budjetointi- ja ennusteprosesseissa 72 Robotiikka tukiprosessien tehostajana 73 Tekoäly ja koneoppiminen ennustamisen tukena 74 Generatiivinen tekoäly 77 Organisaatiokulttuuri ja suhtautuminen tekoälyyn 79 5.3 Digitalisaation hyödyt, haasteet ja riskit 81 5.4 Tulevaisuuden pyrkimykset 84 6 Johtopäätökset 89 6.1 Keskeiset tutkimustulokset 89 6.2 Rajoitukset 99 6.3 Jatkotutkimusehdotukset 100 Lähteet 103 Liitteet 114 Liite 1. Haastattelurunko 114 Kuviot Kuvio 1. Budjetin osat (mukaillen Alhola & Lauslahti, 2015, s. 101). 18 Kuvio 2. Budjetointityypit (Bergstrand, 1994, s. 98). 20 Taulukot Taulukko 1. Yhteenveto keskeisimmistä tutkimuksista. 50 Taulukko 2. Aineistotriangulaatio. 56 5 Taulukko 3. Haastateltavien taustatiedot. 59 Taulukko 4. Keskeiset muutokset budjetointi- ja ennustekäytäntöihin. 67 Taulukko 5. Keskeiset tutkimustulokset. 95 6 1 Johdanto Budjetoinnin rooli on perinteisesti ollut keskeinen verrattuna muihin johdon ohjausmenetelmiin. Useat tutkijat (esim. Lorain ja muut, 2015; Hansen ja muut, 2003) näkevät budjetoinnin johdon ohjausjärjestelmän ytimenä ja kulmakivenä. Budjetoinnin avulla yritys voi tarkastella toimintaansa yhtä aikaa nykyhetken ja tulevaisuuden näkökulmasta, jolloin sen rooli päätöksenteon tukena ja strategian jalkauttamisessa korostuu. Budjetointi on myös yksi harvoista prosesseista, joka ulottuu läpi koko organisaation ja yhdistää eri toiminnot yhteisten tavoitteiden taakse (Lorain ja muut, 2015). Budjetoinnin käyttöä ohjauskeinona on arvosteltu sen alkuajoista lähtien 1970-luvulta, mutta silti budjetointi on edelleen laajasti käytössä. Myös budjetista luopumista on ehdotettu useassa tutkimuksessa, mutta vain harva yritys on luopunut budjetoinnista kokonaan (Sandalgaard, 2012; Libby & Lindsay, 2010). Budjetoinnista luopumisen sijaan, yritykset ovat alkaneet hyödyntää erilaisia täydentäviä menetelmiä, kuten ennustamista ja rullaavaa budjetointia. Tutkimus- ja käytäntökentässä esiintyy runsaasti ristiriitaisuuksia, mikä tekee budjetoinnista edelleen mielenkiintoisen ja ajankohtaisen tutkimuskohteen. Merkittävä osa budjetoinnin kritiikistä liittyy sen jäykkyyteen ja kyvyttömyyteen reagoida nopeasti muuttuvaan toimintaympäristöön. Libbyn ja Lindsayn (2003) mukaan perinteinen budjetointi ei vastaa nykyajan dynaamisiin vaatimuksiin, kuten kilpailun kiihtymiseen tai asiakaskäyttäytymisen arvaamattomuuteen. Budjetointia on kuvattu taaksepäin katsovaksi, sisäänpäin suuntautuneeksi ja aikaa vieväksi prosessiksi (Weber & Linder, 2005). Toisaalta Lorain ja muut (2015) muistuttavat, että vuosibudjetti voi toimia myös ennustamisen tukena ja puskurina epävarmuutta vastaan. Koska budjetointi on edelleen vahvasti osa yritysten ohjausjärjestelmiä, sen kehittäminen nykytilannetta paremmin palvelevaksi on tärkeää. 7 Taloudelliset kriisit, kuten pandemiat ja geopoliittiset konfliktit, johtavat tyypillisesti epävakaaseen ja arvaamattomaan toimintaympäristöön (Hermann, 1963). Näitä ei useinkaan voida ennakoida, ja ne vaativat yrityksiltä nopeita ja joustavia reagointeja johdon ohjausjärjestelmissä. Kriisit voivat aiheuttaa esimerkiksi tuotantokatkoksia, kysynnän heilahtelua ja epävarmuutta toimitusketjuissa, jolloin myös budjetoinnin tulisi kyetä mukautumaan nopeasti muuttuviin olosuhteisiin. Useat tutkimukset ovat kuitenkin osoittaneet, että perinteinen budjetointi reagoi hitaasti tällaisiin muutoksiin. Toisaalta kriisit voivat myös toimia kehityksen kiihdyttäjinä. Esimerkiksi koronapandemia kiihdytti digitalisaatiota (Georgescu ja muut, 2020), mikä kannusti yrityksiä hyödyntämään uutta teknologiaa ja innovaatioita sekä etsimään tehokkaampia tapoja johdon ohjaukseen. Digitalisaatio on sittemmin vakiinnuttanut asemansa keinona lisätä budjetointiprosessien joustavuutta, reagointikykyä ja ennustamisen tarkkuutta. Kehittyneet teknologiat, kuten tekoäly, koneoppiminen, Big Data ja automatisoitu analytiikka, mahdollistavat entistä nopeamman ja tiedolla ohjatun päätöksenteon sekä skenaarioajattelun hyödyntämisen talouden ohjauksessa (Möller ja muut, 2020; Zhao ja muut, 2020). Reaaliaikaiseen dataan ja skenaarioanalyyseihin perustuvat työkalut voivat vahvistaa organisaatioiden kykyä tunnistaa riskejä ja kohdentaa resursseja tehokkaasti (Wang, 2022; Valle-Cruz ja muut, 2022). 2020-luvun globaalit kriisit, kuten koronapandemia ja Ukrainan sota, ovat tarjonneet ainutlaatuisen kontekstin tarkastella budjetoinnin ja digitalisaation yhteisvaikutuksia. Yritykset ovat joutuneet mukauttamaan ohjausprosessejaan nopealla aikataululla ja ottamaan käyttöön teknologisia ratkaisuja, joiden hyödyntämistä ei aiemmin ole käytännön tasolla tutkittu. Samalla nämä kriisit ovat tehneet näkyväksi perinteisten budjetointi- ja ennustamiskäytäntöjen rajoitteet ja osoittaneet tarpeen kehittää vakiintuneita menetelmiä vastaamaan nykypäivän vaatimuksia. 8 Nykyisessä liiketoimintaympäristössä korostuvat ennakoitavuus, ketteryys ja tietoon perustuva päätöksenteko. Ennustamisen rooli on noussut keskeiseksi osaksi talouden ohjausta, ja sen tueksi tarjolla olevat teknologiset ratkaisut, kuten tekoäly, automaatio ja erityisesti generatiivinen tekoäly, kehittyvät nopeasti. Samalla niiden hyödyntäminen edellyttää organisaatioilta investointeja, uudenlaista osaamista ja muutosvalmiutta. Vaikka teknologiat tarjoavat lupaavia mahdollisuuksia, niiden onnistunut soveltaminen vaatii syvempää ymmärrystä käytännön vaikutuksista ja soveltamisedellytyksistä. Tämä tutkielma tarkastelee budjetoinnin muutosta taloudellisten kriisien ja digitalisaation yhteisvaikutuksen näkökulmasta. Tavoitteena on tuottaa uutta tietoa siitä, miten yritykset voivat hyödyntää teknologiaa kehittääkseen budjetointi- ja ennustamiskäytäntöjään entistä joustavammiksi ja reaktiivisemmiksi niin kriisiaikoina kuin osana normaalia talouden ohjausta. Tutkielma yhdistää teoreettisen analyysin ja empiirisen aineiston, ja tuo näin lisäarvoa sekä akateemiseen keskusteluun että käytännön soveltamiseen taloushallinnon kentällä. 1.1 Tutkielman tarkoitus ja tutkimuskysymykset Tutkielman tavoitteena on selvittää, miten taloudelliset kriisit vaikuttavat yritysten budjetointikäytäntöihin ja kuinka organisaatiot mukauttavat tai kehittävät näitä prosesseja vastatakseen epävakaaseen toimintaympäristöön. Erityisesti tarkastellaan, ovatko kriisit vauhdittaneet kehittyneen teknologian hyödyntämistä budjetoinnissa ja ennustamisessa sekä millaisia teknologioita, kuten tekoälyä, Big Dataa, analytiikkaa ja robotiikkaa, yritykset ovat ottaneet käyttöön kriisien seurauksena. Lisäksi selvitetään, millaiset ovat yritysten tulevaisuuden suunnitelmat näiden teknologioiden käytön osalta. Tutkimus tarjoaa yksityiskohtaista tietoa digitalisaation roolista budjetointiprosesseissa sekä sen keskeisistä hyödyistä ja haasteista, arvioiden samalla muutosten merkitystä organisaatioiden talouden ohjaukselle. 9 Normaalioloissa budjetointi toimii keskeisenä välineenä talouden suunnittelussa, resurssien kohdentamisessa ja tavoitteiden saavuttamisen seurannassa (Asogwa & Etim, 2017). Kriisitilanteet kuitenkin haastavat näitä prosesseja, sillä toimintaympäristön äkilliset muutokset voivat tehdä aiemmin laadituista suunnitelmista nopeasti vanhentuneita. Tämä vaikeuttaa ennakoivaa päätöksentekoa ja edellyttää organisaatioilta kykyä reagoida nopeasti sekä kohdentaa resursseja uudelleen. Koska taloudelliset kriisit ovat usein odottamattomia ja laajavaikutteisia, on tärkeää tutkia, miten budjetointikäytäntöjä voidaan kehittää vastaamaan paremmin tällaisia tilanteita ja millaisia mahdollisuuksia digitalisaatio tässä yhteydessä tarjoaa. Vaikka digitalisaation vaikutuksia taloushallinnon prosesseihin on tutkittu aiemmin, valtaosa tutkimuksista on keskittynyt vakaisiin olosuhteisiin. Sen sijaan kriisiaikana tapahtuneita, käytännössä toteutuneita muutoksia budjetointiin ja ennustamiseen on tutkittu verrattain vähän. Tähän tutkimusaukkoon tämä tutkielma pyrkii vastaamaan. Kehittyneiden teknologioiden, erityisesti generatiivisen tekoälyn, hyödyntäminen talouden ohjauksessa on edelleen suhteellisen uusi ja vähän tutkittu ilmiö, josta tarvitaan lisää empiiristä tietoa. Kriisit voivat myös toimia kehityksen kiihdyttäjinä. Aiemmat tutkimukset (esim. Amankwah-Amoah ja muut, 2021) osoittavat, että kriisit voivat nopeuttaa digitalisaation omaksumista, kun organisaatiot pyrkivät säilyttämään toimintakykynsä nopeasti muuttuvassa tilanteessa. Tämän tutkielman tavoitteena on analysoida, miten suomalaiset yritykset ovat muuttaneet budjetointikäytäntöjään kriisien seurauksena ja missä määrin ne ovat hyödyntäneet digitalisaation tarjoamia ratkaisuja. Erityishuomio kiinnittyy suuryrityksiin, joilla on usein edellytykset toimia edelläkävijöinä teknologian hyödyntämisessä. Poikkeuksellisten kriisien ja samanaikaisen teknologisen kehityksen yhteisvaikutus tekee tästä aiheesta erityisen ajankohtaisen. Tekoälyn, koneoppimisen ja analytiikan nopea kehittyminen tarjoaa yrityksille uudenlaisia välineitä päätöksenteon tueksi, 10 mutta samalla nämä muutokset asettavat vaatimuksia myös osaamiselle ja organisaatiorakenteille. Tutkimus pyrkii vastaamaan tarpeeseen ymmärtää, miten budjetointi- ja ennustamiskäytännöt kehittyvät nopeasti muuttuvassa toimintaympäristössä ja millaisia konkreettisia hyötyjä, haasteita ja riskejä digitalisaatio tuo mukanaan. Tutkielma toteutetaan laadullisena tutkimuksena, jonka tavoitteena on tuottaa syvällistä ja kontekstisidonnaista ymmärrystä budjetointikäytäntöjen muutoksista ja digitalisaation hyödyntämisestä (Puusa ja muut, 2020, s. 59–60). Haastattelut valittiin aineistonkeruumenetelmäksi, koska niiden avulla on mahdollista tavoittaa yritysten käytännön kokemuksia ja näkemyksiä, joita määrälliset menetelmät eivät välttämättä tuo esiin. Oletuksena on, että organisaatioiden lähestymistavat voivat olla monitahoisia ja tilanteisiin sidottuja, mikä tekee laadullisesta lähestymistavasta perustellun. Tutkielman tavoitteet kiteytyvät seuraaviin tutkimuskysymyksiin: 1. Miten ja miksi taloudelliset kriisit ovat muokanneet yritysten budjetointi- ja ennustamiskäytäntöjä? a. Ovatko taloudelliset kriisit vauhdittaneet kehittyneen teknologian käyttöönottoa budjetoinnissa ja ennustamisessa? 2. Mitä kehittyneitä teknologioita yritykset ovat ottaneet käyttöön budjetointi- ja ennustamisprosesseissaan? a. Miten näiden teknologioiden käyttöä suunnitellaan kehitettävän tulevaisuudessa? 3. Mitkä ovat digitalisaation käytön keskeisimmät hyödyt, haasteet ja riskit budjetointi- ja ennustamisprosessissa? 11 1.2 Tutkielman rakenne Tutkielman rakenne on suunniteltu tarjoamaan kokonaisvaltainen ymmärrys siitä, miten taloudelliset kriisit ja digitalisaatio ovat vaikuttaneet yritysten budjetointi- ja ennustamiskäytäntöihin. Tutkielma etenee loogisesti taustoituksesta teoreettiseen viitekehykseen, siitä empiiriseen analyysiin ja lopuksi johtopäätöksiin. Ensimmäisessä luvussa johdatellaan tutkimusaiheeseen, esitellään tutkimuskysymykset ja tavoitteet sekä perustellaan tutkimuksen ajankohtaisuus ja merkitys. Toinen luku muodostaa tutkielman teoreettisen viitekehyksen käsittelemällä budjetointia johdon ohjausjärjestelmän osana. Luvussa määritellään budjetoinnin tehtävät, menetelmät ja järjestelmät sekä tarkastellaan perinteisiä ja vaihtoehtoisia budjetointitapoja, kuten Beyond Budgetingia, rullaavaa budjetointia ja toimintoperusteista budjetointia. Lisäksi luvussa tuodaan esiin budjetoinnin kritiikki ja kehityssuunnat nopeasti muuttuvassa toimintaympäristössä. Kolmannessa luvussa keskitytään taloudellisiin kriiseihin ja digitalisaation rooliin budjetoinnin kehittämisessä. Luvussa tarkastellaan erityisesti koronapandemian ja Ukrainan sodan vaikutuksia organisaatioiden budjetointi- ja ennustamiskäytäntöihin sekä käsitellään digitalisaation mahdollisuuksia ja haasteita. Lisäksi esitellään aiempaa tutkimusta, joka tarjoaa kontekstin empiiriselle tarkastelulle. Neljäs luku esittelee tutkimuksen empiirisen toteutuksen. Siinä käydään läpi tutkimusmetodologia, kohdeorganisaatiot ja aineistonkeruun käytännöt sekä analyysimenetelmät. Lisäksi pohditaan tutkimuksen luotettavuutta ja validiteettia. Viides luku muodostaa tutkimuksen empiirisen ytimen ja sisältää yksityiskohtaisen analyysin haastatteluaineistosta. Luvussa käsitellään kriisien vaikutuksia budjetointi- ja ennustamiskäytäntöihin, muun muassa siirtymistä jatkuvampaan ja joustavampaan budjetointiin sekä skenaarioanalyysien kasvavaa roolia päätöksenteossa. Lisäksi tarkastellaan kehittyneiden teknologioiden käyttöä, kuten tekoälyn ja koneoppimisen roolia ennustamisessa sekä generatiivisen tekoälyn mahdollisuuksia. Luku käsittelee 12 myös digitalisaation keskeisimpiä hyötyjä, haasteita ja riskejä, ja lopuksi tarkastellaan yritysten tulevaisuuden suunnitelmia teknologian hyödyntämiseksi talouden ohjauksessa. Kuudes ja viimeinen luku kokoaa tutkimuksen johtopäätökset. Siinä arvioidaan keskeisten tulosten suhdetta tutkimuskysymyksiin ja tutkimuksen tavoitteisiin. Lisäksi esitetään tutkimuksen rajoitteet ja suositukset jatkotutkimukselle. 13 2 Budjetointi Tässä luvussa on tarkoituksena määritellä mitä budjetoinnilla tarkoitetaan, millaisia ovat budjetointimenetelmät sekä -järjestelmä ja mihin kaikkeen budjetointia tarvitaan. Lisäksi käydään lävitse perinteisimmät budjetointitavat sekä vaihtoehtoiset kehittyneemmät tavat, jotka ovat syntyneet vastaamaan perinteisen budjetoinnin kritiikkiin. Lopuksi pohditaan, minkälaisia hyötyjä digitalisaatio on tuonut budjetointiin. 2.1 Määritelmät: budjetti, budjetointi, johdon ohjausjärjestelmät Budjetti määritellään rahamääräiseksi toimintasuunnitelmaksi, joka tähtää mahdollisimman hyvään taloudelliseen suoritustasoon tietyn ajanjakson aikana (Järvenpää ja muut, 2017, s. 236). Asogwan ja Etimin (2017) mukaan budjetti luo yhteiset raamit koko organisaatiolle ja ohjaa eri osastoja toimimaan yhteisten odotusten mukaisesti. Johto voi tehokkaasti seurata tavoitteiden toteutumista budjetin avulla ja tehdä toimenpiteitä budjettipoikkeumien mukaan. Budjetin tehtäviä ovat muun muassa ennustaminen, suunnittelu, koordinointi, tarkkailu ja valvonta, motivointi ja suorituksen arviointi sekä lupa käyttää rahaa (Ikäheimo ja muut, 2019, s.156). Budjetti laaditaan erikseen eri osastoille ja sisältää yleensä vuosibudjetin lisäksi tavoitteet kuukausi-, kvartaali- tai puolivuotiskausille (Järvenpää ja muut, 2017, s. 236). Ikäheimo ja muut (2019, s. 154) nostavat esiin, että budjetti saatetaan ymmärtää eri organisaatioissa eri lailla. Valtion budjetti mielletään talousarvioksi, kun taas julkishallinnossa budjetti ymmärretään taloudelliseksi raamiksi, jonka puitteissa tulisi toimia budjettivuoden aikana. Yritystoiminnassa budjetilla tarkoitetaan tavoitelaskelmaa eli suunnitellun toiminnan rahamääräistä kuvausta. Tässä tutkielmassa tutkitaan yksityisiä yrityksiä, joten voidaan olettaa, että suurin osa mieltää budjetin tavoitelaskelmaksi. 14 Budjetoinnissa on kyse taktisesta tulevaisuuden suunnittelusta sekä toiminnan taloudellisten vaikutusten suunnittelusta (Pellinen, 2017, s. 69). Budjetoinnin avulla linkitetään strategia konkreettisiin lyhyen aikavälin tavoitteisiin (Järvenpää ja muut, 2017, s. 236). Täten budjetoinnin tavoitteena on ohjata ja seurata strategian mukaisten tavoitteiden suorittamista. Myös Ikäheimo ja muut (2019, s. 154) esittävät, että strategiatyön pohjalta saadut vuositavoitteet ohjaavat suunnittelua, jolloin strategiatyöstä saadaan suuntaviivat budjetoinnin pohjaksi. Budjetointi on osa johdon ohjausjärjestelmää eli yksi ohjauksen keinoista. Johdon ohjausjärjestelmistä (Management control systems, MCS) saatetaan myös käyttää termejä ”management accounting (MA)” sekä ”management accounting systems (MAS)” (Chenhall, 2003). Chenhallin (2003) mukaan MA viittaa kokoelmaan käytäntöjä, kuten budjetointi tai kustannuslaskenta, kun taas MAS viittaa käytäntöjen systemaattiseen käyttöön jonkin tavoitteen saavuttamiseksi. MCS on laajempi termi, joka kattaa laskentatoimen menetelmien lisäksi myös henkilöohjauksen ja muut ohjausmenetelmät. Tässä tutkielmassa käytetään termiä johdon ohjausjärjestelmät. 2.2 Budjetoinnin tehtävät Budjetti toimii työkaluna moneen eri ongelmaan ja sillä on useita tehtäviä, kuten aikaisemmassa kappaleessa lueteltiin. Ikäheimon ja muiden (2019, s. 155–156) mukaan budjetin avulla luodulla todennäköisellä tuloksella voidaan ennustaa tuleva tuloskehitys ja tehdä toimenpiteitä ennakkoon eli budjetointi toimii ennustamisen apuna. Budjetointi auttaa suunnittelemaan yrityksen taloutta systemaattisesti sekä koordinoimaan eri osastojen tehtäviä. Lisäksi heidän mukaansa budjetointi mahdollistaa tarkkailun ja valvonnan, sillä toteutuneita tuloksia voidaan verrata suunnitelmaan ja puuttua merkittäviin poikkeamiin. He toteavat, että budjetilla on motivoiva vaikutus henkilöstöön sekä johtoon, sillä se kannustaa heitä tekemään parhaansa yrityksen eteen, jotta tavoitteet saavutettaisiin. Budjetti toimii myös palkitsemisen apuna, sillä sen perusteella voidaan arvioida johdon suoriutumista eli 15 heidän palkitsemisensa on ainakin osittain kytketty tavoitteiden suorittamiseen. Näiden lisäksi budjetointia käytetään resurssien allokoinnin apuna eli kaikille yksiköille asetetaan raamit, joiden sisällä heidän tulisi suoriutua tehtävistään. Tutkimuksia ympäristön epävakauden vaikutuksesta budjetointiin on tehty monia, mutta tutkimuksissa on käytetty erilaisia kombinaatioita budjetointitoiminnoista. Tutkimusten välillä on myös eroja budjetoinnin tehtävien määrittelyssä ja näkökulmia on monia. Esimerkiksi Bedford ja muut (2022) tutkivat muutoksia budjetin valvonnassa, kun taas Lorain ja muut (2015) tutkivat muutoksia suunnittelun, motivoinnin ja valvonnan näkökulmasta. Tässä tutkielmassa käytetään Beckerin ja muiden (2016) määrittelemiä budjetoinnin makrofunktioita: suunnittelu, resurssien allokointi sekä suorituksen arviointi. Näihin toimintoihin sisältyy muita mikrofunktioita, jotka kattavat budjetoinnin tehtävät kokonaisvaltaisesti. Kyseiset makrofunktiot ovat valittu tutkielmaan juuri niiden laajuuden takia. Beckerin ja muiden (2016) tutkimuksen mukaan budjetoinnin suunnittelutoimintoon sisältyvät toiminnan suunnittelu, ennustaminen sekä koordinointi. Tämä perustuu siihen, että budjetti nähdään toimintasuunnitelmana, joka yhdistää kaikki organisaation toimijat. Alholan ja Lauslahden (2005, s. 96–97) mukaan budjetti auttaa nivomaan yhteen yrityksen eri toiminnot ja ohjaamaan eri yksikköjä yhteisiin päämääriin. Heidän mukaansa budjetti sisältää sen, mitä yritys haluaa saavuttaa ja tehdä seuraavana vuonna sekä koordinoi kuka tekee, mitä tekee ja milloin tekee. Suunnittelun avulla budjetilla voidaan antaa realistinen kuva sidosryhmille todennäköisestä ja toivotusta tulevaisuudesta (Becker ja muut, 2016). Toisena toimintona käytetään resurssien allokointia. Beckerin ja muiden (2016) mukaan siihen yhdistyvät itse resurssien kohdentaminen sekä kulutuksen hyväksyminen. He toteavat, että kyseiset toiminnot korostavat tarvetta tunnistaa olemassa olevat resurssit sekä niiden priorisointia halutun tavoitteen saavuttamiseksi. Heidän mukaansa kulutuksen hyväksymisellä tarkoitetaan erilaisia kriteerejä, joita 16 käytetään kulutuksen sallimiseen. Ikäheimon ja muiden (2019, s. 156) mukaan joillakin yksiköillä, kuten esimerkiksi tuotekehitysyksiköllä ei ole tuloja, joilla rahoittaa omaa toimintaansa, mutta toiminta vaatii paljon resursseja. Tällöin yksikölle asetetaan taloudelliset raamit, joiden sisällä heidän tulisi suoriutua mahdollisimman hyvin. Resurssien allokoinnin tarve kasvaa erityisesti haastavissa tilanteissa tai, kun yritys on taloudellisissa vaikeuksissa (Bergstrand, 1994, s. 92). Tällöin budjetti auttaa priorisoimaan ja jakamaan resursseja halutulla tavalla. Kolmanneksi tutkitaan suorituksen arviointia budjetoinnin avulla. Beckerin ja muiden (2016) mukaan tässä toiminnossa yhdistyvät suorituksen arviointi ja palkitseminen. Suorituskykyä arvioidaan budjettitavoitteiden saavuttamisen perusteella, johon myös johtajien palkitseminen on osittain sidottu. Budjetti asettaa henkilöstölle selkeät tavoitteet, joihin voi verrata omaa suoriutumistaan (Bergstrand, 1994, s. 94). Budjetoinnilla on siis motivoiva vaikutus henkilöstön ja erityisesti johtajien suoritukseen. Voidaan myös ajatella, että mikäli budjetoivan osaston johto osallistuu tavoitteiden asettamiseen, se myös sitoutuu niiden tavoittelemiseen (Ikäheimo ja muut, 2019, s. 156). 2.3 Budjetointijärjestelmä Alholan ja Lauslahden (2005, s. 100) mukaan budjetti voidaan jakaa kahteen osaan, joiden sisällä on omat osa-alueensa. Heidän mukaansa ensimmäinen osa on toimintaosa, jossa on tarkoituksena käsitellä sanallisessa muodossa seuraavan vuoden toimintasuunnitelma. Toinen osa on taloudellinen osa, jossa tarkoituksena on muuntaa toimintaosassa määritellyt tavoitteet ja toimenpiteet numeraalisiksi. Alhola ja Lauslahti (2015, s. 100–101) toteavat, että toimintaosa on tiiviisti linkitetty yrityksen strategiasuunnitelmaan eli budjetoinnin yhteydessä strategiasta haetaan tavoitteet sekä toiminnalliset keinot tavoitteisiin pääsemiseen. Heidän mukaansa toimintaosassa voidaan uudelleen arvioida strategiasuunnitelmaa, kun otetaan 17 huomioon mahdolliset muutokset ympäristössä. Osio voi myös sisältää vaihtoehtoislaskelmia erilaisista skenaarioista. Budjettijärjestelmät voivat vaihdella riippuen yrityksen koosta sekä toimialasta, mutta muutamat piirteet sisältyvät yleensä melkein kaikkien yritysten budjetteihin (Neilimo & Uusi-Rauva, 2005, s. 236). Ikäheimon ja muiden (2019, s. 156) mukaan budjettijärjestelmän taloudellinen osa sisältää yleensä kaksi tai kolme pääbudjettia: tulos-, rahoitus- ja tasebudjetit. Näiden lisäksi taloudellinen osa voi sisältää osa- tai alabudjetteja, joita voidaan käyttää yritysten omien tarpeiden mukaan. Tulosbudjetin avulla ennustetaan tietyn ajanjakson tulojen ja menojen arvioitu määrä eli se ilmaisee yrityksen budjetoidun tuloksen tuloslaskelman muodossa (Neilimo & Uusi-Rauva, 2005, s. 236). Sen avulla yritys voi muun muassa arvioida ja suunnitella kannattavuutta (Alhola & Lauslahti, 2015, s. 117). Ikäheimon ja muiden (2019, s. 157) mukaan rahoitusbudjetin päätehtävänä on varmistaa yrityksen likviditeetti ja maksuvalmius mahdollisimman edullisin rahoituskustannuksin. Se luodaan maksuperusteisesti ja esitetään yleensä kassavirtalaskelman muodossa. Heidän mukaansa rahoitus- ja tulosbudjetti voidaan myös jakaa vuotta lyhemmälle jaksolle, jolloin seuranta helpottuu ja voidaan reagoida nopeammin mahdollisiin muutoksiin. He tuovat esiin, että osa yrityksistä saattaa tehdä myös tasebudjetin, joka rakennetaan osabudjeteista sekä tulos- ja rahoitusbudjeteista. Tasebudjetti kuvaa yrityksen taloudellista asemaa budjettikauden päättyessä. Budjetin kokoaminen aloitetaan osa- tai alabudjeteista, jotka yleensä määritellään yrityksen keskeisille toiminnoille (Ikäheimo ja muut, 2019, s. 157). Neilimon ja Uusi- Rauvan (2005, s. 236) mukaan alabudjetteja voivat olla myynti-, osto-, valmistus-, varasto-, kustannus- ja investointibudjetit. He korostavat, että alabudjettien käyttö riippuu yrityksen toiminnan luonteesta eli esimerkiksi palvelualojen, teollisuusyritysten ja tietotekniikan alojen budjettijärjestelmät saattavat olla hyvinkin erilaisia. Osabudjeteista kootaan lopuksi tulos-, rahoitus- ja tasebudjetit (Ikäheimo ja muut, 2019, s. 157). 18 Kuvio 1. Budjetin osat (mukaillen Alhola & Lauslahti, 2015, s. 101). 2.4 Budjetointimenetelmät Järvenpään ja muiden (2017, s. 24) sekä Neilimon ja Uusi-Rauvan (2005, s. 239) mukaan budjetointimenetelmällä tarkoitetaan tapaa sekä periaatteellista lähtökohtaa, jonka perusteella yritys organisoi budjetointiprosessinsa ja budjettisuunnittelunsa. Kirjallisuudessa on yleensä jaettu menetelmät demokraattiseen, autoritääriseen sekä yhteistyömenetelmään. Neilimo ja Uusi-Rauva (2005, s. 239) toteavat, että demokraattisen menetelmän ideana on rakentaa budjetti alhaalta ylöspäin eli lähtökohtana on toiminto- tai tulosyksikkökohtainen tuottojen ja kustannusten määritys. Johdon tehtävänä on koordinoida ja ohjeistaa prosessia sekä luoda budjetoinnin yleiset kehykset ja tavoitteet. Johto myös kokoaa lopuksi eri budjetit yhteen ja sopeuttaa niitä tarvittaessa. Heidän mukaansa menetelmän hyötynä on henkilöstön tiivis sitouttaminen budjetointiin sekä erityisosaamisen hyödyntäminen, mutta samalla haasteena voi olla kokonaisnäkemyksen puuttuminen. Demokraattisen menetelmän vastakohta on autoritäärinen menetelmä, jossa Järvenpään ja muiden (2017, s. 244) mukaan organisaation ylin johto määrittää 19 budjetin perusteet ja päättää budjetin pääkohdista. Tällöin tulosyksikköjen ja toimintojen tehtävänä on vain koota budjetin vaatima tietomateriaali ohjeiden mukaisesti. Neilimon ja Uusi-Rauvan (2005, s. 239) mukaan autoritäärinen budjetointimenetelmä on usein melko jäykkä eikä henkilöstön erityisosaamista oteta tarpeeksi huomioon. Heidän mukaansa menetelmää voidaan kuitenkin hyödyntää yrityskriiseissä, kun yritystä tulee ohjata keskitetysti ja tarkasti johdon tavoitteiden mukaan. Alhola ja Lauslahti (2015, s. 97) määrittelevät yhteistyömenetelmän edellisten menetelmien yhdistelmäksi. Heidän mukaansa menetelmän tarkoituksena on, että yritysjohto ja toiminto- tai tulosyksikköjohto suunnittelevat ja määrittelevät yhdessä keskeiset tavoitteet. Toiminto- tai tulosyksikköjohto vie keskustelua alaspäin omille yksiköilleen, joissa tehdään varsinainen budjetointi. Neilimo ja Uusi-Rauva (2005, s. 239) näkevät yhteistyömenetelmän huonoina puolina menetelmän hitauden sekä byrokraattisuuden, sillä se vaatii paljon keskustelua yrityksen sisällä budjetoinnin yhteydessä. He kuitenkin toteavat, että menetelmän avulla on mahdollista päästä hyviin tuloksiin budjetoinnissa ja budjettijohtamisessa. 2.5 Perinteiset budjetointitavat Yritysten käytössä on useita perinteisiä budjetointitapoja, joiden soveltuvuus vaihtelee toimintaympäristön ja organisaation erityispiirteiden mukaan. Yleisin muoto on vuosibudjetti, jota kutsutaan usein kiinteäksi budjetiksi. Se laaditaan kerran vuodessa, eikä siihen tehdä muutoksia budjettikauden aikana. Tämä tuo vakautta, mutta samalla rajoittaa reagointikykyä nopeasti muuttuviin olosuhteisiin (Vilkkumaa, 2005). Kiinteän budjetoinnin hyödyllisyys vähenee erityisesti epävarmoissa toimintaympäristöissä (Ekholm & Wallin, 2011). Vastauksena budjetoinnin joustamattomuuteen on kehitetty vaihtoehtoisia tapoja, kuten tarkistettu ja liukuva budjetointi, jotka mahdollistavat suunnitelmien 20 päivittämisen kesken kauden. Näillä menetelmillä pyritään pitämään budjetit ajan tasalla, mutta ne voivat olla hallinnollisesti kuormittavia ja vaatia jatkuvaa seurantaa ja päivitystä (Vilkkumaa, 2005; Bergstrand, 1994). Nollapohjabudjetointi tarjoaa vaihtoehtoisen lähestymistavan, jossa budjetointi aloitetaan vuosittain nollasta. Sen tavoitteena on arvioida kaikki toiminnot kriittisesti ja perustella niiden resurssitarpeet uudelleen. Vaikka menetelmä voi olla aikaa vievä ja vaatia paljon työtä, se voi erityisesti kriisitilanteissa auttaa tunnistamaan tarpeettomia kuluja ja kohdistamaan resurssit tehokkaammin muuttuneeseen ympäristöön (Brinduse & Bunget, 2021). Budjetointitavan valinnassa olennaista on huomioida toimintaympäristön ennakoitavuus ja organisaation strategiset tavoitteet. Perinteiset budjetointimenetelmät voivat edelleen palvella tarkoitustaan, mutta niiden täydentäminen joustavammilla ratkaisuilla voi lisätä ohjauksen tehokkuutta nykypäivän muuttuvissa olosuhteissa. Kuvio 2. Budjetointityypit (Bergstrand, 1994, s. 98). 21 2.6 Perinteisen vuosibudjetin kritiikki Perinteisellä vuosibudjetilla on myös paljon heikkouksia ja sitä on arvosteltu budjetoinnin alkuajoista lähtien. Osa kritiikistä on oikeutettua ja osa liittyy vain siihen, että yritykset eivät ole osanneet hyödyntää budjetointia oikein. Budjetointi on monisäkeinen työskentelytapa, joka vaatii huolellisen suunnittelun ja toteutuksen toimiakseen tarkoitetulla tavalla (Bergstrand, 1994, s.91–92). Neelyn ja muiden (2003) tutkimuksessa todettiin, että perinteinen budjetointi on liian aikaa vievää ja kallista. Heidän mukaansa perinteinen budjetointiprosessi ei pysty vastaamaan tarpeeksi hyvin nykypäivän kilpailtuun ja epävakaaseen ympäristöön. Myös Frow ja muut (2010) toteavat etukäteen määriteltävien tavoitteiden vähentävän innovatiivista ja luovaa ajattelua sekä tehokasta reagointia muutoksiin. Heidän mukaansa joustavia päätöksiä on vaikea tehdä, sillä mahdollisuudet ovat rajoittuneet budjettitavoitteiden vuoksi. Ennalta määriteltävät tavoitteet aiheuttavat myös lukkiutumia, jonka vuoksi päätöksiä voi olla vaikea muuttaa riippumatta siitä kuinka hyviä perusteet muutokselle olisivat (Bergstrand, 1994, s. 92). Neely ja muut (2001) listasivat 12 eri syytä kritiikille. Heidän mielestään perinteinen budjetointi kannustaa ”pelaamiseen” ja kieroutuneeseen käyttäytymiseen sekä keskittyy kustannusten vähentämiseen eikä lisäarvon tuottamiseen. Heidän mielestään budjetit ovat harvoin strategisesti kohdennettuja ja usein ristiriitaisia keskenään. Myös Bergstrand (1994, s.92) kritisoi budjettien ristiriitaisuutta, sillä yleensä jokaisen yksikön johtaja panostaa lähinnä omaan osastoonsa eikä jaksa kiinnostua yrityksen muista osista. Lisäksi budjetti johtaa määräraha-ajatteluun, jolloin täksi vuodeksi saadut määrärahat on pakko kuluttaa ennen vuodenvaihdetta, jotta ensi vuoden määrärahat eivät pienene (Bergstrand, 1994, s.92). Useat tutkimukset ovat yhtä mieltä siitä, että budjetointi rajoittaa reagointikykyä ja joustavuutta sekä on usein esteenä muutokselle (esim. Frow ja muut, 2010; Neely ja muut, 2001; Neely ja muut, 2003). 22 Brimson ja muut (2012, s. 768) arvostelivat perinteistä budjetointiprosessia, sillä yleensä budjetti luodaan vanhan budjetin päälle ja resursseja nostetaan inflaation tai liikevaihdon kasvun/laskun perusteella. Tällöin budjetointiprosessi ei ota tarkempaan tarkasteluun kustannusten vähentämistä tai turhien toimintojen poistamista eikä kerro, miten kustannuksia voidaan vähentää. Lisäksi he pitävät tärkeänä, että budjetointiprosessin yhteydessä tarkasteltaisiin enemmän, miten toimintoja voidaan tehostaa ja järjestellä uudelleen työmäärän pienentämiseksi ja tehokkuuden lisäämiseksi. He korostavat, että budjetti ei saisi perustua vanhentuneeseen tietoon. Kritiikki on johtanut uusiin tutkimuksiin siitä, onko budjetoiminen välttämätöntä ja millä se voitaisiin korvata tai miten sitä voitaisiin kehittää. Monet yritykset kuitenkin hyödyntävän edelleen perinteistä budjetointia, vaikka he tiedostavat budjetoinnin heikkoudet (Neely ja muut, 2003). Ekholmin ja Wallinin (2000) tutkimus tutki perinteistä budjetointiprosessia, joka osoitti, että vain 15 % tutkituista suomalaisista yrityksistä suunnitteli perinteisen budjetointiprosessin hylkäämistä, kun taas 61 % pyrki kehittämään budjetointiprosessiaan ja 24 % ei tekisi mitään muutoksia olemassa olevaan prosessiin. Samankaltaisia tuloksia antoi Sandalgaardin (2012) tutkimus, joka osoitti, että perinteisen budjetointiprosessin hylkäämisellä ja koetulla ympäristön epävarmuudella ei ole yhteyttä. Tutkimus esittää paljon kritiikkiä perinteiselle budjetointiprosessille, mutta tulokset osoittavat, että vain 4 % isoista tanskalaisista yrityksistä hylkäsivät budjetointiprosessin ympäristön epävarmuuden seurauksena. Tutkimus osoittaa, että budjetoinnin rooli pysyy tärkeänä myös epävarmoina aikoina. Budjetointi on integroitunut syvälle yrityksen toimintaan, jonka vuoksi siitä ei helposti luovuta (Hansen ja muut, 2003). Neelyn ja muiden (2003) mukaan budjetointiprosessista luopuminen vaatisi yritysjohdolta paljon luovuutta ja rohkeutta. 2.7 Kehittyneemmät budjetointitavat Kuten edellisessä kappaleessa todettiin, perinteistä budjetointiprosessia on kyseenalaistettu paljon viime vuosina. Kritiikkiin vastaamiseksi budjetointiprosessia on 23 kehitetty modernimpaan suuntaan sekä otettu käyttöön tukevia ohjausmekanismeja. Henttu-Aho (2016) näkee budjetoinnin pirstaloituneen, mikä tarkoittaa sitä, että yhden budjetointiprosessin sijasta käytetään useiden kontrollien yhdistelmää palvelemaan erilaisia budjetoinnin tarkoituksia. Tällöin vuosibudjetti voidaan kokonaan korvata (Beyond Budgeting) tai sitä voidaan täydentää muilla ohjausmekanismeilla, kuten rullaavilla ennusteilla. Taloudellisen kriisin aiheuttama ympäristön muutos, voi ajaa yrityksen budjetointikäytäntöjä modernimpaan suuntaan. Tässä kappaleessa esitetään, millaisia perinteistä budjetointia täydentäviä/korvaavia ohjausmekanismeja voidaan mahdollisesti ottaa käyttöön epävakaassa tilanteessa. Rullaava budjetointi ja ennustaminen Rullaavan budjetoinnin perusajatus on, että yrityksellä on aina käytettävissään budjetti, joka vastaa vuosisuunnittelun ajanjaksoa (Vilkkumaa, 2005, s. 398). Eli jokaisella budjetointikierroksella tarkastellaan kokonaista vuotta eteenpäin (Bergstrand, 1994, s.99). Vilkkumaa (2005, s. 398) toteaa muuttuvan toimintaympäristön edellyttävän, että yrityksellä on ohjauksen apuvälineenä jatkuvasti päivittyvä ja syvällisesti luotu toimintasuunnitelma. Hänen mukaansa se parantaa yrityksen ennakointimahdollisuuksia ja yrityksellä on paremmat mahdollisuudet reagoida nopeisiin muutoksiin. Zeller ja Metzger (2013) vertaavat rullaavaa ennustamista kompassiin, jolloin rullaava ennuste ilmaisee taloudellisen tuloksen nykyisten oletusten ja ennusteiden perusteella samalla tavalla kuin kompassi tarjoaa navigointitietoja. Heidän mukaansa rullaavaa ennustetta käytettäessä johtajat tarkastelevat jatkuvasti 12–18 kuukautta eteenpäin tulevaisuuteen. Rullaava ennuste on taloudellinen arvio todennäköisistä tulevista tuloksista eli käsitys siitä, missä yritys uskoo sen olevan tulevaisuudessa, perustuen nykyisiin oletuksiin ja taloudellisiin ennusteisiin ympäristöstä ja organisaation suunnitelmasta (Morlidge & Player, 2010, s. 38–42). Zellerin ja Metzgerin (2013) mukaan rullaava ennuste tarjoaa jatkuvan suunnitteluhorisontin, mutta se vaatii 24 jatkuvaa liiketoimintatiedon kulkua ja datan syöttämistä järjestelmään. Heidän mukaansa ennusteeseen syötetään jatkuvasti tietoa kaikista liiketoiminnan yksiköistä kuten markkinoinnista, myynnistä, rahoituksesta ja tuotannosta. Ennustaminen vaatii siis huolellista ylläpitoa, jotta ennuste on käyttökelpoinen ja tarjoaa sen antamat hyödyt. Zeller ja Metzger (2013) toteavat, että yksi rullaavan budjetoinnin ja ennustamisen suurimmista eduista on sen kyky reagoida epävakaaseen muuttuvaan ympäristöön. Heidän mukaansa liiketoimintaolosuhteiden muuttuessa rullaava ennuste mahdollistaa tavoitteen muuttamisen suhteessa alkuperäiseen tavoitteeseen. Tämän vuoksi ennuste antaa johdolle mahdollisuuden johtaa liiketoimintaa tehokkaammin sekä sopeutua, toimia ja reagoida vallitseviin trendeihin ja ympäristön muutoksiin. Zellerin ja Metzgerin mukaan johtavat yritykset käyttävät rullaavaa ennustamista, joko korvatakseen perinteisen budjetin, tai perinteisen budjetin ja rullaavan ennusteen yhdistelmänä vastatakseen jatkuvasti muuttuvaan ympäristöön. Henttu-Ahon (2018) mukaan rullaavaa ennustamista voidaan sisällyttää johdon ohjausjärjestelmiin eri tavoilla eri toimintojen kautta. Esimerkiksi rullaavaa ennustamista saatetaan hyödyntää suunnittelussa budjetin hyödyntämisen sijaan. Hänen mukaansa rullaavat ennusteet voidaan integroida budjetointiprosessiin tai pitää erillisenä toimintona, riippuen siitä miten yritys haluaa hyödyntää ennusteita. Hän toteaa, että rullaavien ennusteiden pohjalta on helpompi asettaa realistiset ja tarpeeksi haastavat tavoitteet. Tällöin ennusteiden avulla voidaan selvittää todennäköisesti saavutettavissa oleva mahdollinen tulostaso, jolloin tavoitteet motivoivat henkilöstöä enemmän. Sandalgaardin (2012) tutkimus osoittaa, että rullaavien ennusteiden käyttö liittyy myös ympäristön lisääntyneeseen kilpailuun. Tutkimuksen mukaan kasvava kilpailu nostaa ympäristön arvaamattomuutta ja muutosnopeutta kriisien tapaan. Tällöin johdon ohjausjärjestelmien on oltava tarpeeksi nopeita ja suuntautuneita tulevaisuuteen, 25 johon perinteinen vuosibudjetti ei välttämättä taivu. Lisäksi useat tutkimukset osoittavat kuinka rullaavaa budjetointia ja ennustamista on hyödynnetty epävarmassa ympäristössä budjetin rinnalla (Becker ja muut, 2016; Ekholm & Wallin, 2011; Hansen ja muut, 2003; Sandalgaard, 2012). Ikäheimo ja muut (2019, s. 161) täydentävät, että rullaava ennustaminen ei ole korvannut perinteistä budjettia, eikä sillä voida kattaa kaikkia mahdollisia budjetoinnin tehtäviä. Heidän mukaansa rullaava ennustaminen vaatii myös jonkin muun mekanismin, esimerkiksi tuloskortin, rinnalleen toimiakseen ilman budjettia. He toteavat rullaavan ennusteen olevan mahdollisimman tarkka ja realistinen kuva tulevasta, kun taas budjetin tulisi olla tavoite, johon organisaatio pyrkii. Lisäksi ennusteen päätehtävä on tukea päätöksentekoa, kun taas budjetti ohjaa henkilöstöä tavoitteiden avulla päätöksenteon tukemisen lisäksi. Toimintoperusteinen budjetointi Järvenpään ja muiden (2017, s. 284) mukaan toimintoperusteisessa budjetoinnissa yhdistyvät toimintolaskennan ja -johtamisen käytännöt. Tarkoittaen sitä, että yritys pyrkii käyttämään ohjausmalliaan toiminnan resurssitarpeiden arviointiin, kustannusten muodostumisen parempaan ymmärtämiseen sekä toimintojen mitoittamiseen kysynnän mukaisesti. Toimintoperusteinen budjetointi sitoo kapasiteetin suunnittelun entistä vahvemmin osaksi yrityksen prosesseja (Hansen, 2011). Prosessissa suunnitellaan ja ohjataan organisaation odotettuja toimintoja kustannustehokkaan budjetin muodostamiseksi, joka vastaa ennakoitua työmäärää ja sovittuja strategisia tavoitteita (Brimson ja muut, 2012, s. 771). Toimintoperusteinen budjetti heijastaa Järvenpään ja muiden (2017, s. 286) mukaan sitä, mitä on tehty, eli toimintoja tai liiketoimintaprosesseja, eikä kustannustekijöitä. He toteavat että, tarvittavat resurssit johdetaan odotettavista toiminnoista. Heidän mukaansa budjetointiprosessiin tulisi myös sisällyttää toimintojen jatkuva kehittäminen ja pohtia esimerkiksi kapasiteetin vaihtoehtoisia käyttötapoja sekä resurssien ja toimintojen muutostarpeita. Yrityksen jokaisen yksikön tulisi tunnistaa 26 toiminnot tai liiketoimintaprosessit, joita tulisi kehittää ja suunnitella miten ja millä tavoilla kehitystavoitteeseen päästään (Brimson ja muut, 2012, s. 771–772). Järvenpään ja muiden (2017, s. 286, 290) mukaan budjetti laaditaan käyttämällä perustana toimintojen suorittamistarvetta, joka määritetään tuotekohtaisten valmistusmäärien ja asiakaskohtaisten myyntimäärätietojen keräämisen jälkeen. Näiden ennusteiden perusteella arvioidaan tarvittavat toiminnot ja niiden mukaisten kustannusajurit. Tämän jälkeen selvitetään resurssitarpeet ja niiden käyttömäärät toimintojen suorittamiseksi. He toteavat, että toimintoperusteinen budjetti voi vahvistaa yrityksen asiakaslähtöisyyttä, sillä asiakaskysynnän arviointi on prosessin perustana. Lisäksi Järvenpää ja muut (2017, s. 286) listaavat toimintoperusteisen budjetoinnin hyödyiksi muun muassa realistisemmat budjetit, resurssitarpeiden paremman tunnistamisen, toimintojen ja prosessien kehittämismahdollisuuden, kustannusten ja tuotosten välisen yhteyden kattavamman analyysin sekä kustannustehokkuuden tavoittelemiseen kannustamisen. Beyond Budgeting Aikaisemmissa kappaleissa on käsitelty perinteisen budjetoinnin parantamista erilaisilla menetelmillä, kun taas Beyond Budgetingissa on kyse budjetin poistamisesta kokonaan. Hopen ja Fraserin (2003a) mukaan perinteinen budjetti on pohjimmiltaan puutteellinen, jonka vuoksi se tulisi hylätä kokonaan. Toisaalta Libbyn ja Lindsayn (2010) näkemyksen mukaan budjetoinnin ongelmat johtuvat pikemminkin siitä, miten sitä käytetään eikä sen luontaisista puutteista. Beyond Budgetingia voidaan myös käyttää perinteisen budjetin rinnalla ja valita molemmista menetelmistä parhaimmat ominaisuudet (Libby & Lindsay, 2010). Eri menetelmiä yhdistelemällä voidaan luoda kokonaisuus, joka sopii yksittäisen yrityksen tarpeisiin. Järvenpään ja muiden (2017, s. 281) mukaan budjetoimattomuuden perustana on strategisen ohjauksen kehittäminen. Heidän mukaansa strategian kehittämis- ja 27 laadintavastuuta laajennetaan ja muutetaan aikaisempaa osallistavammaksi prosessiksi. He korostavat, että strategisen ohjauksen avulla määritetään yrityksen yhteiset kasvutavoitteet ja kehittämistarpeet siten, että saavutetaan riittävän laaja yksimielisyys toiminnan kehittämissuunnasta ja tavoitteiden perusluonteesta. Yrityksen eri yksiköt voivat itsenäisesti valita, miten kehittävät omaa toimintaansa kohti yhteisiä tavoitteita (Järvenpää ja muut, 2017, s. 282). Ostergren ja Stensaker (2011) tutkivat kuinka budjetin poistaminen vaikutti yrityksen toimintoihin ja kuinka yritys suhtautui uuteen menetelmään. He tutkivat erityisesti tavoitteiden asettamista, suunnittelua ja resurssien allokointia. Kun budjetti poistettiin, ei strategisia tavoitteita rajoittanut enää käytettävissä olevat resurssit. Tällöin tavoitteista asetettiin kunnianhimoisempia ja keskityttiin arvon luomiseen ja strategiseen toimintaan kustannustavoitteiden sijaan. Resurssien allokointi muuttui dynaamisemmaksi, jolloin uusiin mahdollisuuksiin ja joustavuuteen voitiin keskittyä. Kerran vuodessa resurssien allokoinnin sijaan, Beyond Budgeting -menetelmä käyttää dynaamista resurssien allokointiprosessia, jolloin resursseja voidaan jatkuvasti muokata projektien tarpeen mukaan. Hansenin (2011) mukaan yritys käy läpi kaksi vaihetta budjetoimattomuuteen siirtyessä: ensin luodaan mukautuvat johtamisprosessit, esimerkiksi siirrytään budjettipohjaisesta suorituksen arvioinnista suhteelliseen arviointiin, ja toiseksi hajautetaan johtaminen. Hänen mukaansa Beyond Budgeting-menetelmä keskittyy parantamaan johdon sekä henkilöstön reagointia ympäristöön. Hän käyttää esimerkkinä suorituskyvyn arviointia ja toteaa, että suhteellinen suorituskyvyn arviointi voisi antaa paremmin tietoa siitä, miten panokset liittyvät tuotoksiin ja miten välttää lähestymistapoja, jotka eivät johda tuottoon. Lisäksi palkittaisiin onnistuneen suorituksen perusteella eikä etukäteen asetettujen tavoitteiden perusteella. Hopen ja Fraserin (2003b) mukaan Beyond Budgetin mukaisten palkitsemisjärjestelmien yhteinen periaate on, että ne eivät sido palkkioita etukäteen 28 sovittuihin kiinteisiin tavoitteisiin. Heidän näkemyksensä mukaan Beyond Budgeting mahdollistaa voittojen maksimoimisen sen sijaan, että keskityttäisiin vain saavuttamaan tavoitteiden mukaiset tulokset. Tällöin johtajia voidaan palkita riippumatta siitä, kuinka huono vuosi oli tai jättää palkitsematta, vaikka tilikausi olisi onnistunut. Heidän mukaansa kyse on menestyksen arvioinnista suhteessa kilpailijoihin, markkinoihin ja mahdollisesti edelliseen kauteen. Myös Ostergren ja Stensaker (2011) painottavat, että Beyond Budgeting -lähestymistavassa yrityksen eri osastot asetetaan paremmuusjärjestykseen eikä niitä arvostella budjettitavoitteiden saavuttamisen perusteella. Heidän mukaansa yrityksen eri osastoja vertaillaan sisäisesti, mutta myös ulkoisesti eri yritysten välillä. Tämän koetaan lisäävän motivaatiota ja tervettä kilpailua eri osastojen välillä. Libbyn ja Lindsayn (2010) tutkimus tunnistaa Beyond Budgetingin hyödyt Hopen ja Fraserin (2003b) tapaan, mutta osoittaa myös, että perinteisillä budjetointijärjestelmillä on edelleen keskeinen rooli yritysten valvontajärjestelmissä. Libbyn ja Lindsayn (2010) tutkimuksen mukaan useimmat yritykset eivät aio luopua budjetoinnista, vaikka monet suunnittelevat ryhtyvänsä toimenpiteisiin parantaakseen olemassa olevaa budjetointiprosessia. Heidän tutkimuksensa osoittaa, että vain 20 % tutkituista yhdysvaltalaisista ja kanadalaisista yrityksistä ei käytä budjettia valvontaan. Samankaltaisia tuloksia ovat antaneen myös muut tutkimukset. Budjetoinnin kritiikistä huolimatta, prosessista ei ole luovuttu kokonaan vaan sitä on hyödynnetty osakseen tai paranneltu parempaan suuntaan (Ekholm & Wallin, 2000; Sandalgaar, 2012). 29 3 Budjetoinnin rooli ja digitalisaation merkitys taloudellisissa kriiseissä Tässä luvussa tarkastellaan taloudellisten kriisien vaikutuksia yritysten toimintaan ja budjetointikäytäntöihin sekä digitalisaation tarjoamia mahdollisuuksia, jotka voivat auttaa yrityksiä selviytymään kriisitilanteissa. Taloudelliset kriisit, kuten koronapandemia ja Ukrainan sota, ovat luoneet ennennäkemätöntä epävarmuutta globaalissa ja kansallisessa toimintaympäristössä. Näiden kriisien aikana perinteiset budjetointikäytännöt ovat joutuneet koetukselle, ja yrityksiltä on vaadittu nopeita sopeutumistoimia ja joustavuutta. Digitalisaatio on noussut keskeiseen asemaan kriisinhallinnassa, sillä se tarjoaa uusia keinoja mukauttaa ja kehittää budjetointiprosesseja. Kehittyneet teknologiat voivat lisätä joustavuutta, parantaa ennustetarkkuutta ja nopeuttaa päätöksentekoa, mikä auttaa yrityksiä vastaamaan epävakaaseen toimintaympäristöön. Tämän luvun tavoitteena on syventää ymmärrystä siitä, miten taloudelliset kriisit ovat vaikuttaneet budjetointikäytäntöihin ja kuinka digitalisaatio voi toimia tukena muutosten keskellä. Aluksi määritellään taloudellisen kriisin ominaispiirteet ja käsitellään esimerkkeinä koronapandemiaa ja Ukrainan sotaa sekä niiden vaikutuksia talouteen ja yrityksiin. Tämän jälkeen tarkastellaan digitalisaation roolia ja sen tarjoamia mahdollisuuksia yritysten budjetointiprosessien mukauttamisessa taloudellisten kriisien aikana. Lisäksi käydään läpi aikaisempia tutkimuksia aiheesta. 3.1 Taloudelliset kriisit Kriisi määritellään odottamattomaksi ja yllättäväksi tapahtumaksi, joka uhkaa yrityksen arvoja ja vaatii nopeaa reagointia (Hermann, 1963). Kriisin syntymisellä on pieni todennäköisyys, mutta suuri vaikutus yritykseen, sillä se uhkaa organisaation 30 elinkelpoisuutta (Pearson & Clair, 1998). Kriisille on ominaista syyn, seurauksen ja ratkaisukeinojen epäselvyys sekä uskomus siihen, että päätökset on tehtävä nopeasti (Pearson & Clair, 1998). Lisäksi kriisi voi vaikuttaa syvästi yrityksen suhteisiin sidosryhmien kanssa (Bundy ja muut, 2017). Kriisejä on monenlaisia ja ne voivat koskea globaalisti kaikkia yrityksiä tai vain yhtä yritystä. Kriisejä voivat olla luonnonkatastrofit, kuten maanjäristykset ja tulvat, teknologiset katastrofit, kuten 2000-luvun it-kupla sekä yritystason katastrofit, kuten työlakot ja talouskriisit (Grewal & Tansuhaj, 2001). Tutkielmassa tutkittavalle talouskriisille on ominaista makrotaloudellisten mittareiden, kuten reaalituotannon (BKT) lasku, korkea inflaatio sekä työttömyys ja epävakaa valuutta (Grewal & Tansuhaj, 2001). Toisin kuin omalaatuisilla kriiseillä, globaalilla talouskriisillä on laajakantoisia seurauksia, kuten yleisesti heikentynyt pääoman saatavuus ja yleinen kysynnän väheneminen (Becker ja muut, 2016). Talouskriisit vaikuttavat yleensä maahan tai maa-alueeseen, kuten Eurooppa tai koko maailma. Yleensä talouskriisit eivät myöskään ole toimialaan sidottuja, vaikka jotkin toimialat saattavat kärsiä enemmän. Globaalilla talouskriisillä on myös erilaisia vaikutuksia yritysten budjetointikäytäntöihin kuin kriiseillä, jotka vaikuttavat vain yhteen yritykseen tai maahan. Tutkielman tulosten voidaan olettaa eroavan tutkimuksista, joissa on tutkittu vain yhteen organisaatioon vaikuttavaa omalaatuista kriisiä (Pearson & Clair, 1998; Bundy ja muut, 2017). Koronapandemia ja sen seuraukset Koronapandemia eli COVID-19 -pandemia sai alkunsa joulukuussa 2019 kiinalaisesta Wuhanin kaupungista. Klosen ja Tillmannin (2021) mukaan virus levisi nopeasti koko maailmanlaajuiseksi ja 11.3.2022 Maailman terveysjärjestö WHO julisti epidemian pandemiaksi. Heidän mukaansa koronaviruksen puhkeaminen pakotti viranomaiset ryhtymään merkittäviin toimiin viruksen leviämisen hillitsemiseksi. Esimerkiksi ravintoloita ja kahviloita jouduttiin sulkemaan, ihmisten liikkumista rajoittamaan sekä luomaan rajojen ylittäviä matkustusrajoituksia. Nämä sulkutoimenpiteet johtivat 31 taloudellisen toimeliaisuuden voimakkaaseen vähenemiseen, joka vaikutti negatiivisesti erityisesti kehittyneiden maiden talouteen. Taloudellisten vaikutusten lisäksi, WHO:n (2023) mukaan koronavirukseen on menehtynyt yli 6 miljoonaa ihmistä maailmalla. Koronapandemia on siis luonut sekä lääketieteellisen kriisin, että talouskriisin. Koronapandemian seurauksena Suomen bruttokansantuote (BKT) laski 2,3 % vuonna 2020 Tilastokeskuksen (2022) mukaan. Toisen kvartaalin aikana 2020 bruttokansantuote supistui voimakkaimmin 16,4 %. OECD/Statistics Finlandin (2021) mukaan hallitus kuitenkin reagoi suhteellisen nopeasti kriisiin, jonka vuoksi BKT ei supistunut yhtä voimakkaasti kuin muissa Euroalueen maissa. Heidän mukaansa kriisistä kärsi erityisesti palvelusektori. Helmikuun 2021 loppuun mennessä esimerkiksi matkatoimisto- ja matkanjärjestäjäpalveluiden, majoituspalveluiden sekä ruoka- ja juomapalveluiden myynti laski 82 %, 64 % ja 30 % kriisiä edeltäneeseen tasoon verrattuna. Eniten kärsivät pienet ja keskisuuret yritykset, sillä niiden taloudellinen sietokyky (esim. rajoitteellinen likviditeetti ja rajallinen rahoitus) on huonompi suuriin yrityksiin verrattuna. Teollisuusyrityksistä eniten kärsivät ne, joiden toiminnot olivat riippuvaisia maailmanlaajuisista toimitusketjuista. Varankan ja muiden (2022) luoman raportin mukaan koronapandemia on kohdellut eri aloja ja yrityksiä epäsymmetrisesti, sillä osa yrityksistä on hyötynyt kriisistä, kun taas osa on kärsinyt. He toteavat, että monen yrityksen haasteena on ollut globaalien tuotantoketjujen häiriintyminen komponentti ja raaka-aine pulan sekä logistiikkakustannusten kallistumisen takia. Heidän mukaansa on arvioitu, että hajautuneiden ketjujen sijasta syntyy paikallisia tuotantoketjuja eli esimerkiksi Suomen osalta tuotantoketjut voisivat painottua aiempaa yleisemmin Eurooppaan. Hyötyjiä ovat taas yritykset, jotka ovat pystyneet hyödyntämään kysynnän ja toimintatapojen muutoksen sekä lukemaan markkinoita nopeasti. 32 Koronapandemian taloudellisten seurausten lisäksi kriisi on vaikuttanut työntekijöiden jaksamiseen ja koettuun stressiin, joka taas aiheuttaa lisäkustannuksia yksilölle ja yritykselle. Bedfordin ja muiden (2022) tutkimuksen mukaan kriisin aiheuttama budjettitiukkuus lisää työntekijöiden kokemaa stressiä lisääntyneiden konfliktien ja roolien epäselvyyden takia. Tämä taas johtaa lisääntyneeseen emotionaaliseen uupumiseen, joka on kallis ongelma yrityksille. Kun yritykset mukauttavat ohjausjärjestelmiään kriisiin vastaamiseksi, tulisi heidän ottaa huomioon myös muutoksen psykologinen vaikutus työntekijöihin. Myös Yıldırımin ja Solmazin (2022) tutkimus osoitti, että koronapandemian aiheuttama korkea stressi heikensi ihmisten kykyä toipua nopeasti tilanteissa, joissa muutoksia, takaiskuja, haasteita, pettymyksiä tai epäonnistumisia tapahtuu. Kriisin aiheuttama korkea stressi lisäsi myös uupumista. Vaikka koronapandemian taloudelliset ja psykologiset vaikutukset ovat olleet pääosin negatiivisia, vauhditti kriisi yritysten ja työelämän digitalisaatiota. Digitalisaation kehitys voi auttaa yrityksiä sopeutumaan paremmin kriisin aiheuttamaan epävakaaseen ympäristöön ja uusia tehokkaampia toimintatapoja voi syntyä. Amankwah-Amoah ja muut (2021) väittävät, että koronapandemia on ollut osakseen suuri kiihdytin nykyaikaisten nousevien teknologioiden omaksumiseen, mikä tuo muutoksia elämäntapoihin, työtapoihin ja liiketoimintastrategioihin. Heidän mukaansa koronapandemia on nopeuttanut organisaation siirtymistä paperipohjaisista sähköisiin prosesseihin, menettelyihin ja rutiineihin sekä pakottanut siirtymään etätyöskentelyyn, mikä on auttanut yrityksiä muuttumaan yhä enemmän paperittomiksi organisaatioiksi. Lisäksi etätyöskentelyn yleistyminen on mahdollistanut työvoiman palkkaamisen ympäri maailmaa ja luonut tehokkaammat kommunikointimahdollisuudet ilman tarvetta matkustaa toiseen maahan. Amankwah-Amoah ja muiden (2021) mukaan digitalisaation hyödyntäminen on auttanut joitain yrityksiä selviämään kriisistä kestävämpinä. Heidän mukaansa yksi suurimmista syistä yrityksen epäonnistumiseen on kyvyttömyys mukauttaa liiketoimintamalliaan ulkoisen ympäristön muuttuessa. Tämän vuoksi yritysten 33 joustavuus ja avoimuus uusille toimintatavoille on saattanut vauhdittaa kriisistä selviämistä sekä avannut uusia mahdollisuuksia ja haasteita ratkottavaksi. Myös Koberin ja Thambarin (2022) tutkimuksen mukaan koronapandemia tarjosi mahdollisuuksia uudistaa johtajien ajatteluprosessia laajemmaksi ja luovemmaksi. He toteavat, että ilman koronapandemian aiheuttamaa painetta, organisaatiot eivät välttämättä ole tarpeeksi motivoituneita muuttamaan prosessejaan ja toimimaan luovasti. Heidän tutkimansa yritys esimerkiksi löysi uusia rahoitusvaihtoehtoja sekä laajensi markkinaansa, jota ei olisi todennäköisesti tapahtunut ilman pandemian tuomaa painetta. Varankan ja muiden (2022) raportti tukee edellisiä tutkimuksia, sillä noin kolmannes suomalaisista pk-yrityksistä ilmoitti kehittäneensä digitaalisia työkaluja tukemaan liiketoimintaansa koronapandemian aikana. He arvioivat, että kriisi on mahdollistanut monelle yritykselle suuren digiloikan, joka on avain kriisistä selviämiseen. Ukrainan sota ja sen seuraukset Helmikuussa 2022 alkanut Ukrainan sota on toinen yritysten taloutta uhannut tekijä, joka on saattanut johtaa budjetointikäytäntöjen mukauttamiseen. Prohorovsin (2022) mukaan Ukrainan sodan seurauksena lännen ja Venäjän vastakkainasettelu on kärjistynyt merkittävästi, millä on pitkällä aikavälillä negatiivinen vaikutus useimpiin eurooppalaisiin yrityksiin ja talouksiin. Lisäksi hänen mukaansa sota on pahentanut entisestään Yhdysvaltojen ja Kiinan kauppavastakkainasettelun aiheuttamia taloudellisia ongelmia. Hän painottaa, että sota on vielä käynnissä, mikä tarkoittaa sitä, että yritysten on jatkuvasti tehtävä ja toteutettava päätöksiään erittäin suuren epävarmuuden keskellä ja mukautettava toimintasuunnitelmiaan, mikäli olosuhteet muuttuvat. Lopulliset talousvaikutukset riippuvat sodan laajuudesta ja kestosta, jota ei vielä tiedetä (Euro & Talous, 2022). Sodan myötä energian ja raaka-aineiden hinnat ovat nousseet huomattavasti ja kiihdyttäneet inflaatiota (Euro & Talous, 2022). Nopean hintojen nousun myötä 34 voidaan olettaa, että yritykset ovat joutuneet tekemään jonkinlaisia muutoksia budjetointiin. Yritysten kustannukset ovat nousseet merkittävästi, jolloin resurssien allokoinnista odotetaan tulevan entistä tärkeämpää. Hintojen nousun lisäksi Venäjän kauppa on hyytynyt niin pakotteiden kuin yritysten omaehtoisten Venäjän markkinoilta vetäytymisen vuoksi, mikä taas heikentää viennin kasvua (Euro & Talous, 2022). Liadzen ja muiden (2023) mukaan sota on vaikuttanut merkittävimmin Eurooppaan, sillä Euroopan mailla on läheiset kauppayhteydet Venäjään ja Ukrainaan, ja ne ovat riippuvaisia kyseisten maiden energia- ja elintarviketoimituksista. Euroopan riippuvuus Venäjän energiatoimituksista on johtanut kustannusten kasvun lisäksi energiakriisiin. Osakseen energiakriisin aiheuttaman inflaation vuoksi keskuspankit ovat joutuneet nostamaan korkoja. Prohorovsin (2022) mukaan korkojen nousulla on negatiivisia vaikutuksia yrityksiin, sillä niiden luottojen kustannukset nousevat ja luoton saaminen vaikeutuu. Hänen mukaansa yrityksien kustannusten nousu vaatii uudelleen järjestelyjä tai liiketoimintamallien muuttamista, jotta liiketoiminta pysyy kannattavana. 3.2 Digitalisaation tuomat mahdollisuudet budjetointiprosessissa Monissa aikaisemmissa tutkimuksissa talouskriisin vaikutusta budjetointiin on tarkasteltu finanssikriisin näkökulmasta, jolloin digitaaliset innovaatiot eivät vielä olleet vakiintuneet käyttöön (Becker ja muut, 2016; Lorain ja muut, 2015; Edenich, 2014). Viime vuosina digitaalinen kehitys on ollut huomattavan nopeaa, ja sen tuomat uudet mahdollisuudet ovat tärkeää huomioida tutkielmassa. Kehittyneen teknologian hyödyntäminen budjetoinnissa voi lisätä prosessin joustavuutta ja nopeutta sekä parantaa mukautuvuutta epävakaissa olosuhteissa. Digitalisaation avulla yritykset voivat esimerkiksi automatisoida budjetointiprosessiaan, ottaa käyttöön kehittyneempiä järjestelmiä ja hyödyntää tekoälyä päätöksenteon tukena. Tässä luvussa käsitellään teknologisia innovaatioita, kuten tekoälyä, koneoppimiseen perustuvaa analytiikkaa ja Big Dataa, sekä näiden tuomia etuja budjetointiprosessille. 35 Digitalisaatio Digitalisaatio-termiä voidaan määritellä usealla eri tavalla, mutta Ilmarisen ja muiden (2015, s. 22) mukaan digitalisointi on analogisen konvertointia digitaaliseksi. Heidän mukaansa digitalisoitumista tapahtuu, kun esineitä, asioita tai prosesseja digitalisoidaan osittain tai kokonaan. He toteavat digitalisaatiosta puhuttavan, kun digitalisoituminen muuttaa yritysten ydintoimintaa, liiketoimintaprosesseja ja markkinoiden dynamiikkaa. Teknologia mahdollistaa digitalisoitumisen ja siten digitalisaation (Ilmarinen ja muut, 2015, s. 23). Möllerin ja muiden (2020) mukaan digitalisaatio on vaikuttanut kaikenlaiseen liiketoimintaan, mukaan lukien liiketoimintamalleihin ja toimitusketjuihin, sekä tukitoimintoihin, kuten henkilöstöresursseihin ja kirjanpitoon. Esimerkiksi laskentatoimessa digitalisaatio on johtanut muun muassa rutiiniprosessien automatisointiin ja robotisointiin, liiketoimintatiedon parempaan käyttöönottoon sekä data-analytiikan soveltamiseen. Möller ja muut (2020) toteavat, että digitalisaatio mahdollistaa prosessien tehokkaamman hyödyntämisen sekä vaikuttaa jokapäiväiseen työskentelyyn. Samalla he myös toteavat, että digitalisaatio tuo haastetta yrityksille, sillä johtajien tulisi pohtia uudelleen nykyistä strategiaa ja kartoittaa uusia liiketoimintamahdollisuuksia hyödyntääkseen uutta teknologiaa. Lisäksi työvoiman/osaamisen tarvetta, johtamisen tapoja ja organisaatiokulttuuria on jouduttu muokkaamaan digitalisoituvaan liiketoimintaan sopivaksi (Ilmarinen ja muut, 2015, s. 25). Möllerin ja muiden (2020) mukaan osa yrityksistä on jo ottanut ohjauksen avuksi data- analytiikkaa ja automatisoituja ennusteprosesseja käyttämällä aikasarjatekniikoita, kone-/syväoppimista tai simulaatiota. Heidän mukaansa haasteena on inhimillisen harkintakyvyn ja bisnestaidon yhdistäminen datan ja teknologian laajaan käyttöön, kun ympäristössä tapahtuu ei-odotettuja tapahtumia, kuten koronapandemia. Tämän 36 vuoksi he toteavat, että täydellinen automaatio on todennäköisesti tehokas vain toiminnoissa, joissa on selkeästi määriteltyjä ja ymmärrettäviä prosesseja. Tekoäly Tekoälyllä on yhä suurempi merkitys yritysten budjetoinnissa ja taloushallinnossa, sillä sen avulla voidaan tunnistaa budjetointiin vaikuttavat keskeiset tekijät syvällisemmällä tasolla sekä tehostaa budjetin laadintaa ja seurantaa tekoälyteknologian avulla kerätyillä tiedoilla (Wang, 2022). Wangin (2022) tutkimuksen mukaan tekoäly mahdollistaa monitasoisten vertailevien analyysien luomisen yrityksen taloudellisista tiedoista, minkä ansiosta taloudellisen tiedon jatkuva seuraaminen ja epänormaalien tapahtumien havaitseminen paranevat. Poikkeamien varhainen tunnistaminen mahdollistaa oikea-aikaiset ja tehokkaat päätökset, mikä vähentää riskejä ja parantaa organisaation reagointikykyä. Valle-Cruz et al. (2022) puolestaan korostavat tekoälyn roolia älykkäässä budjetoinnissa, jossa se voi tarjota päätöksentekijöille analysoitua tietoa ja eri vaihtoehtoja, vahvistaen näin päätöksenteon laatua ja tarkkuutta. Tekoälyn hyödyntäminen budjetoinnissa ei ole pelkästään tekninen uudistus, vaan se voi tarjota yrityksille merkittävää kilpailuetua. Wang (2022) esittää, että korkean teknologian yritykset, jotka ovat integroineet tekoälyä tietojärjestelmiinsä, voivat saavuttaa paremman suorituskyvyn ja reagoida aktiivisemmin markkinoiden muutoksiin. Tekoälyn käyttö mahdollistaa tarkan budjetoinnin ja nopeamman päätöksenteon, mikä on erityisen tärkeää epävarmoissa taloustilanteissa. Generatiivisen tekoälyn, kuten ChatGPT:n ja Microsoft Copilotin, hyödyntäminen budjetoinnissa vie tämän kehityksen vielä pidemmälle. Dong ja muut (2024) korostavat, että generatiiviset mallit pystyvät käsittelemään suuria tietomassoja ja tunnistamaan taloudellisia trendejä, jotka eivät välttämättä ole ilmeisiä perinteisillä analyysimenetelmillä. Tämä mahdollistaa reaaliaikaisen skenaarioanalyysin, jonka avulla yritykset voivat testata erilaisia taloudellisia skenaarioita ja optimoida 37 resurssejaan tarkemmin. Lisäksi heidän tutkimuksensa osoittaa, että generatiivinen tekoäly voi tukea budjetointia automatisoimalla raportointia, suositusten laatimisella ja skenaarioiden simuloinnilla, mikä vähentää manuaalista työtä ja vapauttaa asiantuntijat strategisempaan päätöksentekoon. Generatiivinen tekoäly voi myös auttaa yhdistämään strukturoimatonta dataa (esim. uutisartikkelit, asiakasarviot ja markkinaraportit) osaksi budjetointiprosessia. Amorim & Alves (2024) osoittavat, että tekoäly voi merkittävästi vähentää aikaa ja resursseja, joita tarvitaan tällaisen datan jäsentämiseen ja analysointiin. Esimerkiksi yritykset voivat käyttää generatiivista tekoälyä asiakaspoistumariskin ennustamiseen hyödyntämällä asiakaspalautetta ja muuta laadullista dataa osana analyysiaan. Tämä avaa uusia mahdollisuuksia budjetoinnin tarkentamiseen, sillä organisaatiot voivat tehdä taloudellisia ennusteita aiempaa monipuolisemman ja kattavamman tietopohjan perusteella. Vaikka generatiivinen tekoäly tuo merkittäviä etuja, sen käyttöönottoon liittyy myös kriittisiä haasteita. Amorim & Alves (2024) huomauttavat, että tekoälyn tuottamat analyysit ovat yhtä laadukkaita kuin niiden taustalla oleva data. Epätäydellinen tai vääristynyt syöttödata voi johtaa virheellisiin ennusteisiin, mikä voi aiheuttaa merkittäviä riskejä budjetoinnissa. Lisäksi generatiivinen tekoäly ei aina pysty selittämään, miten se päätyi tiettyyn lopputulokseen, mikä voi heikentää luottamusta sen suosituksiin. Demirbaga (2025) korostaa, että läpinäkyvyyden puute on yksi suurimmista esteistä tekoälyn laajamittaiselle käyttöönotolle taloushallinnossa. Tekoälyn rooli budjetoinnissa ei kuitenkaan rajoitu pelkästään ennusteiden tekemiseen, vaan sen avulla voidaan myös havaita taloudellisia poikkeamia ja varoittaa mahdollisista riskeistä jo ennen niiden realisoitumista. Amorim & Alves (2024) esittävät, että tekoäly voi havaita budjetin poikkeamia reaaliaikaisesti ja tarjota suosituksia niiden korjaamiseksi, mikä tekee budjetointiprosessista dynaamisemman ja reaktiokykyisemmän. Tämä on erityisen tärkeää aloilla, joilla markkinaolosuhteet 38 muuttuvat nopeasti ja joissa taloudellisen joustavuuden merkitys on suuri. Dong ja muut (2024) puolestaan nostavat esiin, että tekoäly voi parantaa yritysten riskienhallintaa, sillä se voi analysoida taloushistoriaa ja havaita toistuvia riskejä, joita ihmisanalyytikot eivät välttämättä huomaa. Samalla kun tekoälyn hyödyt ovat selvät, yritysten on myös otettava huomioon sen mukanaan tuomat sääntely- ja tietoturvahaasteet. Limbasiyan (2023) artikkelin mukaan erityisesti finanssiala on suhtautunut varauksella generatiivisen tekoälyn käyttöönottoon, koska tietoturvaan, sääntelyyn ja datan eettiseen käyttöön liittyvät kysymykset voivat muodostaa merkittäviä esteitä sen hyödyntämiselle. Tämä korostaa sitä, että tekoälyn käyttöönotto budjetoinnissa edellyttää vahvaa strategista hallintaa ja jatkuvaa valvontaa, jotta sen tarjoamat mahdollisuudet voidaan hyödyntää vastuullisesti ja tehokkaasti. Tekoälymarkkinoiden kehitys viittaa siihen, että sen käyttö budjetoinnissa tulee lisääntymään entisestään. Limbasiyan (2023) mukaan MarketResearch.Biz arvioi, että finanssialan tekoälymarkkina kasvaa 28 % vuosittain ja saavuttaa 9,48 miljardin dollarin arvon vuoteen 2032 mennessä. Tämä viittaa siihen, että tekoäly tulee yhä vahvemmin osaksi taloushallinnon päätöksentekoprosesseja. Demirbaga (2025) ehdottaa, että tekoälyn yhdistäminen selitettävään tekoälyyn (XAI) voisi auttaa parantamaan sen käyttökelpoisuutta liiketoimintakriittisissä sovelluksissa tarjoamalla paremman käsityksen tekoälyn tekemistä päätöksistä. Kaiken kaikkiaan tekoälyn, ja erityisesti generatiivisen tekoälyn, käyttöönotto budjetoinnissa tarjoaa yrityksille mahdollisuuden automatisoida manuaalisia prosesseja, tarkentaa ennusteita ja parantaa päätöksenteon laatua. Dong ja muut (2024) ja Amorim & Alves (2024) osoittavat, että tekoälyn avulla voidaan tehdä monimutkaisempia analyysejä, yhdistää useita tietolähteitä ja parantaa päätöksenteon selkeyttä. Sen hyödyntäminen vaatii kuitenkin huolellista suunnittelua, datan laadun varmistamista ja sääntelyhaasteiden huomioimista. Oikein toteutettuna tekoäly voi 39 muuttaa budjetoinnin perinteisestä raportointityökalusta ennakoivaksi, strategiseksi välineeksi, joka tukee liiketoiminnan ketteryyttä ja kilpailukykyä. Koneoppiminen Koneoppiminen on osa tekoälyä, mutta koneoppiminen toimii vain strukturoidulla datalla, kun taas tekoälylle voidaan syöttää myös strukturoimatonta dataa (Nielsen, 2022). Merilehdon (2018, s. 27) mukaan koneoppiminen opettaa tietokoneen käsittelemään tehtäviä ilman ihmisen puuttumista. Se siis käyttää algoritmeja, jotka oppivat käytössä olevasta datasta vähitellen. Merilehdon mukaan koneoppimisen tarkoituksena on havaita malleja ja oppia tekemään ennusteita ja suosituksia käsittelemällä tietoja ja kokemuksia sen sijaan, että vastaanotettaisiin selkeät ohjelmointiohjeet. Algoritmit myös mukautuvat uusiin tietoihin ja kokemuksiin parantaakseen tehokkuutta ajan myötä. Dingin ja muiden (2020) tutkimus osoitti, että koneoppimisen luomat arviot olivat tarkempia kuin johdon luomat arviot taloudellisten raporttien perusteella. Kyseisessä tutkimuksessa tutkittiin vakuutusyritysten vahinkoarvioita. Tutkimuksen mukaan koneoppimisen luomat arviot olivat tarkempia, koska ne voivat käyttää arkistointitietoja johdonmukaisemmin ja systemaattisemmin kuin johtajat. Heidän mukaansa koneoppimisen tuottamat analyysit eivät sisällä subjektiivisia arvioita eivätkä tahallisia tai tahattomia arviointivirheitä, joilla on negatiivinen vaikutus taloudellisen tiedon laatuun. Taloudellisten arvioiden laadun ja luotettavuuden parantaminen lisää taloudellisen tiedon relevanssia ja hyödyllisyyttä. He painottavat, että koneoppimisen tuottama analyysi ei myöskään ole aukoton, sillä se saattaa jättää huomioimatta tulevaisuutta koskevia tietoja, kuten odotetun inflaation tai taloudellisen tilan. Chenin ja muiden (2022) tutkimuksen tulokset taas osoittivat, että data-analytiikan luomaa ennustetta pidetään vähemmän uskottavana kuin ihmisen luomaa ennustetta 40 erityisesti silloin, kun ennusteet kertovat huonoista uutisista. Tämä johtuu siitä, että data-analytiikan kyvyt koetaan vähemmän päteviksi kuin ihmisen kyvyt. Tämä taas rajoittaa datan käyttöä päätöksenteossa, erityisesti negatiivisten ennusteiden kohdalla. Kuitenkin Ding ja muut (2020) osoittavat, että koneoppimisen tuottamia analyyseja voidaan käyttää vertailukohtana johtajien luomiin arvioihin. Tällöin analyysien poikkeamien avulla voitaisiin uudelleen analysoida johtajien arviota ja tehdä korjauksia poikkeamien mukaisesti. Myös Merilehto (2018, s. 43) tuo esiin koneoppimisen hyödyt päätöksenteon tukena monimutkaisissa ongelmissa. Ihminen hahmottaa yrityksen menestykselle olennaisia asioita, joista ei välttämättä ole käytössä dataa, kun taas kone ottaa huomioon rutiinit ja varmistaa, että olemassa olevaa dataa käytetään päätöksenteossa. Näin päätöksenteon tueksi saadaan ajankohtaista tietoa, joka auttaa yrityksiä saavuttamaan tavoitteet kilpailijoita nopeammin ja parantamaan markkina-asemaa. Merilehdon (2018, s. 32) mukaan koneoppiminen on yksi yrityksen väline kilpailuedun saavuttamisessa. Mikäli yritys kykenee hyödyntämään koneoppimisen malleja, on sillä mahdollisuus ennustaa tulevia muutoksia niin hyvin, että se pystyy reagoimaan muutoksiin nopeasti. Koneoppimisen malleja tulee päivittää uudella datalla jatkuvasti, jotta yrityksellä on käytössään tuoreimmat ennusteet. Tuore data olennaisista lähteistä mahdollistaa tarkat ennusteet, joiden mukaan voidaan toimia nopeasti epävarmassa ympäristössä. Kaarlejärven (2018, s. 206) mukaan koneoppimisen suurin hyöty saadaan, kun ennusteen laadinnan apuna voidaan käyttää talouslukuihin vaikuttavaa muuta dataa, kuten tilauskantaa, nettisivujen kävijämääriä tai sääennusteita. Kaarlejärven (2018, s. 203) mukaan monesti todetaan, että budjetti on jo vanhentunut tilikauden alkaessa, jonka vuoksi ajantasainen ennustaminen on yritykselle tärkeämpää kuin vuosibudjetin laatiminen. Koneoppimisen avulla ennusteprosessia voidaan kehittää niin, että ennusteet ovat jatkuvasti ajan tasalla mahdollisimman automaattisesti ja pienellä manuaalisella työllä. Hänen (2018, s. 206) mukaansa pk- sektorissa hyödynnetään eniten Exceliä budjetoinnin ja ennustamisen välineenä. Excel 41 on erittäin joustava työkalu, mutta se luo yritykselle samalla riskin, sillä muutoksia ei pystytä dokumentoimaan monen ihmisen käsitellessä budjettia. Hänen mukaansa modernien budjetointi- ja ennustejärjestelmien avulla saadaan läpinäkyvyyttä ennusteprosessin etenemiseen ja laskeminen on varmempaa järjestelmän avulla kuin Exceliin syötetyillä kaavoilla. Modernin järjestelmän käyttö mahdollistaa myös automaation hyödyntämisen perus- ja toteumatietojen päivittämisessä. Big Data Big Datalla tarkoitetaan suurta määrää dataa, joka ylittää perinteisten datanhallintaohjelmistojen ja -työkalujen käsittelykapasiteetin, jonka vuoksi sitä kutsutaan myös massiiviseksi dataksi (Zhao ja muut, 2020). Zhaon ja muiden (2020) mukaan Big Datan hyötynä ei ole itse suuri tietojoukko, vaan datan tehokas standardointi datan arvon lisäämiseksi. Big Datan käsittely vaatii ensiksi alustan, joka voi kerätä strukturoitua ja strukturoimatonta dataa, toiseksi tarvitaan analysointiohjelmisto, joka voi louhia ja analysoida syvällistä tietoa sekä kolmanneksi tulisi olla ammattilaisia, jotka pystyvät hyödyntämään ja hallitsemaan näitä tietoja. Marrin (2015, s. 12–13) mukaan Big Dataa voidaan hyödyntää eri toimialoilla monilla eri tavoilla. Esimerkiksi verkkokaupat voivat kerätä tietoa asiakkaidensa kulutustottumuksista, täyttääkseen heidän muuttuvat tarpeensa, tuotanto voi valvoa tuotteiden säilytysympäristöjä määrittääkseen optimaalisimmat olosuhteet ja kansainväliset yritykset voivat kerätä ja analysoida tietoja eri toimipaikoista tutkiakseen pieniä poikkeamia tai ymmärtääkseen tuloksia eri maiden välillä. Zhao ja muut (2020) tutkivat miten ja millä tavalla budjetti voidaan luoda hyödyntäen Big Dataa. Heidän mukaansa nykyisessä perinteisessä budjetoinnissa tiedot perustuvat enimmäkseen yrityksen sisäisiin tietoihin, jotka taloushallinto kerää yksin. Tehokkaan tiedonjakoalustan puuttuessa, kaikkien eri osastojen tiedot joudutaan keräämään manuaalisesti, joka tekee prosessista hitaan ja epätarkan. Tutkimuksen mukaan Big 42 Datan avulla voidaan rakentaa budjetinhallinnan tietoalusta, joka mahdollistaa moniulotteisen tietojenkäsittelyn, tarkemman taloussuunnittelun sekä datan hyödyntämisen edelleen tulevaisuudessa. Prosessi parantaa jatkuvasti yrityksen kykyä hallita budjetointia. Fehrenbacherin ja muiden (2023) tutkimus täydentää tätä näkökulmaa tuomalla esiin, kuinka ennakoivat analytiikkatyökalut voivat vaikuttaa johtajien päätöksentekoon. He tarkastelevat, miten ennakoivat analytiikkatyökalut, jotka hyödyntävät sosiaalisen median dataa ja perinteistä laskentadataa, vaikuttavat ennusteiden käyttöön. Heidän tutkimuksensa tulokset osoittavat, että sosiaalisen median datan käyttö voi vähentää ennusteiden luotettavuutta erityisesti silloin, kun trendi ennustaa negatiivista poikkeamaa aikaisempiin positiivisiin kehityskulkuihin nähden. Tämä johtuu sosiaalisen median datan luonteeseen liittyvästä monimutkaisuudesta ja epävarmuudesta. Fehrenbacherin ja muiden (2023) tutkimus tuo esiin, kuinka datan tyyppi ja trendin johdonmukaisuus yhdessä vaikuttavat johtajien valmiuteen käyttää ennusteita operatiivisen suunnittelun tukena. Tämä tutkimus osoittaa, että Big Datan hyödyntäminen budjetoinnissa ja ennustamisessa vaatii johtajilta erityistä mukautumista ja luottamusta tiedonlähteeseen, erityisesti silloin, kun käytettävä data poikkeaa perinteisistä rakenteellisista tietolähteistä. Al-Htaybat ja von Alberti-Alhtaybat (2017) tutkimuksen mukaan Big Data tarjoaa yrityksen taloudelliseen raportointiin uuden lähestymistavan ajoituksen ja tarkkuuden suhteen. Oletuksien sijaan yritykset voivat raportoida todellisia arvoja reaaliajassa ja eri osastot voivat kerätä raaka datasta tarvitsemansa oleelliset tiedot. Heidän mukaansa Big Datan hyödyntäminen tuo lisäarvoa raportointiin, sillä yritykset voivat luoda oikea-aikaisia ja uudenlaisia raportteja. Sen avulla voidaan esimerkiksi raportoida yksityiskohtaisempia tapahtumia tai tehdä räätälöityjä raportteja eri ryhmille eri tarkoituksiin. Lisäksi heidän mukaansa Big Data -analytiikka mahdollista nopeasti muuttuvan suuren datamäärän analysoinnin ja tunnistaa ympäristön muutokset kerätyn datan avulla. Analytiikan avulla voidaan myös tunnistaa poikkeamat 43 datan epäjohdonmukaisuuksista ja näin havaita mahdollisia riskejä ja tehdä toimenpiteitä niiden mukaisesti (Woerner & Wixom, 2015). 3.3 Taloudellisten kriisien ja digitalisaation vaikutus budjetointiin Aiemmat tutkimukset ovat tuottaneet eriäviä tuloksia siitä, miten kriisit vaikuttavat budjetointiin: osa tutkimuksista, kuten Collins ja muut (1997) sekä Kattan ja muut (2007), osoittavat budjetoinnin merkityksen vähenevän epävakaassa ympäristössä, kun taas toiset tutkimukset, kuten Lorain ja muut (2015) ja Becker ja muut (2016), korostavat budjetoinnin tärkeyttä myös kriisin aikana. Digitalisaation tuomat uudet ennustamisen/budjetoinnin työkalut ovat tarjonneet keinoja vastata kriisin aiheuttamaan epävarmuuteen. Esimerkiksi Endenichin (2014) ja Ittnerin ja Michelsin (2017) tutkimukset osoittavat, että budjetoinnin automatisaatio ja datan hyödyntäminen sekä riskien systemaattinen huomiointi ennusteissa parantavat budjetoinnin laatua ja ennustetarkkuutta. Myös Bruggen ja muiden (2021) tutkimus korostaa ennustamisen läpinäkyvyyden lisäämisen hyötyjä budjetointiprosessien parantamisessa. Collins ja muut (1997) tutkivat Latinalaisessa Amerikassa vallinnutta poliittista ja taloudellista kriisiä 1990-luvulla ja sen vaikutuksia yrityksen strategiaan sekä budjetointiin. Heidän tuloksensa osoittivat, että mitä korkeampi on ympäristön epävakaus, sitä vähemmän perinteistä laskentatoimen informaatiota käytetään suorituskyvyn arvioinnissa. He arvioivat, että suuri kriisi vähentää budjetointijärjestelmän hyödyllisyyttä. Samankaltaisia tuloksia antoi Kattanin ja muiden (2007) tutkimus, jossa käsiteltiin luottamusta johdon ohjausjärjestelmiin yhden palestiinalaisen yrityksen näkökulmasta. Yritystä tutkittiin monen vuoden ajan ja huomattiin, että epävarmoina aikoina budjetointia painotettiin vähemmän. Yrityksellä ei myöskään ollut tukenaan selkeitä toimintatapoja ja menetelmiä. 44 Collinsin ja muiden (1997) sekä Kattanin ja muiden (2007) tutkimuksissa epävakaa aika sijoittui 1990-luvulle, joka mahdollisesti vaikutti tutkimuksien tuloksiin. 1990-luvulla tekniikka ja järjestelmät eivät olleet yhtä kehittyneellä tasolla kuin 2020-luvulla, joka saattoi vaikuttaa budjetointijärjestelmän hyödyntämisen mahdollisuuksiin. Tekniikan kehittymisen myötä johdon ohjausjärjestelmistä saadaan enemmän irti informaatiota ja niitä voidaan hyödyntää joustavammin. Endenichin (2014) tutkimuksessa finanssikriisin jälkeen yritykset pyrkivät automatisoimaan budjetointiprosessiaan sekä hyödyntämään tehokkaammin ohjelmistoratkaisuja, jotta budjetointiprosessista saataisiin nopeampi ja yksinkertaisempi riskeeraamatta budjetin yksityiskohtaisuutta. Näin budjettia pystyttäisiin hyödyntämään tehokkaammin taloudellisen kriisin aiheuttamassa epävakaassa ja yllätyksellisessä tilanteessa. Myös Gallo ja muut (2024) havaitsivat että, datan intensiivinen käyttö voi parantaa reaktiokykyä odottamattomiin muutoksiin, vaikka ennusteiden tarkkuus kokonaisuudessaan olisi heikompi. Heidän mukaansa yritykset, joilla on paljon dataa käytettävänä, tekivät liian tarkkoja ennusteita, jotka mukailivat yrityksen muita tehtaita eivätkä ottaneet huomioon paikallista tietoa. Dataintensiivisyys voi kuitenkin auttaa yrityksiä sopeutumaan nopeasti äkillisiin muutoksiin. Ennusteiden onnistumisen keskiössä on se, miten yritykset oppivat käsittelemään dataa ja hyödyntämään sitä tarkoituksenmukaisesti. Gallo ja muut (2024) huomasivat, että ajan myötä ennustetarkkuus parani, mikä viittaa siihen, että johdon koulutus, kokemus ja osaaminen ovat tärkeitä tekijöitä ennustamisen laadun parantamisessa. Ennusteiden laatu epävakaissa markkinaolosuhteissa parani myös Huttonin ja muiden (2012) tutkimuksessa, kun ennusteen tekivät ulkopuoliset analyytikot eivätkä yrityksen sisäinen johto. He havaitsivat, että analyytikoiden ennusteet olivat tarkempia, kun yrityksen tulos liikkui samassa suunnassa makrotaloudellisten ilmiöiden, kuten BKT:n tai energiahintojen nousun/laskun kanssa. Tämä perustui siihen, että analyytikot pystyivät tekemään ennusteita objektiivisemmin ja perustuen laajempiin markkinatietoihin, kun taas johdon ennusteisiin saattoi vaikuttaa liiallinen optimismi. 45 Tämä tutkimus on linjassa Gallon ja muiden (2024) tutkimuksen kanssa, sillä ennusteiden lähteellä on suuri merkitys ennusteen onnistumiseen varsinkin epävakaassa ympäristössä. Big Datan tai ulkopuolisten analyytikoiden avulla voidaan ottaa paremmin huomioon makrotaloudelliset muutokset ja näin tehdä parempia ennusteita. Fildesin ja muiden (2009) tutkimus tutki kysynnän ennustamista toimitusketjussa, jossa käytetään yhdistelmää tietokoneavusteisista tilastollisista ennusteista ja johtajien tekemistä harkinnanvaraisista muutoksista. Tutkimuksessa analysoitiin yli 60 000 ennustetta neljästä toimitusketjuyrityksestä ja havaittiin, että johtajien suuret harkinnanvaraiset muutokset paransivat ennustetarkkuutta, kun taas pienemmät muutokset usein heikensivät sitä. Tutkimus painotti, että optimistiset ennustemuutokset olivat vähemmän tarkkoja kuin negatiiviset, mikä osoitti johdon yleistä taipumusta yliarvioida ennusteita. Suuremmat muutokset olivat usein tehokkaampia, koska ne perustuivat luotettavampaan tietoon erityistapahtumista, kun taas pienet muutokset olivat usein tarpeettomia ja perustuivat virheellisiin arvioihin. Myös Bruggen ja muiden (2021) tutkimus tarkasteli ennustetarkkuutta ja havaitsi, että eriytetty ennustejärjestelmä, jossa kysynnän ennusteet jaetaan eri lähteisiin, parantaa ennustetarkkuutta ja varastonhallintaa ilman, että tuotantosuunnitelmien muutokset lisääntyvät. Lisäksi positiivinen ennustevääristymä väheni erityisesti tuotteissa, joiden tuotantoresurssit eivät olleet niukkoja. Tämä tutkimus tarjoaa ratkaisun Huttonin ja muiden (2012) sekä Fildesin ja muiden (2009) esiin nostamiin ongelmiin, joissa johtajien liiallinen optimistisuus heikentää ennustetarkkuutta. Bruggen ja muiden (2021) tutkimus osoittaa, että ennustetarkkuutta voidaan parantaa digitaalisten ratkaisujen avulla ja ennustamisen läpinäkyvyyden lisääminen voi vähentää ennustevääristymiä. Tämä tukee erityisesti yritysten budjetointia kriisitilanteissa, joissa tarkkuus ja sopeutumiskyky ovat elintärkeitä. 46 Majerison ja Kim (2022) pohtivat tutkimuksessaan, että markkinaolosuhteen muutos voi laukaista myös tarpeen uudelle laskentatoimen informaatiolle. Finanssikriisin jälkeen kreikkalaisissa yrityksissä painotettiin erilaisia laskentatapoja kuten toimintoperusteista kustannuslaskentaa sekä erilaisia taloudellisia ja ei-taloudellisia mittareita (Pavlatos & Kostakis, 2015). Pavlatos ja Kostakis (2015) korostivat, että epävarmassa ympäristössä yritykset pyrkivät etsimään merkityksellisempää informaatiota suunnittelun ja päätöksenteon avuksi. Heidän sekä Majerisonin ja Kimin (2022) tutkimuksen perusteella voidaan olettaa, että talouskriisit lisäävät taloudellisen ja ei-taloudellisen informaation tarvetta. Yritykset voivat kehittää aikaisempia menetelmiään tehokkaammiksi tai ottaa käyttöön täysin uusia menetelmiä. Goretzkin ja Messnerin (2016) tutkimus tukee tätä näkemystä tarkastelemalla, miten yritykset koordinoivat toimintaansa epävarmassa ympäristössä. Heidän tutkimuksensa keskittyy siihen, miten kollektiivisen merkityksen luominen eli ”sensemaking” auttaa yrityksiä luomaan yhteisen ymmärryksen tulevasta ja näin tehostamaan päätöksentekoa ja toimintojen yhteensovittamista. Goretzki ja Messner (2016) tarkastelevat erityisesti suunnittelukokouksia, joissa käytetään erilaisia laskentainformaation muotoja, kuten ennusteita ja budjetteja, yhteisen näkemyksen muodostamiseksi tulevasta. He tuovat myös esiin, miten organisaatioiden hierarkkiset vastuuvelvollisuudet voivat vaikeuttaa yhteisen näkemyksen saavuttamista, mutta samalla tällaiset kokoukset voivat auttaa kehittämään joustavampia ja dynaamisempia tapoja toimia epävarmuuden keskellä. Tämä tutkimus tarjoaa konkreettisen esimerkin siitä, miten yritykset eivät ainoastaan kehitä laskentatoimen menetelmiään vaan myös hyödyntävät kollektiivista vuorovaikutusta ja yhteistyötä parantaakseen päätöksentekoa ja sopeutuakseen epävarmuuteen. Budjetoinnin hylkäämisen sijaan, budjetointiprosessia on pyritty parantamaan, jotta se vastaisi paremmin epävarmaan ympäristöön. Esimerkiksi Sandalgaard (2012) ehdottaa, että budjetointiprosessia voitaisiin täydentää rullaavilla ennusteilla. Rullaava budjetointi ja perinteinen budjetointi nähdään ennemminkin täydentävinä 47 menetelminä eikä kilpailevina (Ekholm & Wallin, 2011). Myös Hansenin ja muiden (2003) sekä Beckerin ja muiden (2016) tutkimukset esittävät, että budjetoinnista luopumisen sijaan, prosessia tulisi kehittää paremmaksi ja rinnalle ottaa tukevia menetelmiä. Tutkimuksissa ehdotettiin, että suunnitelmia voitaisiin päivittää useammin, käyttää rullaavia budjetteja sekä hyödyntää suhteellisia suoritusmittareita kiinteiden budjettimittareiden sijasta. Bukhin ja muiden (2024) tuore tapaustutkimus on linjassa näiden aikaisempien tutkimusten kanssa, sillä sen mukaan pankki luopui budjetista kokonaan, mutta palasi käyttämään budjetoinnin ja ennustamisen yhteismallia. Budjetit otettiin uudelleen käyttöön varmuuden ja kustannusten hallinnan takaamiseksi ja ennusteet pysyivät olennaisina tulojen suunnittelun ja valvonnan kannalta. Tämä osoittaa, että budjetoinnin ja ennustamisen yhteiskäyttö voi olla tehokkaampaa kuin pelkkä budjetoinnista luopuminen. Heidän mukaansa budjettien ja ennusteiden välinen suhde kehittyy dynaamisesti, ja ennusteet toimivat budjetin kanssa täydentävinä elementteinä, jolloin ennustaminen tukee budjettien luotettavuutta ja reagointikykyä muuttuvissa olosuhteissa. Lorain ja muut (2015) tutkivat finanssikriisin vaikutuksia espanjalaisten yritysten budjetointikäytännöissä. Tulokset osoittivat, että yli 97 % yrityksistä hyödynsivät edelleen budjetointia ja pitivät sitä tärkeänä ohjausmenetelmänä finanssikriisin jälkeenkin. Organisaatiot pyrkivät kuitenkin mukauttamaan budjetointikäytäntöjään. Osa yrityksistä suunnitteli prosessinsa kokonaan uudelleen ja osa lisäsi budjettitarkastusten tiheyttä. 40 % organisaatioista teki kuukausittaisia tarkastuksia, joiden avulla pystyttiin jatkuvasti seuraamaan suoritusta ja toimintasuunnitelman toteutumista. Lisäksi yritykset painottivat resurssien seuraamista, sillä he kokivat, että epävarmassa tilanteessa budjetoitu tavoite saavutetaan vain keskittymällä kustannusrakenteeseen. Joustavuutta lisättiin tavoitteiden muokkaamismahdollisuudella. Yritykset pyrkivät siis sopeuttamaan käytäntöjään epävakaaseen tilanteeseen ja luomaan prosessistaan joustavamman. 48 Gutnun (2022) tutkimuksen tulokset olivat samankaltaisia Lorainin ja muiden (2015) tutkimuksen kanssa. Gutnun (2022) tutkimus tutki yhden turkkilaisen yrityksen budjetointikäytäntöjen muuttumista koronapandemian seurauksena. Yritys koki budjetoinnin erittäin haastavaksi epävakaan ja arvaamattoman tilanteen takia. He lisäsivät budjettitarkastusten tiheyttä ja seurasivat tavoitteiden toteutumista kuukausittain. Joustavuuden lisääminen auttoi tulevaisuuden ennustamisessa. Budjetoinnin joustavuuden lisäämistä taloudellisessa kriisissä korosti myös Endenichin (2014) tutkimus. Tutkimus ehdottaa, että taloudellisessa kriisissä jäykät budjetointirutiinit tulisi hylätä ja ottaa käyttöön joustavat budjettitarkistukset sekä lyhyemmän aikavälin suunnitelmat. Tutkituissa yrityksissä budjeteista oli tullut osa jokapäiväistä liiketoimintaa sen sijaan, että niitä tarkasteltaisiin vain loppuvuosittain. Myös Rikhardssonin ja muiden (2021) tutkimuksesta selvisi, että islantilaiset pankit korostivat lyhyemmän aikavälin suunnittelua pitkän aikavälin sijasta, sillä finanssikriisin jälkeen pankkien selviytyminen oli epävarmaa ja keskittyminen oli kriisin välittömien vaikutusten torjumisessa. Pitkän aikavälin suunnittelun merkitys kasvoi, kun liiketoiminta palasi normaalimpiin olosuhteisiin. Becker ja muut (2016) tutkivat finanssikriisin vaikutusta yrityksen riippuvuuteen budjetista ja tuloksista kävi ilmi, että budjetointia painotettiin suunnittelun ja resurssien allokoinnin apuna, kun taas suorituksen arvioinnissa budjetoinnin rooli jäi vähemmälle. Tutkimuksesta selvisi, että yritykset joutuivat luomaan budjetit kokonaan tai osakseen uudelleen finanssikriisin alkaessa, jotta ne vastasivat todellisuutta. Budjetit luotiin uudelleen nopeammin ja kevyemmin ylhäältä alas -suuntautuneella menetelmällä. Ne yritykset, jotka eivät olleet vielä ehtineet käynnistämään budjetointiprosessiaan, lykkäsivät sen tekemistä, jotta suunnitelmasta saataisiin tarkempi. Yritykset loivat erilaisia skenaarioita suunnittelun tueksi, jotta tarvittavat muutokset olisivat tarpeeksi nopeita ja tehokkaita. Skenaarioanalyyseihin liittyen, Ittner ja Michels (2017) osoittivat, että yritykset, jotka integroivat riskeihin liittyvää tietoa ennustamis- ja suunnitteluprosesseihinsa (RBFP), 49 tekevät tarkempia tulosennusteita. Tarkastellessaan yksittäisiä RBFP-käytäntöjä, he havaitsivat, että kehittyneiden kvantitatiivisten menetelmien käyttö riskianalyysissä johti pienempiin tulosennustevirheisiin. Todennäköisyysjakaumien käyttö sisäisessä ennustamisessa vähensi myös virheitä, mutta samalla kasvatti ennusteiden leveyksiä. Tämä viittaa siihen, että yritykset, jotka käyttivät todennäköisyysjakaumia, huomioivat ennusteissaan laajemman joukon riskejä. Riskiperusteisilla ennustamis- ja suunnittelukäytännöillä pyritään auttamaan yrityksiä selviämään yhä epävakaammassa ympäristössä eli tutkimus osoittaa, että riskien systemaattinen huomiointi voi parantaa budjetoinnin ja taloudellisen suunnittelun laatua. Bedford ja muut (2022) ottivat hieman erilaisen lähestymistavan johdon ohjausjärjestelmien muutoksen tutkimiseen, sillä he tutkivat kriisin aiheuttamia käyttäytymisvaikutuksia hollantilaisissa yrityksissä. Tutkimus osoitti, että yritykset tiukentavat budjettikontrolliaan vastatakseen koronapandemian negatiiviiseen vaikutukseen. Mikäli kriisin vaikutus yritykseen olisi positiivinen, yritykset vähentäisivät budjettikontrolliaan. Myös Becker ja muut (2016) korostivat tutkimuksessaan tiukempaa budjettikontrollia, sillä resursseja jouduttiin kohdentamaan entistä tarkemmin finanssikriisin aikana. Heidän tutkimuksensa mukaan pääomamenot luokiteltiin joko pakollisiksi tai valinnaisiksi ja ne pyrittiin siirtämään tuleville jaksoille. Lisäksi omaisuuden liisaamista suosittiin ostamisen sijasta. Tutkimuksen yritykset pyrkivät myös laskemaan kaikenlaisten investointien ja kulujen odotetun tuoton, mukaan lukien niiden, jotka ennen kriisiä olivat vain strategisesti perusteltuja. Tämän lisäksi kulutuslupia tiukennettiin ja myös pienien summien osalta tuli pyytää kulutuslupaa ylemmältä taholta. Resurssien kohdentamisesta päätettiin kahdesti eli ensimmäisen kerran budjettia tehdessä ja toisen kerran menon syntyessä. Beckerin ja muiden (2016) mukaan epävakaassa ympäristössä budjetti ei tarjoa hyvää mittaria suorituksen arvioinnille, sillä realistisia tavoitteita on vaikea määritellä. Budjetin sijasta käyttöön otettiin muita mittareita, kuten ennusteita, laadullisia mittareita sekä toiminnan tehokkuuden mittareita arvioimaan työntekijöiden 50 suoriutumista. Myös Rikhardssonin ja muiden (2021) mukaan ei-taloudellisia mittareita, kuten vaatimustenmukaisuusmittauksia, palvelun laatua ja työntekijöiden tyytyväisyyttä käytettiin enemmän organisaation suorituksen arvioinnissa finanssikriisin jälkeen. Nämä mittarit otettiin osaksi päivittäistä johtamista ja niitä käytettiin apuna työntekijöiden ohjaamiseen ja motivoimiseen kohti organisaatioiden tavoitteita. Beckerin ja muiden (2016) mukaan bonukset kohdennettiin koko liiketoimintayksikölle ja johtajat hyväksyivät sen, että yksilöllinen palkitseminen jätettiin sivuun. Samankaltaisia ratkaisuja tehtiin Rikhardssonin ja muiden (2021) tutkimuksessa, kun osa organisaatioista hylkäsi bonusjärjestelmän tai loi siitä suppeamman finanssikriisin aikana. Bonukset olivat tiukemmin sidottuja ei- taloudellisiin mittareihin. Edellä mainituista tutkimuksista eroten, Rikhardssonin ja muiden (2021) tutkimuksessa organisaatiot (pankit) tekivät hyvin vähän muutoksia budjetointiprosessiinsa verrattuna ennen ja jälkeen finanssikriisin. Budjettia pidettiin kuitenkin erittäin tärkeänä läpi kriisin. Osa pankeista arvioi, että suurin muutos tapahtui heidän suhtautumisessaan budjettiin. Budjetoitujen lukujen ja todellisten lukujen arvioinnin sijaan he keskittyivät arvioimaan suoritustaan verrattuna muihin pankkeihin, sillä se antaisi paremman ja todenmukaisemman kuvan pankin suoriutumisesta. Seuraavaan taulukkoon on vielä koottu yhteenvetona keskeisimpiä tutkimuksia aiheesta. Tutkimuksissa on käsitelty budjetoinnin roolin muutosta taloudellisessa kriisissä hieman eri näkökulmista ja eri ajanjaksoilla. Taulukko 1. Yhteenveto keskeisimmistä tutkimuksista. Tekijät (vuosi) Otsikko Tavoite Menetelmä/aineis to Keskeiset tutkimustulokset 51 Becker, Mahlend orf, Schäffer, Thaten (2016) Budgeting in Times of Economic Crisis Tarkastelee, miten taloudellisen ympäristön suuret muutokset (finanssikriisi) vaikuttavat yritysten riippuvuuteen budjeteista. Kvantitatiivinen tutkimus, jonka aineisto kerätty kyselylomakkeilla, arkistotiedoilla ja paneelihaastattelu illa. Budjetoinnin rooli nousi tärkeämmäksi suunnittelussa ja resurssien allokoinnissa, mutta vähentyi suorituskyvyn arvioinnissa. Bedford, Roland & Widener (2022) Budgeting and employee stress in times of crisis: evidence from the Covid-19 pandemic Tarkoituksena selvittää, millaisia muutoksia johdon ohjauskäytännöissä tehdään kriisin seurauksena ja miten ne vaikuttavat henkilöstön käyttäytymiseen. Kvantitatiivinen kyselytutkimus. Yritykset tiukentavat budjettikontrollia an kriisin seurauksena. Tämä taas vaikuttaa positiivisesti henkilöstön emotionaaliseen uupumukseen. Brüggen, Grabner & Sedatole (2021) The Folly of Forecasting: The Effects of a Disaggregate d Demand Forecasting System on Forecast Error, Forecast Positive Bias, and Inventory Levels Selvittää, miten hajautettu kysyntäennustejärjes telmä vaikuttaa ennustevirheisiin, positiivisiin ennustevääristymiin ja varastotasoihin valmistavassa organisaatiossa. Kvantitatiivinen tutkimus, joka analysoi maatalouskemian yrityksen kysyntäennusteita, varastotasoja ja tuotantosuunnitel mia ennen ja jälkeen hajautetun ennustejärjestelm än käyttöönoton. Hajautettu ennustejärjestelm ä vähensi ennustevääristym iä, paransi varastonhallintaa ja tuotantosuunnitel mien tarkkuutta sekä lisäsi organisaation joustavuutta kysynnän vaihteluihin. Bukh, Ringgaard , & Sandalgaa rd (2024) Moving beyond Beyond Budgeting: A Case Study of the Dynamic Interrelations hips between Budgets and Forecasts Tutkia, miten organisaatiot ottavat perinteisen budjetoinnin uudelleen käyttöön Beyond Budgeting - mallin jälkeen ja miten budjettien ja ennusteiden välinen suhde kehittyy. Tapaustutkimus pohjoismaisesta pankista hyödyntäen haastatteluja ja dokumenttianalyy siä. Budjetit ja ennusteet voivat toimia toisiaan täydentävinä välineinä suunnittelussa ja ohjauksessa. Beyond B