VAASAN YLIOPISTO  

TEKNILLINEN TIEDEKUNTA  

TIETOTEKNIIKKA 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Tanja Rautio  

TALOUSHALLINTO-OHJELMAN VAIHTOPROSESSI,  

CASE ALFA OY 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Tietotekniikan  

Pro gradu tutkielma  

 

 

 

 

VAASA 2017 



 1 

SISÄLLYSLUETTELO       sivu 
 

1 JOHDANTO 6 

1.1 Tutkimuksen rajaukset ja tavoitteet 8 

1.2 Tutkimusmenetelmät ja teoreettinen viitekehys 9 

1.3 Aikaisempia tutkimuksia 9 

 

2 SÄHKÖINEN TALOUSHALLINTO 11 

2.1 Sähköisen taloushallinnon käsite 13 

2.2 Sähköisen taloushallinnon hyödyt 14 

2.3 Sähköisen taloushallinnon haasteet 15 

2.4 Sähköinen arkistointi 17 

2.5 Taloushallinnon ja työntekijöiden roolien muutos 19 

2.6 Taloushallinnon prosessit 20 

 

3 TALOUSHALLINTO OHJELMAN HANKINTAPROSESSI 24 

3.1 Tarvekartoitus 24 

3.2 Ohjelmistotarjonnan kartoitus 24 

3.3 Tarjouspyyntöjen tekeminen 25 

3.4 Ohjelmistojen analysointi 25 

3.5 Ohjelmiston valinta 26 

3.6 Sopimuksen tekeminen 27 

3.7 Käyttöönotto 27 

3.8 Ylläpito ja päivitykset 28 

 

4 PROSESSIEN KEHITTÄMINEN 29 

4.1 Prosessin määritelmä 30 

4.2 Prosessin kehittämisen vaiheet 32 

  4.2.1 Kehitystarpeiden analysointi ja hankearviointi 33 

  4.2.2 Nykytilanteen analyysi 33 

  4.2.3 Tavoitetilan suunnittelu 34 



 2 

  4.2.4 Projektin käynnistäminen ja toteutus 36 

 

5 TALOUSHALLINTOPROSESSIN KEHITTÄMINEN CASE YRITYKSESSÄ 39 

5.1 Case Yritys 39 

5.2 Case yrityksen taloushallinnon kehitystarpeiden analysointi ja 40 

      hankearviointi 40 

5.3 Case yrityksen taloushallintoprosessin nykytila 41 

  5.3.1 Prosessikuvaus 41 

  5.3.2 Toimintoanalyysi 44 

5.4 Case yrityksen taloushallintoprosessin tavoitetila 45 

 

6 VAIHTOPROSESSIN LÄPIVIENTI 50 

6.1 Verkkolaskuoperaattori ja käytettävä standardi 51 

6.2 Toimittajien tiedottaminen 52 

6.3 Uuden ohjelman käyttöönotto 52 

 

7 JOHTOPÄÄTÖKSET JA YHTEENVETO 56 

 

LÄHDELUETTELO 64 

  

LIITE              68 



 3 

KUVALUETTELO      sivu  

 

Kuva 1. Taloushallinnon kehitysprojektin vaiheet      32 

Kuva 2. Yrityksen paperimuotoisen ostolaskuprosessin nykytila     42 

Kuva 3. Yrityksen ostolaskuprosessin nykytila verkkolaskujen osalta    43 

Kuva 4. Yrityksen paperimuotoisen ostolaskuprosessin tavoitetila      46 

Kuva 5. Yrityksen ostolaskuprosessin tavoitetila verkkolaskujen osalta    47 

 

TAULUKKOLUETTELO     sivu  

 

Taulukko 1. Yrityksen toimintoanalyysi ennen ohjelmiston vaihtoa     44 

Taulukko 2. Yrityksen toimintoanalyysi ohjelmiston vaihdon jälkeen    55 

Taulukko 3. Yhteenveto ohjelmiston hankintaprosessista ja taloushallintoprosessin  

                     kehittämisestä          62 

 

 



 4 

 

VAASAN YLIOPISTO 

Teknillinen tiedekunta  
Tekijä:  Tanja Rautio  

Tutkielman nimi:  Taloushallinto-ohjelman vaihtoprosessi, 

Case Alfa Oy 

Ohjaajan nimi:  Tero Vartiainen 

Tutkinto:  Kauppatieteiden maisteri 

Oppiaine:  Tietotekniikka  

Opintojen aloitusvuosi:  2014  

Tutkielman valmistumisvuosi:  2017   Sivumäärä: 69 

 

TIIVISTELMÄ:  

 

Tämä tutkimus on pitkittäistutkimus ja se käsittelee taloushallinto-ohjelman 

vaihtoprosessia case yrityksessä, jossa tutkimuksen kirjoittaja työskenteli 

vaihtoprosessin aikana. Tutkimus on kvalitatiivisella tutkimusotteella tehty, 

toimintatutkimuksen keinoin toteutettu tapaustutkimus. Sen avulla on kuvattu case 

yrityksen taloushallintoprosessin nykytila sekä sen sähköistämisellä haluttu tavoitetila. 

Tutkimuksella haluttiin vastata kysymyksiin, mitä taloushallinnon sähköistäminen tulee 

pk-yritykseltä vaatimaan, minkälaisia kustannussäästöjä sillä voidaan yksittäisen 

palveluntarjoajan tarjouksen perusteella saavuttaa sekä mitä hyötyjä ja mahdollisia 

haittoja siitä seuraa. Lisäksi tutkimuksessa pohditaan, mitä muita mahdollisia jatkossa 

toteuttavia kehityskohteita case yrityksen taloushallinnon prosesseissa on, joita voitaisiin 

vielä kehittää, jotta digitaalinen taloushallinto voisi toteutua vieläkin kattavammin. 

Tutkimuksen tavoitteena on luoda viitekehys taloushallinto-ohjelmiston valinnan tueksi 

myös muille pk-yrityksille ja näin auttaa suomalaisten laskentatoimen ammattilaisten 

taloushallinto-ohjelmiston vaihtoprosessia. 

 

Tutkimus toteutettiin tutustumalla sähköiseen taloushallintoon ja liiketoimintaprosessien 

kehittämiseen liittyvään teoriaan sekä aiheesta tehtyihin tutkimuksiin ja 

tapaustutkimuksiin. Sisällönanalysointia suoritettiin prosessin kulkuun liittyvien 

sähköpostien osalta, jota käytiin ohjelmiston toimittajan ja projektista vastaavan 

työntekijän välillä. Myös tutkimuksen kirjoittajan omaa osallistuvaa havainnointia 

hyödynnettiin muistioiden muodossa.  
 

Tutkimuksen tulokset ovat yhteneväisiä aiemmista tapaustutkimuksista saatujen tulosten 

kanssa ja taloushallinnon kehitysprojekti noudatti pitkälti teoreettisen viitekehyksen 

luomaa mallia. Tutkimuksessa päästiin haluttuihin tavoitteisiin ja tutkimuksen 

perusteella voidaan sähköiseen taloushallintoon siirtymistä suositella kaikille pk-

yrityksille. Vaikka taloushallinto-ohjelman vaihtoprosessin alkuvaihe vaatii paljon 

ajallisia resursseja ja työtä, on sähköinen taloushallinto nykyaikaa ja siirtymässä yhä 

enenevämmässä määrin kohti täysimääräistä digitalisoitumista.  

 

AVAINSANAT: sähköinen taloushallinto, liiketoimintaprosessien kehittäminen,  

pienet ja keskisuuret yritykset 



 5 

 ______________________________________________________________________                                                                                                                           

UNIVERSITY OF VAASA  

Faculty of technology  
Author:  Tanja Rautio 

Topic of the Master’s Thesis:  Implementing an electronic financial  

 administration process at case company 

Instructor:  Tero Vartiainen  

Degree:  Master of Science in Economics and  

Business Administration  

Major Subject:  Computer Science  

Year of Entering the University:  2014  

Year of Completing the Master’s Thesis:  2017    Pages: 69 

 

ABSTRACT:  
 

This Master’s Thesis is about implementing an electronic accounting information system 

at case company. The aim of this research is through qualitative case study to depict the 

current financial administration process at case company and what is the wanted end 

result after implementing an electronic financial administration process. The purpose of 

this research is to find answers to questions such as, what an electronic financial 

administration will require from SME, what kind of cost savings are possible to reach 

based on a quotation from a single service provider and what benefits or even possible 

disadvantages are that will follow. Furthermore, this research looks into other possible 

development targets in case company’s financial administration that would lead it more 

strongly towards completely electronic, or so called digitalized financial administration. 

The aim of the study is also to create a framework of financial management software 

choice also for other SMEs in order to help the finnish accounting professionals in their 

work, when changing the financial management software. 

 

This research was implemented by looking into theory, researches and case studies 

regarding electronic financial administration and business process re-engineering. In 

addition, emails between writer and electronic financial administration program 

provider’s contact persons were used as a research method and the author's own 

participant observations were used during the research in form of memos. 

 

The results of this research go hand-in-hand with the results gotten from previous case 

studies and development project of financial administration confirmed the model from 

the theoretical framework. Research reached the wanted results and based on this 

research the implementation of electronic financial administration can be recommended 

to all SME companies although the process may seem demanding and time consuming 

in the beginning. Electronic financial administration is a modern solution and companies 

are more and more adjusting their way of work towards completely digital. 

 

KEYWORDS: electronic financial administration, business process re-engineering, 

SMEs 



 6 

1 JOHDANTO 

 

Monessa pk-yrityksessä taloushallintoa on hoidettu vuosikausia samalla tavalla, vanhoja 

toimintatapoja kyseenalaistamatta. Verkkolaskutuksen yleistymisen myötä yhä useampi 

yritys on alkanut saada asiakkailtaan ilmoituksia, joiden mukaan nämä ottavat vastaan 

ainoastaan verkkolaskuja. Tämä on voinut olla monessa yrityksessä sysäyksen antajana 

taloushallintoon liittyviin uudistuksiin. Taloushallintoa pyritään tehostamaan, jotta 

lakisääteiset ilmoitukset ja yritysjohtoa palvelevat raportit voitaisiin saada järjestelmästä 

yhä nopeammilla aikatauluilla. Muuttamalla rutiinitoimintoja ja manuaalisia työvaiheita 

automaattisiksi halutaan myös varmistaa, että yritys voi keskittyä ydinliiketoimintaansa 

ja sen kehittämiseen. (Koivumäki & Lindfors 2012: 17 – 18.) 

 

Taloushallinnolta vaaditaan sekä tehokkuutta että kustannustehokkuutta. Sähköisen 

taloushallinnon käyttöönottoa on perusteltu nimenomaan taloudellisilla arvoilla. 

(Jaatinen 2006: 20.) Sähköisen taloushallinnon lisäksi sähköisessä muodossa kulkevasta 

taloushallinnon tiedosta käytetään myös käsitteitä digitaalinen taloushallinto, 

elektroninen taloushallinto ja paperiton kirjanpito. Uusia käsitteitä tulee tekniikan 

kehittyessä niin nopealla tahdilla, että niitä ei ehditä määrittelemään ennen 

käyttöönottoa. Ihmiset saattavat käyttää eri käsitteitä samasta asiasta. Sähköisen 

taloushallinnon käsite näyttää vakiintuneen käyttöön elektronisessa muodossa 

kulkevasta taloushallinnon tiedosta puhuttaessa, joten sitä käytetään tässä tutkimuksessa 

yleiskäsitteenä puhuttaessa taloushallinnon automatisoinnista. Suomen kirjanpitolaki 

muuttui edellisen kerran vuonna 1997. Tämän jälkeen kirjanpitovelvolliset ovat voineet 

valita sähköisen muodon kirjanpitoaineistojen säilytysmuodoksi. Ainoastaan tasekirja 

tuli säilyttää edelleen myös paperiversiona. Lain muutoksen jälkeen taloushallinto-

ohjelmien kehittäminen ja tarjonta on ollut hyvin nopeaa. (Jaatinen 2006: 15 – 16; 

Jaatinen 2009: 5, 17.) Suomen kirjanpitolain (1336/1997) muutoksen (30.12.2015/1620) 

jälkeen myös tasekirja voidaan säilyttää sähköisessä muodossa. Laki astui voimaan 1 

päivänä tammikuuta 2016 ja sitä sovelletaan 2016 vuoden tilikausien tilinpäätöksiin. 

Kirjanpitovelvollinen sai kuitenkin soveltaa lakia myös lain voimaantulon jälkeen 

laadittavaan 2015 vuoden tilinpäätökseen.   



 7 

Pysyäkseen kehityksessä mukana pk-yrittäjien tulisi ottaa käyttöönsä sähköinen 

taloushallinto. Usein sähköinen taloushallinto nähdään näissä yrityksissä vielä 

lisäkustannuksia aiheuttavana lisäpalveluna ja laskentatoimen kenttä lakisääteisenä 

pakollisena velvoitteena. Verohallinnon järjestelmien kehitys mahdollistaa nykyään 

muun muassa kausiveroilmoituksen vastaanottamisen sähköisessä muodossa. 

Ohjelmistojen kehitys tarjoaa myös mahdollisuuden automatisoidulle kirjanpidolle, 

erityisesti sähköisen ostolaskujen kierrätyksen ansiosta. Nämä tekijät tehostavat 

taloushallintoa ja vapauttavat henkilöstöresursseja muuhun työhön, kuten 

kehittämistoimintaan. Näiden tekijöiden tulisi kannustaa yrityksiä sähköiseen 

taloushallintoon siirtymisessä. Paperittomuus. ratkaisee myös arkistointitilaongelmia, 

joka on monella pk-yrityksellä huolenaiheena. Yritykset ja kuluttajat ovat yhä 

tietoisempia ympäristökysymyksistä, joka on edesauttanut sähköiseen taloushallintoon 

siirtymistä. On kuitenkin olemassa viitteitä myös siitä, että täysin paperittomaan 

taloushallintoon siirtyminen tulee olemaan vaikeaa, ellei jopa mahdotonta. 

 

Sähköisessä taloushallinnon prosessikokonaisuudessa verkkolaskuina saapuneet 

ostolaskut kierrätetään ja hyväksytään sähköisesti, maksuliikenne toimii automaattisesti 

sähköisine viitesiirtoineen ja tiliotteineen ja viranomaisilmoitukset lähetetään sähköisesti 

eteenpäin. Kirjanpito on myynti- ja ostotapahtumien osalta lähes reaaliajassa ja 

selailtavissa laskun kuvatasolle saakka ja kaikki palkkatapahtumat siirtyvät 

automaattisesti kirjanpitoon. Myös palkkalaskelmat voidaan lähettää palkansaajalle 

sähköpostitse tai tulostuspalvelun avulla niin sanottuna iPost-palveluna. (Visma Fivaldi 

2015.) 

 

Internet mahdollistaa aivan uudenlaisen taloushallinnon hoidon, jonka avulla 

taloushallinnon ammattilainen voi työskennellä vapaasti missä tahansa työpaikan 

fyysisestä sijainnista riippumatta. Erilaisia ohjelmistojen toimitustapoja ja 

ohjelmistoratkaisuja sekä palveluiden tarjoajia on lukuisia. Yritys voi valita käyttöönsä 

kevyen ja yksikertaisen ratkaisun tai osan laajempaa järjestelmää. Tällöin liiketoiminnan 

muuttuessa ja kasvaessa on mahdollista lisätä tai poistaa järjestelmän osia. Palveluna 

toimitettavista ohjelmistoratkaisuista käytetään nykyään yleisesti ilmaisua pilvipalvelut 

(cloud computing). (Mäkinen 2010: 6.) 



 8 

1.1 Tutkimuksen rajaukset ja tavoitteet 

 
Toiminnanohjaus- ja laskentajärjestelmät ovat yleisiä tutkielmien aiheita ja varsinkin 

tapauskohtaiset ERP- ja AIS-järjestelmien käyttöönottotutkimukset ovat suosittuja. 

Laskentatoimen tietojärjestelmän (AIS, Accounting Information System) hankinta on 

aihealueena varsin laaja ja monivaiheinen kokonaisuus. Tässä tutkimuksessa sähköistä 

taloushallintoa tarkastellaan kirjanpidon näkökulmasta ja mukana on myös sähköinen 

laskujen kierrätys. Tarkastelun ulkopuolelle on jätetty johdon laskentatoimeen kuuluvat 

osa-alueet. Tutkimuksessa paneudutaan taloushallinto-ohjelmiston valintaan ja sen 

vaihtoprosessiin liittyviin kysymyksiin. Tutkimuksessa kuvataan case yrityksen 

taloushallinnon nykytila, määritellään sähköisen taloushallinto-ohjelman vaihdolla 

halutut tavoitteet ja kustannusvaikutukset sekä kuvataan uuden taloushallinto-ohjelman 

käyttöönottoprosessi. Tutkimuksen tavoitteena on luoda viitekehys taloushallinto-

ohjelmiston valinnan tueksi myös muille pk-yrityksille ja näin auttaa suomalaisten 

laskentatoimen ammattilaisten taloushallinto-ohjelmiston vaihtoprosessia.  

 

Sen kuvaamiseksi pro gradu –tutkimuksessa selvitetään, 

1. minkälaisia kustannussäästöjä sähköisen taloushallintojärjestelmän vaihdolla 

voidaan saavuttaa yksittäisen palveluntarjoajan tarjouksen perusteella, 

2. mitä hyötyjä ja mahdollisia haittoja järjestelmän vaihdosta seuraa sekä 

3. mitä muita mahdollisia jatkossa toteuttavia kehityskohteita taloushallinnon 

prosesseissa on, joita voitaisiin vielä kehittää, jotta digitaalinen taloushallinto 

voisi toteutua vieläkin kattavammin. 

 

Muiden käytännön toteutuksiin liittyvien tapaustutkimusten perusteella voidaan odottaa, 

että taloushallinnon ohjelmiston vaihtoprosessilla saavutetaan kustannussäästöjä sekä 

saadaan tehostettua ja kevennettyä taloushallinnon työtehtäviä myös case yrityksessä. 

 

 

 



 9 

1.2 Tutkimusmenetelmät ja teoreettinen viitekehys 

 
Tämä tutkimus on kvalitatiivisella tutkimusotteella toteutettu tapaustutkimus case 

yrityksen taloushallinto-ohjelman vaihtoprosessista. Tutkimus on toteutettu tutustumalla 

aiheesta löytyvään kirjallisuuteen, tutkimuksiin, artikkeleihin ja sähköisiin 

verkkojulkaisuihin. Tutkimuksen teoreettinen viitekehys muodostuu sähköisestä 

taloushallinnosta, taloushallinto-ohjelman hankintaprosessista ja prosessien 

kehittämisestä. Koska tutkimuksen pääpaino on sähköisen taloushallinnon 

kehittämisessä, ei prosessien kehittämisen eri koulukuntiin tutustuta tarkemmin tässä 

tutkimuksessa. Tutkimuksen empiirinen osuus on toteutettu perustuen kirjoittajan omaan 

kokemukseen taloushallinto-ohjelman vaihtoprosessista. Myös yrityksen ulkoisilta 

sidosryhmiltä saatavat tiedot ja näkemykset toimivat tutkimuksen aineistona. Ulkoisiin 

sidosryhmiin kuuluu tässä tapauksessa ohjelmistontoimittaja ja kouluttaja. Tutkimuksen 

kirjoittaja työskenteli itse yrityksessä taloushallinto-ohjelman vaihtoprosessin aikana, 

joten pääasiallinen vaihtoprosessiin ja ohjelmiston käyttöönottoon liittyvä aineisto 

koostuu tutkielman kirjoittajan ja ohjelman toimittajan välisistä sähköposteista sekä 

ohjelmiston toimittajan käyttöoppaista. 

 

1.3 Aikaisempia tutkimuksia 

 
Sähköiseen taloushallintoon liittyviä tutkimuksia on julkaistu paljon. Jaatisen (2009) 

väitöskirjassa on käsitelty sähköistyvän taloushallinnon innovaatioiden kehitystä ja niitä 

koskevia merkityksiä ja diskursseja alan ammattilehtikirjoittelussa. Jaatinen on käyttänyt 

aineistonaan kahta talousalan ammattilehteä, Tilisanomia ja Tilintarkastus-lehteä 

aikavälillä 1971 – 2008 ja tutkinut niiden avulla sähköisen taloushallinnon vaiheita ja 

leviämistä, käsitteiden merkityksiä sekä diskursseja. Jaatisen mukaan diskurssianalyysi 

osoittaa, että kirjoittajat luovat laskentatoimesta mustavalkoisen kuvan kuvatessaan 

perinteistä taloushallintoa vanhanaikaiseksi ja sähköistä taloushallintoa edistykselliseksi. 

(Jaatinen 2009: 5.) 

 



 10 

Hyvösen (2010) väitöskirja keskittyy kuvailemaan tietojärjestelmissä tapahtunutta 

muutosta taloushallinnon, ja erityisesti johdon laskentatoimen näkökulmasta. Tutkimus 

koostuu neljästä julkaistusta artikkelista ja niiden yhteen kokoavasta johdanto-osasta. 

Jokainen neljästä artikkelista tarkastelee johdon laskentatoimea eri näkökulmasta. 

Ensimmäinen artikkeli tarkastelee johdon laskentatoimea tekniikkana, toinen 

tietämyksenä, kolmas ohjausrakenteena ja neljäs ammattina. Hyvösen tutkimus ei 

keskittynyt niinkään itse tietojärjestelmän valintaan, vaan toiminnanohjausjärjestelmän 

(ERP, Enterprise Resource Planning) valinnan jälkeisiin tietojärjestelmäprojektin 

vaiheisiin ja siihen, miten se mahdollisesti muuttaa johdon laskentatointa. (Kauppalehti 

2010; Hyvönen 2010.) 

 

Sähköisestä taloushallinnosta kirjoitettuja pro gradu –tutkielmia löytyy paljon ja ne ovat 

lähinnä yrityksistä tehtyjä tapaustutkimuksia. Tutkielmat käsittelevät muun muassa 

sähköiseen verkkolaskutukseen siirtymistä (Järvilä 2014) tai tilitoimistoja (Mäkelä 2005, 

Koskela 2012). Myös ERP toiminnanohjausjärjestelmiin liittyviä tutkimuksia löytyy 

paljon (Murtonen 2011). Hanna Vainionpään tutkimus (2012) puolestaan käsittelee 

yrityksen siirtymistä uuteen tietojärjestelmään sekä siihen liittyvää koulutusta, 

käyttöönottoa ja muutosprosessia. Tässä tutkimuksessa keskitytään taloushallinto-

ohjelmiston valintaan ja sen vaihtoprosessiin liittyviin kysymyksiin.  



 11 

2 SÄHKÖINEN TALOUSHALLINTO  

 
Taloushallintoa-termi on yleisesti käytetty laskentatoimen kirjallisuudessa Suomessa ja 

maailmalla, mutta termiä harvoin määritellään selkeästi. Lahti & Salminen (2008: 14) 

mukaan ”taloushallinnolla tarkoitetaan järjestelmää, jolla organisaatio seuraa 

taloudellisia tapahtumia siten, että se voi raportoida toiminnastaan sidosryhmilleen”. 

Sidosryhmien perusteella taloushallinto voidaan jakaa kahteen eri kategoriaan, ulkoiseen 

ja sisäiseen laskentatoimeen. Jakoperuste määräytyy sen tarkoituksen mukaisesti, kenelle 

informaatiota tuotetaan. (Lahti & Salminen 2008: 14.) 

 

Ulkoinen laskentatoimi tuottaa informaatiota organisaation ulkopuolisille sidosryhmille, 

kuten viranomaisille, omistajille, työntekijöille, asiakkaille ja toimittajille sekä muille 

yhteistyökumppaneille. Ulkoisen laskentatoimen raporttien informaatio saadaan 

yrityksen liiketoiminnan prosessien taloudellisten vaikutusten tallennuksen kautta. 

Yritykset käyttävät näitä tietoja tuottaakseen lakiin ja asetuksiin perustuvia 

tilinpäätöksen raportointivaatimuksia. Vaikka raportit on tarkoitettu ensisijaisesti 

ulkoisille sidosryhmille, ovat ne hyödyllisiä myös sisäistä johtamista varten. Sisäinen 

laskentatoimi puolestaan tuottaa taloudellista informaatiota organisaation johdolle 

päätösten tekoa varten. Sisäinen laskentatoimi käyttää raporttien luomiseen hyväksi 

samoja kirjanpidon lukuja kuin ulkoinen laskentatoimikin. Erityisesti johdon 

laskentatoimen raportit keskittyvät kustannusten ja tulojen raportointiin, joita johto 

käyttää hyödykseen saavuttaakseen perusliiketoiminnan tavoitteita, kuten tulojen 

kasvattaminen, kustannusten minimoiminen ja kannattavuuden saavuttaminen. 

Ulkoisesta laskentatoimesta poiketen näitä raportteja ei kuitenkaan ole säädetty lain tai 

asetuksin, vaan ne perustuvat täysin johdon omiin tarpeisiin. (Lahti & Salminen 2008: 

14; Magal & Word 2012: 49 – 50.) 

 

Myös Neilimo & Uusi-Rauva (2005: 12 – 13) pitävät taloushallinnon päätehtävänä 

yrityksen taloutta kuvaavien raporttien tuottamista ulkoisten ja sisäisten sidosryhmien 

päätöksenteon tueksi. Heidän mukaansa ”taloushallinto on johtamisen tukitoiminto, 

jonka tehtävänä on tuottaa yrityksen johtamista avustavia ja taloutta kuvaavia raportteja, 



 12 

osallistua yrityksen talouden johtamiseen ja valvontaan sekä konsultoida johtoa 

taloushallinnon näkökulmasta.” Vaikka Lahti & Salmisen (2008: 14) mukaan 

taloushallinto onkin laajempi kokonaisuus ja järjestelmä kuin pelkkä laskentatoimi, 

nähdään taloushallinnon tehtävien Neilimo & Uusi-Rauvan (2005: 13) mukaan 

kohdistuvan lähinnä laskentatoimen alueelle. Yrityksen laskentatoimi voidaan 

puolestaan määritellä suunnitelmalliseksi toiminnaksi, jonka tehtäviä ovat 

rekisteröintitehtävä ja hyväksikäyttötehtävä. Laskentatoimen rekisteröintitehtävä on 

kerätä ja rekisteröidä yrityksen taloutta kuvaavia tietoja raportointia varten ja 

hyväksikäyttötehtävä puolestaan tuottaa näistä tiedoista raportteja päätöksentekoa 

varten. Yrityksen laskentatoimi voidaan jakaa kahteen pääalueeseen, yleiseen 

laskentatoimeen (financial accounting) ja johdon laskentatoimeen (management 

accounting). Yleistä laskentatointa nimitetään yleensä myös ulkoiseksi laskentatoimeksi, 

koska sen tehtävänä on omistajille esitettävän voitonjakolaskelman ohella tuottaa 

informaatiolaskelmia yrityksen ulkopuolisille sidosryhmille. Johdon laskentatointa 

kutsutaan puolestaan sisäiseksi laskentatoimeksi tai operatiiviseksi laskentatoimeksi, 

koska se on nimensä mukaisesti johdon päätöksentekoa avustavaa laskentaa. Tässä 

tutkimuksessa johdon laskentatoimeen kuuluvat osa-alueet on tutkimuksen rajauksen 

vuoksi jätetty tarkastelun ulkopuolelle. Tutkimuksessa on keskitytty sähköiseen 

taloushallintoon ainoastaan yleisen laskentatoimen ja erityisesti kirjanpidon 

näkökulmasta. (Neilimo & Uusi-Rauva 2005: 12 – 14.) 

 

Tietojärjestelmien näkökulmasta taloushallinto voidaan määritellä toisiinsa liittyvien 

komponenttien muodostamaksi järjestelmäksi. Nämä komponentit sisältävät laitteistot, 

ohjelmistot, tiedon syötön, tulosteen, datan, ihmiset ja menettelytavat ja ne toimivat 

yhdessä saavuttaakseen tietyn tuloksen, kuten kuukauden tulosraportin kirjanpidosta tai 

myyntireskontrasta asiakkaalle lähetettävän myyntilaskun. (Lahti & Salminen 2008: 14.) 

 

Strategisella tasolla taloushallinto voidaan nähdä yhtenä yrityksen laajana tukitoimintona 

tai -prosessina, joka muodostuu pienemmistä osakokonaisuuksista, kuten muun muassa 

ostolaskuprosessi, myyntilaskuprosessi, pääkirjanpitoprosessi ja palkkahallinnon 

prosessi. Suurempien yritysten taloushallintotöiden organisointi noudattaa usein myös 

samanlaista jakoa. Näitä prosesseja avataan tarkemmin luvussa Taloushallinnon 



 13 

prosessit, joten niitä ei tässä yhteydessä tämän enempää käsitellä. (Lahti & Salminen 

2008: 14 – 16.) 

 

 

2.1 Sähköisen taloushallinnon käsite 

 
Koivumäen & Lindforsin (2012: 20) mukaan sähköinen taloushallinto tarkoittaa 

toimintojen manuaalisten työvaiheiden minimoimista. Sähköisestä taloushallinnosta 

puhuttaessa se rinnastetaan usein paperittomaan kirjanpitoon ja digitaaliseen 

taloushallintoon. Sähköistä taloushallintoa voidaan pitää kuitenkin vasta esiasteena 

digitaaliselle taloushallinnolle. Digitaalisella taloushallinnolla puolestaan tarkoitetaan 

Lahti & Salmisen (2008: 19) mukaan kaikkien tietovirtojen ja käsittelyvaiheiden 

automatisointia ja käsittelyä digitaalisessa muodossa. Paperittomasta kirjanpidosta 

puhuttiin jo 1990-luvun lopussa ja 2000-luvun alkupuolella sähköisyyden yleistyessä ja 

sillä tarkoitettiin kirjanpidon lakisääteisten tositteiden esitystapaa sähköisessä muodossa. 

Vaikka myös digitaalinen taloushallinto on paperitonta, on tärkeä havaita, että paperiton 

tila saavutetaan myös tehottomassa ja manuaalisessa taloushallintoprosessissa 

muuttamalla kaikki tositeaineisto sähköiseen muotoon jälkikäteen esimerkiksi 

skannaamalla. Aito digitaalisuus on jo mahdollista, mutta saavutetaan käytännössä vasta 

kun kaikki ostolaskut saapuvat taloushallintoprosessiin verkkolaskuina. (Lahti & 

Salminen 2008: 22.) 

 

Suomen yrittäjien (2016) mukaan sähköinen taloushallinto merkitsee sitä, että 

verkkolaskut siirtyvät automaattisesti yrityksen ostoreskontraan ja ne kierrätetään ja 

hyväksytään sähköisesti. Maksuliikenne toimii sähköisesti, kuittaa ostolaskut 

automaattisesti maksetuksi ja kirjaa ne pois ostoreskontran avoimista laskuista 

maksutapahtuman hyväksymisen jälkeen. Tiliotteiden nouto ja viitesiirtojen vastaanotto 

tapahtuvat sähköisesti. Saapuvat viitesuoritukset kuittaavat myyntireskontran 

myyntisaatavan automaattisesti maksetuksi ja maksutapahtumista, viitesiirroista ja 

tiliotteista muodostuu tiliöintimerkinnät automaattisesti. Viranomaisilmoitusten lähetys 

tapahtuu sähköisesti. Kaikkien osien täytyy toimia saumattomasti yhteen, jotta 



 14 

sähköisyydestä saadaan suurin mahdollinen hyöty. Kirjanpidon rutiinityöt vähenevät 

automaation ansiosta ja voidaan puhua sähköisestä automatisoidusta taloushallinnosta. 

Tämä tehostaa yrityksen taloushallintoa, alentaa kustannuksia ja mahdollistaa töiden 

uudelleen järjestämisen ajasta ja paikasta riippumatta. (Suomen Yrittäjät 2016.) 

 

2.2 Sähköisen taloushallinnon hyödyt 

 
Suurin hyöty sähköisessä taloushallinnossa saadaan Suomen Yrittäjien (2016) mukaan 

verkkolaskujen tuomasta automaatiosta, jolla voidaan pienentää huomattavasti laskujen 

käsittelykustannuksia paperilaskuihin verrattuna. Lahti & Salmisen (2008: 27) mukaan 

sähköisen taloushallinnon hyötyjä ovat sen tehokkuus ja nopeus. Parantunut tehokkuus 

puolestaan tuo kustannussäästöjä työvoimatarpeen, arkistointitilan ja postituksen kautta. 

Sähköinen taloushallinto on myös ekologinen ratkaisu. Digitalisoimalla laskut säästetään 

paperin käytön osalta energiaa ja CO2-päästöjä. Verkkolaskujen käytöstä on myös se 

etu, että ne ovat paperilaskuja nopeammin perillä ja tallentuvat sähköiseen arkistoon, 

josta niiden hakeminen on huomattavasti helpompaa ja nopeampaa kuin tavallisesta 

kuittimapista. Paitsi että sähköinen taloushallinto vähentää paperinkulutusta, se säästää 

myös liikenteessä ja logistiikassa sekä muun muassa tulostimien ja arkistointitilojen 

sähkön ja lämmön kulutuksessa. Lisäksi se on joustavaa ja helppoa ja parantaa 

useimmiten myös toiminnan laatua ja vähentää virheitä. (Lahti & Salminen 2008: 27, 29; 

Suomen Yrittäjät 2016.) 

 

Laskentatoimen tietojärjestelmä (AIS, Accounting Information System) kerää ja varastoi 

tietoa. Järjestelmästä saatava tieto on luotettavaa ja ajantasaisesti käytettävissä ja 

hyödynnettävissä. Nykyään pk-yritys päätyy useimmiten vuokraamaan taloushallinnon 

ohjelmiston pilvipalveluna. Ohjelmistoa käytetään Internetin kautta eikä siitä tarvitse 

maksaa kalliita lisenssi- ja ylläpitomaksuja, vaan tyypillisesti kuukausittaista palvelu- tai 

käyttömaksua. Ohjelmistoa ei tarvitse myöskään asentaa omalle työasemalle tai 

lähiverkon palvelimelle, vaan tiedot säilytetään ohjelmiston toimittajan palvelimilla. 

Yrityksen ei tarvitse huolehtia ohjelmiston fyysisistä suojauksista, tietoturvasta tai 

varmuuskopioinneista, koska niistä huolehtii sähköisen taloushallinnon palveluja 



 15 

tarjoava sovellusvuokrausyritys. Ohjelmiston toiminnasta kehityksestä vastaa palvelun 

tarjoaja. Palvelua voidaan käyttää mistä ja milloin tahansa, kunhan käytössä on tietokone 

ja internet-yhteys. Pilvipalvelut eivät sinällään ole mikään uusi asia, sillä jo 90-luvun 

lopussa puhuttiin ASP palveluista, joilla tarkoitettiin yritysohjelmistojen palvelukäyttöä. 

Englanninkielinen lyhenne tarkoittaa joko palveluntarjoajaa (Application Service 

Provider) tai liiketoimintaa (Application Service Provision). Nykyään pilvipalveluista 

puhuttaessa käytetään yleisimmin termiä SaaS (Software as a Service), joka tarkoittaa 

käytännössä lähes samaa asiaa kuin ASP. Erotuksena on, että SaaS on yleensä 

ohjelmistontoimittajan oma tuote, jonka sovellusvuokraus tapahtuu aidosti internetin 

kautta. (Helanto, Kaisaniemi, Koskinen, Kuntola & Siivola 2013: 35; Kurki, Lahtinen & 

Lindfors 2011: 35; Lahti & Salminen 2008: 42; Lahti & Salminen 2014: 45; Romney & 

Steinbart 2000: 2.)  

 

Työn automatisointi esimerkiksi pääkirjanpidon jaksotuksissa nopeuttaa kirjanpidon 

valmistumista ja raportointia. Reaaliaikaisen raportoinnin ansiosta yritykset pystyvät 

tämän päivän jatkuvasti kiristyvässä kilpailuympäristössä johtamaan toimintaa 

tosiaikaisen tiedon pohjalta ja reagoimaan nopeammin muutoksiin sekä ryhtyä aiemmin 

tarvittaviin toimenpiteisiin. Suurille yrityksille digitaalisuus on lisäksi käytännössä ainoa 

keino kontrolloida toisella puolella olevan yksikön taloushallintoa reaaliaikaisesti. 

Sähköisen taloushallinto-ohjelman avulla läpinäkyvyys paranee ja tietoon on mahdollista 

päästä porautumalla käsiksi. (Lahti & Salminen 2008: 28 – 29; Suomen Yrittäjät 2016.)  

 

2.3 Sähköisen taloushallinnon haasteet 

 
Sähköisten taloushallinnon valmisohjelmien integroituneisuus vähentää virheitä, mutta 

Kurki, Lahtinen & Lindfors (2011: 33 – 34) mukaan näiden ohjelmien ongelma on se, 

että ne eivät yleensä sovellu kaikkien yritysten käyttöön. Ohjelmisto voidaan räätälöidä 

yrityksen tarpeita vastaavaksi, mutta se saattaa olla kallis ratkaisu. Pitkäaikaisia 

projekteja myyvillä yrityksillä voi olla projektiseurantaa varten tehdyt omat 

ohjelmistonsa, joissa laskutustiedot muodostetaan. Tällöin integroituun järjestelmän 

joudutaan liittämään erillisjärjestelmä. Valmistustoimintaa harjoittavat yritykset 



 16 

käyttävät usein myös toiminnanohjaus- eli ERP-järjestelmiä (ERP = Enterprise Resource 

Planning), joilla hoidetaan yrityksen tuotannonohjausta ja materiaalin hallintaa. Hyvösen 

(2010) väitöskirjassa on kuvattu tietojärjestelmissä tapahtunutta muutosta 

taloushallinnon näkökulmasta toiminnanohjausjärjestelmän valinnan jälkeisen 

tietojärjestelmäprojektin aikana sekä sitä, kuinka se muuttaa johdon laskentatointa. 

Hyvösen (2010: 33) mukaan tällä tavoin toteutettu integroituun järjestelmään liitetty 

erillisjärjestelmä on luonteeltaan enemmän oligopticon kuin aikaisemmin esitetty 

panopticon. Ensin mainittu viittaa yksinkertaisesti kaukoputkeen. Kaukoputken 

kaltainen järjestelmä on samaan aikaan äärimmäisen tarkka, mutta myös herkkä 

virheille. Järjestelmän toiminto perustuu järjestelmien välisiin yhteyksiin, jolloin yksikin 

puuttuva tai virheellinen raportti voi sekoittaa koko näkymän. Tämä on siis hyvin 

todennäköistä silloin, kun on luovuttu ERP:n perusideologiasta, eli siitä, että tieto syötetään 

järjestelmään vain kerran. Panopticon taas viittaa tiettyyn rakennustyyppiin, jossa valvonta 

on suoritettu tehokkaasti ja näkymättömästi.    

 

The Institute of Financial Operations on tehnyt vuonna 2012 tutkimuksen yhdessä 

Baswaren kanssa. Tutkimuksessa tuodaan esille muun muassa verkkolaskutukseen 

siirtymiseen liittyviä strategisia haasteita ja siinä on haastateltu kaikkiaan 908:aa eri 

maihin sijoittuvaa yritystä useilta eri toimialoilta. Yrityksiä haastateltiin maittain 

suuruusjärjestyksessä lueteltuna lukumäärältään seuraavasti: Norja 187, Yhdysvallat 

161, Suomi 153, Ruotsi 149, Englanti 108, Saksa 64 ja muiden maiden osalta 86 

yritystä. Tutkimukseen vastanneista yrityksistä vain 12 prosenttia koki, ettei 

verkkolaskutukseen siirtymiseen ollut mitään esteitä tai haasteita. Sen sijaan koettiin, 

että haasteita verkkolaskuun siirtymiselle aiheuttavat toimittajaverkoston valmiudet 

verkkolaskutukseen siirtymiselle, verkkolaskutuksen käyttöönotto, asiakkaiden 

haluttomuus verkkolaskujen vastaanottamiseen, toimittajan kustannukset tai haluttomuus 

lähettää verkkolaskuja, monimutkaiset laskutusprosessit, riittämätön rahoitus, 

riittämätön liiketoimintajärjestelmän kapasiteetti, verkkolaskutuksen mukanaan tuomien 

hyötyjen epäselvyys, johdon tuen puute, oletettu käytön vaikeus sekä osto-osaston 

haluttomuus siirtyä verkkolaskutukseen. (The Institute of Financial Operations 2012: 7, 

9.)  

 



 17 

Penttinen ja Hyytiäinen ovat tehneet vuonna 2008 tutkimuksen, joka käsittelee 

verkkolaskutukseen siirtymistä suomalaisissa julkisissa ja yksityisissä yrityksissä. 

Tutkimus tuo esiin osittain samoja haasteita käyttöönoton osalta kuin aikaisemmat 

tutkimuksetkin, kuten esimerkiksi kansainvälisen standardin puuttuminen. Esille nousi 

kuitenkin myös uusia näkökulmia. Tutkimuksen mukaan verkkolaskutuksen 

käyttöönoton haasteita aiheuttavat myös liitteiden liittäminen Finvoice-sanoman 

mukaan. Lisäksi eri operaattoreiden väliset muuntamisongelmat aiheuttivat joissakin 

tapauksissa ongelman laskun perille menossa tai ”hukkumisen” välittämisen aikana, kun 

vastaanottava operaattori ei ole osannut muuntaa laskua oikein vastaanottopäässä. 

(Penttinen & Hyytiäinen 2008: 11.)     

 

Lahti & Salmisen (2008: 24) mukaan lähtökohdat sähköisen taloushallinnon kasvulle 

olivat olemassa jo 1990-luvun lopulla, jolloin sähköisten tapahtumien arvioitiin olevan 

2003 vuonna tai rohkeampien arvioiden mukaan ehkä jo vuonna 2002 sillä tasolla, jolla 

se todellisuudessa oli vasta vuonna 2008. Esteinä nopeammalle kehitykselle he 

mainitsevat olevan muun muassa sopivien taloushallintojärjestelmien puute sekä 

ihmisten ja organisaatioiden kyky omaksua uusia nopeasti kehittyviä teknologioita ja 

toimintamalleja. Lisäksi yritykset ovat olleet vastahakoisia siirtymään verkkolaskujen 

lähettämiseen, koska lähetyksen käynnistäminen vaatii kustannuksia vievän IT-

projektin, lähetyspäässä saavutettavien hyötyjen jäädessä marginaalisiksi. Sähköisen 

taloushallinnon kasvulle ei enää tänä päivänä pitäisi olla esteitä, kun ne on ainakin 

järjestelmien ja teknologioiden osalta ylitetty. Myös julkinen valtiovalta, esimerkiksi 

verohallinto, edesauttaa yrityksiä sähköiseen taloushallintoon siirtymisessä vaatimalla 

ilmoitusten toimittamista sähköisessä muodossa. (Lahti & Salminen 2008: 24.) 

 

2.4 Sähköinen arkistointi 

 
Taloushallinnon arkiston sähköistäminen on yritykselle merkittävä tehostamis- ja 

säästökohde. Toisin kuin perinteiset mapit, sähköiset arkistot eivät vie tilaa ja tietojen 

hakeminen on nopeaa ja vaivatonta. Sähköisessä arkistoinnissa tulee noudattaa 

kirjanpitolain määräyksiä kirjanpitoaineiston säilytyksestä. (Kurki ym. 2011: 20.) 



 18 

 

Suomen Kirjanpitolain (1336/1997, jäljempänä KPL) mukaan ”Tositteita, kirjanpitoja 

sekä muuta kirjanpitoaineistoa tulee käsitellä ja säilyttää niin, että niiden sisältöä voi 

vaikeuksitta tarkastella ja tarvittaessa tulostaa selväkielisessä muodossa”. KPL 

muutoksen (30.12.2015/1620) jälkeen myös tasekirja voidaan säilyttää sähköisessä 

muodossa. Edelleen KPL:ssa määritellään, että tositteen, kirjanpidon ja muun 

kirjanpitoaineiston muotoa saa muuttaa, jos se on tarpeen käsittelyn, siirron tai 

säilytyksen vuoksi. Tällöin on kuitenkin varmistettava sisällön ja kirjausketjun 

säilyminen. Jos siis arkistoitava alkuperäinen tasekirja on paperimuodossa, on sen 

skannaus sähköisen arkistoinnin mahdollistamiseksi perusteltua. Kirjanpitoaineiston 

pysyvää säilyttämistä käsitellään tarkemmin muun muassa kauppa- ja 

teollisuusministeriön päätöksessä kirjanpidosta käytettävistä menetelmistä 47/1998 

26.1.1998 ja Kirjanpitolautakunnan yleisohjeessa kirjanpidon menetelmistä ja 

aineistoista 1.2.2011.  

 

Lahti & Salminen (2008: 167 – 168) mukaan kirjanpito voidaan säilyttää tilikauden 

aikana järjestelmässä, johon tietoja voidaan tallentaa uudestaan. Jos tositemateriaalia ei 

säilytetä paperilla, on kirjanpitoaineisto säilytettävä kahdella tietovälineellä. 

Tilinpäätöksen laatimisaikana sähköisellä tietovälineellä säilytetty kirjanpitoaineisto on 

siirrettävä kahdelle pysyvästi säilytettävälle sähköiselle tietovälineelle pysyväissäilytystä 

varten. Pysyvällä säilyttämisellä tarkoitetaan kirjanpitolain mukaisia tositteiden 

säilytysaikoja. Kurki, Lahtinen & Lindfors (2011: 20 – 21) toteavat, että tilinpäätöksen 

valmistumisen jälkeen säilytettävät tiedot on siirrettävä pysyvään arkistointiin sellaisessa 

muodossa, ettei niiden tietosisältöä voida muuttaa. Tähän soveltuu esimerkiksi CD-

ROM levy, jolle ei enää pysty kirjoittamaan päälle. Levyt tulee myös säilyttää erillisissä, 

turvallisissa tiloissa ja ne täytyy tarkistaa määräajoin. Koivumäki & Lindfors (2012: 25) 

mukaan ostolaskujen kierrätysjärjestelmä ei täytä kirjanpitolain mukaista määritelmää 

tositteiden pitkäaikaisesta säilyttämisestä, vaikka ne säilyvät siellä pitkänkin aikaa. 

Sähköinen arkistointi vaatii yleensä oman ohjelmistonsa. Verkkolaskujen arkistoinnissa 

tulisi ottaa huomioon myös myynti- ja ostolaskujen liitteiden sähköinen arkistointi, 



 19 

koska ne ovat osa kirjanpitotositetta. Kaikki kirjanpitoaineisto tulisi myös arkistoida 

siten, että tietoja voidaan hakea ja lajitella järjestelmällisesti.  

Jotta arkistoinnista voitaisiin saada paras mahdollinen hyöty kustannusten ja 

tehokkuuden näkökulmasta ajateltuna, tulisi se pyrkiä hoitamaan täysin sähköisillä 

tietovälineillä. Sähköisen arkistoinnin hyötyjä ovat muun muassa arkiston saatavuus 

ajasta ja paikasta riippumatta, tietojen haun nopeus sekä tietojen hyödynnettävyys 

sähköisesti taloushallinnon erilaisia raportointitarpeita varten. Sähköisesti toteutetun 

arkiston tilan tarve on myös huomattavasti pienempi kuin paperiarkiston vaatima. 

Sähköinen arkistointi on yksi sähköisen taloushallinnon alueista, jota yritysten tulisi 

hyödyntää entistä enemmän. (Lahti & Salminen 2008: 167.) 

 

2.5 Taloushallinnon ja työntekijöiden roolien muutos 

 

Sähköinen taloushallinto muuttaa taloushallinnon ja työntekijöiden roolia yrityksissä. 

Tieto- ja viestintäteknologian käyttö kaikkialla työ- ja yritystoiminnassa on aikaansaanut 

työelämän ja liiketoiminnan vallankumouksen. Nykyajan työorganisaatioiden 

toimintaympäristöt ovat muuttuneet tieto- ja verkostoperustaisiksi. Tämän ajan 

organisaatiomuoto on adhokratia (ad hoc, lat. ”tätä varten”), jossa projektit toteutetaan 

tiimityönä ja innovaatiot ja uuden kehittäminen ovat elinehto. Tämä työelämän ja 

työorganisaatioiden muutos on aiheuttanut muutoksia myös työn tekemiseen ja 

työntekijöiltä vaadittavaan osaamiseen. Tässä ”uudessa työssä” tieto, sosiaalisuus ja 

kommunikaatio ovat olennainen osa työn tuotannosta. Ihmisen rooli tuotannossa on 

muuttunut suunnittelu-, ohjaus- ja valvontatyöksi. Kognitiiviset taidot korostuvat ja 

ollaan siirtymässä ”manpowerista mindpoweriin”. Viimeisen kahdenkymmenen vuoden 

aikana on tapahtunut siirtyminen maataloustyöstä informaatioaikaan ja tietotyön 

tekemiseen. Tälle ajalle olennaista ovat tietämyksen ja luovuuden käyttö ja merkittävä 

osa työstä on siirtynyt käsien välistä korvien väliin. Jatkuvat muutos edellyttää yksilöltä 

joustavuutta ja oman osaamisen ylläpitämistä. Informaation tuottamiseen, käsittelyyn ja 



 20 

välittämiseen liittyvät ammatit ovat nousseet hallitsevaan asemaan. Puhutaan tietotyöstä, 

jolle tunnusomaista ovat tiedon luomiseen, vastaanottamiseen, käsittelyyn ja uuden 

tiedon tuottamiseen liittyvät vaatimukset ja jota tehdään usein tieto- ja 

viestintäteknologian avulla. Tärkeintä työssä ei ole itse tieto, vaan työntekijän luova 

ongelmanratkaisukyky, taito kyttää tietoa hyväkseen luovasti ja tehokkaasti. Lisäksi 

verkostomaisesti toimivissa työorganisaatioissa työskentelevien ammattilaisten 

ammattikuvat voivat olla hyvinkin joustavia ja ketteriä ammattikuvia, niin sanottuja 

hybridiammatteja. (Hanhinen 2010: 34 – 36, 40 – 41, 45 – 46.)  

 

Hyvösen (2010) väitöskirja tuo esiin, että tekniikka ja sen käyttöönotto voi auttaa 

työntekijää tämän henkilökohtaisessa urakehityksessä. Uuden teknologian avulla 

voidaan luoda jotakin niin arvokasta, että sen toteuttaja päätetään palkita ylennyksellä. 

Hyvösen mukaan teknologia siis mahdollistaa muutoksen, mutta jotta muutoksesta tulisi 

pysyvä, on projektin vastuuhenkilöllä oltava riittävästi tietoja ja taitoja paitsi 

tietotekniikasta, myös johdon laskentatoimesta, liiketoiminnasta ja organisaation 

prosesseista. Tämän lisäksi henkilöllä on oltava hyvä pelisilmä, jonka avulla hän 

luovasti yhdistelee asioita, ja luo siten organisaatioon kokonaan uuden business 

controllerin roolimallin. Järvenpää (2007) toteaa tutkimuksessaan, että lähes kaikki 

laskenta-ammattilaiset joutuvat jossain urakehityksensä vaiheessa työskentelemään 

laskentajärjestelmien kehityshankkeissa. (Hyvönen 2010.) 

 

2.6 Taloushallinnon prosessit 

 

Taloushallintoa voidaan pitää yrityksen tukitoimintona tai –prosessina, joka koostuu 

seuraavista osakokonaisuuksista tai prosesseista: ostolaskuprosessi, myyntilaskuprosessi, 

matka- ja kululaskuprosessi, maksuliikenne ja kassanhallinta, käyttöomaisuuskirjanpito, 

pääkirjanpitoprosessi, raportointiprosessi, arkistointi ja kontrollit. Näiden lisäksi 

taloushallintoon ja erityisesti pääkirjanpitoon tulee rajapintoja myös muista prosesseista, 

kuten palkka- ja materiaalihallinnosta. (Lahti & Salminen 2008: 14 – 16.) 



 21 

 

Sähköiset taloushallinnon valmisohjelmat ovat yleensä integroituja ja sisältävät nämä 

yllä mainitut taloushallinnon kannalta olennaiset toiminnot. Jos yritys harjoittaa lisäksi 

tavarakauppaa, saattaa ohjelmistokokonaisuuteen sisältyä lisäksi varastokirjanpito sekä 

sovellukset, joilla hoidetaan tilaustenkäsittely ja ostotilaukset. Valmistustoimintaa 

harjoittavat yritykset käyttävät usein toiminnanohjaus- eli ERP-järjestelmiä (ERP = 

Enterprise Resource Planning), joihin yleensä sisältyy edellä mainittujen ominaisuuksien 

lisäksi myös tuotannonohjausta ja projektien ja materiaalin hallintaa. (Kurki ym. 2011: 

33.) 

 

Ostolaskuprosessiin integroituu operatiivisen prosessin ostotilaus vaihe sekä tavaran 

vastaanotto vaihe. Varsinaisen taloushallinnon ostolaskuprosessin vaiheita ovat 

ostolaskun vastaanotto, pääkirjanpidon kirjaus ja maksaminen. (Lahti & Salminen 2008: 

15.) 

 

Myyntilaskuprosessin vaiheita ovat myyntitilaus ja laskutus sekä pääkirjanpidon kirjaus 

ja maksusuoritus. Lisäksi prosessiin kuuluu saatavien hallinta eli myyntireskontra ja 

perintätoiminnot. (Lahti & Salminen 2008: 15.) 

 

Matka- ja kululaskuprosessi sisältää kaikkien ostolaskuprosessin ulkopuolisista 

kulutapahtumista syntyvien tapahtumien korvauskäsittelyn, kuten esimerkiksi 

työntekijöiden työmatkakorvausten käsittelyn. (Lahti & Salminen 2008: 15.) 

 

Maksuliikenne ja kassanhallinta sisältää maksutapahtumien, viitesuoritusten ja muiden 

tiliotetapahtumien käsittelyn. Lisäksi kassamyyntiä harjoittavilla yrityksillä 

maksuliikenteen hoitoon kuuluu olennaisena osana myös eri maksuvälinetapahtumien 

käsittely, kuten luottokortti- ja muiden maksukorttitapahtumien, kassa- ja 

käteistapahtumien sekä mobiili- ja internetmaksujen käsittely. (Lahti & Salminen 2008: 

15.) 

 



 22 

Käyttöomaisuuskirjanpito on pääkirjanpidon apuprosessi, jonka avulla seurataan 

yrityksen käyttöomaisuushankintoja, eli koneiden ja kaluston hankintoja sekä niiden 

arvostusta ja poistoja. (Lahti & Salminen 2008: 15.) 

 

Pääkirjanpitoprosessissa vastaanotetaan muista osaprosesseista tulevia tapahtumia sekä 

kirjataan muistiotositteiden avulla sellaiset tapahtumat, joita ei voida vastaanottaa muista 

prosesseista suoraan. Pääkirjanpito saattaa sisältää myös osaprosesseja, kuten 

jaksotuksia, täsmäytyksiä ja kauden sulkuja. (Lahti & Salminen 2008: 16.) 

 

Raportointiprosessi käsittää muista prosesseista saatavan tiedon käsittelyn niin, että 

niistä voidaan muodostaa erilaisia raportteja hyödynnettäväksi eri käyttötarkoituksiin. 

(Lahti & Salminen 2008: 16.) 

 

Arkistointi liittyy kaikkiin edellisiin prosesseihin, koska se käsittää edellisistä 

prosesseista syntyvien tositteiden säilytyksen kirjanpitolain määrittelemällä tavalla. 

(Lahti & Salminen 2008: 16.) 

 

Kontrollit ovat enemmänkin toimintoja kuin prosessi, vaikka niidenkin osalta voidaan 

puhua kontrolliprosesseista. Kontrolli on mikä tahansa toimenpide, jolla pyritään 

vahvistamaan toiminnan oikeellisuus ja se voi olla ehkäisevä tai paljastava ja 

automaattinen tai manuaalinen. Yrityksen sisäisen valvonnan järjestelmiin on yleensä jo 

sisäänrakennettuna ehkäisevää kontrollia, joiden avulla pyritään virheiden ja 

väärinkäytösten ennaltaehkäisemiseen. Esimerkiksi tiedon suojaaminen voidaan 

toteuttaa käyttöoikeuksien ja salasanojen avulla. Muita ehkäiseviä kontrolleja ovat muun 

muassa laskujen tarkistus ja hyväksyminen ennen maksatusta. Paljastavat kontrollit 

tuovat esiin jo tapahtuneita poikkeamia ja virheitä ja niitä suorittavat yleensä esimerkiksi 

tilintarkastajat. Myös sisäinen valvonta voi suorittaa paljastavia kontrolleja, mutta 

yleensä sen käyttö on melko vähäistä, koska useinkaan siihen ei riitä resursseja. 

Kirjanpidon kannalta paljastavia kontrolleja ovat muun muassa pankin tiliotteiden 

täsmäytys kirjanpitoon ja velkojien vahvistusten vertailu ostoreskontraan sekä velallisten 

vahvistusten vertailu myyntireskontraan. Myös analyyttiset tarkastukset, joissa 

selvitetään poikkeavien lukujen syitä ja yhteyksiä sekä monitorointikontrollit, jossa 



 23 

tarkistetaan yksittäinen tapahtuma, ovat paljastavia kontrolleja. (Lahti & Salminen 2008: 

16; Code of Conduct, 2016.) 

 



 24 

3 TALOUSHALLINTO OHJELMAN HANKINTAPROSESSI 

 
Granlund & Malmi (2004) mukaan valmiin taloushallinto ohjelman hankintaprosessi 

voidaan jakaa kahdeksaan eri vaiheeseen: tarvekartoitukseen, ohjelmistotarjonnan 

kartoitukseen, tarjouspyyntöjen tekemiseen, tarjouspyyntöjen perusteella karsittujen 

muutaman ohjelmiston tarkempaan analysointiin, ohjelmiston lopulliseen valintaan, 

sopimuksen tekoon ohjelmiston toimittajan kanssa, käyttöönottoon sekä ylläpitoon. 

(Granlund & Malmi 2004: 132.)     

 

 

3.1 Tarvekartoitus 

 

Tarvekartoitus kannattaa tehdä huolella yrityksen tarpeiden mukaisesti ja sen aikana on 

hyvä selvittää myös mahdolliset toimintojen päällekkäisyydet tai niiden karsiminen. 

Tarpeiden kartoituksessa katse on hyvä suunnata nykyhetken tarpeista kauemmas 

tulevaisuuteen ja miettiä tarkkaan hankinnan sopivuus yrityksen liiketoimintaan ja 

strategiaan. Tarveanalyysi voidaan tehdä esimerkiksi johtoa haastattelemalla, tai mikäli 

käyttäjäjoukko on suuri, lomakekyselyn avulla. Jatkuvan raportoinnin lisäksi voidaan 

miettiä myös, onko olemassa kenties raportointitarpeita uusiin raportteihin, joita 

vanhasta ei ollut mahdollisuutta saada. (Granlund & Malmi 2004: 133.)     

 

3.2 Ohjelmistotarjonnan kartoitus 

 

Ohjelmistotoimittajien ja ohjelmistojen kartoitus on myös syytä tehdä huolella. Tietoa 

toimittajista saa nykyään helposti internetin avulla. Myös omat kontaktit ja verkostot 

ovat ensiarvoisen tärkeitä referenssilähteitä, joista voi saada puolueetonta tietoa hyvistä 

ja toimivista toimittajista ja ohjelmistoratkaisuista. Ohjelmistotoimittajat tulevat myös 

mielellään esittelemään ohjelmistonsa ominaisuuksia ja kertomaan niistä. Ohjelmistoa jo 

käyttävään yritykseen voi myös tehdä vierailun ja saada näin tietoa ohjelmiston 



 25 

toimivuudesta käytännössä. Vähintään internetin kautta suoritettu esittely ohjelman 

toiminnallisuuksista on hyvä katsoa ja joidenkin toimittajien kotisivuilta löytyy jopa 

demoversioita ladattavaksi ja itse kokeiltavaksi. (Granlund & Malmi 2004: 133 – 134.)     

 

3.3 Tarjouspyyntöjen tekeminen 

 

Kun varteenotettavat ohjelmistoehdokkaat on saatu karsittua, pyydetään 

ohjelmistotoimittajilta tarjoukset tuotteista. Tarjouspyyntö kannattaa lähettää mielellään 

useammalle taholle, ainakin 3-8 toimittajalle. Toimittaja tarvitsee tarjouksen tekemiseen 

tiedon yrityksen kokoluokasta, yleisesti kuukausittaisten osto- ja myyntilaskujen 

määränä mitattuna. Tuotteen kokonaishinta muodostuu lisenssimaksuista tai 

kuukausittaisista käyttömaksuista, mikäli kyse on ASP (Application Service Provider) -

palvelusta. ASP-hinnoittelu riippuu myöskin vuokrattavien sovellusten lukumäärästä. 

Käyttäjien ja transaktioiden lukumäärät saattavat myös vaikuttaa hinnoitteluun. Ylläpito 

ja koulutuskustannukset tulee myös huomioida. Samoin joillakin toimittajilla saattaa olla 

kertaluonteinen tuotteen ”alkuasetus”-kustannus, kun kouluttaja tulee konsultoimaan 

yritystä yrityksen alkuasetus ja perustietojen asettamiseksi ohjelmaan. (Granlund & 

Malmi 2004: 134 – 135.)     

 

3.4 Ohjelmistojen analysointi 

 

Parhaiten tarvekartoitukseen vastaavat ohjelmistovaihtoehdot analysoidaan. Vaihtoehdot 

karsitaan 1-3:een ja niiden ominaisuudet vertaillaan keskenään yksityiskohtaisesti. Paras 

tapa tehdä vertailu on asettaa vertailtavat tuotteet rinnakkain ja ominaisuudet riveille. 

Varsin yleistä on, että vanhan ohjelmantoimittajan uushankinta pidetään vertailussa 

mukana ja vaihtoehtovertailuja tehdään vain varmuuden vuoksi, jotta saadaan lopullinen 

tuki päätökselle saman toimittajan tuotteella jatkamiselle. Jos vanhan tuotteen 

käyttökokemus on ollut positiivista, saattaa tuntua helpolta jatkaa saman toimittajan 

uudella tuotteella. Lisäksi voi olla mahdollista, että vanha tuote tarvitsee ainoastaan 



 26 

päivityksen, jolloin kustannussäästöjen vuoksi kallistutaan vanhan toimittajan valintaan. 

(Granlund & Malmi 2004: 135 – 136.) 

 

3.5 Ohjelmiston valinta 

 

Granlund & Malmi (2004) mukaan ohjelmistovalintaa tehtäessä on syytä kiinnittää 

huomiota useaan tekijään, kuten laiteympäristö ja käyttöjärjestelmä, tietokantaratkaisut, 

tietoturvakysymykset, sovelluksen toiminnallisuudet, investointianalyysi ja 

ohjelmistontoimittaja. Valintaa tehtäessä on hyvä olla tietoinen siitä, toimiiko ohjelmisto 

käytössä olevan käyttöjärjestelmän kanssa tai vaatiiko se atk-laitteistojen uusimista. 

Tietokantaratkaisut ja tietovarastointiratkaisut tulisi suunnitella siten, että ne palvelisivat 

käytössä olevia sovelluksia myös tulevaisuudessa. Myös tietoturvariskit on hyvä 

selvittää. Eduistaan huolimatta Internet-ympäristö on tietoturvan suhteen aina huono 

tiedonsiirtoympäristö. Sovelluksen toiminnallisuus on kenties tärkein tekijä. Sen lisäksi, 

että siitä löytyvät kaikki tarvekartoituksessa määritellyt vaatimukset, tulisi sen olla 

lisäksi myös käyttäjäystävällinen. Selkeä visuaalinen käyttöliittymä ja hyvä 

input/output-suhde nopeuttavat työntekoa ja tehokkuutta. Vaikka pitkän aikavälin 

hyötyjen mittaus on vaikeaa, on hyvä tehdä jonkinlainen investointilaskelma tai arvio 

hankinnasta seuraavista kustannussäästöistä, lisätuloista, lisäkustannuksista ja tulojen 

menetyksistä. Kustannussäästöjä voivat tuoda mukanaan esimerkiksi prosessien 

tehostuminen ja työvoiman väheneminen tai työn tuottavuuden nousu. Myynnin lisäys 

tiedon tehokkaamman hyväksikäytön ansiosta voi puolestaan tuoda lisätuloja. 

Konsultointikulut tai uusien työntekijöiden palkkaus voivat tuoda mukanaan 

lisäkustannuksia ja sovelluksen käyttöön kuluva aika ja resurssit voivat aiheuttaa tulojen 

menetyksiä. On syytä kuitenkin muistaa, että vaikka laskelma osoittaisi investoinnin 

kannattamattomaksi, voi olla olemassa muita, kenties strategisia syitä investoinnin 

toteuttamiseksi. Ohjelmiston hankinta pilvipalveluna on nykyään yleistynyt sen 

helppouden takia. Etenkin tästä syystä myös ohjelmistontoimittajan valinta kannattaa 

tehdä huolella ja tarkoin asiaan perehtyen. Toimittajan koko ja kokemus alalla, 

erityisesti alalla, jolla asiakas operoi, luovat hyvän perustan toimittajan 

asiantuntijuudesta. Tuotekehityspanokset ja uusien ohjelmistoversioiden kehittäminen 



 27 

ovat merkki siitä, että toimittaja kehittää toimintaansa ja nykyinen käyttäjäkunta luo 

varmuutta siitä, että toimittaja on jatkamassa toimintaansa. Muita tärkeitä asioita 

huomioitavaksi toimittajan valinnassa ovat asennuspalveluiden ja käyttöönoton 

konsultointipalvelut, tarjottavien koulutusten hinta ja laatu sekä tekninen tuki.    

(Granlund & Malmi 2004: 136 – 141.) 

 

3.6 Sopimuksen tekeminen 

 
Hankittaessa ohjelmisto valmisohjelmana, ohjelmiston toimittaja huolehtii yleensä 

sopimuksen laatimisesta ja sopimukset ovat yleensä vakiomuotoisia ja allekirjoituksia 

vaille valmiita olevia. Ostajan on kuitenkin hyvä lukea sopimus aina huolellisesti läpi ja 

tarkistaa, että sopimusehdoista löytyvät vähintään kaupan osapuolet ja kaupan kohde, 

toimitusehdot, asiakkaan ja toimittajat oikeudet ja velvollisuudet, hinnat ja takuut, huolto 

ja ylläpito, seuraamukset sopimusrikkomustilanteissa sekä sopimuksen purkamisehdot. 

Sopimusrikkomustilanteissa keskeisiksi kysymyksiksi ovat nykyään nousseet erityisesti 

aikataulujen pettämiset ja niiden tulkintaerimielisyydet. Ohjelmiston toimittajalla ja 

asiakkaalla saattaa olla eri käsitys siitä, milloin ohjelmiston tulee olla toiminnassa sekä 

siitä, mitkä ovat sanktiot aikataulun pettämisestä. Suurissa ohjelmistohankinnoissa on 

syytä käyttää apuna aina lakimiestä sopimustekstejä laadittaessa. (Granlund & Malmi 

2004: 141 – 142.) 

 

3.7 Käyttöönotto 

 

Ohjelmiston käyttöönottovaihe tulee suunnitella ja aikatauluttaa jo etukäteen 

mahdollisimman tarkkaan, jotta uuteen ohjelmistoon siirtyminen olisi sujuvaa. 

Toimittajan apu ja ohjeistus käyttöönottoon on ensiarvoisen tärkeää ja se olisi hyvä 

muistaa ottaa huomioon jo tarjouspyyntövaiheessa ehdokkaita kartoitettaessa tai 

viimeistäänkin sopimuksen tekovaiheessa. Uuteen ohjelmistoon siirtyminen voi tapahtua 

joko pilotoinnin, rinnakkaisen tai vaiheittaisen siirtymisen tai suoran siirtymisen keinoin. 

Pilotoinnissa ohjelmisto otetaan käyttöön aluksi vain osassa organisaatiota, esimerkiksi 



 28 

yhdessä osastossa tai tytäryhtiössä, jonka jälkeen sen käyttöä laajennetaan myös muualle 

organisaatioon. Etuna tämän tyyppisessä siirtymisessä on muun muassa se, että 

ohjelmiston toimivuus tulee testattua pienemmällä käyttäjäryhmällä ja virheistä voidaan 

oppia ennen laajempaa käyttöönottoa. Rinnakkaisessa siirtymisessä vanhaa ja uutta 

ohjelmaa käytetään jonkin aikaa yhtä aikaa rinnakkain, ennen kuin luovutaan täysin 

vanhasta. Vaiheittaisessa siirtymisessä vanhaa ohjelmaa puolestaan ajetaan alas pala 

palalta sitä mukaa kun uuden sovelluksen käyttö lisääntyy. Suora siirtyminen taas 

tarkoittaa nimensä mukaisesti sitä, että uusi ohjelmisto otetaan käyttöön välittömästi 

samalla kun vanhan ohjelmiston käytöstä luovutaan. (Granlund & Malmi 2004: 142 – 

143.) 

 

3.8 Ylläpito ja päivitykset 

 

Tietojärjestelmäohjelmistojen käyttöön liittyy aina myös ylläpito- ja päivitystyötä. Jo 

ohjelmistoa ja ohjelmistotoimittajaa valittaessa on hyvä tarkistaa toimittajan kanta 

ohjelmistoversioiden kehittämiseen ja muutosten tekemiseen. Toimittajan tekemiin 

ohjelmistopäivityksiin tulisi kuulua vähintäänkin lakisääteiset muutokset ja ohjelmiston 

toimittajan tulisi sitoutua korjaamaan ohjelmistossa esiintyvät viat. On myös hyvä, jos 

toimittajan kanssa voi neuvotella asiakaskohtaisista räätälöinneistä ja lisäpalveluista tai -

ominaisuuksista sovellukseen. (Granlund & Malmi 2004: 141, 143.) 



 29 

4 PROSESSIEN KEHITTÄMINEN 

 
Prosessien jatkuva kehittäminen tulisi kuulua osana jokaisen yrityksen perustoimintaa, 

sillä se on edellytys yrityksen hengissä pysymiselle. Erinomainen organisaatio syntyy 

toimintatapoja kehittämällä ja työpaikan menestyminen edellyttää innovatiivisuutta. 

Yritysten tulee pyrkiä kehittämään jatkuvasti toimintaansa siirtyäkseen perustasolta 

kehittäjäksi. Työpaikoilta ja työntekijöiltä edellytetään valmiutta kyseenalaistaa totuttuja 

ajattelu- ja toimintamalleja ja kehittää tai luoda tilalle uusia ja entistä parempia tapoja 

tehdä työtä. Työssä tapahtuva jatkuva muutos ja uudelleen organisoituminen asettaa 

haasteita ja tulevaisuuden toimintaympäristö muuttuu vauhdilla ja haastaa johtamista 

yhä vahvemmin. Tulevaisuudessa yhä useammalla työpaikalla tulisi olla uudistumista ja 

kehittymistä tukeva kulttuuri. (Työ- ja elinkeinoministeriö 2016.) 

 

Toimintaperiaatteiden ja strategian toteutumista ja prosessien tehokasta toimintaa 

tuetaan yrityksen sisäisten resurssien, kuten rakennuksien, laitteistojen ja materiaalin 

hallinnan, teknologian sekä tiedon, tietämyksen ja tietopääoman hallinnan avulla. 

Rakennusten, laitteiden ja materiaalien hallinnassa on kiinnitettävä huomiota niiden 

hyödyntämiseen sekä turvallisuus, ylläpito, varastointi, kulutus, jäte- ja 

ympäristönäkökohtiin. Uusia teknologioita sekä organisaatiossa työskentelevien 

ihmisten tietotaitoa tulisi hyödyntää. Myös viestintä on olennainen osa yrityksen 

kokonaisvaltaisen laadun kehittämistä. Investoinnit ja rahoitus määrittävät olennaisesti 

yrityksen strategista suuntaa ja taloudellisia tavoitteita ja suorituskykyä. Strategisten 

investointien avulla yritys pyrkii uudistumaan ja kehittymään eikä jää paikoilleen. 

Kumppanuussuhteiden ja resurssien suunnittelussa ja hallinnassa otetaan huomioon 

tasapainoisesti organisaation, ympäröivän yhteisön ja ympäristön nykyiset ja tulevat 

tarpeet. Erinomaisuuden tunnuspiirteiden evoluutio jatkaa kehittymistään rimankorotus 

mentaliteetilla. Yhteiskunnallinen vastuu on muuttunut kestäväksi kehitykseksi ja 

yritysten toiminnassa pyritään sanoista tekoihin. Nykyajan tunnuspiirteisiin kuuluvat 

muun muassa luovuus, ketteryys, innovointi ja visionäärisyys. (Laatukeskus Excellence 

Finland 2016.) 

 



 30 

4.1 Prosessin määritelmä     

 
Kiiskisen, Linkoahon & Santalan (2002: 28) mukaan prosessi on dynaaminen sarja 

toimintoja. Toiminto taas on sarja toisiinsa liittyviä työtehtäviä, joita organisaatiossa 

tehdään. Prosessi on siis toimintoketju, jolle on määritelty tuotokset ja vastaanottajat, eli 

asiakkaat. Asiakkaat taas voivat olla joko organisaation sisäisiä tai ulkoisia. Prosessit 

puolestaan voivat olla ydin- tai tukiprosesseja. Ydinprosessi on nimensä mukaisesti 

toiminnan ydin ja se luo suoraan lisäarvoa ulkoiselle asiakkaalle, esimerkiksi tilaus-

toimitusketjuna. Yrityksen toimialasta riippuu, mitkä toiminnot määritellään sen 

ydinprosesseiksi. Elektroniikkateollisuudessa ydintoimintaa on asiakastarpeiden 

analysointi ja palveluiden kehittäminen. Tukitoiminnot ovat sekundaarisia toimintoja, 

jotka tukevat ydinprosesseja. Tukitoiminnot ja -prosessit palvelevat organisaation 

sisäisiä asiakkaita, eli organisaation palveluksessa olevia henkilöitä. Organisaation 

tukiprosesseihin kuuluvia toimintoja ovat yleensä muun muassa johtaminen, 

taloushallinto, tietohallinto ja henkilöstöhallinto. (Kiiskinen, Linkoaho & Santala 2002: 

28.) 

 

Prosessien kehittämisellä tarkoitetaan organisaation ydinprosessien tai organisaation 

tehtävien kannalta muiden keskeisten prosessien uudelleensuunnittelua. Ulkoistaminen 

on myös eräs keskeinen tapa organisoida prosesseja tai prosessivaiheita. 

Ulkoistamispäätöksiä tehtäessä organisaation tulisi määritellä ydintoiminnot ja 

tukitoiminnot. Organisaation perustehtävän kannalta kriittistä ydinosaamista, kuten 

toimialatuntemusta ja osaamista ei tulisi ulkoistaa. Ydintoimintoja tukevien toimintojen 

kehittämiseen panostaminen puolestaan ei ole organisaatiolle välttämättä mielekästä, jos 

palveluita on helposti saatavilla. Tyypillisiä ulkoistettavia tukitoimintoja ovat muun 

muassa kirjanpito ja siivouspalvelut. Kiurun (1994: 14) mukaan toimintaa tulisi tehostaa 

kokonaisuutena ja parhaiten se onnistuu silloin, kun tunnetaan toimintoketjujen eli 

prosessien todellinen kulku organisaatiossa. Edelleen Kiurun mukaan myös tuhlausta 

olisi minimoitava ja turhia toimintoja eliminoitava. (Kiiskinen ym. 2002: 21 – 27; Kiuru 

1994:14.) 

 



 31 

Prosessien uudelleensuunnittelu (Business Process Re-engineering, BPR) on 

muutoksenhallintamenetelmä, jonka avulla yritys voi saavuttaa paremman 

suorituskyvyn, muun muassa kustannusten alenemisen ja tuotteiden laadun paranemisen 

sekä lisääntyneen asiakastyytyväisyyden myötä. Pk-yritysten oletetaan hyötyvän 

vastaavalla tavalla prosessien uudelleensuunnittelusta, kuin suurempienkin yritysten. 

Niiden koetaan myös olevan joustavampia ja rakenteeltaan mukautuvampia suurempiin 

organisaatioihin verrattuna sekä kykenevän vastaamaan muutoksiin nopeammin. 

Rajallisten resurssien vuoksi, kuten IT- ja prosessien uudelleensuunnittelun 

asiantuntemuksen sekä taloudellisten rajoitteiden vuoksi monen pk-yrityksen on 

kuitenkin hankala hyödyntää prosessien uudelleensuunnittelua liiketoiminnassaan. 

(Chang & Powell 1998: 199.)  

 

Lahti & Salmisen (2008: 183) mukaan digitaaliseen taloushallintoon siirtyminen tulee 

nähdä paljon laajemmin kuin vain prosessien sähköistämisenä ja järjestelmien 

uusimisena, sillä oikein toteutettuna se väistämättä muuttaa yrityksen toimintatapoja ja 

mahdollisesti myös koko taloushallinnon organisointia. Digitaalisuus mahdollistaa 

asioiden tekemisen täysin uudella tavalla ja prosesseja tai näiden työvaiheita voidaan 

sijoittaa myös maantieteellisesti eri paikkoihin tai ulkopuoliselle palvelutarjoajalle. 

Strateginen näkökulma kannattaakin yhdistää kehityshankkeeseen ja pohtia samalla 

töiden organisoinnin uudelleensuunnittelu miettimällä, mitkä toiminnot kannattaa 

ehdottomasti pitää itsellä ja miltä osin olisi mahdollista hyödyntää ulkoistuspalveluita. 

Myös sidosryhmien mukana olo kehitysprojektissa on tärkeää. (Lahti & Salminen 2008: 

183 – 184.) 

 

Erilaisten kehitysprojektien vaiheet noudattavat hieman kehittämiskohteesta riippuen 

kirjallisuudessa yleisesti ottaen hyvin pitkälti samanlaista kaavaa. Seuraavassa luvussa 

käsitellään Lahden & Salmisen esittämän taloushallinnon kehitysprojektin vaiheet, 

koska se soveltuu hyvin taloushallinnon projektien kehittämisen vaiheiden kuvaamiseen. 

 



 32 

4.2 Prosessin kehittämisen vaiheet  

 
Kiiskisen ym. (2002: 42) mukaan yrityksen johdon odotukset määrittelevät prosessien 

uudelleensuunnittelun ja prosessien kehittämisessä on tärkeää, että johto ja päättäjät 

sitoutuvat hankkeeseen. Projektinhallinnan kokonaisuus kustannus- ja 

hyötylaskelmineen ja hyöty- ja riskianalyyseineen antavat johdolle todellisuuteen 

perustuvaa ja ymmärrettävää tietoa projektin tilasta. Lahti & Salmisen (2008: 184) 

mukaan suunnitteluvaiheen aikana voidaan valita omalle organisaatiolle soveltuvat 

ratkaisut eri vaihtoehdoista. Tutkielman empiiriosuudessa esiintyvä case yritys on pk-

yritys, jonka taloushallinnon kehitysprosessin aikana ei käytetty raskaita ja turhia 

projektivaiheita pienen organisaation vuoksi. Case yrityksen kehitysprosessissa 

hyödynnettiin Lahti & Salmisen mallinnuksen suunnitteluvaiheen kehitystarpeiden 

analysointi ja hankearviointia, nykytilan analysointia sekä tavoitetilan suunnittelua. 

Yrityksen pienuuden sekä henkilöstön vähyyden vuoksi mallinnuksen 

toteutusvaiheosuutta sovellettiin soveltuvin osin ilman raskasta projektihallinnointia 

sekä koulutusta ja käyttöönottoa.  (Lahti & Salminen 2008: 184; Kiiskinen 2002: 42.) 

 

 

 

Kuva 1. Taloushallinnon kehitysprojektin vaiheet (Lahti & Salminen 2008: 184). 

 

 
 



 33 

4.2.1 Kehitystarpeiden analysointi ja hankearviointi 

 
Kehitysprojektia edeltää yleensä esisuunnitteluvaihe, jossa hanke arvioidaan ja 

kehitystarpeet analysoidaan. Esisuunnittelussa päätetään kehitysprosessin laajuus 

ylätasolla sekä se, mitä prosesseja tai järjestelmä- ja organisaatio-osa-alueita hanke 

koskee. Yksityiskohtaisempi suunnittelu toteutetaan myöhemmin nykytila- ja 

tavoitetilasuunnittelun aikana. Esisuunnitteluvaiheen aikana tarkoituksena on taustalla 

olevien tarpeiden sekä projektin edellytysten toteuttamisen selvittäminen. Olennaista on 

selvittää projektin kannattavuutta sekä arvioida hyötyjä ja riskejä. Myös eri 

toteutusvaihtoehtoja tulisi miettiä alustavasti ja asettaa hankkeelle strategiset tavoitteet, 

kuten esimerkiksi x prosentin kustannussäästötavoitteet, ostolaskujen käsittelyn 

nopeutuminen ja virheiden väheneminen tai raportoinnin nopeutuminen. (Lahti & 

Salminen 2008: 185.) 

 

4.2.2 Nykytilanteen analyysi 

 
Nykytilanteen analyysin tavoitteena on yhteisen näkemyksen saavuttaminen 

organisaation nykytilasta ja muutoskohteista. Jotta analyysi voisi toimia muutoksen 

lähtökohtana, tulee muutoksen tarpeellisuus olla kaikkien yhteinen näkemys. Nykytilan 

analyysivaiheeseen osallistuu koko henkilöstö ja eri henkilöstöryhmien keskinäisten 

keskustelujen avulla voidaan tuoda esiin nykytoiminnan heikkouksia ja siten saada 

aikaan muutostarpeen olemassaolon sisäistäminen ja hyväksyminen henkilöstön 

keskuudessa. Olennainen osa onnistunutta muutosta on analyysien ja muutostavoitteiden 

muuttaminen tosiasioiksi, joka puolestaan saa aikaan todellisen muutostarpeen. 

Muutosvalmiutta heikentäviä henkilökohtaisia mielipiteitä ja näkemyksiä tai mutu-

tuntemuksia voidaan lieventää konkreettisen numeromuotoon muutetun faktatiedon 

avulla. Konkreettinen tosiasioiden esittäminen saa aikaan positiivisen paineen 

toimintatapojen muuttamiseksi ja on samalla hyvä keino muutosvastarinnan 

vähentämiseksi. (Kiiskinen ym. 2002: 43 – 45.) 

 



 34 

Nykytilanteen analysoinnin apuna voidaan käyttää hyväksi esimerkiksi 

muutosilmapiirikartoitusta, toimintoketjujen kuvausta ja analysointia sekä toimintojen 

resurssi- ja kustannusanalyysiä. Tutkielman empiirisessä osuudessa case yrityksen 

nykytilan analysoinnissa edellä mainituista apuvälineistä on yrityksen pienuuden vuoksi 

hyödynnetty ainoastaan toimintoketjujen kuvausta prosessikuvauksen keinoin sekä 

toimintoanalyysiä toimintojen resurssi- ja kustannusanalyysin keinoin. 

Prosessikuvauksessa mallinnetaan organisaation nykyinen toiminta ja toimintoketjuja 

analysoitaessa haetaan vastauksia muun muassa sille ovatko kaikki prosessin vaiheet 

välttämättömiä vai voidaanko osa niistä jättää pois tai suorittaa jossain muussa, kenties 

paremmassa järjestyksessä tai voitaisiinko niitä suorittaa tehokkaammin. Prosessin 

mallintaminen kaavion avulla tai vaikkapa vain vaiheiden piirtäminen kynällä paperille 

tuo prosessin vaiheet esille selkeässä ja ymmärrettävässä muodossa. (Kiiskinen ym. 

2002: 45 – 47.) 

 

Prosessikartoituksen avulla saatua tietoa prosessin eri toiminnoista käytetään hyväksi 

toimintojen resurssi- ja kustannusanalyysiä laadittaessa. Henkilöstöltä pyydetään arvio 

työajan käytöstä kyseisten toimintojen osalta vuositasolla. Näin saadaan tieto siitä, miten 

henkilöstöresurssit ja -kustannukset kohdistuvat eri toiminnoille. Resurssikartoituksen 

avulla saadaan tietoa siitä, miten paljon tietyn toiminnon tekeminen kuluttaa resursseja 

yrityksen toiminnassa ja ajankäytön selvitys osoittaa sen, mihin resurssit kuluvat. 

Nykytilan resurssikartoitus luo hyvän pohjan uuden toimintatavan suunnittelua varten. 

Siitä on hyötyä myös jatkossa, kun halutaan vertailla uutta ja vanhaa toimintaprosessia 

keskenään, esimerkiksi toteutuneita resurssi- ja kustannussäästöjä laskettaessa. 

(Kiiskinen ym. 2002: 48 – 49.)  

 

4.2.3 Tavoitetilan suunnittelu  

 
Edellä mainittua nykytilanteen analyysivaiheessa mallinnettua prosessikuvausta voidaan 

hyödyntää edelleen, kun määritellään optimitoimintatapaa. Tavoitetilan 

suunnitteluvaiheessa tarvittavat muutostoimenpiteet konkretisoidaan yleensä 



 35 

prosessikohtaisesti työryhmän kesken, joka on koottu yrityksen eri 

prosessikokonaisuuksien asiantuntijoista. Tällöin uuden toimintamallin suunnittelu 

kattaa suuremman ja kattavamman toiminnallisen kokonaisuuden kuin esimerkiksi 

pelkästään taloushallinnon yksinään laatima mallinnus. Myös ulkopuolisten 

asiantuntijoiden käyttö on yleistä, etenkin suuremmissa ERP projekteissa. Uuden 

toimintamallin laatiminen vaatii työryhmältä kykyä kyseenalaistaa nykyiset 

toimintamallit ja karsia turhat vaiheet ja toiminnot, jotta se vastaisi yrityksen 

tulevaisuuden haasteisiin ja johtoryhmän asettamiin muutostavoitteisiin. Myös 

tavoitetilasta laaditaan prosessikaavio, jossa kuvataan prosessin keskeiset vaiheet, 

toiminnot ja toimijat sekä näiden väliset riippuvuudet ja toimintamallia tukevat 

tietojärjestelmät. (Kiiskinen ym. 2002: 55 – 56.)  

 

Toteutusvaiheen alustava projektisuunnitelma laaditaan tässä vaiheessa, kuten myös 

investointi- ja kannattavuuslaskelmat. Eri vaihtoehdoista tehdään laadullinen hyöty- ja 

riskiarviointi. Tärkeä osa suunnitteluvaihetta on myös uusien järjestelmien kartoitus ja 

kilpailutus sekä tarpeen vaatiessa myös valinta. Digitaalisen taloushallinnon 

toteuttamiseksi löytyy nykyään jo useita palvelukonsepteja ja tarjoajia, joista yritys voi 

valita toimintaansa parhaiten sopivan ratkaisun. Pienen tai keskisuuren yrityksen on 

yleensä järkevin hankkia itselleen osittain tai kokonaan valmis palvelu kuin alkaa itse 

rakentaa sähköisen taloushallinnon osajärjestelmistä ja liittymistä kokonaisuutta. 

Suurilla yrityksillä taas on yleensä käytössään oma operatiivinen ERP-järjestelmä, joka 

on yrityksen toimintaan räätälöity ja johon valmiit kokonaispalvelut tai -ratkaisut 

harvoin sopivat. Suurten yritysten taloushallinnon sekä materiaalihallinnon tai 

valmistuksen ohjausjärjestelmien kokonaisuus rakentuukin usein useammista 

moduuliratkaisuista tai pääjärjestelmiin liitettävistä erillissovelluksista. (Lahti & 

Salminen 2008: 186 – 188.) 

 

”Muutostavoitteiden tulisi olla riittävän haastavia, mutta samalla niiden saavuttamisen 

tulisi tuntua realistiselta” (Kiiskinen ym. 2002: 49). Erityisesti muutoksen onnistuminen 

edellyttää johdolta kykyä ja taitoa löytää ne muutostavoitteet ja ratkaisut, jotka ovat 

keino yrityksen vision toteuttamiseksi. Muutoksen tarpeellisuuden markkinointi koko 

organisaatiolle niin että muutoksesta tulee koko organisaatiota koskeva tavoite ja 



 36 

tahtotila on tärkeää. Muutosprosessi tulee konkreettiseksi, kun rakennetaan selkeät 

mittarit, joiden avulla muutosprosessia voidaan seurata. Kun henkilö näkee miten 

muutos vaikuttaa hänen työnkuvaansa kuuluviin tehtäviin, on muutosprosessin 

etenemistä helpompi seurata. Esimerkkejä mittareista ovat muun muassa 

kustannusnäkökulmasta taloushallinnon kustannukset laskua kohden, aikanäkökulmasta 

laskun läpimenoaika tilaustapahtumasta laskun lähettämiseen, tuottavuuden 

näkökulmasta laskujen määrä henkilötyövuotta kohden ja laadun näkökulmasta 

laskutusvirheiden korjaamiseen käytetyn ajan prosenttiosuus työajasta. Mittareiden tulisi 

olla valideja ja mitata oikeita asioita, jotta lopputulos olisi oikea. Suurten 

muutosprosessien etenemistä mitattaessa tehokkaita ja puolueettomia vertailuaineistoja 

ovat benchmarking-tietokannat. Benchmarkingissa yritys vertaa omaa toimintaansa 

muiden toimintaan joko sisäisen tai ulkoisen benchmarkingin keinoin. Tavoitteena on 

löytää tehokkaita toimintatapoja sovellettavaksi omaan yritykseen sekä ottaa oppia 

muiden parhaista käytännöistä. (Kiiskinen ym. 2002: 49 – 55.) 

 

Muutosprosessin onnistumisen todennäköisyyttä parantaa, jos muutostavoitteiden 

toteuttamissuunnitelmat tuodaan henkilökohtaiselle tasolle. Työntekijän on helpompi 

osallistua muutostavoitteiden toteuttamiseen, kun hän näkee oman roolinsa muutoksen 

toteuttamisessa. Muutoksesta tiedottamisen ja kommunikoinnin lisäksi myös työntekijä 

tulisi ottaa osaksi muutosprosessin suunnittelua. Muutosprojekteissaan parhaiten 

menestyneitä organisaatioita ovat organisaatiot, joissa muutosten 

toteuttamissuunnitelmat ovat konkreettisia. Työntekijöiden sitoutumisen ja motivaation 

ansiosta muutos koetaan omaksi asiaksi eikä pelkästään ulkopuolisen osoittamaksi 

ratkaisuksi. (Kiiskinen ym. 2002: 56 – 59.) 

 

4.2.4 Projektin käynnistäminen ja toteutus 

 
Muutos on tärkeää viedä läpi hallitusti suunnitelmallisena kehitysprojektina, joka on 

tarkasti aikataulutettu. Näin voidaan seurata ja mitata saavutettuja tavoitteita läpi koko 

muutosprojektin. Mitä laajemmasta ja useampaa työntekijää koskevasta muutoksesta on 



 37 

kyse, sitä tärkeämpää aikataulutuksen ja henkilöstöresurssien arvioinnin merkitys on 

projektin onnistumiselle. Projektin alussa laaditaan projektisuunnitelma, jossa 

määritellään kehitysprojektin laajuus ja rajaukset sekä perustetaan projektin hallinto 

projektin vastuuhenkilöistä. Projektipäällikön nimeäminen jo ennen projektin 

käynnistystä on ensisijaisen tärkeää projektin etenemiseksi.  Projekti aikataulutetaan ja 

resursoidaan yksityiskohtaisesti ja usein projektiin osallistuu myös ulkopuolisia 

asiantuntijoita, joiden osuus projektissa tulee huomioida.  (Lahti & Salminen 2008: 188 

– 189.) 

 

Muutoksen toteuttamisen onnistumiseen vaikuttaa paljon se, kuinka konkreettisesti 

uusien toimintatapojen käyttöönotto aloitetaan. Muutostoimenpiteet kohdistuvat suoraan 

johonkin toiminnan osa-alueeseen ja sen työntekijöihin, joten kouluttamalla henkilöstö 

uusiin työtehtäviin saadaan uudet toimintamallit otettua käyttöön nopeimmin ja 

tehokkaimmin. Mitä radikaalimpi muutos on kyseessä, sitä nopeammin tulisi saada 

aikaan jotain näkyvää. Muutosprojektin venyminen aiheuttaa usein työntekijöissä 

turhautumista ja muutoksen vastustamista, koska näkyvät tulokset puuttuvat. 

Pahimmassa tapauksesta projektista tulee niin sanottu ikuisuusprojekti ja työntekijät 

menettävät uskonsa muutoksen toteutumiseen. (Kiiskinen ym. 2002: 59 – 62.) 

 

Muutosvastarinta on normaali ilmiö, mutta sen syntyyn ja määrään vaikuttaa paljon 

johtamistapa, jolla sitä ennakoidaan ja käsitellään. Muutosvastarintaa ja epävarmuutta 

vähentää määrätietoinen mutta joustava, reilu ja avoin eteneminen. Kun 

muutostoimenpiteet aloitetaan heti niiden ilmoittamisen jälkeen, vähenee 

muutosvastarinnan määrä kaikilla muutoksen alueilla. Keskeistä muutosvastarinnan 

hallinnassa on myös henkilöstön mukaan ottaminen muutosprosessin suunnitteluun. 

Muutosvastarinnan muotoja ovat muun muassa kyvyttömyyskriisi, motivaatiokriisi ja 

epäoikeudenmukaisuuskriisi. Kyvyttömyyskriisin aiheuttaa työntekijän kokema 

epävarmuus omista kyvyistään ongelmien ratkaisemiseen ja työtehtävien suorittamiseen. 

Epävarmuutta voidaan poistaa riittävällä tiedottamisella sekä kouluttamalla työntekijä 

uusiin työtehtäviin. Motivaatiokriisissä on kyse ulkoisen motivaation puutteesta 

aiheutuvasta muutosvastarinnasta. Työntekijä vastustaa muutosta tällöin ulkoisten 

kannustimien, kuten palkan, ylennysten ja muiden palkkioiden puuttumisen takia tai sen 



 38 

vuoksi että ne eivät ole työntekijän mielestä riittäviä. Jos muutos aiheuttaa lisäksi oman 

aseman heikkenemisen organisaatiossa, saattaa sen hyväksyminen olla vaikeaa edes 

rahallisen korvauksen myötä. Sisäisen motivaation puuttuminen puolestaan aiheuttaa 

epäoikeudenmukaisuuskriisin. Henkilö ei tällöin kykene tai halua samaistua 

organisaation luomaan muutosvisioon ja siihen mitä sen toteuttaminen tuo 

konkreettisesti mukanaan. Muutoksen toteuttamista edesauttavat yleensä sellaiset 

muutostavoitteet, joiden myötä työntekijä kokee voivansa toteuttaa itseään ja 

kehittyvänsä ammatissaan, toisin sanoen muutokset, joista työntekijä kokee saavansa 

jotain myös itselleen. (Kiiskinen ym. 2002: 63 – 64, 66 – 68.) 

 

Toiminnan kehittämisprojektin toteutus etenee määrittelyvaiheesta tekniseen toteutus- ja 

testausvaiheeseen sekä lopulta uusien prosessien käyttöönottoon ja projektin 

päättämiseen. Määrittelyvaiheen määrittelydokumenteissa määritellään 

yksityiskohtaisesti prosessien prosessikuvaukset ja liittymäkartat sekä rekisteri- ja 

parametrointikuvaukset. Kun määrittelyt on hyväksytty, alkaa tekninen toteutus 

määrittelyiden mukaisesti. Testauksessa saavutetaan paras lopputulos, jos niissä voidaan 

simuloida todellisia tilanteita, poikkeustilanteet mukaan lukien. Organisaation ollessa 

suuri, on käyttöönotto hyvä aloittaa niin sanotussa pilottiyksikössä. Tällöin uutta 

toimintatapaa voidaan testata pienemmillä resursseilla vain osassa organisaatiota ja 

toimintamallin käyttöönotto muissa toimintayksiköissä tapahtuu tämän jälkeen nopeasti. 

Projektin päätösvaiheessa projektin onnistuminen arvioidaan sillä, toteutuivatko 

projektille asetetut aikataulu- ja kustannustavoitteet. Olennaista on myös, että 

järjestelmien toimivuuden lisäksi myös toimintaprosessit ovat muuttuneet 

tehokkaammiksi. Usein toteutusprojektin aikana nousee esiin uusia kehityskohteita, joita 

ei vielä kehitysprojektin aikana pystytä toteuttamaan. Teknologian vauhdissa mukana 

pysyäkseen yrityksen tulisikin pyrkiä kehittämään toimintaansa ja prosessejaan 

jatkuvasti yhä tehokkaampaan suuntaan digitaalisen taloushallinnon avulla, sillä 

markkinoiden ratkaisut kehittyvät nopeasti. (Lahti & Salminen 2008: 190 – 192; 

Kiiskinen ym. 2002: 62.) 

                   

  



 39 

5 TALOUSHALLINTOPROSESSIN KEHITTÄMINEN CASE 

YRITYKSESSÄ 

 
Tutkimuksen teoriaosuuden viitekehystä hyödynnetään tutkimuksen empiirisessä 

osuudessa. Empiirisessä osuudessa kuvataan taloushallinto-ohjelman vaihtoprosessi case 

yrityksessä, jossa tutkimuksen kirjoittaja työskenteli vaihtoprosessin aikana. Tutkimus 

on pitkittäistutkimus ja se on kvalitatiivisella tutkimusotteella tehty, 

toimintatutkimuksen keinoin toteutettu tapaustutkimus. Sen avulla kuvataan case 

yrityksen taloushallintoprosessin nykytila sekä sen sähköistämisellä haluttu tavoitetila. 

Tutkimus tulee antamaan vastaukset kysymyksiin siitä, mitä taloushallinnon 

sähköistäminen tulee pk-yritykseltä vaatimaan, voidaanko sillä saavuttaa 

kustannussäästöjä yksittäisen palveluntarjoajan tarjouksen perusteella sekä mitä hyötyjä 

ja mahdollisia haittoja siitä voi seurata. Lisäksi tullaan pohtimaan, onko case yrityksen 

taloushallinnon prosesseissa mahdollisesti muita mahdollisia jatkossa toteuttavia 

kehityskohteita, joita voitaisiin vielä kehittää, jotta digitaalinen taloushallinto voisi 

toteutua vieläkin kattavammin. Tutkimus luo viitekehyksen taloushallinto-ohjelmiston 

valinnan tueksi myös muille pk-yrityksille ja näin auttaa suomalaisten laskentatoimen 

ammattilaisten taloushallinto-ohjelmiston vaihtoprosessia.  

 

 

5.1 Case Yritys 

 
Case yritys on teknologiateollisuudessa toimiva yritys, jonka omistaa ulkomainen 

emoyhtiö. Tutkimusta kirjoitettaessa yrityksellä ei ollut tuotantoa lainkaan, vaan sen 

hankkeet keskittyivät täysin uuden tuotannon käynnistämiseksi ja pörssiin listautunut 

emoyhtiö etsi rahoitusta toiminnan rahoittamiseksi. Yrityksessä työskentelee 9 henkilöä 

lähinnä hallinto- ja ylläpitotehtävissä. Tuotanto aikana yrityksessä työskenteli 

keskimäärin 76 työntekijää. Tutkimuksen kirjoittamisen aikana suurin osa tuotannon 

työntekijöistä olivat lomautettuina ja yritys pyöri minimi henkilöstöresursseilla. 



 40 

5.2 Case yrityksen taloushallinnon kehitystarpeiden analysointi ja  

       hankearviointi 

 
Nykyisessä taloustilanteessa yritys pyrkii jatkuvasti löytämään keinoja prosessien 

tehostamiseksi ja kustannusten vähentämiseksi. Vaikka taloushallinto ei kuulu yrityksen 

keskeiseen liiketoimintaprosessiin vaan tukiprosessiin, voidaan sen osalta noudattaa 

teoriaosuuden taloushallinnon prosessin kehittämisprojektin eri vaiheita.  

 

Taloushallinnon kehittämisprojekti on yhdessä emoyhtiön talousjohtajan kanssa rajattu 

koskemaan kirjanpitoa ja sähköistä laskujen kierrätystä. Johdon laskentatoimeen 

kuuluvat osa-alueet on jätetty projektin ulkopuolelle. Nykyisellä mallilla toteutettu 

taloushallintoprosessi sisältää sähköisen laskujen kierrätyksen, mutta se ei ole 

kustannustehokas. Projektiin liittyviä riskejä ei tässä vaiheessa tunnistettu. 

 

Projektin kannattavuutta puolsi tarjouspyyntöihin saadut vastaukset ohjelmiston 

toimittajilta, joiden perusteella voitiin odottaa säästöjä jo pelkästään lisenssimaksujen 

osalta. Lisäksi suurin osa toimittajista oli jo siirtynyt sähköisten laskujen lähettämiseen 

ja valtaosa yrityksen vastaanottamista ostolaskuista oli jo lähtötilanteessa verkkolaskuja. 

 

Taloushallinnon kehitysprojekti toteutettiin pääasiassa yrityksen talouspäällikön ja 

ohjelmistontoimittajan kouluttajien ja kontaktihenkilöiden kesken. Yrityksen 

toimitusjohtajalla ja emoyhtiön talousjohtajalla oli projektin alkuvaiheessa aktiivinen 

rooli vaatimusmäärittelyä tehtäessä sekä tarjouspyyntövastausten vastaanottamisen 

jälkeen käyttöönotettavaa ohjelmistoa valittaessa. Koska projektiorganisaatio oli kevyt, 

ei erillisiä aloitus-, väliaika- ja loppupalavereja pidetty, vaan projekti toteutettiin 

kaikkien siihen osallistuneiden henkilöiden osalta oman työn ohessa ja projektia vietiin 

eteenpäin myös epämuodollisin keskusteluin sekä sähköpostiviestein. 

 



 41 

5.3 Case yrityksen taloushallintoprosessin nykytila 

 
Yrityksen ostolaskuprosessin nykytilan kuvaamiseksi tullaan esittämään 

prosessikuvaukset verkkolasku- ja paperilaskumuotoisten ostolaskujen kierrosta. 

Yrityksen eri toiminnoille kohdistuvien henkilöresurssien ja kustannuksien nykytila 

esitetään toimintoanalyysin avulla. Prosessikuvaus-kappaleen kirjoittamisen aikana 

muistin tukena käytettiin apuna talouspäällikön ja ohjelmiston toimittajan välisiä 

sähköposteja sekä tutkijan omia aikaisempia vaihtoprosessin aikana tehtyjä 

muistiinpanoja, jotka perustuvat osallistuvaan havainnointiin. 

 

5.3.1 Prosessikuvaus 

 
Nykyisen taloushallinto-ohjelman lisenssit on ostettu Etelä-Suomessa sijaitsevan 

tilitoimiston kautta. Myös kyseisen tilitoimiston palveluja käytettiin osassa 

työrutiineista, esimerkiksi palkanlaskennan ja kirjanpidon kuukausi- ja vuosi-ilmoitusten 

teossa. Lisäksi paikallista tilitoimistoyrittäjää käytettiin apuna ostopalveluna kirjanpidon 

ja palkanlaskennan osalta. Ostopalveluna tehtävien tuntien määrä sovittiin sopimuksella 

etukäteen määräaikaisesti ja tilitoimistoyrittäjä laskutti yritystä palveluistaan. Yrityksen 

taloushallinto ei työllistä tällä hetkellä ulkopuolisten ostopalveluiden lisäksi muita kuin 

talouspäällikön.  

 

Projektin alkuvaiheessa yrityksen vastaanottamien ostolaskujen määräksi määriteltiin 

noin 200 laskua kuukaudessa, eli 2 400 laskua vuodessa. Määrä pitää sisällään myös 

kululaskut, satunnaiset kertalaskuttajat sekä mm. itse tulostettavat veromaksutositteet ja 

palkkahallinnon maksut ammattiliitoille. Näistä valtaosa, 140 kappaletta eli 70 prosenttia 

tuli järjestelmään sähköisinä verkkolaskuina tai tulostuspalvelun kautta. Loput 60 

kappaletta eli 30 prosenttia tulivat postitse paperilaskuina ja ne syötettiin järjestelmään 

itse manuaalisesti. Paperilaskuina manuaalisesti järjestelmään kirjatut ostolaskut myös 

arkistoitiin perinteisesti mapeissa paperiversiona. Sähköisessä muodossa tulleet laskut 

puolestaan arkistoituivat järjestelmän sähköiseen arkistoon. Tositteiden säilytystavan 



 42 

vuoksi verkkolaskuina ja paperisina laskuina tulleilla ostolaskuilla oli käytössä eri 

tositelajinumerointi. 

 

Paperisen ostolaskun käsittely talousosastolla alkaa postin avaamisella ja laskun 

päivämääräleiman lyömisellä. Paperimuotoinen lasku esikirjataan talousosastolla, jonka 

jälkeen se siirretään eteenpäin hyväksyttäväksi ja tarkastettavaksi. Kun lasku palautuu, 

se kirjataan uudelleen manuaalisesti tietojärjestelmään ostoreskontraan maksettavaksi, 

eli samat tiedot joudutaan kirjaamaan toiseen kertaan. Paperinen ostolasku mapitetaan ja 

arkistoidaan paperimuotoisena.  

 

Yrityksen käytäntö laskujen esikirjaamiseksi talousosastolla on perusteltua, koska 

ostolaskujen tarkastajilla ei ole yleensä kirjanpidon ja alv-säännösten osaamista. Tämä 

soveltuu myös hyvin case yrityksen toimintatapaan, jossa on vain muutama laskun 

tarkastaja ja jossa useimmat laskut ovat samoin tiliöinnein toistuvia rutiinilaskuja. 

Pienessä organisaatiossa laskun esikirjaajan on myös helppo tarkistaa tiliöinnin 

oikeellisuus laskun tarkastajalta ennen kirjausta. Isommissa organisaatioissa on 

perustellumpaa, että tiliöinnin suorittaa ostolaskun tarkastaja, koska Lahden & Salmisen 

(2008: 63) mukaan, vain tilaaja tietää, mitä ostolaskulla on ostettu ja minne se pitää 

kohdistaa. 

 

Kuva 2. Yrityksen paperimuotoisen ostolaskuprosessin nykytila. 



 43 

Sähköisessä muodossa tulevat laskut tulevat nykyisen toimittajan ylläpitämään 

ostolaskujen kierrätysohjelmaan. Uusi ohjelmaan tullut lasku on tilassa ”Ei vielä 

kierrossa oleva” -lasku, josta talousosasto esikirjaa sen ja siirtää hyväksyttäväksi. Kun 

lasku palautuu hyväksynnästä, se siirtyy takaisin kierrätysohjelmaan hyväksytyssä 

tilassa olevaksi laskuksi. Sieltä talousosasto siirtää laskun edelleen ostoreskontraan 

maksettavaksi ja sähköisesti arkistoituvaksi.  

 

Kuva 3. Yrityksen ostolaskuprosessin nykytila verkkolaskujen osalta. 

 

Laskun käsittelyaikaa on vaikea määritellä, koska se riippuu niin paljon laskusta. Koska 

laskuja käsittelee taloushallinnossa ainoastaan yksi henkilö, perustuu määrittely myös 

täysin yhden työntekijän omaan arvioon. Suurin osa laskuista on selkeitä rutiinilaskuja, 

joilla toistuu aina sama tiliöinti. Näiden laskujen käsittely ei juuri vaadi laskujen 

hyväksymisen lisäksi muita toimenpiteitä, jolloin laskujen hyväksymiseen kuluva aika 

on enimmillään minuutin. Tämän lisäksi on rutiinilaskuja, joiden tiliöinti jakaantuu 

useammalle tilille ja kustannuspaikalle, yleensä jonkin prosenttiosuuden tai laskurivin 

mukaan, eivätkä ne täten noudata aina samaa tiliöintiä. Näiden laskujen käsittely vie 

jonkin verran enemmän aikaa, arviolta kahdesta neljään minuuttiin. Muiden kuin 

rutiinilaskujen käsittely vie aikaa alle pari minuuttia hyväksymisineen. Epäselviä laskuja 

tulee äärimmäisen harvoin, mutta niidenkin käsittely jää alle viiden minuutin. 



 44 

5.3.2 Toimintoanalyysi 

 
Nykytilannetta on analysoitu Kiiskisen ym. (2002: 48) kuvaileman mallin mukaisesti 

myös eri toimintojen resurssi- ja kustannusanalyysin avulla. Eri toiminnoille 

kohdistuvista henkilöstöresursseista ja –kustannuksista saatiin näkemys, kun arvioitiin 

henkilöiden työajan jakautuminen eri toimintojen kesken. Laskelman avulla saatiin arvio 

toiminnon henkilösidonnaisen kustannuksen euromäärästä, kun henkilön palkka jaettiin 

keskimääräisellä ajankäyttöprosentilla. Euromääräisiä lukuja ei tässä tutkimuksessa 

esitetä, koska se paljastaisi liikaa yrityksen kulurakenteesta. Sen sijaan taulukosta 

voidaan nähdä kunkin toiminnon kalleusjärjestys. Koska ulkopuolinen palkanlaskennan 

ja kirjanpidon tehnyt tilitoimistoyrittäjä oli puoliaikainen, saadaan keskimääräisen 

ajankäytön kokonaisprosenttimääräksi 150%. 

 

Taulukko 1. Yrityksen toimintoanalyysi ennen ohjelmiston vaihtoa 

Toiminto henk.lkm   keskim.ajank.% toimintojen kalleusjärjestys 

ostoreskontra 0,5 
 

50 1 

hallinto 0,4 
 

40 2 

palkanlaskenta 0,5 
 

25 3 

kirjanpito 0,5 
 

25 3 

myyntireskontra 0,1   10 4 

yhteensä 2   150   

 

 

Resurssikartoituksen avulla saatiin selville, miten paljon toiminnon tekeminen kuluttaa 

resursseja koko organisaatiossa. Kartoituksen avulla voidaan myös päätellä, 

kohdennetaanko resurssit tällä hetkellä olennaiseen tekemiseen, vai voitaisiinko sitä 

kohdentaa muuhun työhön. (Kiiskinen ym. 2002: 48.) 

 

 

 



 45 

5.4 Case yrityksen taloushallintoprosessin tavoitetila 

 

Nykytilan kuvaus toi esiin selkeitä muutostarpeita. Taloushallinnon prosessien nykytilan 

analyysistä nousi esiin muutamia selkeitä muutoskohteita, jotka olivat osaltaan selviä jo 

kehitysprojektia aloitettaessa. Koska tutkimuksen kirjoittajan oma näkökulma prosessiin 

oli lisäksi tuore uutena työntekijänä, oli helpompi kyseenalaistaa miksi jokin asia tehtiin 

tietyllä, ehkä vähän jäykälläkin tavalla. Näkökulma on voinut tuoda esiin uusia 

näkökulmia prosessiin, joka on voinut rutinoitua, ja jolloin ei välttämättä ole nähty 

parempien ja tehokkaampien toimintatapojen olemassaoloa tai mahdollisuutta. 

 

Ennen uuden taloushallintoprosessin mallintamista täytyi miettiä, onko yrityksen 

nykyisessä prosessissa vaiheita, jotka voitaisiin prosessista eliminoida kustannuksissa 

säästämiseksi. Nykyisiä lisenssejä tarjoavalla tilitoimistolla oli palveluita, jotka yritys 

voi hoitaa itsekin kustannusten säästämiseksi. Palvelun tarjoajan mukaan tämä on 

kuitenkin ohjelmallisesti tehtävä keskitetysti tilitoimiston kautta. Jotta näissä 

kustannuksissa voitiin säästää, jäi vaihtoehdoksi vain koko palvelun ja ohjelman 

vaihtaminen. Tärkein syy taloushallinto-ohjelman vaihtoon oli kuitenkin 

kustannussäästöjen tavoittelu, koska nykyiset lisenssimaksut olivat korkeat. Lisäksi 

säästöjä voidaan saavuttaa karsimalla ostopalveluiden käyttöä kirjanpidossa ja 

palkanlaskennassa. Yrityksen nykyisen taloushallinnon työntekijän toimenkuvaan 

liittyvien hallinnollisten tehtävien ollessa työntekijöiden lomautusten aikana vähäisiä, 

voisi hän suorittaa nämä tehtävät itsekin. 

 

Lisäksi haluttiin päästä eroon paperimuodossa olevista ostolaskuista ja ostolaskujen 

arkistoinnista paperimuodossa, koska arkistotilat ovat rajalliset ja pelkästään ostolaskuja 

muodostuu vuodessa useita mappeja. Kaikki ostolaskut haluttiin samalle tositelajille, 

kun niitä nykyään löytyi kahdessa eri muodossa ja kahdelta eri tositelajilta. Tämä 

muutostarve vähentäisi lisäksi paperimuotoisten laskujen tietojen syöttämistä ja 

läpikäyntiä nykyisestä kahdesta kerrasta yhteen. Laskua ei tarvitsisi kierrättää ja 

esikirjata paperimuotoisena lainkaan, vaan se voitaisiin skannata järjestelmään 

kierrätettäväksi sähköisessä muodossa, kuten muutkin verkkolaskut. 



 46 

 

Kuva 4. Yrityksen paperimuotoisen ostolaskuprosessin tavoitetila. 

 

Laskujen käsittelyaikaa haluttiin lyhentää ja automatisoida. Verkkolaskujen osalta 

voidaan hyödyntää mahdollisimman paljon automaattista tiliöintiä rutiinilaskujen 

suhteen, jolloin laskun tiliöinnin syöttövaihe voidaan ohittaa kokonaan ja laskujen 

käsittely nopeutuu. Tässä tilanteessa korostuu entisestään taloushallinnon työntekijän ja 

laskun tarkastajan vastuu oikeiden tiliöintitietojen kontrolloimisessa tarkastus ja 

hyväksyntä vaiheessa. Muiden kuin paperimuotoisten laskujen tai automaattista tiliöintiä 

hyödyntävien verkkolaskujen osalta käsittelyaikaa ei voida pelkästään ohjelman 

vaihdolla lyhentää, koska tiliöinti täytyy edelleen syöttää taloushallinnossa.  



 47 

 

Kuva 5. Yrityksen ostolaskuprosessin tavoitetila verkkolaskujen osalta. 

 

Taloushallinnon tavoitetilan määrittely toi samalla viitteitä ohjelmiston 

vaatimusmäärittelylle. Vaatimusmäärittely toteutettiin yhteistyössä yrityksen 

talouspäällikön, emoyhtiön talousjohtajan ja yrityksen toimitusjohtajan kanssa. Koska 

kaikki laskut haluttiin jatkossa sähköisesti kierrätettäviksi ja arkistoitaviksi, tuleva 

ohjelmisto päätettiin toteuttaa pilvipalvelun kautta tarjottuna ratkaisuna. Tämän 

tyyppinen ratkaisu soveltuisi yritykselle parhaiten myös sen vuoksi, että yrityksen IT-

palvelut on ulkoistettu eikä yrityksellä ole omaa IT-tukihenkilöä. Pilvipalvelu-muotoisen 

ohjelmistoratkaisun vuoksi yrityksen ei tarvitsisi huolehtia ohjelmiston päivityksistä itse, 

vaan ohjelmiston toimittaja huolehtisi niistä. Ohjelman tuli myös pystyä tuottamaan 

raportteja sekä suomeksi että englanniksi. Tämä ominaisuus sen vuoksi, että yrityksen 

emoyhtiö sijaitsee Kanadassa ja emoyhtiön talousjohtajalla tulee olla pääsy ohjelmaan 

raporttien tulostamiseksi. Lisäksi ohjelmiston täytyisi olla mahdollisimman edullinen tai 

vähintään halvempi kuin nykyisin käytössä oleva, jotta vaihtoprosessia kannattaisi 

harkita.  

 
 



 48 

Toimittajan valinta 

 

Taloushallinnon kehitysprojektin myötä luodun vaatimusmäärittelyn perusteella yritys 

päätyi toteuttamaan tulevan ohjelmistohankinnan pilvipalveluna tarjottuna tuotteena. 

Koska kyseistä ohjelmistoa tulee pääasiallisesti käyttämään yrityksen talouspäällikkö, 

päätettiin että hän selvittää varteenotettavia vaihtoehtoja yrityksen asettamien 

vaatimusten puitteissa ja pyytää ohjelmiston toimittajilta tarjouspyynnöt oman 

harkintansa mukaan. Talouspäällikkö valitsee sitten näihin tarjouspyyntöihin saatujen 

vastausten perusteella pari parasta vaihtoehtoa, joiden väliltä valinta suoritetaan yhdessä 

muiden projektihenkilöiden kanssa. 

 

Koska hankkeella oli tiukka aikataulu, ei toimittajan valitsemiseen ollut käytettävissä 

enää paljon aikaa. Projektista vastaava talouspäällikkö oli aloittanut työt yrityksessä 

syyskuussa ja projektin edettyä aloitusvaiheeseen oli jo joulukuun alku. 

Vaatimusmäärittelyyn soveltuvista ohjelmista hankittiin tietoa lähinnä internetin ja 

vanhojen yhteistyökumppanien kautta. Näiden avulla löydettiin heti kolme määrittelyyn 

sopivaa vaihtoehtoa. Kahteen ohjelmaan tutustuttiin etäyhteyden kautta. Toiseen 

ohjelmaan pystyi tutustumaan siten, että ohjelmiston myyjä esitteli ohjelman 

ominaisuuksia itse etäyhteyden kautta. Tästä vaihtoehdosta käytetään myöhemmin 

nimeä ”vaihtoehto A”. Toisen ohjelman käyttöä taas pystyi kokeilemaan itse 

demoversion avulla etäyhteydellä, ohjelmiston myyjän avustuksella. Tästä vaihtoehdosta 

käytetään myöhemmin nimeä ”vaihtoehto B”. Kiireellisen aikataulun vuoksi kolmannen 

ohjelmistovaihtoehdon yhteydenottopyyntöön saatiin vastaus vasta kun uusi valittu 

ohjelmisto oli jo otettu käyttöön, joten se jäi valintavaihtoehdoista pois jo vaihtoehtojen 

yhteenvetohetkellä.  

 

Esittelyjen jälkeen ohjelmistoista pyydettiin tarjoukset, joista koottiin yhteenveto ja 

vertailu valintapäätöstä varten. B vaihtoehdon kuukausimaksut vaihtelivat käytön 

mukaan ja perustuivat esimerkiksi ostolaskujen tai tiliotteiden kappalemääriin. A 

vaihtoehdolla oli puolestaan kiinteät kuukausimaksut. Yrityksen vuosittaisilla 

ostolaskumäärillä arvioituna B vaihtoehdon kuukausimaksut olivat suuremmat kuin 



 49 

vaihtoehdon A. Lisäksi ajatus kiinteistä, ennalta tiedossa olevista kuukausimaksuista 

miellytti enemmän valitsijoita. Laaditun vertailulaskelman mukaan yritys säästäisi 

kuukausittaisissa käyttöoikeusmaksuissaan jopa 29% vanhan ohjelman lisenssimakuihin 

verrattuna. Vaihtoehto B:n puolesta puhui puolestaan helppo käyttöönotto. Lähes 

kaikkien lähtötietojen siirto vanhasta ohjelmasta uuteen onnistui Excel-ohjelman avulla 

tehtävien siirtotiedostojen avulla. Vaihtoehdossa A taas kaikki lähtötiedot tuli syöttää 

ohjelmaan itse. Tämä ei kuitenkaan osoittautunut ohjelmiston valinnan 

kynnyskysymykseksi, koska yritys on pieni eikä siirrettävää tietoa ollut paljon. Lisäksi 

tiedot tulee syöttää ohjelmaan vain kerran ohjelman käyttöönottovaiheessa, eikä kaikkia 

vanhoja asiakas- ja toimittajatietoja tarvitse myöskään syöttää uuteen ohjelmaan kerralla, 

vaan vasta tarvittaessa. Yrityksen rekistereitä voidaan lisätä ohjelmaan sitä mukaa kun 

ne tulevat ajankohtaiseksi, eli toisin sanoen silloin kun toimittajalta tulee lasku tai 

asiakkaalle pitää lähettää lasku uudesta järjestelmästä. Molemmat ohjelmat pystyivät 

tuottamaan raportteja sekä suomeksi että englanniksi. Yrityksen talouspäällikkö, 

toimitusjohtaja ja emoyhtiön talousjohtaja päätyivät yhteisymmärryksessä valitsemaan 

yrityksen tulevaksi ohjelmistoksi vaihtoehdon A, joka oli halvin kuukausimaksuiltaan. 

Sopimus allekirjoitettiin siis ohjelmistontoimittajan A kanssa ja ohjelmiston kouluttajan 

kanssa sovittiin konsultointiaika yrityksen perus- ja avaustietojen avaamiseksi. 

 



 50 

6 VAIHTOPROSESSIN LÄPIVIENTI 

 
Yrityksen taloushallinto-ohjelman vaihtoprosessi ei vaatinut suurta 

projektiorganisaatiota, eikä se yrityksen henkilöstömäärän huomioon ottaen olisi ollut 

mahdollistakaan. Taloushallinnon prosessien nykytilaa ja tavoitetilaa tutkittaessa kävi 

ilmi, että tekniset valmiudet muutokseen olivat jo hyvin pitkälti olemassa eikä 

toteutusvaihe niiden osalta tulisi olemaan raskas. 

 

Projektin aikataulu sen sijaan oli hyvin tiukka myöhäisen aloituksen vuoksi ja valmiudet 

ohjelman käyttöönottoon tuli olla olemassa jo vajaan kuukauden kuluessa, koska uuden 

tilikauden kirjanpito haluttiin toteuttaa vuoden alusta alkaen uudella ohjelmalla. Vanha 

ohjelma sanottiin irti, kun uuden ohjelmistontoimittajan kanssa oli allekirjoitettu 

sopimus. Vanhan ohjelmistontoimittajan sopimuksen irtisanomisaika oli puoli vuotta ja 

sitä oli tarkoitus käyttää uuden ohjelman rinnalla kesään asti siinä määrin, että sillä 

voitiin saattaa kuluvan tilikauden tilinpäätös valmiiksi. Aikataulun resurssipulaa tiukensi 

yrityksen palveluna ostetun kirjanpito- ja palkanlaskentapalvelun päättyminen samaan 

aikaan, jonka vuoksi taloushallinnon ainoan työntekijän tuli toteuttaa siirtymävaihe 

käytännössä yksin muiden rutiinitöiden ohessa. Projektin aikataulussa pysymiseksi 

taloushallinnon henkilö joutuikin vuodenvaihteen siirtymävaiheen aikana joustamaan 

paljon oman työaikansa puitteissa. 

 

Projektin käynnistämistä ja toteutusta käsittelevä osuus on käyty läpi teoreettisessa 

viitekehyksessä luvussa 4.2.4 ja sen mukaisesti toteutettu toimintoanalyysi yrityksen 

nykytilan resurssien ja kustannusten analysoimiseksi on kuvattu luvussa 5.3.2. Niitä ei 

ole enää syytä toistaa tässä vaiheessa. Ennen ohjelman käyttöönottovaiheen kuvausta 

käydään läpi valitun verkkolaskuoperaattorin tarjoamat palvelut sekä toimittajien 

tiedottaminen. 

 



 51 

6.1 Verkkolaskuoperaattori ja käytettävä standardi 

 
Verkkolaskujen välitys yrityksen palvelimelle tapahtui Tikon-ohjelmiston sisältämän, 

Workflow-nimisen ftp (file transfer protocol) –osasovelluksen avulla. 

Verkkolaskuoperaattorina toimi Tieto Oyj ja käytettävänä standardina TEAPPSXML 

verkkolaskuformaatti. Uuden ohjelman käyttöönottovaiheessa selvisi, että 

verkkolaskujen välitys vanhan operaattorin verkkolaskutunnuksella ei ollut enää 

ohjelmallisesti mahdollista, joten yritys joutui vaihtamaan verkkolaskuoperaattorinsa. 

Koska ohjelma asetti käytettävän operaattorin valinnalle rajoituksia, oli luontevin valinta 

valita uudeksi verkkolaskuoperaattoriksi yrityksen nykyisten pankkipalvelujen tarjoaja, 

eli Danske Bank. Danske Bankin tarjoama verkkolaskustandardi on Finvoice.  

 

Pankin Web services-yhteyden aineistosiirtopalveluun kuuluu verkkolaskuaineistojen 

lähettämisen ja vastaanottamisen lisäksi myös muun muassa maksuaineistojen ja 

toistuvien maksujen, kuten palkka-aineistojen lähettäminen. Palvelun avulla noudettavia 

aineistoja ovat puolestaan muun muassa ajankohtaisten saldotietojen ja valuuttakurssien 

nouto sekä konekieliset tiliotteet ja tapahtumakyselyt. (Danske Bank 2015: 5 – 6.) 

 

Palvelun varmenteiden käsittely perustuu PKI-turvaratkaisuun (Public Key 

Infrastructure). Mallissa kaikilla asiakkailla on kaksi avainparia ja varmennetta. Yksi on 

aineiston allekirjoitusta varten ja toinen aineiston salausta varten. Sopimuksen 

allekirjoittamisen jälkeen pankki lähettää palvelusopimuksessa mainitulle käyttäjälle 

postitse henkilökohtaisen kirjeen, joka sisältää PIN-koodin varmenteiden noutoa varten. 

PIN-koodin lisäksi käyttäjä tarvitsee sopimuksesta löytyvän Web Services-

käyttäjänumeron. Käyttäjä syöttää nämä tiedot pankkiyhteysohjelmaan, joka lähettää 

pankille varmenteiden noutopyynnön Web Services-yhteyskäytännön kautta. Asiakas 

tallentaa noudetut varmenteet pankkiyhteysohjelmaan, jonka jälkeen aineistojen 

vastaanotto ja lähetys voi alkaa. Varmenteet ovat voimassa määräajan, joten käyttäjän 

tulee muistaa tarkistaa varmenteiden voimassaolo ja uusia varmenteet 

pankkiyhteysohjelman PKI RenewCertificate toiminnallisuudella. Jos varmenteet ehtivät 

vanheta, asiakkaan täytyy ottaa yhteys pankkiin ja tilata uusi PIN-koodi uusien 

varmenteiden luontia varten. (Danske Bank 2015: 4) 



 52 

6.2 Toimittajien tiedottaminen 

 
Kun verkkolaskuoperaattorilta