IMPLEMENTING PROJECT PORTFOLIO MANAGEMENT MODEL TO SMALL AND MEDIUM SIZED PROJECTS IN A MULTINATIONAL COMPANY – A DYNAMIC APPROACH

Abstract

ABSTRACT Hectic project environment encourages organizations to invest more in developing overall project management through portfolio management to improve resource allocation and project prioritization whilst maximizing portfolio value and customer satisfaction. Thus, this thesis is conceived to examine the implementation of a project portfolio management model to respond to the dynamic customer project needs in the departments of electrical and automation as well as technical documentation in Etteplan Finland Oy. There were five separate interviews conducted together with the essential managers accompanied with thorough research on the current methodologies. Exploiting the interview results, a comprehensive research on the feasible dynamic management methodologies was executed. Based on results from the mentioned research methods, there was a broad case study implemented to compare the current methodologies with the new proposals and evaluate their feasibility and business value for the departments. Additionally, a SVM implementation was performed to find new aspects to efficiently managing projects. The results of the thesis showed the positive impact of applying dynamic project management methods for improved efficiency and reduction in projects overall costs. This enabled better understanding of KPI’s as well as methods for transparent communication. From a profitability perspective, this thesis emphasizes the need of implementing the methods for the companies small and medium sized projects for continuous development.

TIIVISTELMÄ Hektinen projektiympäristö kannustaa organisaatioita investoimaan projektien portfolion hallintaan ja täten parantamaan projektienhallintaa kokonaisuudessaan. Näin voidaan saavuttaa parempi resurssien hallinta, projektien priorisointi ja samanaikaisesti maksimoida portfolion arvoa sekä asiakastyytyväisyyttä. Täten työn tarkoituksena on tutkia projektisalkun käyttöönottoa Etteplan Finland Oy:n sähkö ja automaation, sekä teknisen dokumentoinnin yksiköissä, jotta voidaan vastata asiakasprojektien dynaamisiin vaatimuksiin. Tutkielmassa haastateltiin yksikköjen päälliköitä ja projektitoimiston henkilöstöä, sekä tutkittiin kattavasti yrityksen käyttämiä tämänhetkisiä työkaluja. Tutkimustulosten avulla selvitettiin toteuttamiskelpoisten dynaamisten projektinhallintatyökalujen käyttömahdollisuuksia yksiköissä. Tämän jälkeen toteutettiin laaja case-tutkimus ja vertailu nykyisten ja uusien toimintatapojen välillä, sekä arvioitiin toimintatapojen käyttökelpoisuutta ja liiketoiminnallista arvoa. Lisäksi, työssä otettiin käyttöön SVM-malli tuomaan uusia näkökulmia tehokkaaseen projektien johtamiseen. Työn tulokset todensivat dynaamisen projektijohtamisen vaikutukset projektin tehokkuuteen ja kokonaiskustannusten alentumiseen. Tämän lisäksi työ toi esille toimintatapoja läpinäkyvään kommunikointiin, sekä korosti suorituskykymittareiden tärkeyttä. Yrityksen jatkuvan kehityksen ja kannattavuuden näkökulmasta työssä painottuu työkalujen ja metodien käyttöönoton tärkeys pienissä ja keskisuurissa asiakasprojekteissa.