Palkkausjärjestelmän muutoksen johtaminen: Muutosprosessikuvaus kolmessa valtionhallinnon organisaatiossa
Vesapuisto, Mikko (2007)
Kuvaus
Kokotekstiversiota ei ole saatavissa.
Tiivistelmä
Muutokseen liittyy organisaation toiminnan kannalta keskeisiä vahvuuksia ja mahdollisuuksia sekä heikkouksia ja uhkia. Takertuminen muuttumattomuuteen ei ole pidemmällä aikavälillä organisaatioiden toiminnan kannalta järkevää. Tähän vaikuttavat keskeisesti muutokset toimintaympäristössä. Muuttuvassa maailmassa ainoastaan muutos on pysyvää. Muutos on haaste johtajuudelle ja henkilöstölle, jossa tulee huomioida muutosvastarinta, erilaiset vaikutusmahdollisuudet ja yhteistoimintarakenteet. Muutos saattaa osoittaa, että nykyinen osaaminen on riittämätöntä, jolloin haasteena on uuden oppiminen. Muutoksen suunnittelu, toteutus ja täytäntöönpano ovat yksi suurimpia haasteita julkisella sektorilla. Muutostyötä auttavat selkeä etukäteissuunnitelma ja tavoitteiden asettaminen.
Tutkimuksen tavoitteena on tarkastella valtionhallinnon uutta palkkausjärjestelmää (UPJ) muutoksen johtamisen näkökulmasta. Tutkimuksessa selvitetään miten UPJ on organisaation sisäisenä muutoksena toteutettu, minkälaisia muutosjohtamisen vaiheita ja muutosprosesseihin ja muutoksen johtamiseen liittyviä eroja nousee erityisesti esille. Lisäksi selvitetään minkälainen rooli henkilöstöllä on muutoksessa ollut. Muutosta tarkastellaan muutoksen johtamista kuvaavan kriteeristön avulla. Tutkimuksen kohteina ovat Länsi-Suomen ympäristökeskus, Kilpailuvirasto ja Verohallinto, jotka ovat eri ministeriön hallinnonalalla toimivia organisaatioita. Tutkimuksen teoria kytkeytyy palkkausta ja motivaatiota, organisaatiokulttuuria, muutosvastarintaa ja muutoksen johtamista kuvaavien mallien ja johtamiskuvausten ympärille. Tutkimusmenetelmänä on puolistrukturoitu teemahaastattelu ja erilaiset virallisaineistot ja dokumentit kuten tarkentavat virka- ja työehtosopimukset ja UPJ:n soveltamisohjeet. Muutoksen tarkastelussa painottuu johdon näkökulma. Työntekijätason näkökulmaa edustavat luottamusmiehet. Muutosprosesseja tarkastellaan muutoksen johtamisen kriteeristön avulla seuraavasti; 1. Muutoksen valmistelu, 2. Muutoksen suunnittelu, 3. Voimavarojen varmentaminen, 4. Osallistuminen ja vaikuttaminen sekä viestintä, 5. Muutoksen organisointi ja ohjaus, 6. Seuranta ja raportointi, 7. Muutoksen vakiinnuttaminen ja 8. Muutoksen arviointi ja palaute. Tutkimuksen tavoitteena on tarjota laaja-alainen näkökulma muutosprosessin ja muutoksen johtamisen tarkasteluun ja antaa ajattelun ja pohtimisen aihetta niistä seikoista, joita hallitun ja suunnitelmallisen muutoksen läpivientiin tarvitaan.
Muutos on ollut varsin monivaiheinen prosessi. Organisaatioiden muutosprosessien välillä löytyy varsin paljon yhtäläisyyksiä. Varsinkin ympäristökeskuksen ja verohallinnon muutosprosessien johtamisessa ei esiintynyt kovin suuria eroja. Selvimmät erot liittyvät muutoksen seurantaan ja raportointiin, muutoksen vakiinnuttamiseen sekä muutoksen arviointiin ja palautteeseen. Muutoksen johtamisen vaiheista parhaiten on toteutettu muutoksen organisointi ja ohjaus. Muutosjohtamisessa vähemmälle huomiolle ovat jääneet muutoksen valmistelu, muutoksen suunnittelu ja voimavarojen varmentaminen. Henkilöstön osallistuminen ja vaikuttaminen on ollut melko vähäistä, mikäli ei oteta huomioon edustuksellista mahdollisuutta järjestöjen edustajien välityksellä. Henkilöstön rooli konkretisoituu keskeisesti kehityskeskusteluissa. Muutosjohtamisen vaiheet limittyvät todellisuudessa toisiinsa, jolloin useampia vaiheita saattaa tilanteesta riippuen esiintyä samanaikaisesti muutosprosessin aikana. Muutos ei välttämättä etene suunnitellun kaavan mukaan vaan muutosvaiheesta toiseen saatetaan edetä kokemuksen, kokeilun tai erehdyksen kautta. Organisaatiot elävät erilaista muutosvaihetta, jonka mukaisesti vaiheiden painotukset vaihtelevat. Muutokselle on ominaista jatkuvuus, jossa hyvä järjestelmä elää muutosten mukana vastaten entistä paremmin muuttuviin tarpeisiin ja odotuksiin.
Tutkimuksen tavoitteena on tarkastella valtionhallinnon uutta palkkausjärjestelmää (UPJ) muutoksen johtamisen näkökulmasta. Tutkimuksessa selvitetään miten UPJ on organisaation sisäisenä muutoksena toteutettu, minkälaisia muutosjohtamisen vaiheita ja muutosprosesseihin ja muutoksen johtamiseen liittyviä eroja nousee erityisesti esille. Lisäksi selvitetään minkälainen rooli henkilöstöllä on muutoksessa ollut. Muutosta tarkastellaan muutoksen johtamista kuvaavan kriteeristön avulla. Tutkimuksen kohteina ovat Länsi-Suomen ympäristökeskus, Kilpailuvirasto ja Verohallinto, jotka ovat eri ministeriön hallinnonalalla toimivia organisaatioita. Tutkimuksen teoria kytkeytyy palkkausta ja motivaatiota, organisaatiokulttuuria, muutosvastarintaa ja muutoksen johtamista kuvaavien mallien ja johtamiskuvausten ympärille. Tutkimusmenetelmänä on puolistrukturoitu teemahaastattelu ja erilaiset virallisaineistot ja dokumentit kuten tarkentavat virka- ja työehtosopimukset ja UPJ:n soveltamisohjeet. Muutoksen tarkastelussa painottuu johdon näkökulma. Työntekijätason näkökulmaa edustavat luottamusmiehet. Muutosprosesseja tarkastellaan muutoksen johtamisen kriteeristön avulla seuraavasti; 1. Muutoksen valmistelu, 2. Muutoksen suunnittelu, 3. Voimavarojen varmentaminen, 4. Osallistuminen ja vaikuttaminen sekä viestintä, 5. Muutoksen organisointi ja ohjaus, 6. Seuranta ja raportointi, 7. Muutoksen vakiinnuttaminen ja 8. Muutoksen arviointi ja palaute. Tutkimuksen tavoitteena on tarjota laaja-alainen näkökulma muutosprosessin ja muutoksen johtamisen tarkasteluun ja antaa ajattelun ja pohtimisen aihetta niistä seikoista, joita hallitun ja suunnitelmallisen muutoksen läpivientiin tarvitaan.
Muutos on ollut varsin monivaiheinen prosessi. Organisaatioiden muutosprosessien välillä löytyy varsin paljon yhtäläisyyksiä. Varsinkin ympäristökeskuksen ja verohallinnon muutosprosessien johtamisessa ei esiintynyt kovin suuria eroja. Selvimmät erot liittyvät muutoksen seurantaan ja raportointiin, muutoksen vakiinnuttamiseen sekä muutoksen arviointiin ja palautteeseen. Muutoksen johtamisen vaiheista parhaiten on toteutettu muutoksen organisointi ja ohjaus. Muutosjohtamisessa vähemmälle huomiolle ovat jääneet muutoksen valmistelu, muutoksen suunnittelu ja voimavarojen varmentaminen. Henkilöstön osallistuminen ja vaikuttaminen on ollut melko vähäistä, mikäli ei oteta huomioon edustuksellista mahdollisuutta järjestöjen edustajien välityksellä. Henkilöstön rooli konkretisoituu keskeisesti kehityskeskusteluissa. Muutosjohtamisen vaiheet limittyvät todellisuudessa toisiinsa, jolloin useampia vaiheita saattaa tilanteesta riippuen esiintyä samanaikaisesti muutosprosessin aikana. Muutos ei välttämättä etene suunnitellun kaavan mukaan vaan muutosvaiheesta toiseen saatetaan edetä kokemuksen, kokeilun tai erehdyksen kautta. Organisaatiot elävät erilaista muutosvaihetta, jonka mukaisesti vaiheiden painotukset vaihtelevat. Muutokselle on ominaista jatkuvuus, jossa hyvä järjestelmä elää muutosten mukana vastaten entistä paremmin muuttuviin tarpeisiin ja odotuksiin.