How to successfully onboard a newcomer in a hybrid workplace

Abstract

Workplace arrangements have changed as a result of the COVID-19 pandemic. As the restrictions began to lift, employees were still working from home, which led to organizations implementing a new working style that combines both on-site and off-site working. There are various studies that explore the opportunities and threats related to hybrid working, but there is little research done on how this working style affects the onboarding process. Onboarding is a comprehensive process that aims to effortlessly assimilate a new hire into the organization. Successful onboarding sets a foundation for employee retention, employee well-being and increases productivity and performance. Successful onboarding has been challenged by the hybrid model. Newcomers learn various skills by having social interactions. They are able to gain knowledge and resources by observing how others act and behave in an organization. This transfer of information is somewhat prevented by the lack of face-to-face communication and social interactions that are caused by the hybrid model. Thus, this thesis explores how to succesfully onboard a newcomer in a hybrid workplace. This thesis analyzes challenges and benefits associated with hybrid onboarding and identifies effective tactics for a succesful onboarding process.

The aim of this research is to gain a better understanding on how to successfully onboard a new employee in a hybrid workplace, by identifying key challenges and opportunities during the onboarding process. Because the hybrid workplace incorporates both remote and in-person work, it is of interest to research how employers onboard new hires in terms of it meeting the needs of both in-office and remote workplace environments. The challenge being how to assimilate a new hire to the organization and its culture, when the team meets in person less often. This research was conducted through semi-structured interviews, by interviewing six employees that had been onboarded in a hybrid workplace. The data was analyzed by transcribing and categorizing it into themes. The study was further supported by a literature review, giving insight into onboarding practices, hybrid working and onboarding in a hybrid workplace.

The results of this study indicated that the main opportunities of a hybrid workplace are flexibility, enhanced work-life balance and productivity. Critical challenges associated with the hybrid model are communication, collaboration and a decrease in organizational culture. These challenges have an affect on employee well-being. To address these challenges, organizations should establish clear guidelines for on-site and off-site working. Concerning the onboarding process, these challenges affect social integration, communication and social and normative learning. To overcome these challenges and to achieve a successful onboarding process, organizations should enhance the use of supervisory support and mentors. Having training sesions on-site and using socialization tactics help alleviate challenges with social integration and communication. Moreover, customizing the onboarding process towards the needs of the newcomer assist with finding a balance in the hybrid model.

COVID-19-pandemian seurauksena työpaikkojen järjestelyt muuttuivat. Rajoitusten purkaantuessa etätyöskentely jatkui edelleen, mikä johti siihen, että organisaatiot ottivat käyttöön uudenlaisen työskentelytavan, jossa yhdistyvät sekä paikan päällä työskentely että etätyöskentely. On olemassa useita tutkimuksia hybridityöskentelyyn liittyvistä mahdollisuuksisia ja uhkista, mutta vain vähän tutkimusta on tehty siitä, miten tämä työskentelytapa vaikuttaa perehdyttämiseen. Perehdyttäminen on kokonaisvaltainen prosessi, jonka tavoitteena on opettaa uusi työntekijä työpaikkansa tapoihin, työhönsä liittyviin odotuksiin ja työkavereihin. Perehdytyksen tavoitteet ovat työntekijän sitouttaminen, hyvinvointi, tuottavuuden ja tehokkuuden lisääntyminen. Onnistunut perehdyttäminen on kohdannut haasteita hybridimallin vuoksi. Uudet työntekijät oppivat taitoja sosiaalisessa vuorovaikutuksessa. Tämä tiedonsiirto on jossain määrin estynyt tai rajallisempaa etätyöskentelyssä. Toisin sanoen etätyöskentely aiheuttaa haasteita kommunikaatiolle ja sosiaaliselle vuorovaikutukselle.

Tässä tutkielmassa tutkitaan, miten uusi työntekijä voidaan onnistuneesti perehdyttää hybridimallisessa työpaikassa. Tässä tutkielmassa analysoidaan hybridityöpaikan haasteita ja mahdollisuuksia ja määritellään tehokkaita taktiikoita menestyksekkääseen perehdyttämiseen. Koska hybridimallia noudattavassa työpaikassa työskennellään etänä ja paikan päällä, kiinnostuksen kohteena on tutkia, miten työnantajat perehdyttävät uusia työntekijöitä siten, että perehdytys vastaa sekä toimisto- että etätyöympäristön tarpeisiin. Haasteena on se, miten uusi työntekijä sopeutetaan organisaatioon ja sen kulttuuriin, kun työpaikalla tavataan harvemmin henkilökohtaisesti. Tutkimus on tehty puolistrukturoitujen haastattelujen avulla haastattelemalla kuutta työntekijää, jotka ovat vastikään perehdytetty hybridityöpaikassa. Aineisto analysoitiin puhtaaksikirjoittamalla ja luokittelemalla se teemoihin. Tutkimusta tuettiin tämän lisäksi kirjallisuuskatsauksella, jossa tutustuttiin hybridimalliin, perehdyttämiseen ja perehdyttämiseen hybridityömallia noudattavalla työpaikalla.

Tutkimuksen tulokset osoittivat, että hybridityöpaikan tärkeimmät mahdollisuudet ovat joustavuus, tuottavuus ja työn sekä yksityiselämän tasapainon parantaminen. Hybridimalliin liittyviä haasteita ovat kommunikaatio, yhteistyö ja organisaatiokulttuurin heikkeneminen. Nämä haasteet vaikuttavat työntekijöiden hyvinvointiin. Näiden haasteiden ratkaisemiseksi organisaatioiden olisi laadittava selkeät periaatteet etätyöskentelyä varten. Perehdyttämisen osalta nämä haasteet vaikuttavat sosiaaliseen integraatioon, kommunikaatioon ja sosiaaliseen sekä normatiiviseen oppimiseen. Näiden haasteiden ylipääsemiseksi ja onnistuneen perehdyttämisprosessin aikaansaamiseksi, organisaatioiden olisi lisättävä esimiestuen ja mentoreiden käyttöä. Koulutustilaisuuksien järjestäminen paikan päällä ja sosiaalistamistaktiikoiden käyttäminen auttavat lieventämään sosiaaliseen integraatioon ja kommunikaatioon liittyviä haasteita. Lisäksi perehdyttämisprosessin mukauttaminen vasta-alkajan tarpeisiin auttaa tasapainottamaan hybridityömallin haasteita.