Exploring inter-team dynamics in organizational efficiency: a case study on communication practices
Lehtisalo, Minna (2024-04-12)
Lehtisalo, Minna
12.04.2024
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi-fe2024041216857
https://urn.fi/URN:NBN:fi-fe2024041216857
Tiivistelmä
Hybrid work and globalization have significantly impacted the operations and structure of organizations. With these changes, organizations have had to adapt to new working models and address the challenges of a diverse, global business environment. This has presented both opportunities and challenges for organizations. Flexible working models and a global perspective can bring efficiency and innovation, but at the same time, organizations must address new challenges in management and communication. Leadership and communication together form the foundation for effective organizational functioning, especially when the work environment is diverse and dispersed. Interaction, openness, and the ability to adapt to new challenges are key factors for success in such an environment. The research is conducted as a case study examining the internal communication of a company practicing global hybrid work. The focus of the research is on examining communication between teams within an organization. Specifically, the evaluation of the communication climate and the effectiveness of teams' work methods in this context are emphasized. The aim of the research is to understand the current situation, identify strengths and potential challenges, and provide development suggestions for improving inter-team communication. The research process is multi-phased, divided into two initial interviews, analysis of a questionnaire, and examination of responses to open-ended questions. Data was collected via an online questionnaire sent to a total of 11 teams in March 2023. The research utilizes David Kantor's theory of group communication dynamics and Charles Margerinon's and Dick McCann's theory of communication styles, which serve as the foundation for effective collaboration among teams and stakeholders. The analysis of the data forms a comprehensive understanding of the teams' communication environment by combining both quantitative and qualitative methods. Interviews provide basic information about inter-team communication, while the questionnaire yields numerical data. Open-ended questions deepen understanding of the topic. The analysis is based on averages and variances of responses, with thematic analysis used as a tool. Based on the results, actions are proposed to enhance inter-team communication methods. The research revealed that the case organization has an open communication climate based on hierarchy-free communication, which provides a good foundation for effective teamwork. However, challenges were observed in information flow, communication timing, project resourcing, planning, and transparency. Additionally, challenges were noted in sharing confidential information. Hybridityö ja globalisaatio ovat vaikuttaneet merkittävästi organisaatioiden toimintaan ja rakenteeseen. Näiden muutosten myötä organisaatiot ovat joutuneet mukautumaan uu-siin työskentelymalleihin ja vastaamaan monimuotoisen, maailmanlaajuisen liiketoimin-taympäristön haasteisiin. Tämä on asettanut organisaatioille sekä mahdollisuuksia että haasteita. Joustavat työskentelymallit ja globaali näkökulma voivat tuoda tehokkuutta ja innovatiivisuutta, mutta samalla organisaatiot joutuvat ratkaisemaan uusia johtamisen ja viestinnän haasteita. Johtaminen ja viestintä muodostavat yhdessä perustan organisaation tehokkaalle toiminnalle, erityisesti silloin, kun työympäristö on monimuotoinen ja hajautu-nut. Vuorovaikutus, avoimuus ja kyky sopeutua uusiin haasteisiin ovat avaintekijöitä me-nestykselle tällaisessa ympäristössä.
Tutkimus on toteutettu tapaustutkimuksena, jossa tarkastellaan globaalia hybridityötä harjoittavan yrityksen sisäistä viestintää. Tutkimuksen keskiössä on erään organisaation tiimien välisen viestinnän tarkastelu. Erityisesti keskitytään viestintäilmapiirin arvioimiseen ja tiimien työtapojen tehokkuuteen tässä kontekstissa. Tutkimuksen tavoitteena on selvit-tää nykyinen tilanne, tunnistaa vahvuudet ja mahdolliset haasteet sekä tarjota kehityseh-dotuksia tiimien välisen viestinnän parantamiseksi. Tutkimusprosessi on monivaiheinen, jakaantuen kahteen alkuhaastatteluun, kyselylomakkeen analyysiin sekä avoimien kysy-mysten vastausten tarkasteluun. Aineisto on hankittu online-kyselylomakkeella, joka lähe-tettiin maaliskuussa 2023 yhteensä 11 tiimille.
Tutkimuksessa on hyödynnetty David Kantorin ryhmien välisen viestintädynamiikan teori-aa sekä Charles Margerinonin ja Dick McCannin teoriaa viestintätavoista, jotka toimivat perustana tiimien tehokkaalle yhteistyölle toistensa sekä sidosryhmien kanssa. Aineiston analyysissä muodostetaan kattava käsitys tiimien viestintäympäristöstä yhdistämällä sekä kvantitatiivisia että kvalitatiivisia menetelmiä. Haastattelujen avulla saadaan perustietoa tiimien välisestä viestinnästä ja kyselylomakkeesta numeerista aineistoa. Avoimien kysy-mysten avulla syvennetään ymmärrystä aiheesta. Analyysi pohjautuu vastausten keskiar-voihin ja variansseihin. Analyysissä käytetään apuna teemoittelua. Tulosten perusteella ehdotetaan toimia tiimien välisten kommunikaatiotapojen tehostamiseksi.
Tutkimus paljasti, että tapausorganisaatiossa vallitsee avoin viestintäilmapiiri, joka perus-tuu hierarkiavapaaseen viestintään. Avoin kommunikaatiotapa muodostaa hyvän perustan tehokkaalle tiimityölle. Organisaatiossa ilmeni myös haasteita tiedonkulussa, viestinnän ajoituksessa, projektien resursoinnissa, suunnittelussa sekä läpinäkyvyydessä. Lisäksi ha-vaittiin haasteita luottamuksellisen tiedon jakamisessa.
Tutkimus on toteutettu tapaustutkimuksena, jossa tarkastellaan globaalia hybridityötä harjoittavan yrityksen sisäistä viestintää. Tutkimuksen keskiössä on erään organisaation tiimien välisen viestinnän tarkastelu. Erityisesti keskitytään viestintäilmapiirin arvioimiseen ja tiimien työtapojen tehokkuuteen tässä kontekstissa. Tutkimuksen tavoitteena on selvit-tää nykyinen tilanne, tunnistaa vahvuudet ja mahdolliset haasteet sekä tarjota kehityseh-dotuksia tiimien välisen viestinnän parantamiseksi. Tutkimusprosessi on monivaiheinen, jakaantuen kahteen alkuhaastatteluun, kyselylomakkeen analyysiin sekä avoimien kysy-mysten vastausten tarkasteluun. Aineisto on hankittu online-kyselylomakkeella, joka lähe-tettiin maaliskuussa 2023 yhteensä 11 tiimille.
Tutkimuksessa on hyödynnetty David Kantorin ryhmien välisen viestintädynamiikan teori-aa sekä Charles Margerinonin ja Dick McCannin teoriaa viestintätavoista, jotka toimivat perustana tiimien tehokkaalle yhteistyölle toistensa sekä sidosryhmien kanssa. Aineiston analyysissä muodostetaan kattava käsitys tiimien viestintäympäristöstä yhdistämällä sekä kvantitatiivisia että kvalitatiivisia menetelmiä. Haastattelujen avulla saadaan perustietoa tiimien välisestä viestinnästä ja kyselylomakkeesta numeerista aineistoa. Avoimien kysy-mysten avulla syvennetään ymmärrystä aiheesta. Analyysi pohjautuu vastausten keskiar-voihin ja variansseihin. Analyysissä käytetään apuna teemoittelua. Tulosten perusteella ehdotetaan toimia tiimien välisten kommunikaatiotapojen tehostamiseksi.
Tutkimus paljasti, että tapausorganisaatiossa vallitsee avoin viestintäilmapiiri, joka perus-tuu hierarkiavapaaseen viestintään. Avoin kommunikaatiotapa muodostaa hyvän perustan tehokkaalle tiimityölle. Organisaatiossa ilmeni myös haasteita tiedonkulussa, viestinnän ajoituksessa, projektien resursoinnissa, suunnittelussa sekä läpinäkyvyydessä. Lisäksi ha-vaittiin haasteita luottamuksellisen tiedon jakamisessa.