Exploring and identifying onboarding challenges in a medium-sized IT company : Case study

Abstract

When hiring new employees, it is important to understand the importance of onboarding and employee engagement for both the employee and the organization in the long term. A well-onboarded employee learns their new role quickly and the work becomes more productive much faster. An engaged employee is often satisfied with their work and motivated, which has a positive impact on the entire company's operations. Onboarding can be considered a valuable investment that helps the company improve productivity and reduce employee turnover.

The English translation of from Finnish term "orientation" is "onboarding". However, there is no direct translation of this term in Finnish, which can make it difficult to use in Finnish literature. The term is often described as simply "induction", but this does not fully capture the meaning of the English translation. Onboarding can be divided into several areas, including recruitment, preparation, orientation, and training. Onboarding has been called organizational socialization. This describes the process by which a new employee integrates into an organization by acquiring the necessary skills and knowledge. Onboarding has many positive effects on both the employee and the organization that hires them. Employee engagement is considered to be one of the most important outcomes of onboarding processes in organizations. Engagement can be influenced by onboarding, employee appreciation, transparency, and meaningful work.

This study examines how the onboarding process of a medium-sized company is implemented and whether there are areas that could be improved to improve employee engagement. The topic was investigated using a mixed-methods approach, using both quantitative and qualitative research. Quantitative data was collected through an online survey of employees who started at the company in 2022 and early 2023. The survey asked how well different areas of the company's onboarding process were successful in their opinion. Qualitative research was conducted using a focus group interview, with the interviewees being people in key roles in the onboarding process at the case company. The focus group interview had predetermined questions that were used to form a discussion on topics related to the case company's onboarding process.

The main conclusion of the study was that the onboarding process at the case company is not structured enough, does not emphasize organizational culture enough for new employees, does not use mentoring enough in the onboarding of new young consultants, and does not have proper follow-up throughout the onboarding period, which should theoretically last about six months. This could be confirmed by the survey of consultants as well as interviews conducted with the company's team leaders and HR manager. The company's onboarding process may differ depending on which team leader conducts it, and there may be differences between employees in how they are onboarded. The emphasis on organizational culture in the onboarding process was called for in the focus group interviews, and by browsing the materials provided by the company, it could be seen that the company's vision was not provided in the materials.

The study found that the same level of mentoring should be offered to every young consultant in order to get the full potential out of them as quickly as possible and to properly engage them in the company. Finally, as a significant finding, it could be observed that the company's follow-up of new employees during their probationary period and during the same onboarding period is at a low level. The company has too few meetings with new employees during the first six months, and the company does not have a structured way to follow up on the performance of new employees. The results of the study can be used in the future to create a new onboarding process for the case company, and the results of the study will also help the company's management to pay attention to the importance of a proper onboarding process.

Uusia työntekijöitä palkattaessa on tärkeää ymmärtää mikä merkitys perehdyttämisellä, kuten myös sitouttamisella on työntekijälle itselleen sekä organisaatiolle pitkällä tähtäimellä. Hyvin perehdytetty työntekijä oppii uuden työtehtävänsä nopeasti ja työstä tulee tuottavampaa huomattavasti nopeammin. Sitoutunut työntekijä taas on usein tyytyväinen työhönsä sekä motivoitunut, millä on positiivinen vaikutus koko yrityksen toimintaan. Perehdytystä voidaan pitää tärkeänä investointina, joka auttaa yritystä parantamaan tuottavuutta ja vähentämään työntekijöiden vaihtuvuutta.

Perehdytys termin Englannin kieliselle käännökselle onboarding ei ole suoranaista käännöstä Suomen kielessä, mikä vaikeuttaa termin käyttöä suomalaisessa kirjallisuudessa. Usein termiä on kuvattu nimenomaan sanalla perehdyttäminen, mutta se ei aivan kuvaa englanninkielistä käännöstä. Perehdytys itsessään voidaan jakaa useampaan osa-alueeseen, joita ovat palkkaus, valmistelu, orientaatio, harjoittelu ja seuranta. Perehdytystä on aikanaan kutsuttu organisaationaaliseksi sosialisoitumiseksi. Tämä kuvaa prosessia, jossa työntekijä integroituu osaksi yritystä omaamalla tarvittavat taidot ja tiedot. Perehdytyksellä on monia positiivisia vaikutuksia työntekijälle kuten heidät palkkaavalle organisaatiollekin. Sitoutumista taas pidetään yhtenä tärkeimmistä yritysten perehdytysprosessien lopputulemista. Sitoutumiseen voidaan vaikuttaa nimenomaan perehdytysprosessilla, työntekijän arvostamisella, läpinäkyvyydellä, ja työn mielekkyydellä.

Tämä tutkimus tarkastelee, miten keskisuuren yrityksen perehdytysprosessi on toteutettu ja onko siinä osa-alueita, joita voisi kehittää työntekijöiden sitoutumisen parantamiseksi. Aihetta lähdettiin tutkimaan monimenetelmätutkimuksen kautta, ja tässä käytettiin apuna määrällistä sekä laadullista tutkimusta. Määrällinen aineisto kerättiin verkko kyselyn avulla yrityksessä vuonna 2022 ja 2023 alussa aloittaneilta työntekijöiltä. Kyselyssä tiedusteltiin, kuinka eri osa-alueet yrityksen perehdytysprosessissa olivat heidän mielestään onnistuneet. Laadullinen tutkimus suoritettiin keskeistettyä haastattelua apuna käyttäen ja haastateltavat henkilöt ovat case yrityksessä keskeisessä roolissa perehdytysprosessin kannalta. Keskeistetyssä haastattelussa oli ennalta määritetyt kysymykset, joita käytettiin muodostamaan keskustelua case yrityksen perehdytysprosessiin liittyvistä aiheista.

Tutkimuksen keskeisenä lopputuloksena voitiin todeta, ettei case yrityksen perehdytysprosessi ole tarpeeksi strukturoitu, se ei painota tarpeeksi organisaatio kulttuuria uusille työntekijöilleen, se käytä mentorointia tarpeeksi uusien nuorien konsulttien perehdyttämisessä, eikä sillä ole kunnollista seurantaa koko perehdytysjakson aikana, mikä pitäisi teorian mukaan kestää noin kuusi kuukautta. Tämä voitiin todentaa konsulteille laaditusta kyselystä kuten myös haastatteluista, jotka suoritettiin yrityksen tiimien vetäjille ja henkilöstö johtajalle. Yrityksen perehdytysprosessi saattaa erota riippuen kumpi tiimin vetäjä sen suorittaa ja työntekijöiden välillä voi olla eroja, miten heidät perehdytetään. Organisaatiokulttuurin painottamista perehdytys prosessissa peräänkuulutettiin keskeistetyissä haastatteluissa ja yrityksen tarjoamia materiaaleja selaamalla voitiin todeta, että yrityksen visiota case yritys ei ole materiaaleissaan tarjonnut. Tutkimuksessa todettiin, että saman tasoista mentorointia tulisi tarjota jokaiselle nuorelle konsultille, jotta heistä saataisiin mahdollisimman nopeasti täysi potentiaali irti ja sitoutettua heidät kunnolla yritykseen. Viimeisenä merkityksellisenä havaintona voitiin todeta, että yrityksen seuranta uusien työntekijöiden koeajan sekä siinä samalla perehdytysjakson aikana on heikolla tasolla. Yrityksellä on liian vähän tapaamisia ensimmäisen puolen vuoden aikana uusien työntekijöiden kanssa, eikä yrityksellä ole strukturoitua seuranta tapaa uusien työntekijöiden suoriutumisen seuraamiselle. Tutkimuksen tuloksia voidaan hyödyntää jatkossa case yrityksen uuden perehdytysprosessin luomiseen, ja tutkimuksen tulokset auttavat myös yrityksen johtoa kiinnittämään huomiota kunnollisen perehdytysprosessin tärkeyteen.