Improving materiality analysis through stakeholder engagement

Abstract

Today, when transparency of business is essential, and customers are more aware than ever before, reporting and, above all, reporting material information plays a central role in organizations’ operations. Companies use sustainability reporting to manage the progress of sustainable actions and conduct materiality analysis to ensure that the reported information is as informative as possible to their stakeholders. Global Reporting Initiative (GRI), one of the world’s best-known international frameworks for sustainability reporting, sets universal standards for reporting and conducting materiality analysis. Global Reporting Initiative published GRI 3 Material Topics in 2021, and those standards have been effective for reports since the 1st of January, 2023.

Companies that use GRI standards have been scientifically proven to produce better-quality sustainability reports than companies that do not use the guidelines. GRI Standards underlines the importance of stakeholder engagement and the new GRI 3 aims to make stakeholders as a new dimension of organizations’ positive and negative impacts’ evaluation which is part of implementing materiality analysis. Stakeholder engagement is extensively studied and recognized, e.g. by stakeholder theory, to be a vital asset to develop organizations’ operations. Although stakeholder engagement has been identified as a guarantee for value creation, differentiation from rivals, and better quality materiality analysis, and the GRI guidelines have been created to improve stakeholder engagement, the guidelines are still insufficient. Moreover, stakeholder engagement lacks practical approach, since it has often been considered only theoretically. This study utilizes the new GRI 3 Standards by allowing stakeholders to rank the impacts’ severity, benefit, and likelihood to improve the materiality analysis quality. This study identifies ways to produce better-quality materiality analysis through stakeholder engagement.

The study was conducted as a single case study. The primary data of the research was obtained by interviewing case company’s internal and external stakeholders. The study is qualitative research utilizing abductive research logic. The data collection method of this study had to allow the interviews to be divided into two differently structured parts; structured and semi-structured. In the structured part, the stakeholders ranked the case company’s impacts’ severity, benefit, and likelihood, and the other part included semi-structured interview questions.

The findings introduce conceptual suggestions to utilize the untapped potential of stakeholders, to improve the credibility of materiality analysis, and to consider different views on materiality to help companies produce better-quality materiality analysis. Successfully implemented ranking of the case company’s potential negative and positive environmental and social impacts contribute as a concrete way on how the new GRI 3 Standards can be considered to achieve better-quality materiality analysis.

Nykyään, liiketoiminnan läpinäkyvyyden ollessa välttämätöntä ja asiakkaiden ollessa tietoisempia kuin koskaan ennen, raportoinnilla, ja ennen kaikkea olennaisten tietojen raportoinnilla, on keskeinen rooli organisaatioiden toiminnassa. Yritykset käyttävät vastuullisuusraportointia kestävien ja vastuullisten toimenpiteiden edistämisen hallintaan ja toteuttavat olennaisuusarviointeja varmistaakseen, että raportoidut tiedot ovat mahdollisimman informatiivisia sidosryhmilleen. Global Reporting Initiative (GRI) asettaa yleiset standardit raportoinnille ja olennaisuusarvioinnin toteuttamiselle. Global Reporting Initiative julkaisi GRI 3: Olennaiset aiheet -standardit vuonna 2021 ja nämä standardit ovat olleet voimassa raportoinnissa 1.1.2023 alkaen.

GRI-standardeja käyttävien yritysten on tieteellisesti todistettu tuottavan laadukkaampia vastuullisuusraportteja kuin yritykset, jotka eivät hyödynnä niitä. GRI-standardit korostavat sidosryhmien osallistamisen tärkeyttä ja uuden GRI 3:n tavoitteena on tehdä sidosryhmistä uusi ulottuvuus organisaatioiden positiivisten ja negatiivisten vaikutusten arvioinnissa, joka on osa olennaisuusarvioinnin toteuttamista. Sidosryhmien osallistamista on tutkittu laajasti ja tunnistettu, mm. sidosryhmäteorian mukaan, elintärkeäksi voimavaraksi organisaatioiden toiminnan kehittämiselle. Vaikka sidosryhmien osallistamisen on tunnistettu olevan tae arvon luomiselle, kilpailijoista erottumiselle ja laadukkaamman olennaisuusarvioinnin tuottamiselle, ja GRI ohjeistukset on luotu sidosryhmien osallistamisen parantamiseksi, ne ovat silti vajavaisia. Lisäksi sidosryhmien osallistaminen kaipaa käytännöllistä lähestymistapaa, sillä sitä on usein käsitelty vain teoreettisella tasolla. Tässä tutkimuksessa hyödynnetään uusia GRI 3 -standardeja antamalla sidosryhmien arvioida positiivisten ja negatiivisten vaikutusten vakavuutta, hyödyllisyyttä ja todennäköisyyttä. Tämä tutkimus pyrkii tunnistamaan tapoja tuottaa laadukkaampia olennaisuusarviointeja sidosryhmien osallistamisen keinoin.

Tämä tutkimus toteutettiin yksittäisenä case-tutkimuksena. Tutkimuksen ensisijainen data kerättiin haastattelemalla case-yrityksen sisäisiä ja ulkoisia sidosryhmiä. Tutkimus on laadullinen tutkimus, jossa hyödynnetään abduktiivista tutkimuslogiikkaa. Tämän tutkimuksen datankeruumenetelmän piti mahdollistaa haastattelujen jakaminen kahteen rakenteellisesti erilaiseen osaan; strukturoituun ja puolistrukturoituun. Strukturoidussa osassa sidosryhmien jäsenet arvioivat case-yrityksen vaikutusten vakavuutta, hyödyllisyyttä ja todennäköisyyttä, ja toinen osa sisälsi puolistrukturoituja haastattelukysymyksiä.

Tulokset tarjoavat käsitteellisiä ehdotuksia, jotka auttavat yrityksiä tuottamaan laadukkaampia olennaisuusarviointeja. Onnistuneesti toteutettu case-yrityksen negatiivisten ja positiivisten ympäristö- ja yhteiskuntavaikutusten arviointi voidaan nähdä konkreettisena tapana, jolla olennaisuusarvioinnin laatua voidaan parantaa hyödyntäen uusia GRI 3 -standardeja.