Leadership in virtual teams during the Covid-19 pandemic

Abstract

Due to the Covid-19 pandemic, an accelerated shift to remote work has obstructed traditional working models and methods and advanced adoption of virtual and hybrid work models. Digital-based businesses have been shown to survive without the need for a physical office; it opens the door for new challenges, skills, and opportunities for leaders to thrive in a virtual environment. Critical considerations for e-leaders to address are communication, technology, diversity, trust, and distance. Individual and organizational adaptation to this new reality requires e-leaders to embrace new skills such as communication, building trust, change management, ICT tools, and emotional intelligence to stay competitive in a fast-phased and constantly changing virtual environment. Nevertheless, there is a lack of research in understanding virtual leadership challenges and skills within the private sector during Covid-19. There is also limited information on how leadership has changed or evolved since the pandemic's beginning and its transition to remote work until today's ‘new normal’. Prior research focuses more on the employees’ experiences in a virtual-only environment, overlooking the leaders’ perspectives.

This research aims to investigate the leadership evolution during Covid-19, focusing on challenges faced by leaders and the skills required to lead effectively in a virtual environment during crisis times. The objectives are to identify the skills required by successful leaders in leading their teams and to examine the challenges faced by leaders managing virtual teams during the pandemic as well as investigate how virtual leadership may have evolved from the start of the pandemic until the present day.

The research was a qualitative study based on semi-structured interviews. Eight interviewees who have been leading remote teams during the pandemic participated in the study. The data analysis was based on qualitative content- and thematic analysis. Furthermore, the study was abductive and exploratory in nature.

The results of this thesis suggest that effective leadership in a virtual environment re-quires general adaptability and flexibility in communication and management styles. Commitment in several areas, such as trust building, good command of handling ICT tools, upholding boundaries in work-life balance, and showing empathy and understanding, were other critical factors of effective leadership. Further, change management and emotional intelligence were mentioned as crucial for success in virtual leadership. All in all, the research suggests that e-leadership during the pandemic has become more complicated, which requires a broad set of skills to address any imminent challenges and the need to adapt to an emerging virtual environment.

Some implications for leaders include doubling down on open communication a priority and making it a priority, building trust with employees through consistent meetings, maintaining a balance between work and personal life, and being adaptable to any emerging e-leadership challenges or skills in the virtual environment.

Covid-19-pandemian vuoksi etätyöhön siirtyminen on nopeutunut, mikä on muokannut ja monimuotoistanut perinteisiä työskentelymalleja ja -menetelmiä ja edistänyt virtuaalisten ja hybridityömallien käyttöönottoa. On osoitettu, että digitaalisiin liiketoimintoihin perustuvat yritykset voivat selviytyä ilman fyysistä toimistoa, ja tämä avaa uusia haasteita, taitoja ja mahdollisuuksia johtajille menestyä virtuaalisessa ympäristössä. E-johtajien on tärkeää käsitellä viestintää, teknologiaa, monimuotoisuutta, luottamusta ja etäisyyttä. Yksilöiden ja organisaatioiden sopeutuminen tähän uuteen todellisuuteen edellyttää e-johtajilta uusien taitojen, kuten viestinnän, luottamuksen rakentamisen, muutosjohtamisen, tietotekniikan työkalujen ja tunneälyn, omaksumista kilpailukyvyn säilyttämiseksi nopeasti muuttuvassa ja jatkuvasti muuttuvassa virtuaalisessa ympäristössä. Siitä huolimatta yksityissektorin virtuaalijohtamisen haasteiden ja taitojen ymmärtämisessä on vähän tutkimusta Covid-19-aikana. Tieto siitä, miten johtajuus on muuttunut tai kehittynyt pandemian alusta ja etä-työhön siirtymisestä nykyiseen "uuteen normaaliin", on myös rajallista. Aiemmat tutkimukset keskittyvät enemmän työntekijöiden kokemuksiin vain virtuaalisessa ympäristössä ja jättävät huomiotta johtajien näkökulmat. Tämän tutkimuksen tavoitteena on selvittää johtajuuden kehitystä Covid-19-aikana keskittyen johtajien kohtaamiin haasteisiin ja kriisiaikoina virtuaalisessa ympäristössä tehokkaasti johtamiseen tarvittaviin taitoihin. Tavoitteina ovat tunnistaa menestyksekkäiden johtajien tarvitsemat taidot johtaessaan tiimejään ja tarkastella pandemian aikana virtuaalitiimejä johtavien johtajien kohtaamia haasteita sekä selvittää, miten virtuaalinen johtajuus on voinut kehittyä pandemian alusta nykypäivään. Tutkimus oli laadullinen tutkimus, joka perustui puolistrukturoituihin haastatteluihin. Kahdeksan haastateltavaa, jotka ovat johtaneet etätiimejä pandemian aikana osallistui tutkimukseen. Aineiston analyysi perustui laadulliseen sisältö- ja teema-analyysiin. Lisäksi tutkimus oli abduktiivinen ja tutkiva luonteeltaan. Tämän tutkimuksen tulokset viittaavat siihen, että tehokas johtaminen virtuaalisessa ympäristössä edellyttää yleistä sopeutumiskykyä ja joustavuutta viestinnässä ja johtamistyyleissä. Sitoutuminen useilla alueilla, kuten luottamuksen rakentaminen, hyvä tietotekniikan työkalujen käsittelytaito, työ- ja yksityiselämän tasapainon ylläpitäminen sekä empatian ja ymmärryksen osoittaminen, olivat muita tehokkaan johtajuuden kriittisiä tekijöitä. Lisäksi muutosjohtaminen ja tunneäly mainittiin ratkaiseviksi menestykselle virtuaali- johtamisessa. Kaiken kaikkiaan tutkimus viittaa siihen, että e-johtajuus pandemian aikana on muuttunut monimutkaisemmaksi, mikä edellyttää laajaa taitojoukkoa käsitelläkseen kaikkia mahdollisia haasteita ja sopeutuakseen nousevaan virtuaaliseen ympäristöön. Johtajille tarkoitetut joitain seurauksia ovat avoimen viestinnän kaksinkertaistaminen ja sen asettaminen etusijalle, luottamuksen rakentaminen työntekijöihin säännöllisten tapaamisten avulla, työ- ja henkilökohtaisen elämän välisen tasapainon ylläpitäminen sekä mukautumiskyky kaikkiin nouseviin e-johtajuuden haasteisiin tai taitoihin virtuaalisessa ympäristössä.