Importance of Thorough Implementation and Research Regarding Business Processes when Entering a New Market : Case Company: Neste Oyj

Abstract

Purpose – The advances in technology and growth within an organization of various sizes causes processes, such as the order-to-cash process, to involve several stakeholders and departments to execute tasks and interact with data on several IT systems, both internal and external. The study aims to provide case issues, with the current processes within a business unit together with key practical implications that present the solution to the case issues. In addition, key points with the planning and modelling of the business processes prior to entering the new market, enables the concerned parties to have an advantage when entering new markets.

Framework – A solid theoretical framework was established, analysing and reviewing the business processes from top to bottom, the management of these, and their key principles. In order to be able to facilitate the processes even further, the concepts of CI are introduced. The intriguing idea of combining CI methods with business processes is presented.

Methodology – The qualitative research is carried out by interacting and interviewing several employees in the case organization with semi-structured interviews, which provided the best possible outcome of data. The key stakeholders within the business processes and the business unit were involved throughout this study. The data received from the interviews was transcribed and analysed.

Findings – The approach and knowledge regarding business processes are well studied and developed in the case organization. Process owners are clearly defined and the process map in the case organization’s internal program, establishes an excellent overview of the big picture with every lower hierarchical level process defined. The findings of this study provide the reader of a number of case issues that occurred in the business unit and practical implications that can be applied, prior to entering the market. A general root cause for the case is-sues was based on the knowledge of the case organization’s industry practice and way of working. An advantage for the organizations is established by having a market study conducted, prior to entering new markets. This would further facilitate the planning and preparation phases, by having knowledge of the customers and demands.

Contribution – The study provides relevant knowledge and theory regarding business processes in general, relevant knowledge of concepts and aspects relevant to industry practice when operating sales and deliveries to customers. Furthermore, the detailed findings can be applied to any business unit and organization undergoing the transition or executing the preparations prior to entering a new market. Following and reviewing the findings of this study may provide inevitable support for the concerned business unit or organization prior entering new markets, to avoid possible time-consuming issues when operating the first sales and deliveries.

Johdanto – Teknologian kehitys ja kasvu erikokoisissa organisaatioissa saa aikaan sen, että prosesseissa, kuten order-to-cash, osallistuu useita sidosryhmiä ja osastoja suorittamaan tehtäviä ja olemaan vuorovaikutuksessa useiden IT-järjestelmien, sekä sisäisten että ulkoisten, tietojen kanssa. Tutkimuksen tavoitteena on tarjota tapausongelmia, liiketoimintayksikön prosesseista sekä keskeisiä käytännön havaintoja, jotka esittelevät ratkaisun tapausongelmiin. Lisäksi keskeiset kohdat liiketoimintaprosessien suunnittelussa ja mallintamisessa ennen uusille markkinoille tuloa tuovat liiketoimintayksikölle etulyöntiaseman uusille markkinoille astuessa.

Viitekehys – Tämä työ sisältää eheän teoreettisen viitekehyksen, jossa analysoidaan ja tutkitaan liiketoimintaprosesseja perusteellisesti, niiden hallintaa ja niiden keskeisiä periaatteita. Jotta prosesseja voitaisiin helpottaa ja parantaa entisestään, otetaan käyttöön CI:n käsitteet. Kiehtova idea jossa voisi yhdistää CI-menetelmiä liiketoimintaprosesseihin esitetään myös tässä työssä.

Tutkimusmenetelmät – Laadullinen tutkimus tehdään vuorovaikutuksessa ja haastattelemalla useita case-organisaation työntekijöitä semi-strukturoiduilla haastatteluilla, jotka tuottivat parhaan mahdollisen lopputuloksen datasta. Liiketoimintaprosessien ja liiketoimintayksikön keskeiset sidosryhmät olivat mukana koko tutkimuksen ajan. Haastatteluista saatu data litteroitiin ja analysoitiin.

Tutkimustulokset – Liiketoimintaprosesseja koskeva lähestymistapa ja tieto on kattavasti tutkittu ja kehitetty case-organisaatiossa. Prosessin omistajat ovat määritelty selkeästi ja prosessikartta case-organisaation sisäisessä ohjelmassa muodostaa kattavan yleiskuvan kokonaisuudesta, jossa jokainen alemman hierarkkisen tason prosessi on määritelty. Tämän tutkimuksen havainnot tarjoavat lukijalle lukuisia liiketoimintayksikössä esiintyneitä tapausongelmia ja käytännön havaintoja, joita voidaan soveltaa ennen markkinoille astumista. Yleinen perimmäinen syy tapausongelmiin, joka löydettiin, perustui case-organisaation toimialan käytännön ja toimintatavan tuntemiseen. Organisaatioiden etu syntyy suorittamalla markkinatutkimus ennen uusille markkinoille tuloa. Tämä helpottaisi entisestään suunnittelu- ja valmisteluvaiheita asiakkaiden ja vaatimusten tuntemisen myötä.

Johtopäätökset – Tutkimus tarjoaa asiaankuuluvaa tietoa ja teoriaa liiketoimintaprosesseista yleisesti, relevanttia tietoa käsitteistä ja näkökohdista, jotka ovat merkityksellisiä alan käytäntöön myytäessä ja toimitettaessa asiakkaille. Lisäksi yksityiskohtaisia havaintoja voidaan soveltaa mihin tahansa liiketoimintayksikköön ja organisaatioon, joka on siirtymässä tai valmistelee uusille markkinoille astumista. Tämän tutkimuksen tulosten seuraaminen voi tarjota väistämätöntä tukea liiketoimintayksikölle tai organisaatiolle ennen markkinoille astumista, mahdollisten aikaa vievien ongelmien välttämiseksi ensimmäisten myyntien ja toimitusten aikana.