Tietojärjestelmäuudistus budjetoinnin ja ennustamisen kehittämisessä : Case Yritys X
Hänninen, Antti (2021-04-30)
30.04.2021
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi-fe2021043028226
https://urn.fi/URN:NBN:fi-fe2021043028226
Tiivistelmä
Tietojärjestelmillä on nykypäivänä suuri vaikutus kaikkeen yritystoimintaan. Niihin kohdistetaan myös paljon kehityspanoksia, mutta kehittyvätkö liiketoimintaprosessit todella järjestelmää vaihtamalla? Tässä Pro gradu -tutkielmassa on tutkittu tietojärjestelmäuudistuksen hyödyllisyyttä ja vaikutuksia kohdeorganisaatiossa. Aihetta on tutkittu budjetoinnin ja ennustamisen prosessien kautta sisäisen laskentatoimen näkökulmasta. Tavoitteena on ollut tunnistaa, onko organisaatiossa toteutettu järjestelmäuudistus ollut hyödyllinen sekä perustella vastaus listaamalla, millaisia muutoksia budjetoinnin ja ennustamisen prosesseissa on tapahtunut ja millaisia kehitysmahdollisuuksia uudistus mahdollistaa tulevaisuudessa.
Tutkimus on toteutettu kvalitatiivisin menetelmin tapaustutkimuksena. Aineisto on kerätty teemahaastatteluilla, jotka ovat kohdistuneet valikoituihin kohdeorganisaation työntekijöihin. Aineiston keruun yhteydessä on haastateltu yhteensä seitsemän kohdeorganisaation työntekijää, yhteensä kahdeksassa eri haastattelussa. Haastatteluihin on laadittu etukäteen teemojen mukainen haastattelurunko, jolla keskustelua on ohjattu haastatteluiden aikana. Haastateltavat henkilöt ovat olleet eri liiketoimintojen Business Controllereita tai muita budjetoinnin ja ennustamisen tai niiden tietojärjestelmien parissa työskenteleviä henkilöitä. Haastattelut on nauhoitettu ja nauhoitteet on litteroitu ja analysoitu.
Tutkimuksen kohteena olleet budjetoinnin ja ennustamisen prosessit olivat budjetti, ennuste ja pitkän tähtäimen suunnitelma (PTS), jotka ovat kaikki eri aikaväleille tehtyjä liiketoimintasuun nitelmia. Budjetti on näistä lyhyin kattaen vain kuluvan vuoden. Ennuste on hiukan pidempi ja kattaa kuluvan sekä kaksi seuraavaa vuotta. PTS taas tehdään kaikista pisimmälle aikavälille, eli kuluvan lisäksi viidelle seuraavalle vuodelle. Järjestelmäuudistuksessa käyttöön otettu uusi järjestelmä on nimeltään Anaplan ja vanha korvattava järjestelmä on Clausion FPM.
Tutkimustuloksista voidaan päätellä, että tietojärjestelmäuudistus on ollut kohdeorganisaatiolle hyödyllinen. Uudistuksella tunnistettiin olevan paljon positiivisia vaikutuksia budjetoinnin ja ennustamisen prosesseihin, mutta ei kovinkaan monia negatiivisia vaikutuksia. Joissakin liiketoiminnoissa vaikutukset ovat suuremmat kuin toisissa ja joissakin liiketoiminnoissa uudistuksella ei ole juuri ollut vaikutuksia. Negatiivisia vaikutuksia ei kuitenkaan voida tunnistaa siinä määrin, että uudistus voitaisiin nähdä kannattamattomana. Myös organisaation omat tavoitteet uudistukselle ovat pääosin täyttyneet. Uudistuksen myötä tapahtuneet muutokset näkyvät esimerkiksi työtapamuutoksina, erilaisena vastuunjakona, suunnittelun keskittämisenä suoraan järjestelmään sekä manuaalityön vähentymisenä. Myös jatkokehityskohteita on tunnistettu ja niistä olennaisimmat liittyvät järjestelmän täyden potentiaalin valjastamiseen.
Tutkimus on toteutettu kvalitatiivisin menetelmin tapaustutkimuksena. Aineisto on kerätty teemahaastatteluilla, jotka ovat kohdistuneet valikoituihin kohdeorganisaation työntekijöihin. Aineiston keruun yhteydessä on haastateltu yhteensä seitsemän kohdeorganisaation työntekijää, yhteensä kahdeksassa eri haastattelussa. Haastatteluihin on laadittu etukäteen teemojen mukainen haastattelurunko, jolla keskustelua on ohjattu haastatteluiden aikana. Haastateltavat henkilöt ovat olleet eri liiketoimintojen Business Controllereita tai muita budjetoinnin ja ennustamisen tai niiden tietojärjestelmien parissa työskenteleviä henkilöitä. Haastattelut on nauhoitettu ja nauhoitteet on litteroitu ja analysoitu.
Tutkimuksen kohteena olleet budjetoinnin ja ennustamisen prosessit olivat budjetti, ennuste ja pitkän tähtäimen suunnitelma (PTS), jotka ovat kaikki eri aikaväleille tehtyjä liiketoimintasuun nitelmia. Budjetti on näistä lyhyin kattaen vain kuluvan vuoden. Ennuste on hiukan pidempi ja kattaa kuluvan sekä kaksi seuraavaa vuotta. PTS taas tehdään kaikista pisimmälle aikavälille, eli kuluvan lisäksi viidelle seuraavalle vuodelle. Järjestelmäuudistuksessa käyttöön otettu uusi järjestelmä on nimeltään Anaplan ja vanha korvattava järjestelmä on Clausion FPM.
Tutkimustuloksista voidaan päätellä, että tietojärjestelmäuudistus on ollut kohdeorganisaatiolle hyödyllinen. Uudistuksella tunnistettiin olevan paljon positiivisia vaikutuksia budjetoinnin ja ennustamisen prosesseihin, mutta ei kovinkaan monia negatiivisia vaikutuksia. Joissakin liiketoiminnoissa vaikutukset ovat suuremmat kuin toisissa ja joissakin liiketoiminnoissa uudistuksella ei ole juuri ollut vaikutuksia. Negatiivisia vaikutuksia ei kuitenkaan voida tunnistaa siinä määrin, että uudistus voitaisiin nähdä kannattamattomana. Myös organisaation omat tavoitteet uudistukselle ovat pääosin täyttyneet. Uudistuksen myötä tapahtuneet muutokset näkyvät esimerkiksi työtapamuutoksina, erilaisena vastuunjakona, suunnittelun keskittämisenä suoraan järjestelmään sekä manuaalityön vähentymisenä. Myös jatkokehityskohteita on tunnistettu ja niistä olennaisimmat liittyvät järjestelmän täyden potentiaalin valjastamiseen.