IT:N ROOLI YRITYSTEN TOIMITUSKETJUSSA: HANKINNAN AUTOMATISAATIOSTA LASKUJENKÄSITTELYN AUTOMATISAATIOON: Case Yritys X ja Yritys Y.

Abstract

Hankintajärjestelmät ovat yleistyneet yritysten keskuudessa ja IT-alan yritysten tarjoamista järjestelmistä käydään mittavaa kilpailua markkinoilla. Nykyään hankintajärjestelmien halutaan sisältävän sekä hankinnan että laskujen käsittelyn ominaisuudet, jotta kaikki toiminnot tapahtuisivat yhdessä järjestelmässä. Tämän tutkimuksen tarkoituksena on antaa lukijalle ymmärrys hankintajärjestelmien käyttöönotosta ja rakentumisesta projektimuodossa. Kuinka automaatiota on mahdollista lisätä koodien avulla, jotta manuaalinen työnteko jäisi mahdollisimman vähäiseksi. Prosessin rakentumista seurataan ohjelmiston toteuttajien näkökulmasta, jossa toteutus on pyritty luomaan asiakkaiden mieltymyksien mukaan. Tutkimuksen teorialuvussa esitetään yrityksen IT - roolin merkitystä ja asemaa toimitusketjussa, jossa kuvataan mihin kohtiin toimitusketjuissa IT:llä on vaikutusta. Miten hankintajärjestelmän projektit etenevät yleisesti IT - maailmassa ja minkälaisia asioita tulee jokaisessa projektissa ottaa huomioon. Tutkimuksen empiirisessä luvussa tarkastellaan kahta eri alan yritystä, joiden liikevaihto ja henkilöstömäärä on samankaltainen. Molemmat tutkittavat yritykset ottivat käyttöönsä saman ohjelmistotalon tuottaman hankinta - ja laskujenkäsittely ohjelmiston. Näiden kahden eri yrityksen hankinta - ja laskujenkäsittelyn prosesseja tutkitaan ja kuvataan automaatiolla tehtyjä ominaisuuksia, jotka ovat laskeneet yritysten päivittäisiä manuaalisia työtehtäviä. Automaatiolla tehdyt koodit on tutkittu ja selitetty auki, kuinka nämä toiminnot toimivat ja miten ne vaikuttavat prosesseihin ja yritysten päivittäiseen liiketoimintaan. Tutkimuksen lopussa vastataan tutkielman tutkimuskysymyksiin ja kerrataan kuinka tavoitteet ovat onnistuneet. Lisäksi tutkimuksen lopussa on kirjattu kehityskohteita, joita voisi harkita ohjelmiston sisäänrakennetuksi ominaisuudeksi. Kehityskohteissa on kuvattu myös kuinka ne vaikuttaisivat yrityksen päivittäiseen liiketoimintaan.

Procurement Systems have become more common among different companies and systems that ICT companies are offering in the market, are in heavy competition. Nowadays, companies are expecting systems to contain both invoice and purchase features, so that all business action would happen within one system. The purpose of this research is to give the reader an understanding of how these procurement systems are initialized and how they are built in projects. Furthermore, automatization can be increased with programming so that manual labor would decrease as much as possible. The development of the processes is viewed through the eyes of the designers and the execution is done with consideration of the unique needs of the customer. The theoretical chapter of this research presents the importance and position of ICT’s role in supply chains and describes to which section the ICT has an impact on. Additionally, it explains how procurement system projects move ahead in the ICT world and what kind of things needs to be considered. The empirical chapter is surveying two companies from different industries whose revenue and workforce are quite close to each other. Both companies implemented the same procurement system from the same ICT company. The empirical section describes and surveys both companies’ invoice and purchase processes, which are enhanced with automation that contains the programming codes. The codes decreased manual work assignments in both companies. The codes that increased the automation in processes and effected the companies daily work, are explained and described in the chapter. In the end of the research, the research questions and objectives are answered. Moreover, a few development ideas that could be executed in the future will be listed and explained. Lastly, insights on how they could impact the companies business will be given